✓ 5 Ideas erróneas sobre Holacracy

Por: Jeroen Sangers

Me alegra mucho ver que el interés en Holacracy está creciendo. Cada semana encuentro nuevos posts en blogs e incluso algún artículo en los medios tradicionales. Es muy necesario que este sistema de crear equipos dinámicos reciba más atención, porque la mayoría de las empresas candidatas para implementar esta forma de organizarse ni siquiera saben que la Holacracy existe.

No obstante, hay un tema que me preocupa bastante; muchos de estos artículos han sido escritos por personas con pocos conocimientos de Holacracy. Gracias a sus títulos virales, tipo ‘la abolición de los jefes’ , estos artículos han llegado a un gran público, que ahora tiene una idea equivocada de la Holacracy.

Con este post intento arreglar un poco el daño hecho por estos textos.

1. El nombre

El nombre oficial del sistema en inglés es Holacracy y es el nombre que utilizo en mis propios textos. La traducción correcta en castellano es holocracia y no holacracia, que sería algo como gestionar la organización saludando a los compañeros diciendo ‘Hola’.

2. Holacracy no es una jerarquía

Muchos artículos hablan de organizaciones con estructuras horizontales. Aunque en los últimos años han aparecido algunas empresas con una estructura plana, estas empresas no están organizadas según Holacracy. Una empresa en Holacracy está estructurada en círculos y sub-círculos, formando un organigrama claramente jerárquica.

3. Una organización sin jefes

La idea errónea que más molesta es que una Holacracy no tiene jefes, porque me resulta muy difícil convencer a los gerentes que deben adoptar Holacracy si ellos piensan que se van a quedar sin trabajo.

La verdad es que una part de las responsabilidades típicas de los gerentes será delegado al proceso de Holacracy. Pero otras actividades, como por ejemplo asignar los roles — establecidos por todos los miembros del círculo — pertenecen al Lead Link de cada círculo.

Lo que cambia para los jefes tradicionales es que ya no tienen que preocuparse tanto por controlar a los miembros del equipo, sino que pueden gestionarlos por resultados obtenidos.

4. Cada empleado hace lo que quiere

Gestionar los miembros por resultados no implica que pueden hacer lo que quieren, sino que deben ser capaces de auto-gestionarse y buscar el equilibrio entre los diferentes roles — y sus actividades — que tienen asignados.

El proceso facilita la auto-gestión, porque cada rol tiene una definición muy detallada con un objetivo, actividades a desarrollar, protocolos y métricas para poder hacer el seguimiento del progreso.

5. Zappos fue la primera empresa adoptando Holacracy

Zappos es, sin duda, la empresa más conocida y en este momento la empresa más grande que está adoptando Holacracy. Creo que un 10% de sus 1500 empleados ya trabajan según la nueva estructura.

No obstante, hay otras empresas que ya desde hace años trabajan de esta forma, como, por ejemplo, la David Allen Company y Medium. Holacracy nació ya hace siete años.

Creo que estos son los cinco fallos más comunes que he leído en los medios. Si hay alguna parte de Holacracy que no te ha quedado clara, puedes dejar tu comentario abajo.

✓ Timeful es tu asistente inteligente para gestionar el calendario, las tareas y los hábitos

Por: Jeroen Sangers

Si has buscado información sobre el fenómeno de la procrastinación, seguramente has topado con el nombre Dan Ariely, catedrático de psicología y conductas económicas en la universidad de Duke. Dan es conocido por haber publicado uno de los artículos científicos más relevantes¹ sobre la procrastinación, aunque seguramente es más famoso por su libro sobre cómo tomamos decisiones.

Cuando me enteré que Dan Ariely estaba involucrado en la desarrollo de una aplicación para gestionar el calendario y las tareas, inmediatamente captó mi interés. La primera versión de la aplicación ya está disponible — aunque por el momento sólo para iPhone — y se llama Timeful.

