La ejecución sin propósito es falsa efectividad

Por: José Miguel Bolívar

No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto
Peter Drucker

Un error frecuente que cometen muchas personas es confundir la productividad con la efectividad. Se trata de un error grave con consecuencias muy negativas, especialmente si eres profesional del conocimiento.

La productividad tiene que ver con hacer más cosas en el mismo tiempo o con tardar menos tiempo en hacer las mismas cosas.

Por el contrario, la efectividad tiene que ver únicamente con la cantidad de valor que aportas y es independiente de la cantidad de cosas que hagas.

Hablar en términos de productividad tiene sentido si tu trabajo es 100% manual, por ejemplo si trabajas en una cadena de montaje, pero carece de sentido si eres profesional del conocimiento,

Según la definición de productividad, una persona que no para de hacer cosas todo el día es una persona muy productiva, tanto si es profesional del conocimiento como si no lo es.

Sin embargo, una sensación familiar para cualquier profesional del conocimiento es la de «hoy no he parado de hacer cosas en todo el día, y no he hecho nada».

Paradójicamente, otra sensación familiar para cualquier profesional del conocimiento es la de «hoy he terminado solo un par de temas pero ha sido un día muy productivo».

Esta paradoja es únicamente posible en el trabajo del conocimiento, ya que es el único tipo de trabajo en el que se puede aportar más valor haciendo menos cosas.

Por eso, según la definición de efectividad, un profesional del conocimiento que no para en todo el día de hacer cosas es, con seguridad, una persona inefectiva.

Esto es así porque la mayor parte de la aportación de valor en el trabajo del conocimiento procede de pensar, tanto o más que de hacer.

Por lo tanto, una persona que está todo el día haciendo no está dedicando tiempo a pensar, luego seguro que su efectividad es muy baja, es decir, puede que haga muchas cosas, pero a pesar de ello aportará escaso valor.

La forma de saber si algo en concreto aporta o no aporta valor es siempre en referencia a la consecución de un resultado vinculado a un propósito. Dicho de otra forma, en qué medida lo que hago me acerca a lo qué quiero conseguir y cumple con para qué quiero conseguirlo.

Un error muy habitual es suponer, en lugar de averiguarlo, qué resultado va a permitir que se cumpla un propósito. Otro error habitual, aún más grave que el anterior, es trabajar para lograr resultados cuyo propósito ignoramos.

Una persona es efectiva cuando ha desarrollado los hábitos (competencia) que le permiten definir y alcanzar los resultados que satisfacen los propósitos que persigue.

El propósito es clave porque es lo que hace que la consecución de un mismo resultado tenga sentido o carezca de él o, dicho de otra forma, que el resultado genere valor o no genere valor.

Por ejemplo, vas al médico a una revisión y te dice que tienes sobrepeso y que eso conlleva riesgos importantes para tu salud. En consecuencia, decides perder peso, ya que para ti tu salud es muy importante y quieres mejorarla. Para ello, decides sustituir la comida del mediodía por algo ligero, una bebida «light» y unos «snacks».

En pocas semanas compruebas que tu reducción de peso es un hecho, lo cual te produce una gran satisfacción. Ahora bien, ¿qué pasa con tu efectividad? ¿Podría decirse a raíz de este resultado que eres una persona efectiva?

La respuesta es no. ¿Por qué? Porque estás logrando un resultado que no cumple con el propósito perseguido y el valor de un resultado que no cumple su propósito es nulo.

El valor del resultado «perder peso» está vinculado al propósito, es decir, a mejorar tu salud y lo que estás haciendo es justo lo contrario, ya que sustituir una comida por una bebida «light» y unos «snacks» es un hábito perjudicial para tu salud.

Ejemplos como este se encuentran con frecuencia en el día a día de personas y organizaciones. Unas y otras están enfrascadas en un absurdo «hacer por hacer», sin duda influenciadas por el pensamiento industrial de «productividad es hacer muchas cosas» (aunque luego en realidad no sirvan para nada).

La realidad es que para que la efectividad de personas y organizaciones mejore es indispensable un cambio profundo de paradigma. Hay que pasar del «hacer por hacer» al «hacer con sentido», porque las cosas que no tienen sentido no aportan valor.

Precisamente por este motivo, las metodologías de efectividad personal como GTD^® y OPTIMA3^® dedican gran parte de su contenido al desarrollo de hábitos específicos para «hacer con sentido». En el caso concreto de la formación GTD^® oficial, todo el Nivel 3, recientemente estrenado, está dedicado íntegramente a ello.

Como decía el maestro Peter Drucker en la cita que da comienzo a este post, «no hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto».

Hacer cosas inútiles es ineficacia y sin eficacia es imposible la efectividad. Por eso, la ejecución sin propósito, por muchas cosas que se hagan, es falsa efectividad.

Entradas relacionadas:

1. La resistencia a pensar frena tu efectividad
2. Practica el realismo y mejora tu efectividad
3. La efectividad personal es una competencia universal

¿Con qué criterios decides las tareas que tienes hacer?

