lunes, 13 de octubre de 2014

∞ Curso de GTD lección 2: Procesar

Por: Jeroen Sangers

Josep Maria Martinez está publicando un mini-curso sobre Getting Things Done en su blog. En esta segunda entrega habla de procesar los elementos en tus bandejas de entrada.



La idea consiste en vaciar todo el cesto del material recopilado, pero cuidado!!! vaciar el cesto, no significa que tengamos que ponernos a hacer ahora mismo todas las tareas.


En este punto, identificaremos y clasificaremos todos los elementos que hemos recopilado, decidiremos que son y qué tenemos que hacer con ellos.



Obviamente, también hay que leer la primera entrega.


∞ Lea el artículo en El Canasto



5 ideas para ser productivo cuando “vas y vienes”

Por: Berto Pena

¿Cómo ser productivo cuando te pasas la vida yendo y viniendo? ¿Cómo sacar tiempo cuando tienes salidas, reuniones, visitas y comidas? ¿Cómo concentrarse en algo si mi oficina está en cualquier parte? ¿Cómo adaptar mis hábitos de trabajo cuando estoy fuera? ¿Es acaso una misión imposible?



Yo, no es que destaque por tener muchas reuniones porque las rehúyo como la peste. Pero sí que tengo muchas salidas, y me toca trabajar “yendo y viniendo”, aprovechando cualquier hueco para hacer incluso tareas de concentración. Así que, ahora que justamente estoy “yendo” (mientras escribo esto voy en un tren), me apetecía contarte algunas rutinas que tengo para trabajar cuando puedo o me dejan.


1Estudia ANTES el plan para ese día


Uno o dos días antes de cada día (fuera) estudio la foto de la jornada que me espera: horarios de las reuniones, a qué sitios voy y dónde están, tiempo aproximado de desplazamiento (siendo siempre cauto), incluso en qué me voy a mover (si voy en taxi puedo hacer mucho; en metro un poco más complicado).


La idea es detectar huecos entre citas, ya que esos espacios libres son una oportunidad que puedo debo aprovechar. Así que decido por adelantado qué voy a hacer en cada hueco. Por ejemplo: «Entre estas citas tengo media hora libre. Voy a aprovechar ese rato para trabajar desde una cafetería próxima y terminar la propuesta para un nuevo curso in-company».


Para favorecer esos “huecos”, lo que hago es dejar margen entre visita y visita, entre reunión y reunión. Vamos, los fuerzo. De este modo, si pasa algo o la cosa se alarga, podré moverme sin agobios. Y si no pasa nada, podré aprovechar el tiempo.


2Citas y reuniones, NUNCA a primera hora


Siempre bajo cualquier pretexto, evito las salidas a primera hora de la mañana. Principalmente por dos motivos:



  • A primera hora del día los desplazamientos son más complicados, hay más tráfico, tardo más y hasta me canso más.

  • A primera hora del día mi tiempo vale más, puedo hacer más con él. Es el momento del día más productivo para mí.


Yo recomiendo poner las citas a partir de las 11:00-11:30. De esta manera, seguirás teniendo salidas, visitas y reuniones, pero a una hora donde te harán menos daño.


3Hago dos tareas Clave antes de salir


(Muy relacionado con lo anterior.) Si un día tengo peregrinaje con citas, eventos o recados, da igual si empiezo la jornada en mi casa o en un hotel. Siempre hago dos tareas Clave antes de salir. O una sola, si es que es muy voluminosa o compleja. Porque el tiempo, pausa, creatividad e intensidad que requieren estas tareas, no lo voy a poder encontrar una vez que ponga un pie en la calle. Si mi tiempo de calidad, que cada día necesito encontrar para hacer tareas importantes, lo invierto en ir y venir, ¿cuándo voy a avanzar de verdad en mis proyectos?


4Exprimo a tope los Rincones del Día


El día siempre te regala pequeños espacios de tiempo con los que no contabas en tu planificación original. Ratos de 5, 10 ó 14 minutos que puedes debes aprovechar para adelantar cosas, aunque uno estée alejado de su mesa.


Lo que hago yo en esos ratos es echar mano de una serie de tareas que se prestan para esos rincones: o bien hago tareas para ese día que detecto antes en mi planificación, o bien tareas que repito todos los días. Cosas como:



  • Procesar mi Email pero sólo ciertas carpetas, las carpetas calientes.

