Una de las dudas habituales al comenzar con GTD® es cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez».
Aunque David Allen lo explica claramente en su libro, muchas personas lo entienden mal y/o lo malinterpretan.
Yo fui una de ellas y este error me acompañó durante años con desastrosas consecuencias.
Por ejemplo, no entender «Algún día / Tal vez» me llevó a sobrecomplicar extraordinariamente mi sistema.
También hizo que mi resistencia a hacer la Revisión Semanal aumentara considerablemente, lo que daba lugar a frecuentes «caídas de la tabla».
Malinterpretar esta categoría organizativa fue, sin duda, uno de los principales obstáculos que encontré para dominar GTD®.
Inventar la lista «Esta Semana No» marcó un antes y un después en relación a «Algún día / Tal vez», pero aún quedaba recorrido.
Gracias a profundizar aún más en ella durante mi preparación como GTD® Certified Master Trainer comprendí finalmente su verdadera esencia.
La auténtica naturaleza de «Algún día / Tal vez»
Para tener claro cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez», es clave haber entendido antes que esta lista contiene otras listas.
Por ejemplo, puedes tener recordatorios de cosas que ya has decidido hacer —pero aún no sabes cuándo— y recordatorios de cosas que aún no has decidido si harás o no.
En este caso estás haciendo una distinción en función de la naturaleza de la decisión incubada (cuándo hacerlo vs. si hacerlo o no), pero hay otros posibles escenarios.
Por ejemplo, puedes tener recordatorios de cosas para reevaluar regularmente y recordatorios de cosas que sólo vas a revisar ad hoc, cuando vas a realizar algún tipo concreto de actividad.
En este último caso, la línea de separación entre estos recordatorios de elementos incubados y tu material de referencia es delgada aunque nítida.
Identificar esta línea es sencillo, pero sólo si tienes la claridad necesaria sobre cómo organizar los recordatorios de lo que no requiere acción en GTD®.
Cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez»
La respuesta rápida a esta pregunta es: depende y, más concretamente, depende del significado que tengan para ti esas cosas incubadas.
Hay cosas, por ejemplo, que incubas porque exceden tu capacidad del momento. Lo que quiero decir es que si no tuvieras que hacer todo lo que tienes que hacer no las incubarías.
La buena práctica es que ese tipo de cosas incubadas las revises en tu Revisión Semanal.
Otras cosas las incubas porque aún no tienes claro si realmente quieres/tienes/necesitas hacerlas. Aquí la frecuencia de revisión irá en función de si la decisión depende únicamente de ti o no.
Si no depende únicamente de ti, también es buena práctica revisarlas en la Revisión Semanal. Si depende sólo de ti, revisarlas con más o menos frecuencia queda a tu elección.
Y hay otro montón de cosas que es innecesario revisar en tu Revisión Semanal como, por ejemplo, los libros que te gustaría leer o los lugares a los que te gustaría ir de vacaciones.
En general, la buena práctica sobre cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez» es algo que te sonará familiar: «cuanto menos, mejor, y todo lo necesario».
Qué revisar de «Algún día / Tal vez» y cómo hacerlo
Se trata de dos aspectos muy importantes que la mayoría de las personas malinterpreta (yo lo hice).
Por una parte, cuando se habla de revisar «Algún día / Tal vez» durante la Revisión Semanal, no se trata de una revisión exhaustiva de todo su contenido.
Allen lo deja muy claro, hasta el punto de que utiliza la palabra «scan», es decir, se trata más de un «escaneo» que de una revisión a fondo.
Por otra parte, sólo necesitas revisar la parte de «Algún día / Tal vez» que tenga sentido para ti revisar.
Si tu sensación de control no se ve alterada por no revisar algo de lo que tienes incubado, no lo revises. Así de sencillo.
Pero ¡cuidado! Sólo puedes saber si tu sensación de control se ve alterada si antes has sentido alguna vez esa sensación de control total.
Esto puede parecer obvio, pero la mayoría de las personas que creen usar GTD® nunca han sentido esta sensación.
El motivo por el que nunca la han tenido es que nunca han llegado a tener un sistema realmente completo, actualizado y accionable, es decir, nunca han tenido un sistema 100% fiable.
Si este es tu caso, te animo a intentarlo. La diferencia entre un sistema completo y un sistema casi completo es como la noche y el día.
Cuando por fin dispongas de un sistema así, no sólo sabrás qué se siente sino que ganarás una claridad enorme sobre qué parte y cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez».
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