Comprueba con esta lista si tienes muchos “cabos sueltos”

Por: Berto Pena

Uno de los problemas que cada vez tiene más gente, es el de arrastrar cabos sueltos en el trabajo. Temas pendientes, o bien empezados pero no terminados y que van a perseguirte para exigirte tiempo, atención y energía, porque un día no quedaron bien atados. Muchos de esos cabos sueltos terminan siendo (auto)urgencias o, mucho peor, que afectan a varias personas.

La tendencia peligrosa de trabajar

Terminar las cosas es una de las claves para tomar el control de tu trabajo, avanzar de verdad con resultados, y disfrutar de más tranquilidad. Pero Terminar no está de moda. Manda más empezar algo, dejarlo a medias y saltar a otra cosa que acaba de llegar ahora; aunque no sea importante o incluso necesaria.

Hoy mandan la inmediatez vs. la importancia; la multitarea vs. el “me centro en esto y lo termino”; la actividad frenética vs. la productivad de resultados tangibles. Y eso, entre otras muchas consecuencias, genera muchos cabos sueltos que arrastras un día tras otro.

A más cabos sueltos, más estrés, descontrol e incapacidad para centrarte en lo importante. Te falta Tiempo y Foco, porque las cosas que NO has cerrado vienen a quitártelo.

Veamos si tienes muchos cabos sueltos…

Y ¿cómo te afecta a ti todo esto? ¿Tienes muchos temas pendientes, frentes abiertos, tareas sin cerrar o detalles sin aclarar? Creo que es algo que todo profesional debería vigilar de formar regular, periódicamente. Cada día, cada semana…

¿Qué tal si lo compruebas ahora? Te propongo recorrer una lista de comprobación de cabos sueltos habituales, a ver en qué entorno te estás moviendo. A continuación he puesto unos cuantos, pero me encantaría que tú también aportaras los tuyos.

(Si quieres hacer en serio este ejercicio, te sugiero reservar un buen rato, sacar boli y papel, y tener delante de ti tu lista de proyectos, tareas y el Correo. Merece la pena hacer esta comprobación a fondo.)

• Un mensaje (o cadena de mensajes) sobre un tema importante que se ha “detenido”, porque no has entendido bien uno de los mensajes y has optado por no contestar.
• Alguna reunión reciente en la que no te ha quedado muy claro qué tienes que hacer o cuándo.
• Tareas que has empezado y no terminado, y que tienen una fecha de entrega o “deadline” próximo.
• Una promesa que has hecho a alguien en plan «te lo envío», pero que todavía no has mirado.
• Alguna orden o tarea que te han delegado (o que has delegado), en la que falta claridad; se ha hecho con muchos rodeos, falta de información o poca concreción.
• Un pequeño rifirrafe (por Correo o en persona) que no has aclarado, y que afecta al trabajo: qué se va a hacer, quién y cuándo.
• Una propuesta que se deja caer («qué te parece si hacemos esto…») pero que luego no se termina de concretar y queda “ahí” esperando.
• Un miniproyecto que al principio analizaste y organizaste, que incluso empezaste, pero que luego olvidaste.
• Un correo enviado hace días/semanas donde proponías algo, y sigues esperando a que la otra persona “te atienda”.
• Una oferta, propuesta o plan de trabajo que te han enviado donde falta información o claridad. Y simplemente has contestado con un «recibido».
• Una tarea empezada pero no terminada porque no sabes cómo rematarla.
• Un correo en el que te pedían tu opinión o una decisión y que has dejado en la Bandeja de Entrada. Y se queda ahí “pudriéndose”.
• Objetivos que te han marcado para un proyecto o un periodo de tiempo, y que realmente no tienes claros.
• Tareas o encargos que te han hecho otras personas, y que todavía no has mirado, o que has empezado pero no rematado.
• Alguna conversación reciente en la oficina donde habéis comentado varias cosas para hacer, pero sin aclarar ni concretar nada.
• Cosas que tienes que atender, solucionar o desatascar; y como no sabes cómo enfocarlo o “meterle mano”, estás dejando de lado. Y el tiempo corre.
• Una propuesta o idea que te han hecho y que estás dejando correr porque no sabes cómo decir “no”. (Y cada cierto tiempo insisten.)
• Añade tú aquí otros______________________________________

Hay que aceptar que en mayor o menos medida siempre habrá algún tipo de cabo suelto. La clave es que no afecten a cosas o personas importantes, y sobre todo encontrarlos rápido para atarlos cuanto antes. Y eso muchas veces está en tu mano. Lo repito: está en tu mano.

Si revisas regularmente tus proyectos, si controlas los rincones y personas que más actividad o problemas generan, y sobre todo si te pones en modo proactivo a atar y asegurar esos cabos sueltos, conseguirás un mayor rendimiento, control y tranquilidad. ¡Y quién no quiere eso!

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La fuerza del primer paso

Por: David Torné

“Tengo que organizarme mejor, podría sacar más partido a mi tiempo y vivir menos agobiado. Me he comprado el libro de David Allen, lo del GTD, cuando termine de leerlo tendré una base para empezar”

“Me gustaría cambiar. No me gusta cómo hago las cosas, mis hábitos y costumbres, pero me cuesta mucho. He oído hablar de gente como Leo Babauta y en James Clear. Leeré lo que escriben y crearé un plan de trabajo bien elaborado para dar un giro a mi vida “

Somos unos pobres diablos. Utilizamos el “aprendizaje” para obtener seguridad y demoramos lo importante.

No me entendáis mal, todo lo que nos transmitan los autores mencionados, así como cualquier miembro de la blogosfera sobre eficacia personal, puede aportar pero no facilita el salto. Dar la paso es cosa tuya. Es un pequeño acto de fe :-)

La preparación a priori es una buena idea si sabemos regular la dosis. El problema es que no buscamos preparación sino certeza y control, lo que nos lleva a la parálisis.

En los asuntos relacionados con la mejora personal soy partidario de crear una planificación mínima viable: Definir una meta, una dirección, y pasar a la acción de forma inmediata.

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Cuando más demores el primer paso más dudas se irán acumulando
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Romper la parálisis

En una situación de bloqueo tírate al agua sin pensar.

No es que tengas que construir un edificio o crear un sistema crítico de lo que dependa la seguridad de un gran número de personas. Se trata de llevar a cabo un cambio personal. Tienes un gran margen para equivocarte y corregir.

Cada vez que escribo un post como este caigo en la trampa de intentar definir un proceso que oriente el lector. Es mi mentalidad de ingeniero. Crear una lista de pasos para llegar siempre a un resultado prefijado. Esto no funciona así, cada persona es – y funciona – diferente.

Pasar a la acción cambia la actitud respecto al reto. Una vez estás en movimiento todo empieza a fluir. Estás más receptivo a abrir nuevos caminos y encontrar soluciones.

Elegir un detalle pequeño, ínfimo, de tu rutina que quieras cambiar y define una primera acción y “tírate de la moto”.

Hazlo. Si va bien y obtienes una ganancia incrementa-lo o pasa al siguiente cambio a realizar, sino pregúntate el porqué y cómo lo puedes plantear de otro modo. (Clic para ampliar).

Planificar tu vida sobre papel

Vivimos con ansiedad. Queremos más, mejorar, pasar al siguiente nivel y hacerlo con una progresión clara. Queremos que los resultados obtenidos dibujen una línea recta y ascendente.

Se nos ha metido en la cabeza que podemos diseñar un plan a 5 años vista. Crear un plano sobre papel que dibuje cómo serán nuestros próximos 5 años. No se me ocurre nada más absurdo.

“Hoy recuerdo mis post sobre GTD, su sistema de perspectiva y como lo usaba para crear un plan y me parece ridículo”

Crear un plan detallado es como construir un castillo con una baraja de cartas, cuando te tiembla el pulso se hunde todo. Cuando empiezan a aparecer imprevistos o contratiempos emerge el descontento y la frustración, se hunde el plan y decides abandonar.

Vivimos en un mundo dinámico y debemos actuar en sintonía. Ser ágiles, empezar a buscar el porqué, ordenar ideas y pasar a la acción.

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Es en la acción donde hay el cambio y la emoción
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Acciones y proyectos

La necesidad de control y el miedo al error se traduce en planificaciones intensivas y excesivas.

¿Qué pasa si no escojo bien el paso a dar? ¿Si no soy capaz de llevarlo a cabo? Una cosa es una acción, un proyecto que viene de una planificación donde queda bien delimitado lo que queda dentro y lo que se queda fuera.

El riesgo de una desviación en caso de una mala decisión o el coste de no finalizar un proyecto se limita. Si no sale bien se puede replantear el proyecto, si se obtiene el resultado deseado se vuelve a iterar y se incrementa la apuesta definiendo el próximo proyecto.

Si el proyecto fracasa de forma reiterada, o hay una situación de bloqueo, es que hay algo que falla. Plantéate si es cosa de la dirección o hay un freno que va más allá de la actividad. Quizás hay algo que no estás dispuesto a hacer.

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No te quedes pensando. Como dicen los sabios no decidir en el fondo también es una decisión. Pasar a la acción rompe el bloqueo y aunque no salga como esperas te será más fácil corregir y continuar.

