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Si has escrito un libro tengo que empezar por darte la enhorabuena. Seguro que ha sido un largo proceso de investigación, redacción y creatividad. Quizá la gran duda que te ronda ahora es cómo editar un libro. Y es que tengo que decirte que preparar un libro para su publicación tiene su miga: muchos factores ... Leer más
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La delgada línea entre rigor y fundamentalismo oculta las profundas diferencias entre dos actitudes de gran impacto en tu aprendizaje.
El riesgo está en que son dos actitudes tan próximas que, a veces, la diferencia entre ellas puede pasar desapercibida para el ojo poco entrenado.
Sin embargo, se trata de dos actitudes radicalmente opuestas, al igual que los efectos que producen en la persona que quiere aprender.
El rigor te será de gran ayuda para avanzar, porque te aporta claridad.
El fundamentalismo, por el contrario, dificultará enormemente tu proceso de aprendizaje, ya que te arrastrará a la sobrecomplicación.
Por eso, si realmente te has comprometido a mejorar tu efectividad, te será clave saber distinguir estas dos actitudes.
Detectar rápidamente la delgada línea entre rigor y fundamentalismo te permitirá elegir mejor las fuentes de las que aprender.
Aunque el dicho original es «el diablo está en los detalles», en este caso podemos decir sin problema que también está en los matices.
Cuando estudiaba Ciencias Políticas y Sociología, un gran profesor que tuve ya nos alertaba sobre la importancia de las palabras.
En concreto, él se refería al uso de las palabras «determinar» frente a «condicionar» al referirse a hechos sociales.
Decir que algo determina algo implica que las personas involucradas son meros objetos carentes de capacidad de elección.
Por el contrario, decir que algo condiciona algo implica que existe una influencia —que puede ser mayor o menor—, pero que las personas mantienen su capacidad de elección.
Dicho de otro modo, determinar nos habla de relaciones de causalidad, mientras que condicionar nos habla de relaciones de probabilidad o influencia.
Como puedes comprobar, parece sólo un matiz pero la diferencia entre las implicaciones de usar una palabra u otra es total.
Para poder comunicar con rigor es indispensable dominar la materia sobre la que se está comunicando.
Esto es así porque una cosa en el conocimiento generalista y otra es el conocimiento profundo, al cual pertenecen los detalles y matices.
Por su parte, el conocimiento profundo sobre cualquier materia requiere de una inversión de tiempo y dedicación considerables.
Yo soy un completo ignorante en casi todos los campos y poseo un conocimiento generalista en otros pocos, en unos más y en otros menos.
Del mismo modo, creo poseer un conocimiento profundo en efectividad, el campo concreto al que dedico mi vida profesional desde hace décadas.
Eso me permite comunicar sobre efectividad con rigor, algo que me resultaría difícil hacer en el resto de campos.
Cuando se sabe más que la mayoría sobre un tema, pero sin dominarlo, la reacción natural es el fundamentalismo.
A mí también me pasó cuando comenzaba a recorrer el camino de la efectividad. Los contenidos de los primeros años de este blog son prueba de ello.
En tu fuero interno reconoces que sabes menos de lo que los demás creen que sabes, así que tu reacción lógica es hacer todo lo posible para que no se den cuenta de ello.
El problema es que a las personas afectadas por tu fundamentalismo les estás haciendo un flaco favor.
La inseguridad que provoca ser consciente de tu propia ignorancia te lleva a extremar tus afirmaciones, lo que hace que sobrecompliques las cosas.
Sientes incomodidad ante expresiones aparentemente vagas, por perfectamente precisas que sean en realidad.
Prefieres las afirmaciones taxativas y explicas las opciones en términos de blanco o negro, porque los grises —es decir, los matices que ignoras— te dan vértigo.
Dominar GTD® es un camino y la David Allen Academy es plenamente consciente de ello. Precisamente por esta razón, no exige la perfección para conseguir la certificación como trainer.
