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En este post voy a compartir contigo 10 errores a evitar para dominar GTD.
Su lectura te puede resultar muy útil, al margen de en qué punto del camino de aprendizaje te encuentres.
La idea surgió hace un par de meses, al leer este otro post de mi colega Ali Vakil, GTD Master Trainer en India.
Me hizo recordar que —hace ahora 10 años— escribí un post sobre los 10 errores típicos al empezar con GTD.
Sentí curiosidad por contrastar lo que pensaba hace una década, a partir de la experiencia que tenía entonces, con lo que pienso ahora, diez años después.
Y también quería contrastar lo que pienso yo con lo que piensa Ali, que vive y trabaja en una realidad muy diferente a la mía.
Ha sido un ejercicio muy enriquecedor para mí y espero que también lo sea para ti leer la lista actualizada de errores.
Me ha sorprendido mucho cuánto ha cambiado «la foto» en estos años, ya que prácticamente nada queda igual.
Aunque hay muchos errores que se parecen, creo que Ali los define mejor, en el sentido que identifica con mayor precisión la esencia del problema.
De hecho, únicamente uno de los 10 errores que yo identificaba aparece en la lista de Ali.
Me refiero al primer error que él menciona, Not getting INs to zero, que es lo que yo identificaba en quinto lugar como «Procesar tus bandejas de entrada casi del todo a medias».
Curiosamente, Ali y yo decimos casi lo mismo sobre este error: si no vacías regularmente tus bandejas, tu GTD no será fiable para tu mente.
Como es lógico, pensarás que los otros 9 errores son nuevos. Y estás en lo cierto, pero no tanto.
En realidad se dan dos situaciones: errores que sí que han cambiado —es decir, son nuevos— y errores que —siendo los mismos de antes— Ali concreta mejor que lo hice yo en su día.
A continuación te presento lo que —con mi experiencia actual— considero la lista actualizada de los 10 errores a evitar:
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Son muchos los mitos sobre el valor añadido del trabajo. Seguramente demasiados.
La mayoría de estos mitos proceden de antiguas verdades que, a pesar de haber perdido su vigencia, se siguen dando por válidas.
Esto suele ocurrir cuando no actualizas tu cartografía mental con la frecuencia necesaria. Por eso es tan importante practicar el turismo mental.
Porque, en el trabajo del conocimiento, el valor del trabajo no procede —ni única ni mayoritariamente— de «hacer», ni siquiera de «hacer muchas cosas».
Y, por supuesto, tampoco procede necesariamente de hacer cosas «de valor añadido», ya que el valor añadido lleva asociado por lo general un coste de oportunidad.
En el trabajo del conocimiento, el valor procede de «hacer bien las cosas correctas» (Peter Drucker dixit).
Y, claro, para elegir las cosas correctas, antes hay que pensar y decidir cuáles son.
Luego «pensar y decidir» también aporta valor. Tanto o más que «hacer».
Entender y practicar la efectividad requiere un enfoque sistémico.
Por ejemplo, el «valor añadido» de cualquier actividad es un dato que aporta una información parcial y muy limitada de cara a elegir hacer las cosas correctas.
El motivo es que, en un contexto en el que siempre hay más cosas para hacer que tiempo para hacerlas, elegir hacer «algo» siempre conlleva dejar sin hacer «otro algo».
Por tanto, siempre que se considera el «valor añadido» que se genera al hacer algo, es necesario considerar también cuánto nos cuesta generar ese valor añadido.
Me estoy refiriendo al coste de oportunidad, es decir, al «valor añadido» que estoy dejando de generar al dejar sin hacer los «otros algos».
La generación de «valor añadido» en el trabajo del conocimiento tiene lugar en dos etapas.
En una primera etapa, cuando se piensa y se decide lo correcto.
En una segunda etapa, cuando se ejecuta correctamente lo decidido. Esto incluye ejecutarlo en el momento óptimo.
Resumiendo: pensar y decidir bien aportan valor y hacer lo decidido —bien hecho y en el momento adecuado—, también.
Esto puede parecer una perogrullada, pero en realidad es clave para entender de qué va todo esto de la efectividad en el trabajo del conocimiento.
Porque el valor añadido de lo que se hace no procede tanto de la propia actividad como del hecho de ejecutar correctamente —y en el momento adecuado—la decisión previa.
Esto es así porque la clave para generar «valor añadido» es pensar y decidir bien. La ejecución es una commodity (Peter Drucker dixit).
Por eso es fundamental entender que en realidad da un poco igual lo que se ejecute siempre que sea lo correcto.
La idea de fondo es que, si eso no aportara valor, se habría decidido no hacerlo, luego, si se ha decidido hacerlo, es porque aporta valor.
Existe una creencia errónea generalizada de que las actividades poco glamurosas son de menor valor añadido que las más glamurosas.