Da el primer paso.

Photo by Lauren Abrahall on Unsplash

XII Jornadas OPTIMA LAB: Citius, Altius, Fortius

Por: José Miguel Bolívar

«Citius, Altius, Fortius» es una locución del latín que significa «más rápido, más alto, más fuerte» y fue pronunciada por Pierre de Coubertin en la inauguración de los primeros Juegos Olímpicos de la Edad Moderna en Atenas, en 1896.

Este lema refleja muy bien las sensaciones que me han transmitido las XII Jornadas OPTIMA LAB, celebradas los pasados días 14, 15 y 16 de enero, en el ya habitual Palacio de los Infantes de Euroforum, en El Escorial.

Estas Jornadas han venido marcadas por dos cambios importantes en la estructura de la red, cambios que por otro lado nos resultan naturales, ya que el cambio es parte de nuestro ADN. Estoy convencido de que, como dice Chambao, «en el cambio está la evolución».

Uno de estos cambios ha sido la ausencia de Cruz Guijarro, a quién quiero agradecer desde aquí su contribución a la red durante todos estos años, a la vez que desearle lo mejor en sus nuevos proyectos.

El otro gran cambio ha sido la incorporación de Sergio Pantiga, todo un referente nacional en el mundo de la efectividad personal en general y de la metodología GTD^® en particular.

Sergio es, junto a sus creadores Luis Sánchez Blasco y Manolo Molero, uno de los artífices de «Aprendiendo GTD», un fantástico proyecto que incluye podcast, blog, canal en Telegram y comunidad en Slack.

La claridad conceptual, habilidad pedagógica y dominio de GTD^® de Sergio me sorprendieron desde el primer momento, y considero un honor y un lujo contar con su presencia en OPTIMA LAB.

Estoy seguro de que su aportación de valor va a ser clave en nuestro camino hacia ese  «más rápido, más alto, más fuerte» que comentaba al comienzo del post.

Ya en lo que se refiere a las Jornadas en sí, estas comenzaban, una vez más, con una divertida y productiva sesión fotográfica, esta vez en Blow Up Studio, de la mano de nuestro buen amigo, el maestro Xavi Vila, que nos volvió a hacer disfrutar de una experiencia memorable gracias a su profesionalidad, arte y humanidad.

Gracias también desde aquí a nuestra maquilladora, Cristina García de Quesada, que nos ayudo a tod@s a salir un poquito más guap@s.

La sesión de fotos culminó con una cena en un restaurante indio y el «bautizo» de Vindaloo de Sergio, como bien manda el rito de paso de la red, para reanudarse a la mañana siguiente en la primera sesión de trabajo.

Estas Jornadas me han gustado particularmente. Ha habido más debate, más conversación. Quizás hemos avanzado menos en lo operativo, pero lo hemos hecho más en lo estratégico. Como decía en la crónica de mis siete años de consultoría artesana, me han confirmado una vez más mi sensación de que la actual configuración de OPTIMA LAB es la más potente, preparada y comprometida de su historia, y eso se va a notar.

Como siempre, trabajamos de manera adaptativa sobre nuestros tableros de Trello, eligiendo en cada momento la opción que tenía más sentido en función del tiempo y la energía disponibles.

Esta nueva forma de trabajar en las reuniones, que para nosotros es lo habitual, es lo que nos permitió tratar más de 40 temas distintos en dos días de trabajo. Cuando veo esto, por muy acostumbrado que ya esté a ello, y lo comparo con la [im]productividad de las reuniones que tenía que padecer en mi anterior vida corporativa, siempre dudo entre reír o llorar…

Comenzamos la primera sesión de trabajo echando un vistazo a los resultados de negocio, pero sobre todo a las tendencias, lo que de verdad importa. Son unos resultados espectaculares y a la vez un poco sobrecogedores.

Si te digo que en el último año académico (1 septiembre 2017 a 31 de agosto 2018) hemos superado los objetivos que teníamos establecidos para 2021, con un 261% de crecimiento sobre el año anterior, o que este curso (1 de septiembre 2018 a 31 de agosto 2019) vamos ya por el 151% de crecimiento sobre la facturación del curso anterior, creo que te puedes hacer una idea de a qué me refiero…

Un error habitual cuando todo va aparentemente perfecto es «dormirse en los laureles». Yo cometeré seguramente otros errores, pero ese seguro que no. Estoy convencido de que cuando todo va bien es el momento perfecto para innovar, invertir, probar, equivocarte y seguir mejorando.

Así que en línea con el «citius, altius, fortius», hemos puesto en marcha de un Cuadro de Mando o Dashboard, pero de los «de verdad», para mejorar, no para presumir (ni para flagelarnos). Queremos trabajar con datos en lugar de con suposiciones. Saber qué hacemos muy bien, qué hacemos regular y qué hacemos mal. Para cambiar y seguir mejorando.

Métricas relacionadas con la satisfacción de nuestros clientes, los resultados de negocio y nuestra «agilidad» en los proyectos internos.

En este último aspecto, llevamos mucho tiempo probando y experimentando nuevas formas ágiles de trabajar y, aunque la progresión es más lenta de lo que a mí me gustaría (sí, lo sé, soy un impaciente), los cambios son muy notables y mi expectativa es que lo sean aún más.

Actualmente estamos trabajando en paralelo sobre unos 50 proyectos internos, muchos de ellos encaminados a optimizar tareas imprescindibles pero de escaso valor añadido, a fin de liberar recursos para invertir en otras áreas más estratégicas.

Otros muchos están dedicados a la mejora de nuestros servicios y, en particular, a incorporar un programa de refuerzo del aprendizaje que convierta las formaciones, que tradicionalmente son un evento, en un proceso sostenido en el tiempo. Ya iremos contando cuando llegue el momento.

Resumiendo. Estoy muy contento, muy satisfecho y disfrutando mucho. Y quiero agradecérselo a mis colegas de OPTIMA LAB, porque sin ellos nada de esto sería posible.

Gracias, Jordi, por el ritmo y determinación que estás imprimiendo a la red. Nos hacía falta y está redundando en beneficio de todos. Gracias también por tu estoicismo, que te hizo aguantar como un campeón la primera sesión de trabajo a pesar de que un problema puntual de salud te tenía machacado.

Gracias, David, por tu dedicación y compromiso con la red. Tu contribución en los últimos 12 meses ha sido espectacular y sabes que muchos de los proyectos que has liderado eran críticos para nosotros. Muchas gracias también por facilitar las Jornadas.

Gracias, Paz, por tu compromiso con el crecimiento personal y disposición a asumir nuevos retos. Tu papel en el lanzamiento de los servicios de GTD® Coaching durante el último año ha sido crucial para el éxito del proyecto. Muchas gracias por la organización de las Jornadas y por los collages que has preparado para las crónicas de las mismas.

Y también, gracias, Sergio, por tu valentía a la hora de embarcarte en este apasionante, a la vez que exigente, proyecto que es OPTIMA LAB, profesionales de la efectividad. Gracias también por el trabajo que has hecho para integrarte y convertirte en un nodo más de la red en un tiempo récord.

Seguimos trabajando, recorriendo camino y disfrutándolo. Las próximas Jornadas serán en principio en septiembre, y seguramente también en el Campus Infantes del Euroforum.

Pero en OPTIMA LAB prevemos, no planificamos, así que, como decía Paz al final de las Jornadas, «vamos viendo»…

Con estos 4 pasos conseguirás por fin un Escritorio ordenado

Por: Berto Pena

El Escritorio de tu ordenador es uno de los rincones más importantes dentro de tu organización y trabajo diario. Es lo primero que ves al ponerte frente a la pantalla y donde dejas los archivos que están de paso, con los que trabajas constantemente. Pero muchas personas lo han convertido en una especie de estercolero digital donde hay que entrar con máscara y lanzallamas. ¡Imposible trabajar así!

Un rincón clave en tu trabajo

El problema del desorden en cualquier parte, pero sobre todo en un rincón tan caliente como el Escritorio, es la falsa creencia de que todo está ahí a mano y que se puede encontrar rápido. Cuando lo cierto es que muchas veces tienes que escanear visualmente las decenas de iconos-archivos que has ido acumulando. Esas micropérdidas de tiempo dejan de ser “micro” cuando se repiten tanto, y terminas por regalar toneladas de tiempo y energía. En vez de hacer y avanzar, rebuscas y te desesperas.

No soy un fanático del orden pero soy ordenado practicante por lo que consigo: más foco, más tiempo, más energía. Y muchos menos dolores de cabeza.

Caer en la tendencia a acumular en el Escritorio es hasta un punto comprensible. Dejar cosas ahí es normal, es cómodo, está muy a mano, y se puede acceder a él de manera muy rápida. Bueno, realmente ¡esa es su función! El problema viene cuando vas dejando y dejando y dejando sin mover ni limpiar ni reordenar. Entonces llegas al hacinamiento y el caos.