El calendario

La aplicación te permite gestionar tres tipos de datos: citas, tareas y hábitos. El principio detrás de la aplicación es la recomendación de Dan Ariely de planificar todo en el calendario. Según Dan, si no es una prioridad en tu calendario, no será una prioridad en tu vida y por eso ha desarrollado la aplicación alrededor del calendario.

Timeful utiliza el calendario de iOS y por tanto es compatible con iCloud, Google Calendar, Yahoo! y Microsoft Exchange. Las tareas y hábitos que planificas en Timeful aparecen también en los calendarios en tus otros dispositivos.

Una opción interesante es la función de citas sideline — es decir mostrar la cita sólo como una raya al borde del calendario en lugar que dentro de la planificación del día. Esta función mantiene la cita en el calendario, pero libera el espacio para otras actividades. En lugar de hacerlo por cita, también puedes sideline un calendario entero. Con sideline tienes acceso a, por ejemplo, las actividades del calendario de la empresa o de tu pareja, sin que estas citas bloquean tiempo en tu calendario.

Las tareas

Aunque Timeful tiene una lista de tareas, su función no es ayudarte a decidir qué hacer, como un gestor de tareas tradicional. En Timeful las tareas sirven más que nada como un repositorio de cosas que luego planificas en tu calendario. Puedes filtrar tus tareas por categorías, pero hay un límite de cinco² , lo que descarta esta aplicación para usuarios de GTD.

Además, es obligatorio especificar cuando quieres hacer cada tarea. Al crear una tarea nueva, puedes elegir entre las opciones Hoy, Mañana, En una fecha en concreta, En los próximos 7 días o Algún día antes de una fecha en concreta. Finalmente, para poder planificar la tarea en el calendario, también hay que especificar siempre la duración.

Las tareas que están planificadas para un día aparezcan por encima del calendario. Puedes marcarlas como completadas, posponerlas a mañana o arrastrarlas al calendario para reservar tiempo para hacer dicha tarea.

Hace unos días, Timeful ha lanzado una aplicación web para poder gestionar las tareas también desde el ordenador u otros dispositivos. Es una opción útil si quieres crear múltiples tareas usando el teclado. Desde la web no tienes acceso a tu calendario ni a tus hábitos.

Los hábitos

Los hábitos en Timeful se parecen mucho a las tareas, pero son repetitivos. Puedes, por ejemplo, crear un hábito ‘Ir al gimnasio’ y configurarlo para que aparece tres veces a la semana en tu calendario.

Inteligencia Artificial

Lo que convierte Timeful en una aplicación única es su motor de Inteligencia Artificial para sugerir el mejor momento para planificar tus tareas y hábitos. Timeful aprende de tu comportamiento y de tus preferencias para proponer diariamente qué puedes hacer en cada momento.

Las sugerencias de la aplicación aparecen automáticamente en el calendario marcados en un color gris. Para aceptar la hora sugerida simplemente hay que tocar la cita con el dedo. También puedes arrastrarla a una otra hora o aplazarla a mañana con un clic en la flecha de la tarea.

En la configuración de la aplicación hay varias opciones que afectan el motor de sugerencias de Timeful: puedes especificar tu horario laboral, las horas en que habitualmente duermes, los momentos del día en que tienes más energía y tus preferencias de lugares.

Mi opinión

Timeful aún es una aplicación joven y esto se nota. Por el momento sólo está disponible en inglés y el calendario utiliza el esquema de 12 horas en lugar de las 24 horas que tenemos nosotros. Hecho de menos algunas funciones como las notificaciones o la posibilidad de crear tareas a partir de un email.

Además, la aplicación es gratis y todavía no tienen claro cuál será su modelo de negocio — aunque parece que han recibido bastante financiación.

Como he dicho arriba, al planificar una tarea o un hábito en tu calendario, Timeful crea una cita en tu calendario. En la configuración puedes especificar un calendario a usar para cada categoría de tarea. Aconsejo crear un calendario especial para tus tareas y hábitos y así reservar tu calendario para citas que realmente son compromisos.