Se deja a criterio del GTD® Certified Master Trainer hacer una valoración global del nivel competencial de cada persona, con sus luces y sus sombras, y siempre sabiendo que —como el buen vino— mejorará con el tiempo.
Hay sin embargo un punto que sí es incompatible con la certificación: el fundamentalismo.
La David Allen Company sabe que el fundamentalismo es tremendamente dañino para la formación: lleva a sobrecomplicar la metodología, hace que se perciba como compleja y desmotiva su aprendizaje.
Lo bueno es que, al menos cuando se trata de GTD, distinguir el rigor del fundamentalismo es muy fácil.
Cuando alguien te diga «tienes que» o «esto es o se hace así», te recomiendo que desconfíes. Es lo que yo haría si estuviera empezando a aprender GTD.
Las buenas prácticas que GTD propone tienen como objetivo ofrecerte un universo seguro de posibilidades y enfoques. Recuerda que GTD es libertad.
De hecho, la única misión de estas buenas prácticas es precisamente esa: acotar los límites de este gran universo de opciones para que seas libre de personalizar GTD con seguridad y confianza.
Si buscas rigor, la buena práctica es huir de las afirmaciones categóricas carentes de una justificación razonada.
En lugar de decirte cómo hacer las cosas, una persona que de verdad sabe GTD te dirá cuáles son las buenas prácticas relacionadas y —lo más importante—sabrá explicarte por qué lo son.
Ten en cuenta que, al igual que el rigor es la expresión del conocimiento, el fundamentalismo es la sobrecompensación de la inseguridad provocada por la ignorancia.
Recuerda que el rigor facilitará tu aprendizaje, mientras que el fundamentalismo lo dificultará.
Así que la buena práctica al seleccionar tus fuentes de aprendizaje es quedarte sólo con las que de verdad te van a ser útiles.
A fin de cuentas, mejorar la efectividad es un camino —tu camino— y tú, mejor que nadie, decides en qué compañía recorrerlo.
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Es probable que te estés planteando trabajar como copywriter. Una profesión nueva que está causando sensación. En realidad, no es tan nueva, ya que parte de una figura que siempre ha existido en las agencias de publicidad. Sin embargo, la democratización de Internet y la creación de miles y miles de negocios online la han ... Leer más
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Una de las dudas habituales al comenzar con GTD® es cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez».
Aunque David Allen lo explica claramente en su libro, muchas personas lo entienden mal y/o lo malinterpretan.
Yo fui una de ellas y este error me acompañó durante años con desastrosas consecuencias.
Por ejemplo, no entender «Algún día / Tal vez» me llevó a sobrecomplicar extraordinariamente mi sistema.
También hizo que mi resistencia a hacer la Revisión Semanal aumentara considerablemente, lo que daba lugar a frecuentes «caídas de la tabla».
Malinterpretar esta categoría organizativa fue, sin duda, uno de los principales obstáculos que encontré para dominar GTD®.
Inventar la lista «Esta Semana No» marcó un antes y un después en relación a «Algún día / Tal vez», pero aún quedaba recorrido.
Gracias a profundizar aún más en ella durante mi preparación como GTD® Certified Master Trainer comprendí finalmente su verdadera esencia.
Para tener claro cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez», es clave haber entendido antes que esta lista contiene otras listas.
Por ejemplo, puedes tener recordatorios de cosas que ya has decidido hacer —pero aún no sabes cuándo— y recordatorios de cosas que aún no has decidido si harás o no.
En este caso estás haciendo una distinción en función de la naturaleza de la decisión incubada (cuándo hacerlo vs. si hacerlo o no), pero hay otros posibles escenarios.
Por ejemplo, puedes tener recordatorios de cosas para reevaluar regularmente y recordatorios de cosas que sólo vas a revisar ad hoc, cuando vas a realizar algún tipo concreto de actividad.
