∞ En busca de una vida más productiva

Por: Jeroen Sangers

Omar Carreño nos hable de las dificultades para encontrar el equilibrio en la vida. Nos da algunos consejos para fomentar tu creatividad, vivir haciendo aquello que te apasiona y logrando cambios sustanciales que puedan ayudar a los demás.

Tener la oportunidad de dedicar tu tiempo a lo que consideras importante para ti es una de las mayores ventajas que te brinda el ser una persona productiva.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ La comunidad de práctica de formadores en GTD

Por: Jeroen Sangers

Aún recuerdo perfectamente cómo empezó. Acababa de salir del escenario del Evento Blog España, después de mi conferencia titulada MacGyver 2.0: 20 píldoras de productividad personal en 20 minutos cuando en la zona de networking del congreso encontré a José Miguel Bolivar.

Me explicaba que se había fijado en mi penúltimo consejo, dónde explicaba que las herramientas y los trucos de gestión del tiempo no son importantes. Había sacado la diapositiva que acompañaba este consejo directamente de la presentación que habitualmente uso en mis cursos de productividad personal.

José Miguel me explicaba que está creando una comunidad de práctica con algunos especialistas en la formación en Getting Things Done y me ofrecía formar parte de este grupo.

A partir de aquel momento he tenido el enorme placer de poder intercambiar ideas, información, dinámicas, procedimientos, problemas, soluciones, consejos y algún chiste con los que probablemente son los mejores expertos en GTD en España: José Miguel, Antonio José y Alberto.

Nos vemos una vez al mes en una videoconferencia para hablar de temas variados y además disponemos de una plataforma virtual para discutir y colaborar en los asuntos que surgen a partir de la práctica diaria .

Somos cuatro personas que enseñamos los principios de la productividad personal y cada uno lo hace a su manera. Gracias a nuestra pequeña comunidad de práctica, hemos mejorado la calidad de los contenidos de nuestros talleres. Gracias al trabajo en red hemos podido innovar en formación de calidad. Y gracias a la colaboración hemos podido evangelizar la necesidad de formación en lo que llamamos GTD ‘puro’, sin adiciones ni interpretaciones. Porque Getting Things Done es como una máquina mecánica donde los dientes de cada rueda encajan perfectamente. Si sacas o cambias una rueda es posible que todavía funcione un poquito, pero no es lo mismo.

Seguimos los principios de la consultoría artesanal para conseguir nuestro objetivo: Construir una comunidad sostenible que garantice la formación genuina en GTD.

En los últimos dos años hemos trabajado con un grupo pequeño, pero no somos una comunidad cerrada. Estamos abiertos a cualquier persona que se dedique a la formación de Getting Things Done y que esté de acuerdo con nuestros principios. Para más información puedes consultar la página en El Canasto sobre el GTD Lab.

---

Ni la red GTD Lab, ni ninguno de los nodos de GTD Lab, representa, está afiliado, ha sido entrenado o está avalado por David Allen o la David Allen Company. Los nodos de GTD Lab simplemente comparten su conocimiento y experiencia personales en el uso de GTD. GTD y Getting Things Done son marcas registradas de la David Allen Company.

∞ Productividad es gestión de la atención

Por: Jeroen Sangers

Me está gustando mucho el repaso de los principios productivos que José Miguel Bolívar ha publicado es los últimos meses. En este artículo, José Miguel habla de utilizar tu mente para pensar sobre tus ‘cosas’ en lugar de pensar en ellas:

La función de la mente es tener ideas. También lo es pensar sobre ellas: qué hacer, para qué, con quién, con qué, dónde, cómo, cuándo hacerlo… En definitiva, tomar decisiones sobre las cosas.

De todas estas posibles funciones ninguna es almacenar ideas. Como almacén de ideas, la mente funciona realmente mal y por eso, cuando intentamos forzar nuestra mente a que recuerde tantas cosas, sentimos presión. Una vez que liberas tu cabeza de esa presión, te das cuenta de que existen otras muchas cosas en que pensar y que pensar en ellas constituye un tipo de pensamiento mucho menos estresante y mucho más agradable y útil.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Activa el “modo avión” al trabajar

Por: Berto Pena

Cada año que pasa es más difícil trabajar. El número de alertas, servicios, avisos, conversaciones, replies, aplicaciones y actividades (divertidas), crece y crece sin parar. Hace sólo unos pocos años, no había tantos y ya era complicado trabajar. Hoy, la Atención-Concentración es un animal en peligro de extinción. Así que, ¿por qué no proteger lo que te hace ser bueno en lo que haces?



