Con estos 4 pasos conseguirás por fin un Escritorio ordenado

Por: Berto Pena

El Escritorio de tu ordenador es uno de los rincones más importantes dentro de tu organización y trabajo diario. Es lo primero que ves al ponerte frente a la pantalla y donde dejas los archivos que están de paso, con los que trabajas constantemente. Pero muchas personas lo han convertido en una especie de estercolero digital donde hay que entrar con máscara y lanzallamas. ¡Imposible trabajar así!

Un rincón clave en tu trabajo

El problema del desorden en cualquier parte, pero sobre todo en un rincón tan caliente como el Escritorio, es la falsa creencia de que todo está ahí a mano y que se puede encontrar rápido. Cuando lo cierto es que muchas veces tienes que escanear visualmente las decenas de iconos-archivos que has ido acumulando. Esas micropérdidas de tiempo dejan de ser “micro” cuando se repiten tanto, y terminas por regalar toneladas de tiempo y energía. En vez de hacer y avanzar, rebuscas y te desesperas.

No soy un fanático del orden pero soy ordenado practicante por lo que consigo: más foco, más tiempo, más energía. Y muchos menos dolores de cabeza.

Caer en la tendencia a acumular en el Escritorio es hasta un punto comprensible. Dejar cosas ahí es normal, es cómodo, está muy a mano, y se puede acceder a él de manera muy rápida. Bueno, realmente ¡esa es su función! El problema viene cuando vas dejando y dejando y dejando sin mover ni limpiar ni reordenar. Entonces llegas al hacinamiento y el caos.

Cambiar la tendencia con cuatro pasos

No te voy a proponer ahora volverte un “loco del orden”. Pero sí animarte a tener lo más a punto posible una herramienta que juega un papel mayor del que creemos en el trabajo. Y eso creo que sí es inteligente. Y lo vamos a conseguir con estos cuatro pasos que vienen ahora:

• 1Centraliza y despeja todo con una carpeta

  Dentro del Escritorio crea una nueva carpeta llamada “Archivo” o “Inbox”. A partir de ahora esa carpeta te servirá para guardar temporalmente las cosas que llegan y que todavía no sabes dónde poner o sobre las que tienes que trabajar de manera inmediata. Seguirás teniendo un sitio para las “cosas de paso” pero ahora tu Escritorio será un lugar despejado, limpio… productivo.

  Imagina ese fichero que te mandan por Correo; tal vez después lo tienes que revisar, modificar, reenviar o guardarlo definitivamente. Pero no en ese momento. Así que en vez de dejarlo tirado en el Escritorio lo guardas en esta carpeta de paso. Más adelante (ahora lo veremos) ya decidirás: si lo modificas y reenvías, si lo guardas en su carpeta definitiva, o si lo eliminas.

• 2Marca un momento en el calendario para decidir

  Marca un momento diario o semanal para decidir. Y “decidir” significa revisar, limpiar y procesar esa carpeta. Porque esta nueva carpeta no va de esconder la porquería debajo de una alfombra, sino de centralizar en un sitio todas las cosas sobre las que luego tienes que decidir. Si tienes un momento fijo en el día o semana para hacerlo, evitarás el descontrol y tu sistema será mucho más sostenible y eficiente. Algo que nadie puede despreciar en su trabajo.

  Recuerda las tres opciones principales a la hora de decir: 1) lo modifico, trabajo sobre ello y lo reenvío. 2) Lo guardo en su carpeta definitiva, donde tenga el resto de los proyectos, clientes, etc. 3) Lo elimino. Borra sin piedad porque un montón de cosas que descargamos las puedes conseguir de nuevo si más adelante las necesitas.

• 3Aprovecha ya esa carpeta y haz limpieza. Ahora.

  Si ahora tu Escritorio es un caos, puedes aprovechar esa nueva carpeta para hacer una rápida operación de limpieza que te permita “partir de cero”. Arrastra ahí TODO lo que ahora mismo tengas en el resto del Escritorio (¿verdad que el efecto liberación es inmediato?). A continuación haz un repaso del contenido de esa carpeta, archivo a archivo. Esa tarea en el fondo no requiere mucha energía y no te llevará más de 10-15 minutos, la puedes hacer en un hueco al final de la mañana o en un “rato muerto” de hoy mismo.

• 4Da un uso a cada zona del Escritorio

  Si sigues dejando cosas en el Escritorio, o sencillamente descartas lo de esa única carpeta porque te gusta tenerlo todo delante, al menos te animo a seguir un sistema o un criterio de orden definido. Lo que es MUY diferente al “lo suelto todo ahí de cualquier manera”. Esto es algo que yo he utilizado durante años: puedes aprovechar toda la extensión de tu Escritorio para crear tres o cuatro zonas específicas donde ir colocando manualmente los diferentes archivos que descargues o que te vayan llegando.

  Por ejemplo: Zona/Esquina 1: cosas sobre las que tengo que trabajar hoy mismo. Zona/Esquina 2: archivos que tengo que procesar-guardar en otras carpetas. Zona/Esquina 3: documentos ya listos que tengo que enviar a otras personas.

El desorden digital y físico te va quitando poco a poco energía y tiempo que cada día necesitas más en tu trabajo. Dado el nivel de exigencia que vivimos, el “poco tiempo” que tenemos, y que cada vez dependemos más de las herramientas e información, creo que no te puedes permitir el lujo de trabajar en un entorno desordenado. Para mí no es un tema de ser productivo o no, sino de inteligencia y supervivencia profesional.

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