  • Ordenar y limpiar las notas que tenga en el Inbox de mi Evernote.

  • Revisar las notas para la próxima reunión. O bien procesar las que acabo de tomar. Así convierto notas en próximas tareas.

  • Terminar y enviar alguna propuesta para un nuevo curso o charla de Productividad.

  • Devolver alguna llamada recibida mientras tenía el móvil en modo avión.

  • Leer algún artículo que tenga pendiente en mi lista de Pocket.

  • Descansar y relajarme, escuchando una buena banda sonora. O hablo con el taxista que me lleva. Me gusta hablar con la gente.


(Aprovechar y exprimir al máximo los Rincones del Día, es uno de los secretos mejor guardados de la Gestión Personal. Y no sólo para los que trabajan yendo y viniendo. Para todo el mundo.)


5Termino la jornada en “tierra firme”


Es muy muy raro que termine la jornada con una visita, reunión o salida. De hecho, lo evito tanto como empezar el día con ellas. Para aquéllos que se pasan el día yendo y viniendo siempre recomiendo cerrar el día en una mesa. Reserva la última hora para tener una reunión contigo mismo. De modo que puedas concluir disfrutando de un rato “tranquilo” en el que poder hacer ciertas tareas que en movimiento es más complicado hacer, como por ejemplo planificar el trabajo del día siguiente o preparar las importantísimas tareas con las que empezarás mañana.


Pero, ojo, no a costa de alargar la jornada. La idea no es regresar a las 20:00 y pasarte hasta las 21:30 respondiendo correos. Hay que garantizar el buen descanso. De hecho, el terminar “quieto” en un sitio te permitirá ir rebajando el nivel de actividad, preparándote para el importante descanso que te has ganado.


Aunque explícitamente no he hablado de ello, en todo esto de trabajar yendo y viniendo la Tecnología juega un papel cada vez más determinante. Nos ayuda. Siempre y cuando que tengas unos buenos hábitos. Por eso yo prefiero hablar de ellos. Son el centro del universo productivo.




domingo, 12 de octubre de 2014

Además de Innovar, Aprender a Trabajar

Por: Jose Miguel Bolivar

epic fail Además de Innovar, Aprender a TrabajarÚltimamente, parece que la solución a todos nuestros males se resume en la palabra mágica “innovar” y eso es muy peligroso. No me interpretes mal. Soy un convencido de la innovación. Más que necesario, yo diría que innovar es imprescindible. Pero innovar no es suficiente. En realidad, se trata de hacer todo lo que ya habría que estar haciendo y, además, innovar.


Parece que la “calidad total” o la “mejora continua” son reliquias del pasado. Modas que tuvieron su momento y después quedaron atrás. Eso estaría bien si hubiéramos agotado su recorrido, pero la triste verdad es que casi ni lo iniciamos.


Este post tiene bastante de “pataleta”. Reconozco estar más que harto de lo mal que, a menudo, se trabaja en España. Puede sonar a tópico, pero no lo es. En todas partes hay gente competente y gente incompetente; gente trabajadora y gente vaga. Nuestro problema, más que las personas, es la cultura. En España estamos mayoritariamente asentados en la cultura del “ya vale”. No es que trabajemos menos ni peor que el resto, es que nuestro umbral de tolerancia a la chapuza es mucho mayor.


Hay mucha gente con mentalidad de mal estudiante. No buscan “sacar nota”, sino simplemente aprobar. El problema cuando tu meta es aprobar, es que estudias lo justo y al final acabas suspendiendo mucho más de lo que te esperabas. Trabajando pasa igual. Muchos van a “salir del paso”, a “cubrir el expediente”. Y esto es mortal para cualquier economía.


Innovar está muy bien, pero sin olvidar que ya hay modelos de negocio contrastados y asentados, negocios que funcionan porque satisfacen demandas reales fruto de necesidades reales. Negocios y empresas que se encaminan en línea recta hacia su desaparición no por falta de innovación, sino porque fallan en lo básico: la ejecución.


Muchas de nuestras organizaciones se han convertido en el caldo de cultivo idóneo para la incompetencia impune. En ellas, hacer las cosas mal sale gratis al que las hace, porque las consecuencias las pagan “otros”. Esos “otros” son compañeros, proveedores o, peor aún, clientes. Y cuando tus clientes se ven obligados a pagar por tu incompetencia, es cuestión de tiempo que te quedes sin clientes y tengas que cerrar.