Cambiar la tendencia con cuatro pasos

No te voy a proponer ahora volverte un “loco del orden”. Pero sí animarte a tener lo más a punto posible una herramienta que juega un papel mayor del que creemos en el trabajo. Y eso creo que sí es inteligente. Y lo vamos a conseguir con estos cuatro pasos que vienen ahora:

• 1Centraliza y despeja todo con una carpeta

  Dentro del Escritorio crea una nueva carpeta llamada “Archivo” o “Inbox”. A partir de ahora esa carpeta te servirá para guardar temporalmente las cosas que llegan y que todavía no sabes dónde poner o sobre las que tienes que trabajar de manera inmediata. Seguirás teniendo un sitio para las “cosas de paso” pero ahora tu Escritorio será un lugar despejado, limpio… productivo.

  Imagina ese fichero que te mandan por Correo; tal vez después lo tienes que revisar, modificar, reenviar o guardarlo definitivamente. Pero no en ese momento. Así que en vez de dejarlo tirado en el Escritorio lo guardas en esta carpeta de paso. Más adelante (ahora lo veremos) ya decidirás: si lo modificas y reenvías, si lo guardas en su carpeta definitiva, o si lo eliminas.

• 2Marca un momento en el calendario para decidir

  Marca un momento diario o semanal para decidir. Y “decidir” significa revisar, limpiar y procesar esa carpeta. Porque esta nueva carpeta no va de esconder la porquería debajo de una alfombra, sino de centralizar en un sitio todas las cosas sobre las que luego tienes que decidir. Si tienes un momento fijo en el día o semana para hacerlo, evitarás el descontrol y tu sistema será mucho más sostenible y eficiente. Algo que nadie puede despreciar en su trabajo.

  Recuerda las tres opciones principales a la hora de decir: 1) lo modifico, trabajo sobre ello y lo reenvío. 2) Lo guardo en su carpeta definitiva, donde tenga el resto de los proyectos, clientes, etc. 3) Lo elimino. Borra sin piedad porque un montón de cosas que descargamos las puedes conseguir de nuevo si más adelante las necesitas.

• 3Aprovecha ya esa carpeta y haz limpieza. Ahora.

  Si ahora tu Escritorio es un caos, puedes aprovechar esa nueva carpeta para hacer una rápida operación de limpieza que te permita “partir de cero”. Arrastra ahí TODO lo que ahora mismo tengas en el resto del Escritorio (¿verdad que el efecto liberación es inmediato?). A continuación haz un repaso del contenido de esa carpeta, archivo a archivo. Esa tarea en el fondo no requiere mucha energía y no te llevará más de 10-15 minutos, la puedes hacer en un hueco al final de la mañana o en un “rato muerto” de hoy mismo.

• 4Da un uso a cada zona del Escritorio

  Si sigues dejando cosas en el Escritorio, o sencillamente descartas lo de esa única carpeta porque te gusta tenerlo todo delante, al menos te animo a seguir un sistema o un criterio de orden definido. Lo que es MUY diferente al “lo suelto todo ahí de cualquier manera”. Esto es algo que yo he utilizado durante años: puedes aprovechar toda la extensión de tu Escritorio para crear tres o cuatro zonas específicas donde ir colocando manualmente los diferentes archivos que descargues o que te vayan llegando.

  Por ejemplo: Zona/Esquina 1: cosas sobre las que tengo que trabajar hoy mismo. Zona/Esquina 2: archivos que tengo que procesar-guardar en otras carpetas. Zona/Esquina 3: documentos ya listos que tengo que enviar a otras personas.

El desorden digital y físico te va quitando poco a poco energía y tiempo que cada día necesitas más en tu trabajo. Dado el nivel de exigencia que vivimos, el “poco tiempo” que tenemos, y que cada vez dependemos más de las herramientas e información, creo que no te puedes permitir el lujo de trabajar en un entorno desordenado. Para mí no es un tema de ser productivo o no, sino de inteligencia y supervivencia profesional.

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¿Qué puedo hacer cuando siento que pasan los meses y no avanzo con mi empresa? (+ Reto)

Por: Iago Fraga
¡Qué fastidio! ¿No? Ir todos los días a trabajar y salir de tu empresa con esa sensación de no haber avanzado nada. Bueno, pues vamos a intentar resolver eso de un modo muy sencillo y, para ir al grano y no andarme divagando con 400 opciones posibles, hoy solo me voy a concentrar en hablarte […]

Claves para resolver cualquier problema con efectividad

Por: José Miguel Bolívar

En mi «vida anterior» como profesional de RRHH, una de las cosas que más me llamaba la atención cuando trabajaba con grandes directivos era su claridad de ideas y su efectividad a la hora de enfrentarse a un problema.

La claridad de ideas es una competencia estrechamente asociada a la efectividad personal. Esta competencia permite aislar lo esencial de lo anecdótico y centrar la atención en lo accionable, es decir, en aquello sobre lo que se puede actuar para resolver el problema, también conocido como «zona de influencia».

El análisis y toma de decisiones es una de las competencias centrales en un rol directivo. Precisamente por eso es tan difícil que personas con un locus de control externo alcancen posiciones de este tipo en su carrera profesional.

Al igual que ocurre con la efectividad, la claridad de ideas también se puede aprender y para ello voy a compartir contigo en las próximas líneas el proceso que sigo yo.

Se trata de un proceso extremadamente sencillo, basado en las enseñanzas que recibí de mi colega Mark Bloomfield hace ya muchos años y a las que luego yo he añadido algún matiz más hasta llegar a su versión actual.

Más que un «proceso», en realidad se trata de tres sencillos pasos o claves para resolver cualquier problema con efectividad:

• Paso 1: Dimensionar
• Paso 2: Tasar
• Paso 3: Proyectar

Veamos como sería aplicar estos pasos a un ejemplo concreto: «La gente en la empresa está muy descontenta».

Dimensionar

Cuando nos encontramos ante un problema, la reacción natural de nuestro Sistema 1 es sobredimensionarlo.

Esta reacción pudo ser muy útil para nuestros antepasados en unas circunstancias muy distintas de las actuales, en las que un exceso de confianza podía suponer la diferencia entre vivir o morir. En las condiciones actuales, por el contrario, esta reacción perjudica en lugar de ayudar.

Dimensionar un problema significa superar la estimación o suposición de nuestro Sistema 1 y forzar la entrada en escena de nuestro Sistema 2 que, en lugar de trabajar con creencias y suposiciones, trabaja con datos, tanto cuantitativos como cualitativos.

Determinar la verdadera dimensión del problema supone un esfuerzo intelectual considerable, ya que para saber hay que trabajar (suponer, por el contrario, es gratis).

Para dimensionar el problema del ejemplo se podría hacer, entre otras cosas, lo siguiente:

• Definir, asignando valores numéricos proporcionales, qué es «muy descontenta» en contraste con «algo descontenta», «muy contenta», etc.
• Concretar qué porcentaje de la gente de la empresa está en esa categoría frente a las otras.
• Especificar cuántas personas están en esa categoría (si la empresa tiene 20 empleados y hay 4 muy descontentas, hay un 20% de personas descontentas, pero si la empresa tiene 500 empleados y el porcentaje es el mismo, ¡estaríamos hablando de 100 personas!).
• Identificar qué personas en concreto están muy descontentas y cómo de críticas son sus posiciones para la organización. El impacto de una persona clave descontenta es mayor que el de una persona cuyo puesto tiene un valor marginal. Poca gente clave muy descontenta es un problema cualitativamente mayor que mucha gente descontenta en posiciones no críticas.
• Comparar, es decir, hacer un «benchmark», con empresas parecidas a las nuestras.
• …

La consecuencia más habitual de este paso es que se abandona el «modo pánico» y se comprueba que el problema rara vez es tan grave como parecía inicialmente.

Tasar

Se trata, una vez más, de escapar a la lógica engañosa de nuestro Sistema 1 y pasar a trabajar con datos y con el Sistema 2.

Tasar un problema significa asignar valores numéricos al dinero y demás recursos que haría falta invertir para que el problema dejara de serlo. También conlleva asignar valores numéricos al dinero y demás recursos que costaría dejar el problema tal y como está.

Para tasar el problema del ejemplo se podría, entre otras cosas, hacer lo siguiente:

• Valorar cuánto costaría que la gente «muy descontenta» pasara a otra categoría más favorable.
• Valorar cuánto costaría sustituir a la gente «muy descontenta» por gente nueva.
• Valorar cuánto cuesta a la organización la gente «muy descontenta», por ejemplo comparando su desempeño y contribución con el de las demás categorías.
• Valorar cuánto costaría cambiar los procesos y/o el modelo de negocio de la organización para que el hecho de que la gente esté más o menos contenta deje de tener impacto en los resultados.
• …

La consecuencia más habitual de este paso es muy similar al del paso anterior y confirma que, como decía mi abuelo Joaquín, «los problemas que se pueden resolver con dinero, no son problemas».

Proyectar

Este paso ha sido un añadido relativamente reciente al modelo, y de cosecha propia. Se trata de ver la tendencia actual del problema y prever, a partir de los datos disponibles, cómo podría evolucionar en un futuro, partiendo de la premisa de que «lo que no va a mejor, va a peor», y viceversa.

Proyectar un problema significa analizar la tendencia actual de evolución del problema y extrapolarla a corto, medio y largo plazo. Extrapolar la situación actual significa ver cómo es más probable, a partir de los datos disponibles, que evolucione el problema de cara a futuro, tanto en tamaño como en coste.