Por: Berto Pena

¿En función de qué criterios eliges lo que tienes que hacer cada día?

¿Verdad que parece una pregunta fácil? Pues lo cierto es que hay mucha gente que no tiene un criterio claro, unas pautas o un método, por así decirlo. Y tenerlo clarísimo tiene una importancia monumental, porque va a definir cada día todo esto: qué haces y qué no haces, cómo te anticipas, qué consigues… si vas a rastras siempre por detrás o liderando.

Los criterios “de siempre”

Pero yendo más al detalle, y aterrizando sobre las cosas que miramos a la hora de elegir las tareas de cada día, estos son los criterios más habituales y extendidos.

• Si tengo fecha de entrega para ese día. / El “deadline” decide por mí.
• Si me lo han pedido para ese día. / Se lo debo a otros, o me he comprometido para ese día.
• Si me lo dice el Correo; lo abro y ahí me piden cosas. / Muchas veces los demás son los que deciden lo que tengo que hacer.
• Si llega alguna urgencia. / Lo de “urgencia” habría que verlo, porque hay muy pocas. Lo que hay son muchos imprevistos y falsas urgencias.
• Si me lo piden ahora porque “le corre prisa” a alguien. / Una variante de las falsas urgencias.

Los “nuevos” criterios

Pero hay mucha gente que ya no se conforma con lo anterior. Quieren tomar el control de lo que hacen, moverse con objetivos, tener iniciativa, anticiparse, conseguir más con menos agobios y estrés. Así que han empezado a utilizar otros criterios con los que trabajan de forma más inteligente y además se coordinan mejor con los demás. Algunos de ellos son:

• Si tengo algo que (inconscientemente) estoy retrasando. / Lo miro ya y hago un pequeño plan para hacerlo poco a poco.
• Si tengo que pedir algo a alguien, o necesito que alguien haga algo primero. / Lo pido ya, para no dejarlo todo para el último momento.
• Si tengo alguna tarea a medio hacer. / La identifico y me pregunto qué me falta, para poder terminarla y cerrar ese cabo suelto.
• Si tengo una próxima tarea con su fecha límite. / Tal vez me interese empezar a hacerla ya ahora, y no dejarla para el final.
• Si tengo alguna próxima reunión o llamada. / No puedo ser un chapucero e ir sin prepararla o mirar algo antes.
• Si hay algún punto caliente cerca sin que me haya dado cuenta. / Me interesa enfriarlo cuanto antes no vaya a convertirse en una urgencia de verdad (para mí y para otros).
• Si me han pedido (o delegado) algo, y todavía no lo he hecho.
• Si tengo previsto hacer tarea de gran tamaño. / Casi seguro que me interesa hacerla en tres o cuatro días para que no se me atragante.

Tu Productividad y Rendimiento no lo marca una lista de tareas, o una aplicación, sino los Hábitos y los criterios con lo que haces las cosas. ¿Lo mejor? Que son algo de lo que se puede aprender, corregir, mejorar, retocar, superar.

La entrada ¿Con qué criterios decides las tareas que tienes hacer? aparece primero en ThinkWasabi.

Procrastinar II. Lo fácil antes que lo importante

Por: David Torné

Comienza tu jornada, estás ante tu lista de próximas acciones y sabes lo que tienes que hacer: Hoy te toca empezar por una labor de gran exigencia, de aquellas que requiere concentración y una inversión en tiempo no menor a dos horas.

A primera hora de la mañana es cuando estás en mejores condiciones para llevarla cabo pero aún así dudas. Sabes lo que tienes que hacer pero hay algo que te tira atrás.

No sé si será la falta de recompensa inmediata, la ausencia de motivación o la intimidación que te provoca pero te dices a ti mismo que quizá mejor empezar con una acción menor que te puedas sacar de encima fácilmente y luego ya volverás a por el plato principal del menú.

¿Te suena esta historia?

Nos pasa a todos. Es humano. Priorizamos lo más inmediato – cerrar asuntos – en lugar de demorar la recompensa para obtener una ganancia mayor. Sin darnos cuenta dejamos de hacer lo que tenemos que hacer para realizar una actividad menor que nos mantiene ocupados y genera la sensación de “progreso”.

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Mantenerse ocupado es una forma sutil de procrastinar
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Ser consciente del problema

El primer paso para combatir un problema es darse cuenta de que lo tienes y admitirlo. Así lo hacemos en las reuniones de procrastinitzadores anónimos.  “Mi nombre es David y demoro mis responsabilidades” …

Procrastinar. Porqué caemos en la trampa

Las revisiones diaria y semanal son muy útiles para darse cuenta de lo que no avanza. Al revisar tu actividad identificarás asuntos que se mantienen en tu lista de proyectos o de próximas acciones durante días o semanas.

Es una situación que nos genera frustración. Si sumamos una fecha límite es un generador de estrés.