Voy a ilustrar todo lo anterior con un ejemplo real. Este verano decidí, después de mucho tiempo, acometer una serie de reformas que tenía pendientes en casa.


Tenía que cambiar la caldera. Como la instalación original de obra estaba mal hecha, para poder cambiar la caldera atmosférica por otra estanca tenía que cambiar antes los muebles de la cocina, a fin de dejar paso a las conducciones. Hasta ahí, todo normal. La aventura comienza cuando voy a pedir presupuesto. Para empezar, un pago por adelantado para que vengan a casa a medir, requisito indispensable para que me hicieran un presupuesto del cambio de caldera. Luego, a esperar cinco semanas para que instalen la cocina, un modelo estándar de un catálogo estándar de un fabricante estándar. Vamos, casi “just in time”. Les envío un plano a escala hecho por mí pero parece que no les sirve, así que tiene que venir otra persona a casa a medir la cocina. Bien, esto promete. Parece que somos gente concienzuda…


Pasan las semanas y llega el momento de la verdad. Vienen a instalar la caldera. ¡Vaya! Parece que el “experto en medir calderas” ha cometido un “pequeño” error: falta medio metro de tubo para que la salida de gases llegue al exterior de la vivienda… Me autoengaño diciéndome que será mala suerte.


Llegan los muebles de la cocina y, ¡qué casualidad! También están mal medidos. No cabe uno de los armarios, ya que es demasiado ancho. Instalan el resto pero hay que esperar otras cinco semanas a que fabriquen el que habían medido mal. Además, los tiradores de los armarios no son los que aparecen en el pedido. Hay que llevarse todas las puertas para que les cambien los tiradores.


Cuando acaban de montar la cocina llega otro “experto en mediciones”. Imagino que el montador de cocinas – que hizo un trabajo impecable, por cierto – no sabía medir encimeras… Así que llega el “experto en medir encimeras”, mide y se va. A los pocos días llega la encimera y ¡vaya! También está mal medida. Resulta que el hueco del fregadero ha ido a caer encima de la lavadora… Pues nada, a llevarse la encimera, medir de nuevo y a esperar otros cuantos días a que venga “la buena” y la monten.


Llega el armario que falta y vienen a montarlo. ¡Qué faena! Resulta que lleva dos rieles y uno ha llegado mal medido y es corto, así que el armario se queda a medio montar un par de semanas más hasta que viene la pieza correcta.


Resumen de lo anterior: dos viajes para instalar la caldera en lugar de uno, cinco viajes para montar la cocina en lugar de uno y dos viajes para montar la encimera en lugar de uno. Como yo contraté un precio cerrado, todos estos costes de incompetencia van directamente en contra del margen comercial. La instalación de mi cocina les ha debido resultar ruinosa.


Alguien podrá decir que es mala suerte, simple casualidad. ¿Tres personas distintas que vienen a medir y las tres miden mal? No creo en este tipo de casualidades.


Por desgracia, esto es lo habitual. Unas semanas antes había encargado unos portabicis para llevar las bicis de montaña al pueblo. Los encargué tres semanas antes, a fin de asegurar que no habría problemas. Cuando pedí presupuesto por teléfono me dijeron que no hacían presupuestos telefónicos pero que no me preocupara, que siempre tenían piezas en stock. Cuando al día siguiente fui al concesionario a que me hicieran el presupuesto, me dijeron que una de las piezas estaba agotada y tardaría tres semanas en llegar. Aún así, podría tener los portabicis a tiempo. Si se cumplían los plazos, solo habría perdido unas horas.


Llega el día y dejo el coche en el taller a las 9:00. Me dicen que es una instalación complicada y que tardarán cuatro o cinco horas. A la hora de comer me llaman y me dicen que acaban de descubrir que les falta una pieza. La persona que las pidió olvidó incluirla. Me dicen que si la pido en ese momento, la recibirán al día siguiente y que al otro tendría instalados los portabicis. ¿Dos días más? Les digo que no, que ya veré si lo instalo al año que viene y que los desmonten.