Para proyectar el problema del ejemplo, se podría, entre otras cosas, hacer lo siguiente:

• Evaluar la probabilidad de que, si no se hace nada, cada vez haya más gente «muy descontenta».
• Evaluar la probabilidad de que el impacto en los resultados de la gente «muy descontenta» aumente o disminuya con el tiempo.
• Evaluar la probabilidad de las posibles consecuencias, positivas y negativas, de aplicar diversas soluciones. En ocasiones, una solución a un problema es la semilla de otro problema aún mayor.
• Evaluar la probabilidad de que la gente «muy descontenta» abandone la organización por voluntad propia.
• Evaluar la probabilidad de que la gente «muy descontenta» cada vez lo esté menos sin que nadie intervenga.
• …

La consecuencia más habitual de este paso es un mayor grado de claridad sobre la evolución más probable del problema y, en consecuencia, sobre la estrategia más adecuada a aplicar. En ocasiones lo que procede es una reacción rápida y contundente; en otras, una reacción suave y mantenida; y en otros casos lo mejor es no hacer nada.

Conclusión

Como persona efectiva que me considero, tengo muy interiorizado que no hay problemas, solo hay proyectos.

Por eso, para definir con claridad y precisión el resultado deseado para cada proyecto, necesito saber:

1. Cómo de grande es el problema, tanto cuantitativa como cualitativamente.
2. Cuánto cuesta cada una de las posibles soluciones y planes de contingencia, así como el coste de no hacer nada.
3. Cuál es la evolución más probable del problema en los diversos escenarios de actuación o de no actuación.

Lo que Mark me decía siempre de «size it and prize it», yo lo he convertido en «size it, prize it and foresee it», y puedo asegurarte que funciona admirablemente bien.

Si no me crees, te invito a que hagas la prueba y lo compruebes en primera persona. Eso sí, me encantaría que compartieras tu experiencia en un comentario. ¿Te animas?

¿Cómo elaborar un contrato de servicios de marketing digital? Incluye plantillas descargables

Por: Carlos Carbellido Monzó

Tanto si buscas una agencia de marketing digital como si eres una empresa o profesional del marketing online este artículo te interesa. En él vamos a analizar dos documentos imprescindibles en una relación contractual entre ambas partes: el presupuesto y el contrato mercantil. Además, podrás descargarte modelos de plantilla de contratos.

El presupuesto.

Entendemos por presupuesto, en este contexto, al coste de un servicio en función del briefing facilitado por el cliente, o de las necesidades expresadas en una reunión previa y en función de los objetivos/necesidades expresadas.

Tras conocer con detalle qué servicios de marketing digital requiere la empresa que hace el encargo, la agencia o el consultor de marketing digital deberá presentarle por escrito la propuesta de trabajo junto con el presupuesto. Estos deberán explicar con detalle y de la forma más detallada posible qué servicios contempla. De esta forma, quien lo recibe podrá hacerse una idea de qué está contratando. Si es posible, recomiendo entregarlo en mano, para así poder explicar qué incluye y, si surgen, poder solventar cualquier duda del cliente.

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El presupuesto es una buena muestra de honestidad. Redacta uno antes de iniciar tu trabajo como consultor de #MarketingDigital
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Como bien afirma Rafael Nácher, abogado de derecho civil, “El presupuesto es una buena muestra de honestidad”. He visto muchos presupuestos con conceptos ambiguos, confusos o directamente engañosos, cuya única finalidad es hacer creer al cliente que se le va a realizar un sinfín de tareas a un coste reducido. Y, sintiéndolo mucho, nadie da duros a cuatro pesetas.

El presupuesto. Aspectos que debe refrendar:

Por tanto, cualquier presupuesto deberá contemplar los siguientes aspectos:

• Fecha de emisión y datos fiscales de la empresa que lo emite.
• Periodo de validez. Lo lógico son 30 días. Esto es un aspecto que muchas veces pasamos por alto, pero no debe ser así. Si alguien nos pide un presupuesto, debe saber que esa oferta tiene un tiempo de validez determinado. Dentro de seis meses, o incluso menos, no tiene porqué estar vigente.
• Los servicios ofertados. Menciona y describe los servicios ofertados. Procura ser lo más concreto posible. Si por ejemplo ofertas un servicio de social media manager, especifica cuales son las redes sociales que se van a trabajar, con qué frecuencia se va a publicar contenido, qué tipo de contenidos, si se van a realizar sorteos u otro tipo de acciones promocionales, cuántas y de qué tipo, si se incluye o no la estrategia de marketing social media o el informe mensual de resultados, por citar sólo algunos conceptos.
• Lo que no se incluye. Tan importante como lo que incluye es indicar qué no está contemplado y que puede que sea necesario para poder desarrollar con éxito el trabajo: inversión para publicidad, compra de imágenes, diseño de creatividades, traducciones…  De esta forma evitaremos “sorpresas” para el cliente o tener que asumir costes que no nos corresponden. Ten muy presente que todo lo que no esté incluido será valorado en presupuesto a parte, y el cliente deberá manifestar, de forma inequívoca, su conformidad.
• El coste por el servicio. Indica siempre el importe del coste en la moneda del país, además de los impuestos que se deben aplicar. Por ejemplo, en el caso de España, se especificaría el importe en euros, más el porcentaje del IVA, en este caso el 21%, menos la retención en caso de ser profesional liberal. En caso de que el coste sea por mensualidades, indica que se trata de honorarios mensuales y si existe una contratación mínima, especifícalo.
• Forma de pago. Explica en el presupuesto cuándo se deberá abonar la factura: por adelantado, 50% a la aceptación del presupuesto y 50% a la finalización del proyecto, a fecha factura o a los 30 días. No se puede pagar a más 60 días según nuestra legislación.

Una vez aceptado el presupuesto por parte del cliente, deberá firmarse y guardarse ambas partes una copia. Y a continuación, debemos redactar el contrato de los servicios que se va a prestar.

El contrato mercantil de servicios de marketing digital

Según la Wikipedia, un contrato mercantil o contrato comercial es un negocio jurídico bilateral que tiene naturaleza jurídico-mercantil. En general, para que un contrato sea calificado de mercantil, debe referirse sobre actos de comercio, definidos según la legislación aplicable.

Cuando hablamos de contrato de servicios de marketing digital nos referimos al contrato mediante el cual una empresa de marketing digital o profesional de dicha área se obliga con respecto a su cliente a realizar una serie de servicios a cambio de un importe económico establecido y aceptado por ambas partes.

¿Por qué es importante cerrar el acuerdo comercial mediante un contrato?

Ofrecer al cliente un contrato es una garantía de que está ante un profesional serio. Además, ello supone una garantía jurídica para ambas partes, quedando reflejado mediante éste de forma inequívoca los servicios que se prestan, lo que queda excluido, el importe de los mismos, la forma de pago o cualquier otro aspecto que alguna de las dos partes quiera hacer constar.

Aunque sea válido un acuerdo verbal, optemos por cerrar el acuerdo por escrito en un documento – contrato – que deberán firmar ambas partes en cada una de las hojas.

Recientemente, gracias a haber firmado un contrato mercantil, pude reclamar judicialmente a una clienta deudora el impago de cuatro facturas. El juez dictaminó que, efectivamente, la parte demandante – en este caso yo – había realizado el trabajo conforme se indicaba en el contrato y, por tanto, la parte deudora fue condenada a pagar.

El contrato. Puntos que debe contemplar.

• Fecha y lugar de la rubrica del contrato.
• Los datos de las partes contratantes. Razón social de la empresa, código de identificación fiscal, dirección postal y datos de las personas física que firman el contrato, de ambas partes.
• Acortar el servicio prestado de forma clara, precisa y inequívoca, dejando claro qué no se incluye y que en caso de solicitarse, deberá presupuestarse a parte.
• La valoración económica pactada de los servicios a prestar, indicando los impuestos a aplicar, el montante mensual y anual.
• La forma de pago. Bien puede facturarse un porcentaje a la aceptación de presupuesto y el resto a la finalización del proyecto, a fecha factura a mes vencido, a 30 ó 60 días a fecha factura, y si será mediante domiciliación bancaria, transferencia bancaria, talón o efectivo. También se deberá reflejar los intereses de demora, garantías y penalizaciones en caso de incumplimiento en los plazos.
• El periodo de vigencia del contrato, que puede ser por un periodo determinado acotado por la fecha de inicio y de finalización con posibilidad de ser prolongado si ambas partes así lo acuerdan, o por finalización del proyecto. Es importante señalar si existe alguna penalización en caso de incumplimiento del periodo del contrato por alguna de las dos partes, sin previo aviso o de forma contraria a lo acordado.
• Firma de ambas partes. Sin la rúbrica de las partes contratantes, el contrato no tendrá validez jurídica.

Por experiencia, te aconsejo guardarte siempre el presupuesto firmado antes de iniciar el proyecto como garantía de que realmente el cliente es conocedor de cuales son los servicios que le vas a prestar y el coste de los mismos. Y a continuación, redacta, presenta el contrato y, si está conforme, firmarlo ambas partes. De esta forma, ambas partes estaréis tranquilas. No hacerlo, por experiencia os digo, os puede acarrear más de un quebradero de cabeza: finalizaciones de contrato sin previo aviso y antes del periodo acordado, impagos, proyectos cancelados sin justificación real, etc. No os confiéis de los que os vengan recomendados o tengan “cara de buena persona”. Y si no, al tiempo. Ya me contareis.

