Por este motivo, voy a dedicar este post a intentar explicar con la mayor claridad posible cuál es la diferencia y por qué es importante diferenciar ambos conceptos.
Daniel Levitin es un conocido neurocientífico, experto en psicología cognitiva y autor de numerosos libros, entre ellos «The Organized Mind», en el que explica claramente en qué consiste organizar y por qué y para qué es útil y necesario hacerlo.
Nuestro cerebro consume energía y la energía mental es limitada. Hacer un uso eficiente de dicha energía es, por tanto, un requisito para poder mejorar nuestra efectividad.
Hay cosas para las que nuestro cerebro es francamente malo, como por ejemplo gestionar recordatorios de cosas que tenemos que hacer, y otras para las que es francamente bueno, como por ejemplo establecer relaciones entre lugares y significados.
Hay una zona concreta del cerebro especializada en establecer y gestionar estas relaciones: el hipocampo.
Nuestros antepasados necesitaban tener muy claro, si querían sobrevivir, «dónde» estaba el poblado del enemigo, «dónde» se podía encontrar comida o «dónde» guarecerte de las inclemencias del tiempo.
Por tanto, desde la prehistoria, el ser humano está acostumbrado a pensar en términos de «lo que está en tal sitio significa tal cosa».
Esta capacidad para establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados es lo que científicamente se llama organizar, aunque la RAE, como ocurre habitualmente, siga yendo un paso crucial por detrás…
Dicho de otra forma, organizar es establecer correspondencias biunívocas entre «qués» y «dóndes».
Por su parte, ordenar es aplicar secuencias o patrones, los cuales pueden ser muy diversos: alfabéticos, numéricos, alfanuméricos, geométricos, estéticos…
Dicho de otra forma, ordenar es aplicar «cómos».
Cuando organizo, decido «qué» poner «dónde». Cuando ordeno, decido «cómo» poner «qué».
Obviamente, organizar y ordenar son compatibles. Algo puede estar simultáneamente organizado y ordenado.
Lo que es importante es entender que una cosa es que el orden y la organización «puedan» existir simultáneamente y otra, completamente distinta, que «tengan que» existir simultáneamente.
Por otra parte, en la práctica, hay más personas ordenadas entre las personas organizadas y, del mismo modo, hay más personas desorganizadas entre las personas desordenadas.
Pero la realidad es que se puede ser una persona organizada y desordenada, al igual que se puede ser una persona ordenada y desorganizada.
Y lo más importante de todo, hay que tener siempre en cuenta que el propósito de organizar es reducir la carga cognitiva sobre el cerebro a la hora de encontrar lo organizado.
Eso implica tener en cuenta el rendimiento neto de organizar. Si, para reducir carga cognitiva cuando vaya a acceder a lo organizado, dedico más recursos cognitivos de los que me voy a ahorrar, entonces soy ineficiente.
Este el el motivo por el que existe la «Regla de los 2 minutos» de GTD® que, como explica el propio David Allen, es un umbral de eficiencia: si tardas más en organizarlo que en hacerlo, ¡hazlo!
Esto último es importante porque hay actividades relacionadas únicamente con el orden que consumen recursos cognitivos y no aportan valor alguno a la organización ni, por tanto, a la efectividad.
Esto no significa que esté mal hacerlas, sino simplemente entender que el propósito de esas actividades es otro. Ordenar puede, por ejemplo, producir una satisfacción simplemente estética (nos gusta cómo queda) y eso puede ser un propósito en sí mismo, aunque sea irrelevante para la efectividad.
En línea con lo anterior, organizar «bien» significa buscar la forma más efectiva de organizar, que es la que permite el máximo ahorro de carga cognitiva con la mínima inversión de esfuerzo cognitivo.
Vamos a ver algunos ejemplos de ambos conceptos.
- Una habitación llena de libros tirados por el suelo para donar está:
- Desordenada, ya que no hay ningún patrón o secuencia reconocibles, es decir, no se encuentra un «cómo».
- Organizada, ya que sí existe una correspondencia entre un «qué» (los libros para donar) y un «dónde» (esa habitación), es decir, hay una correspondencia entre un lugar y un significado ➜ la habitación de los libros para donar.
- Una habitación en la que voy dejando todos los libros, tanto si los quiero conservar como si los quiero donar, en la misma estantería, agrupándolos según tamaño, está:
- Ordenada, ya que se ha aplicado un «cómo» al dejar los libros (un criterio estético, los grandes con los grandes, los medianos con los medianos…).
- Desorganizada, ya que no existe ninguna correspondencia entre «qués» y «dóndes». Cuando quiera donar los libros, tendré que revisarlos todos, uno por uno, para separar los que me quiero quedar y los que quiero donar.
- Una habitación en la que voy dejando los libros que quiero donar en una parte de la estantería y los que quiero conservar en la parte opuesta, todos ellos agrupados por tamaño, está:
- Ordenada, por el mismo motivo de antes (estético).
- Organizada, ya que ahora sí hay una correspondencia entre «qués» y «dóndes». Cuando quiera donar los libros, sé que están todos en una parte concreta de la estantería.
- Una habitación en la que voy dejando los libros que quiero donar en una parte concreta, ordenados alfabéticamente por autor, y el resto sin ordenar, en la otra parte de la estantería, está:
- Sobre-ordenada, ya que he consumido recursos innecesarios en aplicar un patrón de orden alfabético a unos libros que voy a donar, por lo que nunca recuperaré esa inversión cognitiva.
- Organizada, exactamente igual que en el caso anterior.
- Una habitación en la que voy dejando los libros que quiero conservar en una parte concreta, ordenados alfabéticamente por autor, y el resto sin ordenar, en la otra parte de la estantería, está:
- Ordenada, en esta ocasión según un orden alfabético en lugar de estético.
- Organizada, pero menos eficientemente que en los casos anteriores, ya que he invertido recursos cognitivos extra en ordenar alfabéticamente los libros, algo que va a tener un retorno mínimo, ya que parece poco probable que recuerde todos los nombres de todos los autores y, por tanto, dónde encontrar cada libro. Una clasificación por temas en lugar de alfabética habría sido más efectiva.
Como puedes comprobar, diferenciar orden de organización, puede ser muy sencillo o no serlo tanto.
Suele ser sencillo cuando uno de los dos elementos, el orden o la organización, falta de manera evidente.
Sin embargo, en muchas ocasiones la diferencia está menos clara, por ser más sútil, sobre todo cuando el orden lleva aparejada una mejora de la organización.
En cualquier caso, espero que este post te haya ayudado a entender mejor la diferencia entre orden y organización, dos conceptos que, aunque a menudo van de la mano, son completamente distintos.
Y sí me gustaría que te llevaras una idea clara de todo esto: lo único que importa para la efectividad es la organización.
El orden es útil cuando contribuye a la organización, pero el orden por el orden es irrelevante para la efectividad.
Una parte importante de mi trabajo como profesional de la efectividad es intentar estar al día de los nuevos descubrimientos que las neurociencias siguen aportando a este campo.
Plan de acción.