Obviamente, si se ha pensado y decidido bien —es decir, si se han decidido las cosas correctas— la discusión sobre qué aporta más y qué aporta menos valor es un tanto irrelevante.
Se trata, en realidad, de una simple excusa que muchas personas se cuentan a sí mismas para justificar su procrastinación y/o el escaso compromiso ante actividades que no les gusta realizar.
Muchas actividades poco glamurosas pueden ser en realidad de tanto o mayor valor añadido que otras supuestamente más valiosas.
En una cadena de valor, sólo hay dos opciones en última instancia: o un paso aporta valor o no lo aporta.
Da igual si un paso aporta más o aporta menos, la clave es si aporta o no aporta.
¿Qué eslabón de la cadena de tu bicicleta es prescindible?
Del mismo modo, ¿puedes generar valor sin vender?, ¿sin producir?, ¿sin facturar?
Lo cierto es que, si has decidido —correctamente— que cualquiera de esos eslabones tiene que estar en la cadena, es porque aporta valor.
La realidad contradice la falsa creencia de que sólo determinadas actividades aportan valor añadido.
O algo es correcto hacerlo —y entonces hacerlo correctamente y en el momento adecuado aporta valor— o no lo es.
Lo que ocurre es que algunas actividades son más novedosas, entretenidas o valoradas social y profesionalmente que otras.
En consecuencia, a unas se les presta más atención —y de mayor calidad— que a otras.
Como resultado de ello, en la ejecución de unas se cometen más errores que en otras. Esto genera rework.
Las actividades que se perciben como de menor valor añadido suelen ser aquellas en las que es más fácil que se genere rework.
Pero es en realidad la falta de atención e interés en la ejecución lo que hace que esas actividades generen rework y, por tanto, menor valor añadido.
Y el gran problema del rework es que no sólo es de por sí una actividad de nulo valor añadido, sino que está en el centro del círculo mortal de la inefectividad organizativa.
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En este post voy a compartir contigo la explicación definitiva del archivo de seguimiento de GTD®.
Los motivos que me han llevado a escribirlo son principalmente dos.
El primero es la gran cantidad de imprecisiones y afirmaciones erróneas que he leído y oído últimamente sobre el tema.
El segundo es que yo mismo contribuí en su momento a esta confusión generalizada cuando escribí sobre él en mi libro.
Con casi toda seguridad, lo que voy a explicarte en este post te va a sorprender, y mucho.
En parte, porque vas a comprobar lo tremendamente sencilla que es esta herramienta de organización.
Pero, sobre todo, porque vas a descubrir que no existe ninguna categoría organizativa de GTD llamada archivo de seguimiento.
La cantidad de imprecisiones, afirmaciones erróneas y también, por qué no decirlo, auténticas barbaridades que se han dicho y escrito sobre el archivo de seguimiento es considerable.
Como muestra, resumo a continuación algunas de ellas:
Todas estas afirmaciones son incorrectas, erróneas, falsas o como prefieras llamarlas, y tienen en común la falta de claridad de ideas sobre muchos conceptos clave en efectividad.
En concreto, evidencian un profundo desconocimiento sobre:
Todos estos errores son muy habituales, por otra parte, cuando crees que sabes GTD sin saberlo y son un claro ejemplo de la sobrecomplicación que acompaña al fundamentalismo.
Por ejemplo, «herramienta de organización» y «categoría organizativa» son dos conceptos relacionados pero distintos.
Para que se entienda mejor a qué me refiero, imagina que yo tengo mi archivo digital de GTD en Evernote.
En ese caso, yo estaría usando la «herramienta de organización» llamada Evernote para gestionar la «categoría organizativa» de GTD llamada Archivo.
Como puedes comprobar, se trata de dos cosas diferentes, por muy relacionadas que estén.
De hecho, un día puedo cansarme de Evernote y decidir mover mi «categoría organizativa» Archivo a otra «herramienta de organización» distinta de Evernote.
La categoría organizativa Calendario de GTD agrupa la información y los recordatorios de todo lo que necesitas, tienes o quieres saber, reevaluar o hacer en una fecha o momento concretos.
El significado que define la categoría Calendario es «información y recordatorios que tiene sentido ver en fechas o momentos concretos».
Es decir, que en esta categoría organizativa es irrelevante si lo que tienes es simplemente información o si es un recordatorio.
También es por completo irrelevante si el recordatorio es de un elemento accionable o no accionable.
Y, por último, da exactamente igual que la fecha/hora concretas sean externas o internas (recuerda: las fechas/horas internas también pueden ser objetivas).
En la categoría Calendario, en una misma fecha concreta, pueden coexistir perfectamente:
Por cierto, «Calendario» en GTD puede referirse a dos cosas distintas: una categoría organizativa o una herramienta de organización.