Si tenéis más dudas respecto a los temas contractuales, podéis consultar a mi abogado de confianza, Rafael Nácher, a través de su blog, www.rafaelnacher.com. Él os podrá ayudar en caso de impagos, textos legales para webs, elaboración de documentos jurídicos o cualquier otro aspecto del derecho civil y mercantil.

Plantillas y modelos de contrato de marketing digital, social media y SEO.

Y si lo que necesitáis es una plantilla de contrato de marketing digital, de contrato para los servicios de social media o posicionamiento SEO, puedes comprarlos en estos enlaces. Pero ojo, si la modificas, te recomiendo antes revisarlo con un abogado.

Contrato Marketing Digital Contrato Social Media Contrato SEO Pack Contratos

Espero que este artículo haya sido de tu interés. Cualquier comentario, no tienes más que hacerlo.

La entrada ¿Cómo elaborar un contrato de servicios de marketing digital? Incluye plantillas descargables se publicó primero en .

Posts patrocinados: ¿Cómo nos pueden ayudar a ganar dinero?

Por: Carlos Carbellido Monzó

Los posts patrocinados son un tipo de contenido que puede ayudar tanto a los bloggers como a las marcas a ganar dinero. En este artículo vamos a explicar qué son, cómo funcionan, cómo pueden ayudar a influencers y empresas a ganar dinero y cuáles son las mejores plataformas para vender o comprar posts patrocinados. Tanto si eres un blog, SEO o anunciante, te interesa seguir leyendo.

¿Qué son los posts patrocinados?

Un post patrocinado es un artículo publicado en un blog o portal de información cuya finalidad es dar a conocer un servicio o producto de una empresa, la cual, a cambio, ofrece de una recompensa económica o material.

Este tipo de acciones son muy útiles como estrategia para dar a conocer un producto a un determinado público y como estrategia para generar link building, mejorando así el posicionamiento SEO de nuestra web.

¿Cómo funcionan los posts patrocinados?

Las acciones de posts patrocinados se engloban dentro del marketing de influencers. Por tanto, será el responsable de esta área quien plantee en la acción. A continuación explicamos cómo funcionan:

1. Inicio de la acción. La agencia de marketing digital prepara el documento que se enviará a los bloggers para que elaboren el contenido patrocinado, también conocido como briefing. En éste se ha de explicar cuál es el servicio o producto que queremos promover, si forma parte de una campaña, explicarla, proponer posibles ideas de posts, ofrecer información de la empresa anunciante, adjuntar material audiovisual (fotografías, vídeos y logotipos) e indicar qué links se han de incluir y la fecha límite de entrega.
2. Selección de bloggers y acuerdo de colaboración. Tras seleccionar los blogs donde se quiere publicar, se contacta con sus autores y se les expone de forma clara e inequívoca la colaboración. Estos podrán aceptar o no la colaboración, o proponer sus condiciones, bien sean económicas o en cuanto los términos de publicación: formato, fecha de publicación, tratamiento de la mención del producto, etc.
3. Condiciones de colaboración. Una vez ambas partes están conformes, ha de quedar por escrito los términos en los que se va a llevar a cabo la colaboración. Si se trata de una acción puntual, con un e-mail sería suficiente.
4. Entrega del briefing. A continuación la agencia ha de entregar enviar el briefing con toda la información necesaria para elaborar el artículo. Y a ser posible, sugerir posibles temas sobre los que puede tratar el artículo. Por ejemplo, si somos una casa rural, podemos sugerir que escriba sobre los mejores planes para San Valentín o cómo saber elegir la mejor casa rural para una noche irrepetible.
5. Redacción del artículo. Ahora les toca a los bloggers crear un contenido de valor y único, que resulte de interés para sus lectores con la intención de despertar su interés por el producto o empresa que patrocina el artículo. Eso sí, no ha de ser meramente publicitario. De ser así, perderá todo el valor.
6. Impacto de la campaña. Por último ya sólo queda que la agencia mida el impacto de esta acción teniendo en cuentas diferentes KPI´s: número de enlaces generados, visitas a la web, comentarios en los posts, etc.

¿Cómo hacer un post patrocinado? 7 aspectos a tener en cuenta.

Una vez recibido el briefing por parte de quien solicita el post patrocinado, conviene tener en cuenta los siguientes consejos a la hora de redactarlo:

1. Temática del post. Ha de estar integrada en la temática del blog, o al menos, en una de sus categorías. Poco valor puede tener un post patrocinado sobre una temática que dista mucho de la propia del portal.
2. Extensión. Un post patrocinado no es un artículo de 200 palabras de “qué estupendo es este producto porque me pagan por decirlo”. Ha de ser un contenido de valor, que realmente resulte de interés tanto para los lectores del blog como para los posibles clientes del producto o servicio patrocinado. Mínimo 800 palabras.
3. Optimizado para SEO. Optimizar un artículo no es repetir varias veces una keyword. Implica tener en cuenta una serie de factores que nos ayudarán a posicionarlo en las primeras posiciones por aquellos términos que más nos interesa. Si quieres saber más, te invito a leer el artículo “Cómo optimizar un artículo para SEO“.
4. Estructura del artículo. Recordemos la estructura clásica de cualquier texto: presentación, nudo y desenlace o conclusión. Es decir, exposición del tema que se va a tratar, desarrollo del post, donde se presentan distintos aspectos del tema tratado, y cierre donde se presente una solución al tema planteado, en este caso, la empresa que patrocina el artículo.
5. Perfecta redacción. Tanto en este tipo de artículo como en los posts de invitado, el contenido incluso ha de ser mejor del que habitualmente publicamos. Siempre recomiendo una segunda lectura al día siguiente de haberlo redactado o pedir la revisión de otra persona. Seguro que ve erratas que a simple vista no nos habíamos percatado.
6. Enlaces a la página oficial. Se han de incluir enlaces a la página del anunciante, follow o no follow, en función del acuerdo que hayamos alcanzado.
7. “Post Patrocinado”. Indicar que se trata de un post patrocinado, para no engañar a nuestros lectores.

¿Cuánto cobrar por post patrocinado?

El precio, como en cualquier otro producto, es en función de la oferta y la demandan. Si pretendes vender un post por 1.000 euros y nadie te lo compra, tendrás que ir bajando de precio hasta conseguir vender alguno. Y si los vendes por 100 euros y tienes mucha demanda, será cuestión de aumentar el precio.

Pero a la hora de determinar el precio debemos analizar diferentes factores. Son los siguientes:

• Número de visitas al mes del blog. No es lo mismo un blog con 500 visitas al mes que uno con 500.000 visitas.
• La autoridad del dominio. Para los SEO el DA es un factor muy importante a la hora de valorar la compra de un artículo en un portal.
• Temática del blog. No es lo mismo redactar un post patrocinado sobre innovación tecnológica que una receta o una opinión sobre un restaurante.
• Autoría de blog. Los autores de algunos blogs no les gusta publicar post patrocinados. El motivo, en la mayoría de los casos, es que puede cuestionarse su credibilidad.
• Calidad del blog en cuanto diseño y usabilidad. Hay blogs que su aspecto invita a huir. Quizá que nuestro producto o servicio sea referenciado en un site de estas características, no nos beneficie mucho.
• Publicidad de otras marcas. Si el blog está lleno de publicidad, obviamente su valor disminuye. Nadie está dispuesto a pagar grandes cantidades por aparecer en una web rodeado de otros anunciantes.

¿Cómo pueden ayudar los posts patrocinados a ganar dinero a una empresa?

Los posts patrocinados no sólo ayudan a los bloggers a ganar dinero. También a las empresas. ¿Cómo? Les ayuda a mejorar su visibilidad, tanto en cuanto notoriedad de marca, al publicarse reseñas de sus productos en distintos portales, como en posicionamiento SEO, al incluirse en estos enlaces con gran autoridad de domino a distintas secciones de su página web.

Post patrocinado como estrategia de Link Building.

En una estrategia de posicionamiento SEO, como vimos en el artículo Link Building: cómo generar enlaces de calidad, la generación de enlaces  procedentes de otras webs (backlink) es clave para lograr unos óptimos resultados, y más aún en sectores con gran competencia SEO. Pero lograr este tipo de enlaces no es fácil. Guest Blogging, contenido de gran valor, acciones con influencers... pueden ser algunas estrategias, pero muy costosas en cuanto tiempo y dinero. Por ello, los posts patrocinados se convierten en una alternativa a tener en cuenta. Se trata de pactar con un blogger un precio por la publicación de un artículo donde se incluyan enlaces a la página web a posicionar. El artículo no tiene por qué hacer mención directa a la marca, pero sí incluir uno o varios enlaces sobre el anchor text acordado.

Post patrocinado como estrategia para ganar visibilidad y notoriedad de marca

Si nuestro objetivo como empresa es dar a conocer un nuevo producto o servicio, es decir, lograr notoriedad de marca y visibilidad. Los posts patrocinados son una opción muy válida. A diferencia de otros medios, generan mayor credibilidad gracias al papel prescriptor de estos portales.