Resumen de lo anterior, cuatro horas para medio montar los porta-bicis y otras tantas para desmontarlos. Yo no pagué nada, evidentemente, así que una jornada entera de un mecánico se fue a pérdidas.


Tengo muchos más ejemplos similares pero no quiero aburrirte. ¿Qué tienen todos ellos en común? Que ni el que pidió mal las piezas para el portabicis, ni el que midió mal la encimera, ni el que midió mal la cocina, ni el que midió mal las conducciones de caldera se han visto afectados por su incompetencia. Todos van a cobrar a final de mes, lo mismo que si su trabajo hubiera sido excelente. Los que “pagan” su incompetencia, además del cliente – que soy yo- son los montadores de la caldera, la cocina, la encimera o el portabicis. Algo falla en estas organizaciones.


Si mañana estas empresas cierran, no será por falta de innovación sino por una lamentable ejecución. Si trabajas mal, no hay negocio que funcione, por muy innovador que sea. Por eso, además de innovar, lo primero es aprender a trabajar.



optimainfinito rss Además de Innovar, Aprender a Trabajar Este artículo, Además de Innovar, Aprender a Trabajar , escrito por José Miguel Bolívar y publicado originalmente en Optima Infinito, está licenciado para su uso bajo una Licencia Creative Commons 3.0 España.

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jueves, 9 de octubre de 2014

∞ ¿Por qué lo llamamos productividad cuando queremos decir felicidad?

Por: Jeroen Sangers

Joaquín Peña argumenta que la productividad personal es el camino, no el destino:



Lo importante es seguir dando pasos día a día para acercarnos cada vez más a una vida realmente equilibrada y feliz utilizando las herramientas de mejora de la productividad como una pieza más del puzle a resolver.



No podría estar más de acuerdo.


∞ Lea el artículo en El Canasto



miércoles, 8 de octubre de 2014

✓ Post-it Plus: Design Thinking de papel a digital

Por: Jeroen Sangers

Post-it Plus


Igual que casi todos los consultores y formadores, soy un gran usuario de las pegatinas de Post-It. Es una herramienta versátil para hacer brainstorming, para organizar —y reorganizar— ideas y para colaborar. Por ejemplo, cuando trabajo con una empresa en la implementación de Holacracy, empiezo con un inventario de todas las actividades de los miembros del equipo en Post-Its. Luego organizamos las notas en grupos lógicos para así definir los primeros roles del círculo.


Digitalizar tus notas


Hasta ahora, siempre he hecho todo el proceso utilizando únicamente el papel. Pero a veces es un inconveniente, por ejemplo porque necesitamos varias sesiones en diferentes aulas para terminar el proceso. Es muy complicado trasladar todas las notas de una sala a otra sin perder información sobre cómo estaban organizadas. Habitualmente hago una foto de la pared antes de quitar las notas para tener esta información en mi archivo.


Ahora hay una aplicación oficial del fabricante de Post-it que puede solucionar mi problema: Post-it Plus. El concepto de la aplicación es muy sencillo — tan sencillo que me sorprende mucho que nadie lo haya hecho antes.


Imagínate que has creado un plan con un montón de Post-its pegados a la pared. Luego buscas la mejor manera de organizar todas las partes del plan reordenando las notas, eliminando algunas y añadiendo algunas otras. Este paso puede costar un poco así que las dejas para otro día. Con la aplicación haces una foto de tus notas y la app automáticamente reconoce y digitaliza cada nota. Lo bueno es que ahora puedes continuar tu tarea de organizar moviendo y agrupando las notas digitales en tu iPad o iPhone.


Para ver cómo funciona os dejo un video de Post-it:




martes, 7 de octubre de 2014

Octubre, un momento para la debilidad

Por: Iago Fraga

ciclos de productividad


Hay momentos especiales en el calendario de cada año que por razones naturales tienen efectos pre-programados en nuestra productividad.


Probablemente tengas identificado ya Septiembre, Año nuevo y el principio de las vacaciones de verano como momentos importantes. En los dos primeros nuestra productividad suele experimentar un acelerón por la sensación que tenemos de tiempo disponible (el curso o el año respectivamente). En esos días nos creemos los amos del mundo, que esta vez es posible, que vamos a intentar algo que nunca hemos intentado y que esta vez va a ser diferente. Hacemos planes y proyectos, introducimos cambios significativos y “cortamos por lo sano” en temas que tenemos la sensación de venir arrastrando desde lejos.