El archivo de seguimiento es simplemente una herramienta de organización más, al igual que una libreta, una app para gestionar listas o un archivador.
Es, de hecho, una herramienta alternativa al calendario, es decir, sirve también para colocar información y/o recordatorios que quieres encontrarte en una fecha futura.
La principal diferencia entre el calendario y el archivo de seguimiento es que, en este último, los recordatorios son físicos.
El archivo de seguimiento es, de hecho, una especie de calendario tridimensional que ofrece precisamente la ventaja de poder guardar en él recordatorios físicos.
Como puedes ver en la foto del post, es muy similar a un archivador de carpetas colgantes. Si tienes curiosidad, hace años expliqué en detalle cómo construir un archivo de seguimiento.
En cualquier caso, el archivo de seguimiento NO es otra categoría organizativa de GTD.
Si has hecho nuestra Formación GTD oficial de Nivel 1 habrás comprobado que ni siquiera lo mencionamos.
La lista «archivo de seguimiento» no existe, son los padres 😀
Y es que, además de no ser una categoría organizativa de GTD, su uso como herramienta de organización es completamente opcional.
Puedes tener un sistema GTD 100% completo, funcional y «súper-pro» sin archivo de seguimiento.
Al Aclarar, hay ocasiones en las que el recordatorio de tu decisión sólo tiene sentido verlo en una fecha futura concreta.
Si lo que has aclarado es un objeto físico, tienes dos opciones a la hora de poner el recordatorio: escribirlo en una lista o utilizar el propio objeto como recordatorio.
Si decides escribir el recordatorio en una lista, la herramienta de organización que utilizas es el calendario (sí, el calendario también es una lista).
Y si, por cualquier motivo, decides utilizar el objeto ya aclarado como recordatorio (por ejemplo, porque lo vas a necesitar en esa fecha futura), entonces puedes utilizar un archivo de seguimiento.
En cualquier caso, ten en cuenta que el uso del archivo de seguimiento siempre es opcional.
Si, por lo que sea, necesitas conservar el objeto ya aclarado para verlo en esa fecha futura, puedes obtener la misma funcionalidad combinando el calendario con el material de apoyo y referencia.
Lo importante es tener claro que tanto la herramienta calendario como la herramienta archivo de seguimiento sirven para organizar recordatorios de la misma categoría organizativa: Calendario.
Sí, yo en mi libro digo que el archivo de seguimiento es «el contenedor en el que depositamos próximas acciones que no pueden hacerse hasta que no llegue una fecha o momento concreto».
Esto es incorrecto, erróneo, falso o como prefieras llamarlo.
Cuando yo escribí mi libro, hace siete años, todo el conocimiento que tenía de GTD era autodidacta y, por tanto, no exento de errores, imprecisiones o fundamentalismos.
Afortunadamente, dudo que ello haya inducido a nadie a cometer errores significativos en el aprendizaje y puesta en práctica de la metodología GTD.
Por otra parte, durante estos siete años me he certificado como GTD Certified Master Trainer (Nivel 1, 2 y 3) y GTD Certified Coach.
También he pasado, literalmente, cientos de horas conversando y aprendiendo con David Allen y la CoP global de GTD Master Trainers.
Si no hubiera aprendido nada del maestro Allen y de mis colegas en estos siete años, creo que sería muy preocupante.
Por eso, mi intención es comenzar en septiembre una serie en la que iré revisando todo el contenido de mi libro.
Mi idea es ir reflejando aquí, en el blog —ahora como voz autorizada y avalada por la David Allen Company— todos los errores e imprecisiones que detecte.
Así que, si has leído mi libro y usas GTD, te invito a ponerte un recordatorio para seguir esta nueva serie a partir de septiembre.
Espero que te guste la iniciativa y, por cierto, si se te ocurre algún buen #hashtag para la serie y quieres compartirlo en un comentario, ¡estaría genial!
La entrada La explicación definitiva del archivo de seguimiento se publicó primero en Óptima Infinito.
De todos los temas que se pueden tratar en un blog, este es uno de los que nunca tendrá fecha de vencimiento. Todos deseamos tener más tráfico, ganar más atención y generar un mayor con nuestro blog. Y está bien que así sea. Trabajamos con esfuerzo justamente para eso: ganar más atención para generar más ... Leer más
La entrada ¿Cómo aumentar las visitas a mi blog? se publicó primero en Lifestyle al Cuadrado.
Si eres un diseñador web freelance y cabalgas entre proyecto y proyecto, agobiado porque necesitas desarrollar X webs al mes para que esas horas de trabajo te salgan rentables, quizás hoy te abra los ojos. Estarás de acuerdo en que trabajar siguiendo ese modelo no es sano, ni efectivo: a golpe de proyecto vendido, con ... Leer más
La entrada ¿Cómo ganarse la vida como diseñador web freelance? se publicó primero en Lifestyle al Cuadrado.