Si en nuestros trabajos dependemos tanto de nuestra agilidad mental, de nuestra creatividad, ideas, lucidez y visión, ¿por qué nos empeñamos constantemente en dinamitar todo eso? Aunque lo decimos de boquilla creo que no somos conscientes de todo lo que nos quitamos a nosotros mismos con nuestras distracciones. Sólo nos quejamos de sus consecuencias.

Tu capacidad para conseguir cosas viene dada por tu capacidad para centrarte en lo que haces. Estar distraído todo el día no es una opción para un buen profesional.

Yo ya he aceptado que vivo en un mundo distraído. Incluso yo mismo me considero más distraído que hace, por ejemplo, un año. Pero me niego a estar distraído todo el día. Y sobre todo me niego a hacer mis tareas clave en “modo distraído”. De hecho, hago y te propongo hacer lo contrario: ponerte en “modo avión”.

Si alguna vez has trabajado durante un vuelo medianamente largo, habrás comprobado lo mucho que se puede hacer (aunque ya queda menos para que hasta nos quiten eso). No hay llamadas, no hay notificaciones, no hay “dings” o “prooff”que desvíen tu atención de lo que estás haciendo. ¿Por qué no disfrutar de esos momentos en tierra?

Hay que empezar a desterrar YA ese mito de que “es difícil concentrarse”. Bueno, sí, es difícil cuando no haces nada por ello.

• Elige el momento. Uno no puede estar en “modo avión” todo el día pero sí durante uno o varios momentos al día. Estudia tus rutinas, tu tipo de agenda, tus actividades y tareas. En muchos casos verás que la primera hora del día es la mejor para activar este modo.


• Activa el “modo avión”. Que significa eliminar las distracciones digitales. Son numerosísimas, sugerentes, divertidas y tentadoras. Y tiran de ti. Y ojo que aquí eliminar no significa prescindir, sino posponerlo hasta otro momento en el que sí puedas distraerte.


• Corta el zapping de tareas. Deja de saltar de flor en flor, haz monotarea. Elige una sola cosa, aparta lo demás, céntrate en ello y empieza cuanto antes. Vas a ver que con más facilidad de lo que crees, encontrarás el flujo y la intensidad que necesitas. Hacer una sola cosa a la vez es, hoy en día, un auténtico regalo.

Muchas veces no es el trabajo el que se nos resiste. Sino somos nosotros los que nos resistimos a hacer ese trabajo. En forma de distracciones autoimpuestas. Somos mejores de lo que vemos, sólo que en ocasiones no dejamos sacar a flote nuestra mejor versión.

1. Elige tus tareas clave y prepara el material que necesites.


2. Activa el “modo avión” y disfruta mientras haces.


3. Saborea los resultados de una tarea bien hecha.


4. Repítelo mañana.

✓ ¿Es Holocracia algo para mi?

Por: Jeroen Sangers

Desde que he empezado a publicar artículos sobre la holocracia, he recibido varios comentarios de lectores preguntándome si este método de organización puede servir para ellos.

¿Cuál es el problema?

Siempre les he contestado con la misma pregunta: ¿Por qué quieres cambiar la forma de funcionar de tu organización?. Si quieres saber si la holocracia puede ser la solución, primera hay que conocer la problema.

No vas a conseguir ningún cambio en la cultura de la organización simplemente porque “quieres probar una cosa nueva”. Cambiar es difícil y requiere un gran esfuerzo. Modificar la forma de colaborar en un equipo sólo es posible si los miembros de este equipo están motivados; si ven que sus problemas tienen solución.

Cuando me plantean en una organización cómo implementar Holacracy, siempre empiezo haciendo un mapa de los problemas y puntos débiles actuales. Sólo cuando estoy convencido que se puede solucionar — gran parte de — estos problemas con holocracia comienzo el proyecto.