Finalmente, queda claro que Timeful no es compatible con Getting Things Done. Creo que es inviable gestionar 100+ acciones con esta aplicación. Además, no tiene sentido planificar tareas pequeñas en el calendario si no quieres pasarte el día adaptando tu planificación porque las prioridades han cambiado. Recomiendo utilizar esta aplicación sólo para planificar tus Tareas Más Importantes y reservar tiempo para hacer Timeboxing.

1. Ariely, D., & Wertenbroch, K. (2002). Procrastination, Deadlines, and Performance: Self-Control by Precommitment. Psychological Science, 13 (3), 219-224. ↩


2. Las categorías por defecto son: Personal, Trabajo, Diversión, Importante y Personalizado. Cada categoría tiene su propio color. ↩

∞ 4 Fáciles maneras de crear hábitos de productividad

Por: Jeroen Sangers

Mejorar la productividad personal no es tan fácil como parece. Este hecho explico el gran crecimiento en blogs sobre este tema. Pero hay algunas cosas pequeñas que puedes hacer ya y que mejoran inmediatamente tu eficacia:

Arrancar con las tareas de cada día a veces se hace un poco difícil. Es una realidad que nos sucede a todos, y más si hemos experimentado cambios en nuestra vida y rutina recientemente: una mudanza, unas vacaciones, o tener un perrito nuevo en casa nos obliga a plantearnos nuestras rutinas y hábitos.

∞ Lea el artículo en El Canasto

La procrastinación buena no existe

Por: Jerónimo Sánchez

El año y medio que estuve desconectado del mundo bloguero dio mucho de sí. Gracias a ese lapso pude dar un giro a mi carrera profesional, madurar muchas ideas y tomar perspectiva con respecto a lo que significa la verdadera productividad personal, más allá de lo que dicen los libros.

Una de las grandes lecciones de esos meses fue que necesitamos darle más importancia y cuidar las palabras que utilizamos, porque las palabras condicionan nuestras acciones. Aplicado a GTD, por ejemplo, debemos ser muy cuidadosos con la manera en que redactamos los nombres de nuestros proyectos, o con la forma en que expresamos nuestras próximas acciones. Fuera de GTD también aplica a otros términos que utilizamos diariamente, como la “procrastinación”.

Antes de seguir, y para ayudar a quienes apenas se incorporan a este apasionante mundo de la productividad personal, un breve paréntesis para explicar qué entendemos por procrastinación.

Aunque no es una palabra muy utilizada en el español de a pie, los angloparlantes usan mucho su equivalente “procrastination” —por cierto, no es un anglicismo, viene del latín “pro” y “crastinus”—, y en su sentido literal significa posponer o aplazar. Sin embargo, raramente se aplica en su significado literal. De hecho, ya desde el siglo XVI se viene utilizando en el sentido de aplazar algo irracionalmente.

Es decir, procrastinar significa, en palabras del mismísimo Dr. Piers Steel, “posponer tareas de forma voluntaria, pese a que nosotros mismos creemos que esa dilación nos perjudicará”. Es en este sentido que se usa dentro del contexto de la productividad personal, y también en el campo de la psicología.

Ahora bien, hay una corriente de autores que han empezado a hablar de “procrastinación creativa” , “procrastinación estructurada”, y otras variantes con un significado más o menos positivo. Según ellos, es posible utilizar la procrastinación en nuestro favor, por lo que no siempre podemos decir que la procrastinación sea mala.

El problema, como apuntaba al principio, es intentar retorcer el significado de las palabras, porque dan pie a la confusión y crean la sensación —falsa—, de que no hay nada de malo en cierto tipo de comportamientos. Para que quede claro lo que quiero decir, voy a poner un ejemplo que se va a entender muy bien.