En este último caso, la línea de separación entre estos recordatorios de elementos incubados y tu material de referencia es delgada aunque nítida.
Identificar esta línea es sencillo, pero sólo si tienes la claridad necesaria sobre cómo organizar los recordatorios de lo que no requiere acción en GTD®.
La respuesta rápida a esta pregunta es: depende y, más concretamente, depende del significado que tengan para ti esas cosas incubadas.
Hay cosas, por ejemplo, que incubas porque exceden tu capacidad del momento. Lo que quiero decir es que si no tuvieras que hacer todo lo que tienes que hacer no las incubarías.
La buena práctica es que ese tipo de cosas incubadas las revises en tu Revisión Semanal.
Otras cosas las incubas porque aún no tienes claro si realmente quieres/tienes/necesitas hacerlas. Aquí la frecuencia de revisión irá en función de si la decisión depende únicamente de ti o no.
Si no depende únicamente de ti, también es buena práctica revisarlas en la Revisión Semanal. Si depende sólo de ti, revisarlas con más o menos frecuencia queda a tu elección.
Y hay otro montón de cosas que es innecesario revisar en tu Revisión Semanal como, por ejemplo, los libros que te gustaría leer o los lugares a los que te gustaría ir de vacaciones.
En general, la buena práctica sobre cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez» es algo que te sonará familiar: «cuanto menos, mejor, y todo lo necesario».
Se trata de dos aspectos muy importantes que la mayoría de las personas malinterpreta (yo lo hice).
Por una parte, cuando se habla de revisar «Algún día / Tal vez» durante la Revisión Semanal, no se trata de una revisión exhaustiva de todo su contenido.
Allen lo deja muy claro, hasta el punto de que utiliza la palabra «scan», es decir, se trata más de un «escaneo» que de una revisión a fondo.
Por otra parte, sólo necesitas revisar la parte de «Algún día / Tal vez» que tenga sentido para ti revisar.
Si tu sensación de control no se ve alterada por no revisar algo de lo que tienes incubado, no lo revises. Así de sencillo.
Pero ¡cuidado! Sólo puedes saber si tu sensación de control se ve alterada si antes has sentido alguna vez esa sensación de control total.
Esto puede parecer obvio, pero la mayoría de las personas que creen usar GTD® nunca han sentido esta sensación.
El motivo por el que nunca la han tenido es que nunca han llegado a tener un sistema realmente completo, actualizado y accionable, es decir, nunca han tenido un sistema 100% fiable.
Si este es tu caso, te animo a intentarlo. La diferencia entre un sistema completo y un sistema casi completo es como la noche y el día.
Cuando por fin dispongas de un sistema así, no sólo sabrás qué se siente sino que ganarás una claridad enorme sobre qué parte y cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez».
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Hay una estrategia que está en auge: el lanzamiento de un producto online. En la última década, los negocios online se han desarrollado mucho. Cuando yo empecé había muy pocas personas en habla hispana que tuvieran una web como la base de su negocio. Hoy en día, hay miles de personas ganándose la vida por ... Leer más
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En esta ocasión te hablo de Facebook Ads, pero voy a ir más allá de la táctica. Me voy a centrar en los informes de Facebook Ads. Si nunca has hecho uno o ni siquiera te lo habías planteado, ya vas un poco tarde, amigo. Mi objetivo es que comprendas la importancia de hacerlos desde ... Leer más
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En este post voy a explicar por qué la «friki-tontería» perjudica tu efectividad. Estamos ante una tendencia al alza y me preocupa.
Pero empecemos por el principio. ¿Qué es la «friki-tontería» (o el «friki-tontismo», como prefieras)? La definición es sencilla:
La «friki-tontería» es el uso inadecuado y excesivo de la tecnología digital en detrimento de la efectividad.
Nos encontramos, por tanto, ante un conjunto de comportamientos fácilmente observables y reconocibles.