Criterios mínimos

La holocracia es un sistema operativo que ayuda a las organizaciones a conseguir sus objetivos. Hay dos criterios básicos que — aunque parecen obvios — son necesarios para empezar a implementar esta forma de trabajar:

1. Ser una organización: la holocracia trabaja la forma de colaborar en un equipo. No tiene sentido aplicar el modelo a un negocio freelance.


2. Tener objetivos: la fuerza motriz de todos los cambios en la manera de funcionar son los objetivos de la organización. La única función de una holocracia es optimizar el funcionamiento y la estructura de la organización para realizar sus objetivos. Es imprescindible que la organización cuente con unos objetivos claros y bien definidos.

Factores que mejoran la posibilidad de tener éxito

Además de los criterios básicos mencionados arriba, que yo considero imprescindibles, hay algunos otros aspectos que condicionan la implementación del método:

• Una cultura dirigida a resultados: la delegación de — parte del — trabajo es un punto fundamental de una holocracia. Lo importante no es cómo se hacen las cosas, sino los resultados conseguidos. Esto se puede aprender, pero una organización que ya está gestionada por objetivos tiene una gran ventaja.


• Un responsable con capacidad de dejar temas importantes en manos de los demás: aunque muchas veces la implementación de holocracia es una iniciativa del gerente de la organización o equipo, habitualmente son justo ellos los que más dificultades tienen con el método. Deben confiar plenamente en su equipo y deben ser capaces de pasar gran parte de sus responsabilidades al proceso de holocracia. Los micro-managers que quieren controlar todos los detalles de las tareas de sus trabajadores lo tendrán difícil en una holocracia.


• Miembros del equipo capaces de auto-organizarse: los trabajadores tendrán más responsabilidades y deben conocer cómo gestionarlas. Es imprescindible que utilicen métodos modernos de productividad personal como Getting Things Done para convertir sus objetivos y responsabilidades en acciones y para saber priorizar estas acciones.


• Transparencia: si el equipo tiene más autonomía y la capacidad de tomar sus propias decisiones, también necesita toda la información para poder hacerlo. No todas las organizaciones están acostumbradas a ser transparentes.

Si quieres implementar una holocracia, necesitas tener al menos una organización con los objetivos claros. Además es muy recomendable contar con un ambiente de trabajo orientado a resultados, gerentes que saben delegar, trabajadores responsables y mucha transparencia.

∞ Por qué necesitas descubrir el significado de las cosas

Por: Jeroen Sangers

José Miguel Bolivar explica la importancia de definir lo antes posible qué quieres conseguir y por dónde empezar:

¿Cómo de eficiente eres consiguiendo resultados? ¿En qué medida eres capaz de “jugar al primer toque”? Ten en cuenta que hasta que no controles por completo tu atención, seguirás tomando y dejando las cosas a medias una y otra vez, incapaz de empezarlas y acabarlas todo en uno. Esto se debe a que tu capacidad de enfoque, y por tanto tu eficiencia, es inversamente proporcional al volumen de frentes incompletos que albergas en tu mente. Dicho de otro modo, cuantas más “cosas” tengas por ahí pendientes de aclarar, más te costará centrar toda tu atención en una única cosa hasta terminarla.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Curso de GTD

Por: Jeroen Sangers

José María Martínez ha empezado una nueva serie de artículos sobre Getting Things Done en su blog Productividad y GTD.

La primera lección trata del primer paso del flujo de trabajo GTD, Recopilar, y lo explica con todos los detalles.

La mente no nació para recordar cosas. Si la mente hubiese sido creada para recordar las cosas cuando las necesitamos, nos recordaría que tenemos cosas pendientes de hacer, cuando realmente podemos hacer algo al respecto.

Es decir,… tenemos una impresora con los cartuchos de impresión casi vacíos, y la mente nos recuerda que debemos comprar más cartuchos, ¡cuando los anteriores ya se han agotado!

Si la mente estuviese hecha para recordar, nos recordaría que debemos comprar más cartuchos de impresión cuando los viésemos en alguna tienda.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Gestiona tu atención

Por: Jeroen Sangers

¿Qué tiene tu atención? Rubén Alzola nos explica el efecto Zeigarnik y su influencia a nuestra capacidad de enforcarnos.