Cuando hablamos de robar nos estamos refiriendo a un comportamiento que es intrínsecamente malo. No existe nada parecido a un “robo bueno”. Todo el mundo saber que tomar algo sin el consentimiento de su legítimo dueño no está bien, y a nadie se le ocurriría siquiera sugerir que pueda ser aceptable en determinadas circunstancias. Robar no está bien, punto. Porque si el legítimo dueño consiente en que tomes algo de su propiedad, ya no podemos hablar de robo sino de regalo, o de compra/venta, si es que hay una transacción económica de por medio.

De igual modo, posponer o aplazar algo de manera racional y justificada, que básicamente es lo que se quiere decir con procrastinación creativa o estructurada, ya no es procrastinar. O dicho de otro modo, en cuanto desaparece el componente irracional de la decisión, y dejamos de hacer una cosa para hacer otra porque creemos que es más conveniente a nuestros intereses, estamos dejando de procrastinar. Así de sencillo.

Quizá a alguien le pueda parecer demasiado entrar en este tipo de sutilezas. Sin embargo, como decía al principio, las palabras tienen mucho más poder del que nos imaginamos, para lo bueno y para lo malo. Aplicar un término que por definición denota un comportamiento no deseable para describir su antítesis, por muchos adjetivos positivos que lleve detrás, abre la puerta para incurrir en todo tipo de autoengaños. Y una vez que nos convencemos de que estamos procrastinando estructuradamente, cuando lo que en realidad estamos es dejando de hacer cosas que sabemos que deberíamos estar haciendo, entramos en una espiral de la que es muy difícil salir.

La procrastinación no es y nunca será algo bueno, ni podemos aprovecharnos de ella para nada, ni aportará nunca nada positivo a nuestra vida. Procrastinar es un hábito no deseable. Procrastinar es caca. Hay que procrastinar lo menos posible si es que queremos mejorar nuestra productividad personal. Cómo conseguirlo es ya harina de otro costal.

∞ Papá, apúntalo en tu GTD para que no se le olvide a mamá

Por: Jeroen Sangers

Según David Allen, Tu mente es para generar ideas, no para gestionarlas. David Sánchez nos explica de dónde viene esta conclusión y porque GTD tiene la solución en este post:

…no es que la mente haga mal o bien almacenar información, es que, simplemente, lo hace de manera que no nos sirve y no nos ayuda en nuestro medio natural actual: la sociedad del conocimiento. Si la mente hiciese bien su trabajo de recordar, no digo que nos tuviésemos que acordar de todo pero si de aquello que necesitamos recordar, cuando lo tenemos que recordar y como lo tenemos que recordar. Pero no es así.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Por qué el trabajo apesta y cómo solucionarlo

Por: Jeroen Sangers

Cada vez más empresas están buscando nuevas maneras de gestionar su organización. Lara Fernández Gutiérrez nos presenta uno de estos nuevas técnicos de gestión, ROWE — abreviación inglés de Ambiente Laboral Orientado a los Resultados, en su reseña del libro ‘Why Work Sucks and How to Fix It: The Results-Only Revolution’, disponible en castellano bajo el nombre Sin Horarios. Los puntos clave de ROWE son:

1. Permisos de albedrío


2. Ausencia de la oficina sin motivos o excusas


3. Suspensión de la asistencia a reuniones


4. Reconquista del resto de tu vida


5. Alteración del cauce comunicativo


6. Lucro de todos

∞ Lea el artículo en El Canasto

Desorganización organizada ¿Cómo?

Por: Berto Pena

La semana pasada escuché una expresión que hacía tiempo no oía: «yo no soy desorganizado. Mi caos está organizado». Me hizo mucha gracia pero sobre todo me volvió a sorprender la convicción con la que se dicen estas cosas. Esa «desorganización organizada» (que no existe), hace más daño de lo que parece.



Para las cosas de trabajo yo antes era bastante desorganizado, y ahora soy todo lo contrario. He cambiado tanto, no porque me den medallas o sienta regocijo interior por contemplar las cosas a punto y en su sitio; sino porque me ayuda a hacer mejor las cosas que me importan.