Al principio de las vacaciones, sin embargo, la predisposición es algo distinta (al menos el efecto mayoritario). El fenómeno se produce más bien en el sentido de “gozar de una tregua”. El subidón de bienestar, la sensación de tranquilidad y de control vienen más bien por el hecho de que podemos permitirnos el ignorar ciertos frentes latentes que no iban tan bien y que algún proyecto se acaba de cerrar definitivamente.


¿Son sólo esos los momentos especiales del año?


No. Rotundamente, no. Los momentos que acabo de mencionarte son los que percibimos con mayor consciencia y a los que más atención ponemos en parte porque son los positivos.


Pero claro que hay más y de hecho, como mínimo por cada punto positivo, hay su complementario negativo.


En concreto, a todo Año nuevo le llega su 31 de Diciembre. Y ese es el momento en el que lo hayas intentado o no, tu moral cae a plomo a menos que hayas puesto una buena dosis de esfuerzo con la que quedarte tranquilo. De lo contrario, empezaremos a hablar de lo no hecho, lo no intentado, etc. y casi encaminaremos el 1 de Enero con sensación de tener la deuda contigo mismo de deber remediar situaciones sin resolver.


Del mismo modo, a todo principio de verano le llega su final, y con él, el final de la tregua. El fin del verano además es incluso posible que se produzca en dos etapas ya que en un primer momento la tregua se acaba cuando tus vacaciones se acaban, pero el ralentizamiento y el bajón de exigencias de verano hacen de Septiembre (por su reactivación) un mes también inicialmente negativo. Ahora bien, ¿no acabamos de decir hace un minutito que Septiembre era un mes maravilloso?


La realidad de Octubre


Septiembre es efectivamente un mes para el optimismo. Quien más y quién menos goza de un ambiente renovado (la gente que nos rodea habla de cambios) y de una actitud reformista (porque tendemos a ser menos transigentes con lo que arrastramos desde el año pasado). Pero el “efecto Septiembre” se acaba.


Octubre es un mes particular porque incluye dos factores negativos:



  • El fin de la euforia reformista que nos produce la tranquilidad del verano (los primeros problemas traen dosis de realismo a nuestros planes idealizados)

  • El choque con la rutina y el recordar problemas obviados (volvemos a encontrarnos con aquello que pospusimos desde verano)


Los ciclos de productividad


Cuando hablo de “Septiembre”, “Octubre” o “Año nuevo” no me refiero a los meses en sí sino a los procesos que experimentamos. La productividad tiene ciclos de vida que se repiten a muchas escalas y para ser productivo necesitas tenerlo en cuenta. El mismo ciclo se produce por ejemplo cuando:



  • Empezamos una lista de tareas en una hoja (Septiembre)

  • La lista se satura y trabajamos mal (rutina del año)

  • La rompemos pero nos sentimos bien porque ya pasó el pico de trabajo (principio del verano)

  • vuelve el pico de trabajo y nos vemos obligados a crear una nueva lista (Septiembre)

  • nos damos cuenta de que este método ya había fracasado y que aún no hemos resuelto qué hacer en estas situaciones (Octubre)


Estos ciclos son muy importantes porque no de cualquier situación se puede salir con una solución simple. Cada vez que integras un nuevo proyecto, una nueva metodología o herramienta de trabajo, más importante que hacerla funcionar es que no ponga en peligro el conjunto de lo que ya te funcionaba antes.


Ideas para que reacciones eficazmente


Octubre (o el fin de la motivación inicial) es un momento por lo tanto frágil porque requiere resistencia mental, requiere que asumamos que no vamos a resolver algo de modo tan fácil y exige una implicación mayor. Si decides ignorar los pequeños problemas, y pasar de carrerilla, no sólo te van a desgastar cada uno en su medida, sino que el año que viene harán lo mismo.