Existen diferentes enfoques. Desde sistemas cerrados como GTD de David Allen (que vio la luz con su libro “Organízate con eficacia)” hasta recomendaciones exprés como las realizadas por Tim Ferris en su bestseller “La semana laboral de 4 horas”. No hay receta mágica. Infórmate, experimenta, implementa hábitos productivos contrastados y observa los resultados.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Estimar el tiempo de una tarea es imposible

Por: Jeroen Sangers

Antonio Parcela admite que le cuesta estimar el tiempo necesario para hacer cada tarea en su lista:

En mi caso, lo que más difícil me resulta, es hacer una buena estimación del tiempo que va a llevar cada tarea. Mayormente de las tareas nuevas que desconozco el tiempo que me va a llevar; pero en el trabajo cotidiano muchas son las actividades que sí conozco el trabajo que conlleva, con lo que puedo hacer una estimación bastante acertada del tiempo a aplicar.

Yo creo que no sólo es difícil, es imposible. Por eso yo simplemente divido mis tareas en dos grupos: tareas grandes y tareas pequeñas. No es ciencia exacta y obviamente hay una gran zona ‘gris’ entre medio, pero funciona para mi.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ Irónicamente, perdemos demasiado tiempo quejándonos de la falta de tiempo. ¿Cómo evitarlo?

Por: Juan Esteban Bravo Álvarez

El eterno dilema del tiempo. Ese recurso escaso por el que algunas veces haríamos lo que fuera, el que deseamos y anhelamos constantemente y por el que pagaríamos todo lo que tenemos sólo por un poco más. El tiempo, ese que otras veces ignoramos por completo, que dejamos pasar, que dejamos perder. Se nos olvida que ese recurso es finito, limitado.

No conozco el primer minero que haya encontrado oro en un río o en una mina y lo haya dejado pasar, que lo deje a un lado. ¿Por qué lo hacemos entonces con el tiempo?, ¿Te has puesto a pensar lo difícil que es conseguirlo? Tal vez por estar acostumbrados a posponer todo lo que se nos cruza enfrente y por estar tan confiados en que habrá infinitos “mañanas” es que nunca lo valoramos. Tal vez por estos motivos se nos olvida que puede llegar a ser tan o más preciado que el oro. A veces ponemos en perspectiva asuntos sin importancia, y olvidamos poner en perspectiva el hecho de que el tiempo es un recurso finito, y por eso, inmensamente valioso y poderoso.

Irónicamente, hablando del tiempo, necesitaríamos mucho de éste para alcanzar a medir la cantidad de veces y de horas que gastamos ideando formas de gastarnos el que tenemos, o por el contrario, inventando excusas y explicaciones de porqué malgastamos el que ya pasó y que no se aprovechó.

Los seres humanos tenemos dos actividades principales relacionadas con el tiempo del que disponemos:

1. Pensar en cómo gastarlo y cómo distribuirlo.


2. Inventar excusas de por qué se desaprovechó el que teníamos. Irónicamente, perdemos mucho tiempo excusándonos y pensando por qué no lo aprovechamos mejor.

Una persona, generalmente, tiene implícitos los dos comportamientos. La clave está en lograr que la balanza se incline hacia el primer grupo: Los que piensan cómo gastar y aprovechar el tiempo y que efectivamente lo hacen.

¿De cuál grupo prefieres hacer parte?

Si ya has leído nuestro blog antes, sabes que somos fanáticos de estudiar los efectos que cualquier situación pueda tener sobre nuestra mente.

En este caso, hemos identificado dos diferentes mentalidades:

Primer grupo — Pensar cómo gastar y distribuir el tiempo

El comportamiento de pensar cómo gastar y distribuir nuestro tiempo tiene un efecto “push” sobre la mente. Somos nosotros los que disponemos de la capacidad de empujarnos y de presionarnos a nosotros mismos a encontrar el tiempo necesario para hacer todo lo que queramos. Siempre disponemos de las mismas 24 horas, pero indirectamente a través de esta presión entraremos en un modo “ahorro” (tal como el que tienen las computadoras) en el que empezaremos a vislumbrar claramente maneras de eliminar tareas innecesarias y a optimizar y reducir los tiempos de algunas en las que estamos siendo ineficientes. Con cualquier actividad que realicemos, sin importar lo banal o pequeña que sea, encontraremos maneras de optimizar el tiempo y de conseguir más y más minutos para esas actividades para las que antes no teníamos tiempo y que nos generan valor. Al mismo tiempo, empezaremos a eliminar o a disminuir los tiempos de aquellas actividades que no nos generan valor o que no son tan relevantes.