La organización es un medio, una herramienta, una forma de conseguir algo. La recompensa está detrás.

«Yo me aclaro con mis cosas. Además no es para tanto, y a mi edad ya no voy a cambiar». Pues yo creo que sí es para tanto, que te afecta muchísimo más de lo que crees, que termina afectando a otros (compañeros, familia…), y que te roba más energía y tiempo de lo que crees.

La desorganización tiene más consecuencias de las que observamos en superficie. Pero, el gran problema con los hábitos y rutinas personas, es que uno nunca las ve de forma global, sumando, sino en un momento determinado. Y aquí y ahora, esa desorganización no hace tanto daño. Es cierto. Pero ¿qué pasa con ella cuando suma o multiplica al cabo del año?

Tu desorganización resume lo que eres al cabo del año, no en un momento determinado.

Yo me “volví” organizado el día que me dí cuenta todo lo que podía ganar. O, dicho de otro modo, el día que me dí cuenta todo lo que mi desorganización me quitaba:

• Pierdes eficiencia y rapidez. Cuando las cosas no están a mano, cuando cuesta encontrarlas más de lo necesario, cuando unas cosas se ponen en el camino de otras más importantes, pierdes fluidez, agilidad y ritmo de trabajo. Poco o mucho, es algo que tenías y ahora pierdes.


• Afecta a otros, les contagia. Colaborando junto a otros llega un punto donde tu desorganización deja de ser tuya, y pasa a ser un problema para otros. En proyectos junto a otros unos dependéis de los otros y formáis una cadena que debe estar sincronizada y equilibrada. Todos estáis a tope de trabajo, con fechas límite y mucha presión. ¿Cómo crees que afectará tu desorganización a ellos y al proyecto?


• Consume tiempo, atención y energía. El desgaste de buscar y no encontrar, o de “ponerte a rebuscar”, de no tener a mano en el momento justo, supone un desgaste. En ese momento uno lo percibe como algo inocuo. Y es verdad, no es para tanto. ¿Pero qué pasa cuando eso se suma al cabo del mes o del año? Es tiempo, atención y energía que podrías haber dirigido a cosas muchísimo más importantes.


• Se te escapan cosas. Piensa en el enorme volumen de tus tareas. Llegan por mil sitios: teléfono, Email, de viva voz, se te ocurren a ti, te las piden aquí y allá clientes, jefe, compañeros… Ser desorganizado en ese área supone que, más temprano que tarde, se te olvidarán cosas y te comerás algún plazo. Y eso en equipo es todavía más serio.


• Te distrae, te desenfoca. Justo lo apuntaba en mi último artículo: cuando estás “enchufado” con una tarea, y por tu desorden tienes que ponerte a rebuscar y pelearte con papeles, archivos digitales o navegar por Internet, vas a generar microdespistes o macrodistracciones que te van a alejar de la tarea. Y perderás las ideas y el ritmo de trabajo que tenías antes.

Hay más efectos. Bastantes más. Y además no sólo en el ámbito del trabajo o los estudios. También en casa, en la vida personal y familiar. Pero quería apuntar estos cinco efectos como los más representativos.

¿El quid de todo esto? Que ser organizado no cuesta tanto. No lleva tanto tiempo o esfuerzo como se asegura desde el otro lado. Dos o tres sencillas reglas y rutinas prácticas y, a la larga (recuerda, mira siempre al largo plazo), notarás cómo consigues tiempo, atención y energía para las cosas verdaderamente importantes. ¿Por qué no apuntarte a la organización organizada?

∞ Tareas cortas, otra clave para no estresarnos

Por: Jeroen Sangers

Jordi Sanchez propone dividir las tareas grandes en partes más pequeñas para así evitar la procrastinación:

aunque tengamos una buena capacidad de concentración, no acostumbramos a tener la fuerza de voluntad suficiente para concentrarnos durante mucho rato en una misma cosa, así que si intentamos dedicar más de media hora o una hora a una misma tarea, es muy fácil que nos hayamos distraído varias veces antes de acabarla.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Cómo tener unas vacaciones productivas, parte 3

Por: Jeroen Sangers

En este último artículo sobre vacaciones productivas (lea primero parte 1 y parte 2) compartiré unos trucos para mantener el control sobre el email durante las vacaciones.