Una serie de comportamientos, por otra parte, incompatibles con los comportamientos que caracterizan la efectividad personal.
Dicho de otro modo, «friki-tontería» y efectividad son mutuamente excluyentes: es imposible ser una persona efectiva y «friki-tonta» a la vez.
Reconocer la «friki-tontería» es muy fácil, porque los indicadores suelen ser muy evidentes.
Un primer indicador es la confusión entre propósito y posibilidad.
El uso de una tecnología siempre debe obedecer a un propósito, es decir, satisfacer alguna necesidad (que puede ser simplemente divertirte).
Usar la tecnología de manera efectiva implica, por tanto, utilizarla como un medio para un fin.
Se trata de considerar la tecnología como una herramienta que te permite hacer algo de manera más fácil y/o cómoda, con menos recursos, más calidad o todo lo anterior a la vez.
Cuando la tecnología se utiliza únicamente como un fin en sí misma, estamos sin duda ante un caso de «friki-tontería».
Un segundo indicador es la promiscuidad tecnológica. Las personas que padecen «friki-tontería» están cambiando de tecnología constantemente.
De hecho, muy rara vez llegan a profundizar en ninguna tecnología y mucho menos a dominarla. Se cansan antes. Necesitan el cambio y la novedad.
Un tercer rasgo característico es que se prima la cantidad y variedad de posibilidades frente a su utilidad real.
En lugar de buscar tecnologías que satisfagan necesidades concretas, las personas con «friki-tontería» valoran sobre todo la cantidad de cosas que se puede hacer con la tecnología, aunque la mayoría de esas funcionalidades no valga para nada o sean incluso contraproducentes.
La «friki-tontería» es una forma más de procrastinación y sus causas son las mismas: exceso de impulsividad y falta de autocontrol.
Precisamente por este motivo, las personas con mayor tendencia a la procrastinación son también las que tienen una mayor tendencia a la «friki-tontería».
Otra causa de la «friki-tontería» es la falta de perspectiva, es decir, la falta de claridad de ideas que acompaña habitualmente al déficit de pensamiento.
Este déficit de reflexión no sólo es característico sino que además se retroalimenta, agudizando la «friki-tontería». Resulta difícil reflexionar si te pasas el día perdiendo el tiempo tonteando con la tecnología.
Un motivo adicional por el que aparece la «friki-tontería» es la necesidad de aparentar ser una persona más sofisticada, avanzada, o innovadora de lo que realmente se es.
En primer lugar, las consecuencias de la «friki-tontería» son las mismas que las de la procrastinación: pérdida de efectividad, frustración e incluso sentimiento de culpabilidad.
Por otra parte, la «friki-tontería» incita a «maximizar» en lugar de a «optimizar», es decir, a tener el máximo (o el mínimo) de algo en lugar de tener simplemente lo adecuado.
Por este mismo motivo, una consecuencia típica de la «friki-tontería» es la sobrecomplicación crónica.
Existe además una correlación directa entre ambas cosas: a mayor nivel de «friki-tontería», mayor nivel de sobrecomplicación en todos los aspectos.
Y, como ya sabes, sobrecomplicar —al igual que sobresimplificar— es simultáneamente ineficaz e ineficiente, es decir, inefectivo por partida doble.
Lo que la mayoría de la gente entiende por «frikismo» no sólo es bueno, sino que es imprescindible. Y lo es hasta tal punto que si no eres «friki», estás en peligro.
Pero el «friki-tontismo» es casi más peligroso que la ausencia de «frikismo». Tan malo es el exceso como el defecto.
Ambas palabras incluyen el término «friki», pero sus significados están en polos opuestos.
El mal llamado «frikismo» es característico de personas que valoran la tecnología y piensan en ella en términos de propósito, resultados y acciones.
El «friki-tontismo» es característico de personas adictas a la tecnología digital y que rara vez reflexionan o que lo hacen poco y mal.
