¿Quieres ser más claro con los demás? Cuida estos 5 detalles

Por: Berto Pena

Hay una parte de lo que haces y lo que consigues que se decide a partir de una línea. Y es la que marcan los demás: cómo se organizan, priorizan y manejan las fechas. Ya sean personas de dentro o de fuera de tu equipo. Por supuesto tú no puedes suplantarles y hacer las cosas por ellos. Si son despistados o directamente vagos, tú no puedes hacer nada… bueno sí.

Hay algo que veo que cada vez se descuida más en el trabajo: hay que ser más concretos, claros y específicos al hablar con los demás del trabajo. Si cuidas estos cinco detalles que quiero compartir contigo ahora, vas a notar una diferencia enoooooorme…

• SI HABLAS O ESCRIBES, EMPIEZA POR LO IMPORTANTE
  La capacidad de Atención de la gente cada vez es menor. Hacen mucha multitarea, tienen un millón de distracciones y notificaciones, y sencillamente tú eres uno más de tantos que les piden cosas. Así que tienes que capturar su Atención e ir al grano lo antes posible. Tanto en llamadas, videoconferencias, reuniones, conversaciones de pasillo, y sobre todo en tus correos, deja los rodeos y las introducciones y empieza por decir claramente lo más importante: lo que encargas, lo que necesitas, el cambio…
• SÉ ULTRACLARO CON LAS TRES COORDENADAS DE ORO
  Graba a fuego estas tres palabras que son puro oro en el trabajo: QUÉ (es lo que hay que hacer), QUIÉN (tiene que hacerlo) y CUÁNDO (se tiene que hacer). Siempre que digas o escribas algo, asegúrate que las dices cla-ra-men-te. Y en el caso de la Fecha (plazos de entrega, fechas límite…), repítela y sé estremadamente específico y preciso. Todo lo que puedas, sé incluso reiterativo. Con las Fechas es mejor pasarse que decirlas de pasada o, peor, no hablar de ellas. En la empresa hay que empezar a hablar más el lenguaje de las Fechas, elimina de golpe muchos problemas y urgencias que machacan los resultados de la gente.
• CLARIFICA CORREOS O CONVERSACIONES SIN CERRAR
  Las decisiones no tomadas, las conversaciones sin cerrar, las acciones no aclaradas, son terreno abonado para la descoordinación, los malos rollos, y las urgencias. Y lo mejor es que se curan con una pizca de proactividad e inciativa. Que no te duela dar el paso adelante para aclararlo y cerrarlo. Hablar sale mucho más barato que tener que arreglar una urgencia por no haberlo hecho antes.
• PIDE LAS COSAS YA, NO ESPERES AL ÚLTIMO MOMENTO
  Si tú tienes 1.000 cosas pendientes, ellos tienen 1.001. Y además no son tan rigurosos ni responsables. Así que si tienes que pedir algo, o alguien tiene que hacer algo y puede afectar a tu calendario, no te fíes y muévete. Y sobre todo elimina de tu vocabulario una de las peores frases que puedes decir: «Hay tiempo de sobra». No, no lo hay, porque los plazos que calcula tu mente son irreales, ya que en ese momento no valora todo lo que tienes que hacer, y (peor) todos los imprevistos que no sabe que van a llegar.
• HAZ SEGUIMIENTO ESPECÍFICO DE TEMAS CALIENTES
  Tu misión no es ir detrás de la gente recordándoles lo que tienen que hacer y cuándo. Porque si son mayorcitos para cobrar, lo deberían ser también para no olvidar lo que tienen que hacer y cuándo. Pero hay situaciones, tareas o proyectos, que requieren un extra de atención por tu lado. Para casos así, haz un pequeño plan de seguimiento asignando subtareas intermedias («Tal día tengo que preguntar port esto a este tío)», y sus consiguientes correos; para los que incluso puedes tener preparada una plantilla de seguimiento para ahorrar tiempo.

Cada vez la Productividad Personal tiene menos de “personal” y más de colectiva. Por eso te interesa cada vez más afilar estas habilidades que van más allá de tu lista de tareas o eliminar distracciones. Venga, vamos a seguir dándole…