Aunque tu estás de vacaciones para relajarte, el mundo continúa. Como resultado, mientras tu estás descansando a la playa, caminando en las montañas o visitando ciudades en el extranjero, tu bandeja de entrada del correo se está llenando. Cuando vuelves al trabajo necesitarás al menos la primera mañana para procesar todos estos mensajes y tener alguna idea de lo que ha pasado durante tu ausencia. Pero hay algunas cosas que puedes hacer para disminuir este problema.

Gestionar expectativas

Siempre intento avisar a mis contactos cuando tengo previsto estar con poca conectividad durante un tiempo. Dos semanas antes de salir de vacaciones pego un post-it a mi pantalla con un recordatorio para mencionar mi ausencia en todas las conversaciones que tengo a partir de este momento. Así me aseguro que al menos mis clientes, proveedores y socios habituales saben que estaré fuera. Prefiero hacerlo por teléfono o Skype para así poder contestar directamente todas las preguntas que pueden surgir.

Mensaje automático

Aunque he avisado a la mayoría de mis contactos, esto no significa que no recibiré email durante mi ausencia. Hay algunas personas con quien no he hablado en las semanas anteriores a mis vacaciones, hay contactos que han olvidado mi mensaje y hay personas nuevas interesadas en mis servicios.

Dejo una respuesta automática programada para todos estos mensajes. En este mensaje explico que estoy ausente, indico la fecha en que vuelvo al trabajo y proporciono datos de contacto por si no pueden esperar a mi regreso.

La mayoría de las plataformas de correo tienen la posibilidad de crear estos mensajes automáticos. Yo procuro configurar el mensaje para que cada persona lo reciba sólo una vez a la semana.

Procesar el correo

Cuando tengo la posibilidad de conectarme, clasifico los mensajes nuevos. El objetivo es eliminar emergencias y facilitarme el trabajo cuando vuelvo. Leo rápidamente cada mensaje y decido qué hay que hacer con el correo basado en estas cinco categorías:

• Papelera
  
  Si el contenido del email no tiene ningún valor para mi, simplemente borro el mensaje. Se trata de spam, mensajes duplicados o simplemente algo que nunca más voy a consultar.


• Material de referencia
  
  Estos son mensajes que no requieren ninguna acción, pero que contienen información útil que me gustaría poder consultar en el futuro. Hablo de contratos firmados, propuestas, actas de reuniones, etc. Todos estos mensajes los guardo en una única carpeta llamada ‘Archivo’.


• Respuestas rápidas
  
  También conocido como la regla de dos minutos: si puedo contestar el correo en menos de dos minutos, lo hago en este momento y archivo el correo.


• Tareas y citas
  
  Todos los mensajes que implican alguna acción de más de dos minutos paso a mi gestor de tareas. Simplemente reenvío el email a la dirección especial de mi aplicación para convertir el mensaje en una tarea.


• Desconocido
  
  A veces encuentro un correo de que no sé qué hay que hacer. Habitualmente creo una tarea para analizar el contenido del mensaje, pero cuando estoy de vacaciones no tengo tanto tiempo. Simplemente guardo estos mensajes en una carpeta especial. Utilizo una aplicación llamada Sanebox para automatizar algunas tareas de email. Cuando vuelvo de mis vacaciones, Sanebox mueve todos los correos de esta carpeta especial a la bandeja de entrada.

Auto-corrección

Un último truco que aplico a mi correo cuando estoy de viaje es utilizar la función de auto-corrección del móvil. Escribir textos con el teclado en la pantalla del móvil no es tan fácil que con el teclado del ordenador. Utilizo la auto-corrección no solo para corregir mis faltas de ortografía, sino también para introducir rápidamente fragmentos de texto que utilizo habitualmente: instrucciones de pago de facturas, recordatorios de sesiones de consultoría, etc.