En mi propia experiencia, he vivido muchos más “fines de la motivación inicial” que el propio mes de Octubre, pero sí puedo dejarte con un par de reacciones concretas para afrontar este mes, ésas son las siguientes:



  • El choque con la realidad y la vuelta a la rutina es un momento especial (un pico de exigencia)

  • Adapta tu mentalidad a este contexto (ármate de paciencia y perspectiva, no asumas todo de golpe o te ahogarás, no intentes saltarte cosas problemáticas)

  • Plantea los retos de la rutina no como si fuese la última vez que te los vas a encontrar. Dedícales más tiempo uno por uno y esta vez intenta darles una solución definitiva

  • Si algún tema recurrente reaparece no lo vuelvas a intentar de 0. Piensa en por qué fracasó el año pasado y propón una solución que tenga eso en cuenta


Los temas de los que te hablo pueden ir desde pequeños desgastes como un planning o una agenda que no te funciona (pero te desgasta), hasta un proyecto personal o incluso tu trabajo. Cada uno debe identificar cuáles son esos desgastes repetitivos y empezar a verlos, no como algo puntual, sino como algo cíclico y por lo tanto un problema a resolver con perspectiva y dónde vale la pena invertir algo de tiempo.


Si dejas que la rutina te coma, estarás negándole su tiempo a tus objetivos más importantes. Así que mantén en mente, que incluso si el día a día puede ser agotador y hasta resulta indignante tener que pasar tiempo arreglando cosas tan básicas, en realidad no podrás empezar con lo interesante hasta que no tengas eso resuelto. ¿Qué opinas? ¿Sufres también un poco del “efecto Octubre”?




» Ver el artículo en el blog



Tecnicas de Organizacion

De Iago Fraga en Técnicas de Organización





lunes, 6 de octubre de 2014

∞ Un ejemplo de las áreas de responsabilidad en GTD

Por: Jeroen Sangers

Ruben Alzola comparte sus áreas de responsabilidad y explica como utiliza este documento.



La teoría dice que cada acción o proyecto que tengamos entre manos debería caer dentro de alguna de nuestras áreas de responsabilidad. Esto, si bien no debe tomarse al pie de la letra o flagelarnos si en alguna ocasión no es así, tiene todo el sentido del mundo si pensamos en que todo lo que hacemos, debe ser un avance hacia nuestros objetivos a medio/largo plazo, visión y misión (niveles superiores a las áreas en GTD).


¿Cómo organizo mis áreas de responsabilidad?



∞ Lea el artículo en El Canasto



jueves, 2 de octubre de 2014

Ya puedes darte de alta para La Tribu

Por: Franck Scipion


Hoy en el gran día.


Abrimos las puertas de La Tribu.


Te lo cuento todo en este vídeo



Reserva mi plaza, Franck




Si tienes dudas te invito a consultar las preguntas frecuentes sobre La Tribu.


No vuelvas a escaquearte


No te vayas sin darte de alta.


De verdad.


No escuches el diablillo procrastinando en tu cerebro.


Vas a volver a perder semanas o meses, el descuento se habrá ido y tú te habrás perdido aún más de lo que te estabas perdiendo a leer esta oferta.


¡Actúa hoy!


Comprométete de verdad con tu blog, haciendo una inversión muy razonable, ya que sabes que para triunfar como blogger, hay que aprender las praxis blogueras con la mismo seriedad que lo haría un estudiante en medicina, un futuro abogado o un consultor de negocio en un MBA.


Frente a cualquier otra oferta formativa de una universidad o una escuela de negocio, es una inversión inteligente.


Ridículamente barata.


Y te garantizo que aprenderás más en un año en La Tribu que en un máster de la UNED por ejemplo. Máster que te costará 20 veces más.


Tú decides si te quedas en el limbo de los deseos o si prefieres saltar al escenario para no dejarlo ningún otro día de tu vida.


Tu vida,


Tu decisión.


Reserva mi plaza, Franck



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∞ 7 ideas para pasar menos tiempo escribiendo emails

Por: Jeroen Sangers

Algún día, Berto Pena será famoso por esta frase:



No quiero pasarme media vida en el Email. Y mucho menos pasármela escribiendo emails.



∞ Lea el artículo en El Canasto



miércoles, 1 de octubre de 2014

En tus tareas, “hoy” significa hoy

Por: Berto Pena

¿Alguna vez has medido el efecto de retrasar una tarea para mañana? No hablo de la procrastinación, sino del sencillo y habitual gesto de «mejor lo hago mañana». Muchas veces no somos conscientes del precio que hoy se cobran las tareas de ayer. Un precio en forma de la energía, tiempo y más cosas.