Si te dedicas al trabajo del conocimiento, necesitas ser «friki». Es un hecho.
Si no lo eres, significa que estás desaprovechando las posibilidades que la tecnología te ofrece para ser una persona efectiva.
Pero también necesitas desarrollar tu sentido crítico para no ser víctima de las estrategias comerciales del lobby tecnológico.
Tu atención es su combustible, así que es imprescindible tener cuidado para no caer en el circo de lo importante y lo urgente.
La tecnología, como casi todo, ni es buena ni es mala por sí misma (las cosas son como tú), por eso hay que evitar el error de confundir tecnología con efectividad.
Buscar ayuda a tus necesidades en la tecnología es una excelente práctica. Procrastinar usando la tecnología como pretexto es un absurdo como cualquier otro.
Son las dos caras de la tecnología digital: el «frikismo» como elemento inseparable de la efectividad y el «friki-tontismo» como camino seguro hacia su ruina.
Tú decides cuál de ellos tomar.
La entrada Por qué la «friki-tontería» perjudica tu efectividad se publicó primero en Óptima Infinito.
Has usado Google miles de veces. Quizá en alguna ocasión Yahoo, Bing o DuckDuckGo. Todos tienen algo en común: son buscadores a los que la gente recurre para encontrar sitios webs. Seguramente habrás oído un acrónimo muy de moda y también algo controvertido en Internet: SEO, Search Engine Optimization o posicionamiento web. Existe mucha información ... Leer más
La entrada SEO para principiantes: aprende SEO desde cero se publicó primero en Lifestyle al Cuadrado.
GTD® propone dos tipos distintos de carpetas específicas para el email. En este post voy a profundizar únicamente sobre las carpetas de email tipo lista de recordatorios.
En la práctica, a las carpetas de email tipo lista de recordatorios se les suele llamar simplemente «carpetas de recordatorios» (reminder folders en inglés).
Mi experiencia con esta categoría, primero como usuario y luego como formador, es bastante negativa. Por tanto, suelo desaconsejar su uso salvo en circunstancias muy concretas que explico más adelante.
El objetivo de este post es que aprendas a usar estas carpetas de recordatorios, tengas claras las buenas prácticas imprescindibles para que su uso no eche por tierra tu GTD®, conozcas sus posibles ventajas y seas consciente de sus muchos inconvenientes.
En GTD®, una lista es una agrupación de elementos con alguna característica similar (a grouping of items with some similar characteristic, como dice Allen).
Por tanto, una carpeta con emails que sirven de recordatorios cumple perfectamente esta definición de lista.
Las carpetas tipo lista de recordatorios se llaman así precisamente por esto, porque actúan como lista de recordatorios.
Además, contener recordatorios es lo que las diferencia del otro tipo de carpetas específicas para el email: las carpetas de email para material de apoyo.
Estas carpetas se utilizan únicamente para Organizar dos tipos de email en particular que proceden a su vez de dos escenarios muy concretos que se dan al Aclarar.
Por una parte, cuando has decidido Aplazar la siguiente acción relacionada con ese email. En este caso el email es el recordatorio de la acción que has aplazado.
Por otra parte, cuando has decidido Delegar la siguiente acción y la has delegado utilizando ese email. En este caso, el email es el recordatorio de la acción que has delegado.
Veamos cómo funciona esto con un ejemplo práctico.
Imagina que te llega un email con un fichero que necesitas revisar. Cuando lo aclaras, decides que la siguiente acción es revisarlo, la aplazas y luego mueves el email a una carpeta @acciones.
En este caso, el email que acabas de mover a la carpeta tiene dos significados.
Por una parte, es el recordatorio de que tienes que revisar el fichero que contiene. Por otra parte, es también material de apoyo que necesitarás para completar la acción de revisarlo.
De manera análoga, si el ejemplo fuera un email que has utilizado para delegar algo, lo moverías a una carpeta @a_la_espera.