¿Cuáles son tus trucos para dominar el email durante las vacaciones? Explícalo en los comentarios.

GTD: Di no a la planificación

Por: Jerónimo Sánchez

Aviso que voy a tocar fibras sensibles en este post –la mía hubiera sido una de ellas hace unos meses–. Pero tenía pendiente explicar, no sólo porqué no es bueno planificar, en el sentido de planear de antemano qué tareas vas a hacer y cuándo, sino porqué es absolutamente innecesario si practicas GTD.

A lo largo de los años que llevo escribiendo sobre productividad he probado y recomendado muchas cosas. Una de esas cosas es seleccionar 3 TMI –Tareas Más Importantes–, todos los días. La idea detrás de esta técnica es que seleccionar de antemano 3 tareas de valor el día antes nos ayuda a empezar el día enfocados en lo importante.

Durante mucho tiempo he utilizado TMIs, y he de reconocer que funcionan bastante bien en algunas ocasiones, especialmente cuando las rutinas son bien conocidas y no hay mucho espacio para las sorpresas. Sin embargo, me he dado cuenta de que utilizar TMIs no es la manera óptima de trabajar cuando haces trabajo del conocimiento, algo que para mi ha tomado especial relevancia desde que soy consultor independiente.

El problema es que seleccionar de antemano lo que vas a hacer, aunque “sólo” sea con 24 horas de antelación, no deja de ser una forma de planificar. Y planificar si es malo, muy malo.

Cuando planificamos, tomamos decisiones utilizando criterios subjetivos. Es lo que se ha venido haciendo durante muchos años en la mal llamada “gestión del tiempo”, y ha demostrado claramente su ineficacia. Planificar es “jugar a ser adivino”, como diría mi amigo David Sánchez. Es decidir con la esperanza de que, llegado el momento, los astros se alinearán para que podamos cumplir nuestras expectativas.

Y las expectativas son construcciones mentales muy peligrosas. ¿Qué crees que pasará si de las 3 cosas que habías planeado para mañana sólo puedes completar 1? Tu grado de frustració subirá un punto. ¿Y qué pasará cuando la situación se repita día tras día, durante varias semanas o meses? El estrés hará acto de presencia, y empezarás a perder confianza en tu sistema de organización. O en tu propia capacidad de resolver los asuntos, que es aún peor.

Tenemos que ser mucho más humildes: nadie puede saber de antemano qué tiempo disponible o nivel de energía tendrá mañana a las 10, o sí estará en el contexto adecuado para hacer lo que había planeado, o si las prioridades no cambiarán súbitamente debido a alguna urgencia inesperada. Por mucho que nos guste sentir que tenemos control sobre nuestro futuro, la verdad es que tenemos control real sobre muy pocas cosas.

Una de las pocas cosas que sí podemos controlar son nuestras decisiones en este preciso instante. Si practicas GTD y tienes una lista de próximas acciones actualizada y completa –es decir, si capturas, procesas y organizas de forma periódica y consistente–, la decisión de qué es lo más importante que debes hacer a continuación surge de manera natural sin necesidad de revisar la agenda, simplemente considerando el contexto, el tiempo disponible, tu nivel de energía mental y lo que más llama tu atención en este momento, que sí son cosas objetivas.

Esa es la belleza, y al mismo tiempo la potencia, de GTD. Planificar, aunque sea con TMIs, es un obstáculo para tomar las decisiones correctas, que tengan en cuenta las circunstancias particulares de cada momento.

Y es que, al final, no es más productivo el que se obliga a hacer cosas en contra de lo que ducha la realidad, –por muy importantes que sean–, sino el que aprovecha las circunstancias actuales y les saca partido, haciendo el mejor uso de sus recursos en cada momento.