En bastantes ocasiones empezamos el día diciendo «hoy tengo que hacer esto» cuando en realidad deberíamos decir «hoy tengo que hacer esto… que no hice ayer». Dejar cosas para mañana es natural. Y, visto con cierta perspectiva, tampoco es un drama.


El problema sobreviene cuando esas tareas son de cierta magnitud e impacto. O cuando retrasamos las cosas por sistema. O porque un mosca pasa delante de nosotros. Porque el retraso de ciertas tareas provoca un efecto dominó en otras de mañana o pasado. Tal vez mucho más importantes.



  • Dejar tareas pequeñas para mañana no es un drama. Posponer tareas Clave cambia la película por completo.

  • Si para mañana dejas muchas tareas pequeñas, dejan de ser pequeñas. Porque se suman entre ellas y terminan por pedir más tiempo y energía de lo que calculas.

  • Dejar cosas para mañana de forma puntual siempre tiene peligro. Pues crea un precedente y puede llegar a convertirse en hábito.

  • Si retrasas cosas hoy, mañana: a) harás menos cosas o b) te irás más tarde a casa. O las dos cosas a la vez.

  • Antes de retrasar para mañana una tarea de cierto tamaño, pregúntate si mañana te gustará tener un día más complicado o no.


Pero los retrasos son inherentes al trabajo diario. No siempre se puede cumplir con el plan previsto. A veces porque calculamos mal el tiempo que nos lleva algo. A veces por que ocurren imprevistos o incluso urgencias. Otras veces porque dependemos de otros y no está en nuestra mano terminar algo previsto para hoy…


Hay que entender que no siempre se puede cumplir el plan previsto. Pero SIEMPRE hay que cumplir con una parte (esencial) del plan previsto. Si hay que retrasar cosas, que no sean aquéllas que forman parte de la columna vertebral de tu día y tu trabajo. Porque, ahí, es donde están los resultados de verdad.


Y muchas veces hacemos justo lo contrario: hacemos primero las pijadinas, las tareas chorra, las actividades ligeras, el «me meto en Internet un rato», las rutinas que repetimos con los ojos cerrados, y por inercia vamos arrinconando las tareas importantes planificadas para hoy.


La mejor forma de asegurar que no vas a retrasar tareas Clave para mañana, es empezar el día haciéndolas. Enfocado a ellas porque ellas dan sentido al plan de hoy. Y si luego el día se complica, y te ves obligado a retrasar cosas, podrás posponer las más pequeñas y menos relevantes.


Antes de retrasar, yo me suelo hacer estas tres sencillas y directas preguntas:

  1. ¿Hay una razón de verdad para retrasar… o sólo estoy siendo vago?

  2. Si lo retraso, ¿qué tareas de mañana se verán perjudicadas?

  3. Si lo retraso a mañana, ¿qué gano de verdad? ¿O en el fondo estoy perdiendo?



Todo esto lo aplico (o intento aplicarlo) para algo que considero importantísimo en cualquier profesional: evitar instalarme en la cultura del retraso. Como decía antes, un retraso puntual hoy, es una invitación a repetirlo pasado mañana, y así en los próximos días. Y en menos de nada, sin darme cuenta, me veré a mí mismo retrasando cualquier tarea bajo cualquier pretexto que me haga creer a mí mismo.


Hay una excepción, no obstante. Al menos en mi caso. A veces dejo tareas Clave para mañana cuando veo que las circunstancias, el momento o las condiciones son malas para hacer esa tarea tan importante. Dicho de otro modo: si la hago ahora, me va a salir mal.


Este tipo de tareas, no basta con hacerlas y ya está. Hay que hacerlas de manera excepcional: con total concentración, calidad y tiempo. Así que si no tengo margen suficiente, si estoy cansado, bloqueado o muy distraído, la muevo a mañana a primerísima hora para garantizar que nada se interfiere en su camino. ¿Impacto el día de mañana? Problablemente. Pero tomo la decisión de forma consciente y reposada, llevado por una razón que para mí es esencial: este tipo concreto de tareas no se miden ni en número ni al peso. Sino por su calidad.


Somos humanos y el trabajo siempre termina por complicarse. A veces los retrasos son inevitables. Pero no por eso hay que aceptarlos sumisamente hasta convertirlos en hábito. El foco de hoy, siempre tiene que estar en el hoy.