Segundo grupo — Excusas por el desaprovechamiento del tiempo

En este grupo se presenta el efecto contrario al anteriormente mencionado. Este es el grupo de los “time dependents”, aquellas personas que viven paralizadas por el minuto a minuto, que nunca encuentran tiempo para hacer lo que les gusta. En este grupo existe la preocupación constante de ser aplastados por la cantidad de actividades, de trabajos y de tareas que tienen que hacer en un determinado periodo de tiempo. Se dejan presionar del entorno y de las circunstancias, y nunca activan el botón de “ahorro y optimización” que tanto conocen los del primer grupo.

La gran diferencia entre los dos grupos radica en la forma como afrontan la escasez de tiempo que en algún momento todos tenemos. El primer grupo lo afronta de manera proactiva, estando conscientes de que cualquier actividad o tarea es propensa de optimizarse en términos de tiempo y de recursos utilizados; Buscan constantemente ampliar el tiempo residual, ese que nos queda luego de llevar a cabo las actividades que recurrentemente hacemos en nuestro día a día, ese tiempo que nos queda para hacer lo que queremos hacer. Por el contrario, el segundo grupo simplemente se adapta y acepta la cantidad de tiempo residual que tenga. No se interesan por expandirlo.

¿Cómo pasar del segundo grupo al primero?

1. 
   

   Olvídate de la costumbre de “contar minutos”. Esta práctica nos predispone constantemente a estar pensando en el minuto a minuto, no nos permite tener una perspectiva más amplia del tiempo y de cómo aprovecharlo mejor. En lugar de esto, ten la costumbre de llevar un calendario semanal o mensual y unos objetivos trimestrales de nuevas actividades que quieras desarrollar. Enfócate máximo en una nueva actividad por trimestre.

   
   


2. 
   

   Empieza a adoptar la mentalidad del “eliminador” o el “ahorrador”. En cada actividad que hagas, sin importar lo insignificante que sea, empieza a pensar en términos de cómo ser más eficiente y cómo optimizar el tiempo que dedicas a ellas. ¿En realidad son necesarios 50 minutos para estar listos antes de ir a nuestros trabajos? ¿Son necesarios los 30 minutos que te gastas leyendo noticias y páginas web en internet antes de empezar a trabajar? La lista de pequeñas actividades que podemos optimizar es interminable.

   
   


3. 
   

   Establece fechas y límites de tiempo. Recuerda, no existen infinitos mañanas. Si no establecemos una fecha concreta, o por lo menos tentativa para nuestros planes, existe un 99% de probabilidad de que nunca se materialicen. Trata de eliminar esa mentalidad de “aprenderé a tocar guitarra cuando me jubile” o “me gustaría aprender a bucear, algún día lo haré”. ¿Estás seguro de no haces estas actividades por falta de tiempo? ¿Será tal vez que te falta distribuirlo mejor? ¿Será tal vez que te da miedo empezar a tocar guitarra y fallar en el intento? ¿Será tal vez que te da miedo salirte de la zona de confort que implica a aprender a bucear? Establecer límites y fechas concretas ayuda a organizar mejor el tiempo y encontrar los momentos específicos para realizar las actividades que queremos.

   
   

Tal vez una buena manera de pedir tu membresía para hacer parte del primer grupo sería que empezaras a aplicar en tu vida estas tres recomendaciones.

Juan Esteban Bravo Álvarez

Obsesionado con ayudarle a entender a la gente que simple es mejor y que la simplicidad está subvalorada.

Convencido de que el recurso más importante no es el dinero, es el tiempo. Con más tiempo se puede hacer más dinero, con más dinero no se puede hacer más tiempo.

http://ift.tt/1sKhYSy

@nuevageneraxion