Como vemos, bien sea como estrategia de link building o como estrategia de notoriedad, este tipo de contenido, a medio plazo, mejorará la cuenta de resultados de nuestra empresa. Bien porque hemos mejorado nuestro posicionamiento web o bien porque los consumidores conocen el producto y se han creado una opinión favorable sobre él.

Plataformas para comprar o ganar dinero con posts patrocinados

Existen distintas plataforma que te ayudarán a comprar posts patrocinados en portales de noticias con gran autoridad o blogs temático, en caso de querer mejorar el SEO de tu web o mejorar la visibilidad de la marca; o que te ayudarán a vender artículos patrocinados en tu blog y de esta forma, ganar dinero. Prensalink, Publisuites y Getfluence son algunas de ellas.

PrensaLink

Prensalink es un portal que ofrece gran cantidad de portales de noticias, blog o portales universitarios donde publicar artículos. Ellos son quienes se encargan de redactar el artículo incluyendo los enlaces en los anchor text indicados. Semanalmente sacan ofertas muy interesantes que conviene no perder de vista.

Recientemente han creado un nuevo servicio en el que elaboran un texto de 700 palabras que distribuyen en los medios que contrates. Este servicio permite obtener enlaces nofollow y además conseguir una gran difusión en medios de comunicación. Llevo meses trabajando con ellos, y los resultados se notan.

Getfluence.com.

Getfluence.com es una plataforma pensada tanto para que editores y anunciantes se beneficien de las ventajas de los posts patrocinados. A diferencias de otras, permite a un mismo usuario disponer de los dos roles: anunciante y editor. Por ejemplo, en mi caso, como anunciante contrato artículos como estrategia de link building para mis clientes; y como editor, ofrezco artículos patrocinados en mi blog.

Publisuites

Parecida al anterior, Publisuites también ofrece un amplio directorio de blogs y periódicos donde publicar. Suelen ser bastante rápidos, aunque la calidad de los redactores, en algunos casos, es mejorable. Una de las características más interesantes de esta plataforma es la posibilidad de realizar campañas de difusión a través de redes sociales.

¿Quieres hacer alguna pregunta al respecto de cómo crear un post patrocinado cómo ganar más dinero? Es tu turno. ¡Pregunta!

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Creando una planificación mínima viable

Community manager: qué es, funciones, tareas y herramientas.

Por: Carlos Carbellido Monzó

Hace ya más de 8 años que publiqué el primer post en este blog, uncommunitymanager.es. Como respuesta al nombre del blog, aquel artículo define este perfil profesional, en aquellos años prácticamente desconocido y que algunos apuntaban como una de las profesiones con más futuro. Desde entonces, han acontecido innumerables hechos, tanto en el ámbito del marketing digital, como en el mío personal.

En 2010 las redes sociales empezaban a ser algo habitual en el día a día de los usuarios, aunque las empresas las miraban con cierto recelo. El 70%, según el II Estudio sobre Redes Sociales en Internet de IAB de 2010, las utilizaban. Facebook y Tuenti eran las más conocidas, y Twitter empezaba a despertar simpatías, su notoriedad espontánea se triplicó con respecto año anterior. Apenas nos conectábamos desde los dispositivos móviles, y los ciber cafés iban bajando la persiana poco a poco. Como en casa, no había ningún sitio para conectarse a la red. Si alguien en aquellos momentos nos hubiera mencionado Periscope, Instagram o Pokemon Go nos hubiera sonado a nicho. Sin embargo, Messenger, Tuenti o My Space era términos habituales de nuestra lengua. ¿Qué ha sucedido desde entonces? A lo largo de los más de 150 artículos ya publicados en esta bitácora lo hemos ido descubriendo.

En cuanto los aspectos personales, este blog es el germen del hecho más importante en mi trayectoria profesional hasta la fecha. No puedo afirmar que vivo de mi blog, sino de las consecuencias del mismo. En enero hará 3 años que dí el gran salto: del trabajo como asalariado siendo responsable de marketing digital de Agr Food Marketing, una empresa de marketing y publicidad especializada en alimentación, al mundo del emprendedurismo, a la realidad de los autónomos o al “cómo sobrevivir y no morir pagando impuestos”.  Desde entonces, este blog comparte nombre con la agencia de marketing digital en Valencia que dirijo y donde trabajo como consultor de marketing digital y social media.  El secreto: trabajar, trabajar y trabajar muchas horas, con mucha pasión, dedicación y afán de superación.

Pero la idea de crear un blog de marketing digital especializado en la figura del community manager no surgió de la nada. En aquel entonces trabajaba en Campo de Marte, una de las agencias de publicidad de Valencia referentes. Gestionábamos la publicidad de clientes como Valencia CF, Corporación Dermoestética, Feria Valencia, Compac…, y de la que sin duda, más aprendí. En ella me inicié como ejecutivo de cuentas y me transformé hacia el marketing 2.0. Fue aquí, en mis primeras incursiones en las redes sociales, cuando, cursando un curso de community manager, tomé conciencia y me inicié en el apasionante mundo de la blogosfera.

Para conmemorar estos seis años, voy a dar respuesta en este artículo a algunos de los interrogantes de quienes tienen especial interés por esta figura profesional: el community manager.

Definición de community manager

Un community manager es el perfil profesional responsable de gestionar la presencia de una empresa o marca en el entorno 2.0. Lo podemos considerar el puente entre su comunidad (consumidores o potenciales) y la empresa. Como bien define Manu Moreno en el libro “El Gran Libro del Community Manager”: “es un profesional especializado en el uso de herramientas y aplicaciones 2.0 que se encarga de gestionar las redes sociales y los nuevos canales de comunicación de una empresa. Da respuesta a los comentarios que se hacen en social media, pone voz a la empresa y, sobre todo, es quien escucha a quien habla de ella”.

También es importante reseñar que un becario o “el sobrino de” no puede ser el responsable de poner voz a la empresa en redes sociales. ¿Por qué? Porque la comunicación requiere capacitación, experiencia y saber hacer. No ser conscientes de ello puede abocar a una empresa al desastre en cuento su presencia social media.

¿Cómo ser community manager?

En numerosas ocasiones me han hecho esta pregunta. Incluso como mensaje privado a través de Twitter, esperando que pudiera dar respuesta en 140 caracteres. Nada más lejos de la realidad.

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Con formación, autoaprendizaje y experiencia es posible llegar a ser un buen community manager.
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En su momento, en este mismo blog expuse una serie de consejos para ser un excelente community manager. Sin pretensión de transcribir aquel artículo, tan sólo citar los 3 requisitos imprescindibles para ser community manager: formación, tanto en marketing, comunicación o publicidad, como especializada en marketing digital; autoaprendizaje y experiencia.

Para ser community manager el autoaprendizaje es clave. Rara es la semana que una red social no anuncie una actualización o una novedad. Para estar al tanto de ello y de otras cuestiones que nos ayuden a mejorar en nuestro desempeño profesional es necesario suscribirnos a los blogs más influyentes de marketing digital, leer los mejores libros social media o e-books, escuchar conferencias online, webinars, intercambiar conocimiento en grupos, foros, en reuniones de networking con otros colegas de profesión…

También la experiencia. Está claro que por algún sitio debemos empezar. Nadie nace con experiencia bajo el brazo. Para ello podemos optar por distintas vías. Una de ellas puede ser realizar prácticas formativas en alguna agencia de marketing digital como parte de la formación académica que hayamos cursado. Otra opción puede ser gestionar las redes sociales de la empresa de algún familiar, amigo o conocido. Puede ser una buena experiencia para empezar e ir aprendiendo. Y otra, trabajar nuestra marca personal en social media. Si un CM no gestiona de manera activa y eficaz sus perfiles sociales, difícilmente puede pretender que alguien le confíe la comunicación 2.0 de su empresa o marca.

¿Qué formación debe tener un community manager?

La formación es primordial. Como bien hemos apuntado, el community manager es el portavoz de la empresa en el entorno digital, y como tal, ha de ser un excelente comunicador 2.0.

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El community manager ha de ser un excelente comunicador 2.0.
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En su momento abordamos este tema. Pero conviene recordar cuales son los perfiles formativos propios de esta figura. Sin duda, periodismo, publicidad, marketing o comunicación es la formación mínima que debemos exigirle, además de formación especializada en marketing digital y gestión en redes sociales.

¿Cómo elegir un buen curso para ser mejor community manager?

Cursos para community manager hay cientos: Masters, talleres, seminarios… pero no todos valen la pena. He asistido a cursos de todo tipo. Algunos donde explicaban cómo crearte una cuenta en Twitter, o cómo buscar fotos en Flickr, de los cuales te ibas con la sensación de haber sido engañado; hasta cursos de los que de verdad aprendes.

No todos van dirigidos al mismo público. En función de cuál sea tu nivel, deberás elegir uno u otro. Si estás empezando, lo mejor será que apuestes por cursos o talleres para principiantes. De lo contrario, tendrás la sensación de no entender nada. Lo contrario ocurre si tu nivel es avanzado. Si llevas años dedicándote al social media y formándote de forma autodidacta, la oferta formativa se reduce, pues, la demanda suele ser menor, de ahí que las empresas de formación no suelan ofertar cursos más especializados o de nivel avanzado.

Aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un curso de marketing digital

Si quieres formarte como especialista – que no experto – en gestión de redes sociales, te recomiendo tener en cuenta estos aspectos.

• El temario del curso. Lee atentamente cuales son los objetivos del curso, a quién va dirigido y qué puntos se van a tratar. Asegúrate que estos últimos están bien especificados y son concretos. Si hay algún punto que te interese especialmente, quizá sea interesante que lo comentes al inicio para que el docente lo tenga en cuenta.
• El precio. Nadie regala nada. Si asistes a un curso gratuito, posiblemente no sea más que una charla donde venderte alguna herramienta, o pretenden obtener tus datos con otros fines.
• El docente. Infórmate de quién imparte el curso. Si además de como docente en distintos centros, es un profesional en activo, la formación se verá enriquecida por su experiencia profesional.
• La opinión de otros alumnos. Si el curso ha sido impartido anteriormente, no será difícil conocer la opinión de otros alumnos que ya lo hayan cursado. Si puedes, ponte en contacto con algún ex-alumno para que te cuente su experiencia.
• La duración. No por más horas es mejor, ni todo lo contrario. Dicen que lo bueno, si es breve, dos veces buenos. Existen talleres o seminarios especializados de corta duración que van directamente al kit de la cuestión, obviando puntos que se presupone que, si eres un profesional en activo, ya conoces.
• Si es online o presencial. Personalmente prefiero los presenciales. ¿Por qué? Por varios motivos. Porque suponen un mayor compromiso por parte del alumno, sepuede hacer networking e intercambiar experiencias con otros profesionales y el desarrollo de la sesión es más dinámico. No obstante, y más en un entorno digital, no podemos negar que la formación online es la solución para poder formarnos desde cualquier lugar del mundo.

Community Manager vs. Social Media Manager.

Se trata de dos perfiles distintos, que se complementan y se deben reportar, pero con funciones distintas. Aunque muchas veces el mismo profesional asume las competencias de ambos.

Funciones propias del community manager.

El profesional que se encargue de la gestión de las redes sociales debe saber conjugar siempre 4 verbos: escuchar intervenir, difundir y evaluar.

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Los 4 verbos que debe conjugar un community manager: escuchar, intervenir, difundir y evaluar.
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• Tomando como punto de partida la información facilita por el social media manager, ha de elaborar contenido de calidad. El cual deberá atraer el interés de su comunidad y resultarle relevante. Este contenido puede presentarse en múltiples formatos: posts, vídeos, infografías, tweets, ebooks, etc.
• Viralizar este contenido en las redes sociales. Para ello, ha de conocer las características propias de cada una de ellas, saber cuáles son sus propios códigos y cuáles son los mejores momentos para publicar.
• Buscar otros contenidos de valor del sector o ámbito de la empresa para la que trabaja que puedan ser de interés para sus seguidores. Como ya vimos en el post “Cómo dinamizar con éxito una fan page“, no podemos publicar exclusivamente contenido de nuestra empresa.
• Dar respuesta, interactuar y promover la conversación entre los usuarios. Para ello siempre deberá hablar en nombre de la empresa y utilizando el tono marcado por el social media manager en el plan de marketing social media.
• Gestionar las acciones tácticas que se hayan definido acorde los objetivos marcados: promociones, sorteos, concursos, campañas de publicidad, acciones con influencers, etc.
• Conocer su comunidad, incluyendo a los usuarios más activos o los influencers si los hubiera.
• Generar engagement con su comunidad. Esta es la clave y el éxito de un buen community manager. Es primordial generar una vinculación emocional con nuestros usuarios, que interactúen con los contenidos que generamos, logrando que se involucren y aporten valor.
• Saber gestionar una crisis social media. De los pasos que debemos seguir, hablaremos con más detalle en próximos posts. El error más común en estos casos es actuar con rapidez, sin sopesar los posibles riesgos.
• Hacer seguimiento y evaluar de forma periódica los resultados de sus redes sociales. Para ello, deberá establecer qué KPI´s se van a analizar cada semana. De este modo todo el equipo tendrá una visión de qué se está haciendo en RRSS y con qué resultados.

Funciones propias del social media manager.

• Investigar el sector donde opera la marca: competencia, perfil de los usuarios, redes sociales más afines, etc.
• Establecer el plan de marketing social media. En él, analizará el DAFO de la empresa, establecerá los objetivos, el público al cual se va a dirigir, la estrategia que se llevará a cabo, las acciones tácticas, el timing, el presupuesto y definirá los indicadores de medición – KPI´s-. En el articulo “Cómo diseñar un plan de marketing social media paso a paso“ describo con más detalle este punto.
• Establecer los presupuestos. En función de lo definido en el Plan de Marketing Social Media, es el encargado de presupuestar las diferentes partidas, optimizar los recursos económicos y hacer seguimiento de los mismos: aprobación, seguimiento, etc.
• Plantear distintas acciones de valor: concursos, promociones, gestión de la comunicación 2.0 de eventos, presentaciones, presencia en ferias, etc.
• Definir los ejes de comunicación, el tono y estilo, y la agenda de contenidos. Tanto el eje como el tono y estilo debe reflejarse en el plan de marketing social media.
• Elaborar un manual de crisis social media. Más vale prevenir que curar. Por ello, es conveniente elaborar un documento donde se detalle cómo se debe actuar ante una crisis social media.
• Reportar semanal o mensualmente a sus superiores: digital marketing manager, director de marketing o gerente.
• Estar al tanto de todas las novedades del marketing digital en cuanto herramientas, redes sociales, estudios, tendencias, etc.
• Trabajar conjuntamente con el cliente y ser partícipe de cuantas acciones de marketing y comunicación desarrolle.

Tareas de un community manager: ¿Qué hace cada día?

Un community manager no tiene jornada prefijada. Está conectado las 24 horas del día los 365 días del año. Sí, suena duro pero es la realidad. Las usuarios de las redes sociales, todos nosotros, estamos conectados en todo momento, conversando con nuestros contactos o con las marcas que seguimos. Y esperamos en todo momento respuesta inmediata. Y esto supone que las marcas, a través de su gestor social media, deben dar esa respuesta.

Independientemente de esto, todo community manager cada día debe de realizar una serie de tareas. En función de su responsabilidad, su perfil o el tipo de clientes que tenga, serán unas u otras, más o menos, pero algunas son comunes para todos.

Tareas mensuales.

• Documentarse. Estar informado de todo lo que acontece en el día a día de su cliente y de su sector.
• Redactar la agenda de contenidos en función de los objetivos definidos.
• Planificar las campañas de publicidad online.
• Proponer unas acciones de valor: encuentro bloggers, acciones promocionales, etc.
• Gestionar estas acciones propuestas.
• Estar al tanto de cuantas novedades se den en el mundo social media.
• Analizar qué está haciendo las marcas competencia.
• Realizar el informe del trabajo realizado.

Tareas semanales.

• Buscar y saber seleccionar contenidos relevantes que aporten valor a su comunidad en blogs, foros, portales de actualidad, canales de Youtube…
• Crear los contenidos de valor a publicar en función de la agenda de contenidos.
• Hacer seguimiento de las campañas de publicidad online activas.
• Programar los distintos posts en cada una de las redes sociales en función de sus características propias.
• Realizar semanalmente el status de resultados, realizando una valoración cuantitativa y cualitativa de los datos.
• Monitorizar qué se dice de la empresa en las redes sociales para prever posibles crisis.
• Buscar, seleccionar y generar sinergias con aquellos usuarios más influyentes de nuestra comunidad.

Tareas diarias.

• Revisar, dar respuesta e interactuar con los usuarios en cada red social: mensajes privados, comentarios, menciones en foros, blogs, etc.
• Fomentar el engagement de los usuarios con las publicaciones.
• Revisar que los posts programados se hayan publicado correctamente.
• Incentivar la conversación e interacción de los usuarios en redes sociales: Facebook, Twitter, Instagram, etc.
• Escuchar de forma activa que dicen los usuarios en la red sobre los temas que competen a la empresa.