Aparentemente, estas carpetas tipo lista de recordatorios ofrecen dos grandes ventajas.
Por una parte, su sencillez de uso. Por otra, te «ahorras» tener que escribir los recordatorios en tus listas GTD®.
Estas supuestas ventajas hacen que estas listas resulten muy atractivas cuando empiezas con la metodología.
Sin embargo, mi experiencia es que estas teóricas ventajas conllevan muchos más riesgos que beneficios.
Es más, si realmente te estás planteando usar la metodología «en serio», creo que utilizar carpetas tipo lista de recordatorios es una mala práctica, por tres motivos.
El primero es que a estas carpetas les falta el ingrediente secreto para organizar con efectividad.
Cuando usas carpetas tipo lista de recordatorios, estás mezclando en un mismo sitio elementos con dos significados distintos.
Por una parte, los recordatorios de las siguientes acciones que has aplazado o delegado. Por otra, el material de apoyo relacionado con esas acciones.
Mezclar significados en un mismo sitio aumenta la carga cognitiva —lo cual es ineficiente— y favorece la procrastinación.
El segundo motivo es que, en lugar de tener todos tus recordatorios en tu sistema de listas GTD®, los tienes «repartidos».
Esto, además de ineficiente, dificulta que puedas obtener una perspectiva global sobre todos tus asuntos y reduce la sensación de control.
El tercer motivo es que no tienes dónde colocar el recordatorio detallado de la siguiente acción asociada con el email.
Esto te va a obligar —inevitablemente— a tener que re-Aclarar los emails una y otra vez antes de ejecutarlos finalmente, lo cual es también tremendamente ineficiente.
Y esto no sólo lo digo yo sino también la propia David Allen Academy:
«The downside with this option is that you have no place for the next action that’s associated with that actionable email. So you’ll inevitably be doing some “re-deciding” about emails you’ve already processed».
Si te decides a usar estas carpetas tipo lista de recordatorios, una buena práctica imprescindible es revisarlas con la misma frecuencia y disciplina que se revisan el resto de listas de tu sistema GTD®.
Otra buena práctica recomendada por la David Allen Academy es utilizar la arroba (@) al principio del nombre de estas carpetas.
Esto sirve para que aparezcan en la parte superior de tu estructura de carpetas de email y sea más fácil acceder a ellas.
Si ya has dado tus primeros pasos en el camino para dominar GTD®, te desaconsejo rotundamente el uso de las carpetas tipo lista de recordatorios.
Como he explicado, entiendo que usarlas es muy ineficiente y, por tanto, una más de las muchas tonterías que hacemos con el email.
Dicho esto, usar estas carpetas es incomparablemente mejor que dejar los emails en la bandeja de entrada una vez aclarados.
Así que, si nunca has conseguido vaciar tu bandeja de entrada de email, usar estas carpetas puede ser una excelente manera de comprobar cómo te sientes al conseguirlo.
Aunque estén lejos de ser la opción ideal, las carpetas tipo lista de recordatorios pueden darte la oportunidad de empezar a vaciar regularmente tus bandejas de entrada.
Como decimos siempre, GTD® es un camino y usar carpetas tipo lista de recordatorios puede ser una forma tan buena como cualquier otra de empezar a recorrerlo.
La entrada Carpetas de email tipo lista de recordatorios se publicó primero en Óptima Infinito.
La pregunta «¿cómo escribir en un blog?» o «¿cómo escribir un blog?» tiene varias respuestas posibles dependiendo de cómo se mire. Alguien que decide crear un blog tiene ganas de compartir algo con una audiencia, sea cual sea el formato (texto, audios, vídeos, fotos, etc.). Por un lado tenemos el contenido. El propósito de un ... Leer más
La entrada Cómo escribir en un blog en 5 pasos: la fórmula infalible se publicó primero en Lifestyle al Cuadrado.