15 Herramientas imprescindibles de un community manager.

1. Hootsuite. Esta herramienta me costó entenderla, pero cuando realmente te haces a ella es una de las imprescindibles en el día a día de un community manager. Con ella puedes gestionar los perfiles de Twitter, Instagram, Google+, Youtube o LinkedIn de las distintas cuentas que gestiones. Te permite programar tus publicaciones, monitorizar una palabra clave o un hashtag, configurar equipos de trabajo con distintos usuarios, subir directamente vídeos a Youtube, publicar una entrada en wordpress, realizar análisis… La única pega, a Facebook no le gusta mucho. De ahí que, es mejor no programar con esta herramienta los posts de una fan page. Para ello, mejor programar directamente en Facebook.
2. Facebook Business. La herramienta imprescindible para gestionar diferentes cuentas de publicidad de Facebook Ads o fan page, y otorgar diferentes roles a distintos usuarios en función de sus competencias.
3. Blogsterapp. Si quieres optimizar tu tiempo, necesitas esta herramienta. Ya no tendrás que pasarte horas cada semana programando decenas de tweets en Hootsuite. Esta herramienta programará por ti el contenido de tu blog publicándose automáticamente en Twitter, Facebook, Pinterest o LinkedIn. Donde tú elijas. Además, para una misma entrada puedes establecer distintos tweets. Tu cuenta de Twitter siempre estará activa, ganarás seguidores y aumentarán las visitas a tu blog. Un pero, sólo dispone de 15 días de prueba gratuita. Si quieres conocer esta herramienta, haz clic aquí.
4. Tweet Binder. Si gestionas las redes sociales de un evento, esta es la herramienta que necesitas para monitorizar el hasthag. Con ella sabrás, entre otros datos, cuántos tweets se han publicado, cuál ha sido el alcance, el impacto, quienes son los usuarios más activos, los más influyentes, etc.
5. Feedly. La herramienta perfecta para el content curator.
6. Google Analitycs. La APP de analítica de Google nos permite conocer el perfil de quienes visitan nuestra web y cuanto tráfico generan las redes sociales y si éste se convierte o no en conversiones. Esta información nos será de gran utilidad. El perfil de los usuarios, por ejemplo, para saber definir el público de nuestras campañas de publicidad en Facebook Ads. Y el tráfico, para saber cómo de efectiva está resultado la dinamización si uno de los objetivos social media es generar tráfico a un site o APP.
7. Xovi Suite. Es una herramienta de SEO, pero tiene una parte muy interesante para los community managers. Una de ellas es Social Signals, una herramienta que nos brinda una visión rápida y completa del efecto de un enlace en las redes sociales como Facebook, Twitter, Google+, LinkedIn o Delicious.
   

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   Easypromos. La herramienta perfecta para gestionar concursos en Facebook o Twitter
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8. Easypromos. La herramienta perfecta para gestionar concursos en Facebook o Twitter”. En otros posts ya he hablado de ella, por lo que no me entretendré más aquí. Simplemente os invito a leer: “Cómo hacer sorteos y promociones en Facebook con total garantía”.
9. Cool Tabs. Esta plataforma te ofrece un sinfín de aplicaciones para personalizar una fan page. De todas ellas, destacar la que te permite crear sorteos en Instagram.
10. Twitteraudit. ¿Quieres saber cuántos seguidores falsos suma tu cuenta de Twitter o la de la competencia? Entonces esta es tu herramienta. Además, te ofrece otros datos de interés.
11. TrendsMaps. Se trata de una interesante herramienta para conocer en tiempo real que es lo que está sucediendo en tu ciudad, cuales son los hashtag más populares y sobre que tendencias se está hablando en Twitter.
12. Klout. La herramienta para cuantificar la influencia de los usuarios. Es conveniente vincular todos los perfiles sociales que disponga la empresa: Twitter, Facebook, LinkedIn…
13. Canva. Si no cuentas en tu equipo con un diseñador o el Photoshop, el Illustrator o el Indesign no son o tuyo, prueba con esta herramienta. Es una aplicación pensada para que de una forma sencilla e intuitiva puedas crearte tus propios posts de manera profesional.
14. Bit.ly. Uno de los aportadores más famosos. No es necesario registrarse para usuarlo, pero si lo haces, te ofrece estadísticas de los enlaces acortados y te permite personalizar la url. Otro acortador que también siempre aconsejo es el de Google, goo.gl.
15. Pili APP. Una herramienta que te ofrece iconos para Facebook y Twitter. Con ella lograrás que tus posts o tweets resulten más divertidos.

En próximos artículos seguiré, como durante estos seis años, hablando de los entresijos de la figura del community manager. Espero que este artículo te haya resultado de interés, y que sigas visitando este blog. Si quieres hacer alguna actualización y añadir algunas tareas o herramienta, es tu turno.

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El Pseudoescanso que practicamos con tanto móvil e Infoxicación

Por: Berto Pena

¿Qué clase de Descanso tenemos ahora? El diario, después de las horas de trabajo, el nocturno y el de fin de semana. Con la pregunta no me refiero al (poco) tiempo que le dedicamos, y que cada vez va a menos, sino me cuestiono la calidad de ese Descanso. ¿Es un Descanso real y reparador donde priman la desconexión y el ocio? ¿O es un pseudodescanso donde las alertas y notificaciones mandan sobre nosotros y lo que hacemos?

Para mí la palabra Descanso no hace justicia a todo lo que tiene detrás. Significa que sabes desconectar de Internet y la tecnología cuando de verdad quieres reiniciar tu mente, que sabes decir “no” a las alertas, las notificaciones y los chequeos, que te distraes con actividades distintas a lo que habitualmente frente al ordenador, que tienes ratos donde no miras el reloj y tampoco tu lista de tareas, donde te dejas ir y estás a tu aire, haciendo algo o haciendo nada, estando con quien aprecias o quieres, o a solas, alejándote de toda la actividad y el ruido del día y la semana.

Haz este rápido test, a ver dónde estás

Te propongo detener la lectura de este artículo y hacer un test, respondiendo a las siguientes preguntas, a ver qué sale…

• ¿Cuando descansas… desconectas de verdad? ¿O sigues mirando y chequeando cosas (de trabajo) desde el móvil?
• ¿Tienes un “plan” de descanso y relax? ¿Has programado tiempo para ese hobby, actividad o ejercicio físico para ayudarte a desconectar en serio?
• La información que consumes durante tu Descanso, ¿te ayuda y está alineada con tus preferencias o prioridades? ¿O más bien es “Infoxicación“?
• ¿Eres estricto con tus horarios o caes en el trabajo a deshoras y el perjudicado siempre es tu descanso?
• Cuando estás en medio de tu tiempo libre (ya sea a solas o junto a otros), ¿interrumpes a menudo lo que estás haciendo para chequear tu Correo o responder Twitter, Facebook, Whatsapp o similares?
• ¿Eres capaz de ir a la cama y apagar la luz sin antes mirar tu correo electrónico?

¿Cómo ha ido? ¿Qué sensaciones y sobre todo qué conclusiones sacas?

Los Efectos del Pseudodescanso que se acumulan

Pues con esas conclusiones delante de ti, quería ahora poner sobre la mesa algo que necesitamos valorar cada vez más. Y son las principales consecuencias de no desconectar y no entrar en modo «descanso real». Fíjate lo que le pasa a tu mente:

• No logra regenerarse. El alejamiento y el relax es necesario para reiniciar el proceso creativo. Partir de cero, por así decirlo, le da nuevas energías, nuevos impulsos, nuevas ideas.
• No logra estimularse. El ver, practicar o hablar de otras cosas le da a tu mente nuevos puntos de vista, conocimiento, experiencias, vivencias. Tú te enriqueces en tanto en cuanto lo haga ella. Si sólo la haces mirar en sola dirección, malo.
• No logra desintoxicarse. Estrés, problemas, encrucijadas, agobios, carreras… El trabajo aprieta y cada vez más. O a tu mente le permites alejarse o se irá asemejando a una olla a presión que irá a peor. Y puede llegar a convertirse en un problema de salud. (Créeme. Me pasó a mí).

Elegí un Descanso de Calidad… y cuesta

Yo hace tiempo hice el anterior test… bueno, uno más ampliado y profundo; más bien una revisión y evaluación personal de mi Descanso, y los resultados fueron malos. No pésimos pero sí malos. Como yo no quería eso en mi vida hice un pacto conmigo mismo: «A partir de ahora el descanso es DESCANSO. Total desconexión». Así que al descansar me pongo en modo avión. Sobre todo cuando estoy con mi familia o amigos esto me lo tomo más en serio. Y además les pido que hagan lo mismo.

No quiero sacar pecho injustificadamente. Porque ese cambio-pacto me costó. Todavía me cuesta. Porque las Distracciones, la Multitarea y la vida digital tiran mucho. Pero lo hice porque me asusta a donde nos estamos dirigiendo con las distracciones y este mundo hiperconectado. Porque ya hasta las cosas más íntimas de nuestra vida personal y familiar se están deteriorando. Y el Descanso es una de las más palpables.

Tres pasos para iniciar el gran cambio

Esta es la fórmula que sigo desde hace tiempo y siempre me ha dado grandes resultados. Es la que trabajo con mis clientes y la que te propongo ahora. Tres pasos sencillos (en apariencia). Ojalá te ayuden:

1. Desconectar al máximo. Sobre todo de la vida digital en la que vivimos desde que despertamos. Un descanso sin alertas, notificaciones, sonidos, vibraciones, comentarios, replies, actualizaciones, smileys… todo eso.
2. Alejearte de tu actividad habitual. Zambullirte en una actividad nueva, y lo más distinta y contrapuesta a la realizada en las horas anteriores. Sobre todo si es frente al teclado. Busca algo nuevo, que nunca hayas hecho, o recupera algo que hace tiempo que no haces.
3. Disfrutar, entretenerte. Hagas lo que hagas… ¡diviértete! Ya sea una afición en casa, salir a pasear o hacer ejercicio, o rodearte de las personas que te dan en una calma, o que de verdad te hacen disfrutar. Tienes que pasarlo bien… muy bien. Y además decirlo, decírtelo.

Totalmente desconectado. Totalmente entretenido.

Hay que invertir en Descanso.

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