Procrastinar es muy humano

Al hablar de productividad personal desde el blog puedo transmitir la sensación de que para cada problema hay una solución y que ésta debe ser definitiva. Una vez aplicada, si se hace bien, el problema desaparecerá. No es así.

Para mí decidir hacer algo más fácil en lugar de algo más importante y exigente es un problema recurrente. Soy consciente de que lo tengo, lo identifico cuando sucede, aplico alguna de las soluciones que planteo al final del post y consigo hacer lo que tengo que hacer.

Pero a veces vuelvo a caer. Llego a un punto complicado en la ejecución de un proyecto personal – uno de esos sin fecha de entrega – allí me quedo, clavado y sin avanzar. Frustración, tristeza y la misma historia de siempre.

“Identificar la situación, tomar distancia, plantear una salida y si no funciona volverlo a intentar”

Cada situación tiene una solución, una salida. Cada vez que se planteé el problema será una situación distinta a la anterior. No hay que desesperarse ni montar un drama. Se trata de mantener la serenidad y ver cuál es el recurso más adecuado para salir del bache.

Tus recursos

Cuando hablo de “tus recursos” me refiero a ese grupo de técnicas y trucos que acaba apareciendo siempre cuando se habla de cómo combatir la procrastinización.

El que escribe te los repite cada vez. Lo hago porque una cosa es poner los ingredientes y la otra cocinar. Me refiero  a ponerlos en práctica y ver cómo se acomodan a tu realidad. ¿Qué pasa si alguno no me funciona? Pues prueba con el siguiente.

Según la situación, el problema o el momento puedes decantarte por una u otra respuesta ( o por una combinación de varias).

Los recursos de siempre

Dividir las grandes tareas. Más allá de separar en partes más pequeñas una tarea empezaría por separar la preparación y la ejecución. Recopilar todo lo que necesitas antes de empezar a trabajar y fijar puntos intermedios en la tarea antes de comenzarla. Cada vez que se alcance un hito para parar hacer una pausa.

Bloquear tiempo. Fíjate día y hora para trabajar en ese asunto tan complejo. Trabaja de forma deliberada. Resérvate una o dos horas para trabajar sin ningún tipo de interrupción.

Dedicar momentos concretos a un tipo de tareas concretas. A mayor exigencia mayor nivel de energía. El momento de tu jornada en que estés más despierto y ágil ese es el “cuando” para ese asunto clave.

Trabajar de forma sistemática

Getting Things Done (GTD) me ha obligado a adoptar una forma sistémica de trabajar. Me refiero a trabajar por contexto. Trabajas en una sub-lista de acciones vinculadas a un recurso y no la dejas hasta agotar las acciones.

La elección de la primera acción de mi jornada la realizo en base a los criterios de energía. El primer contexto es aquel que contiene la acción más exigente.

Al verme ante ese segmento de mi lista de próximas acciones no tengo más remedio que tragarme el sapo. Puedo hacer el resto de acciones que pueblan esa breve lista pero mi mente no tiene donde huir. Se lo que tengo que hacer.

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Y aún así los contextos no me salvan de caer en mis propias trampas pero por lo menos sé que cuando sucede estoy siendo deshonesto conmigo mismo.  Sé que tengo que tomar distancia, plantear una respuesta a mi trampa y volver a lo importante.

¿«Parálisis por análisis» o falta de efectividad?

Por: José Miguel Bolívar

Francisco Sáez, creador de la aplicación FacileThings, afirma en uno de sus posts que «la parálisis por análisis es una forma activa de procrastinación» y yo estoy completamente de acuerdo con esta afirmación.

Por el contrario, la explicación que habitualmente se le suele dar a este fenómeno es muy distinta, ya que se suele asociar a un exceso de análisis, cuando lo que ocurre a menudo es justo lo contrario.

En muchas ocasiones, la «parálisis por análisis» no se debe a que se haya pensado demasiado, sino a que se ha procrastinado demasiado la necesidad de pensar.

Las actividades que conllevan esfuerzo intelectual generan resistencia por parte del cerebro humano, ya que pensar es un proceso que consume enormes cantidades de energía mental y la tendencia natural de nuestra biología es conservar al máximo la energía.

Frente a esta resistencia natural a procrastinar, está la motivación, que a su vez está influida por otros factores.

Cuando la motivación es insuficiente, aparece la procrastinación. Esto es un problema grave, ya que la mayoría de las organizaciones sigue ignorando la sorprendente verdad sobre lo que nos motiva.

Curiosamente, la procrastinación no va tan asociada a la ejecución de algo como a la decisión sobre algo. Dicho de otro modo, lo que más se suele procrastinar son las decisiones.

Por eso, la explicación de por qué los temas se demoran eternamente en las organizaciones rara vez es la «falta de tiempo», sino la «falta de pensamiento».

Frente a esta realidad, cuando una persona ha desarrollado su efectividad personal, cuenta con los comportamientos y recursos para minimizar el impacto de la procrastinación.

Cuando esto no es así, es decir, en la mayoría de los casos, la parálisis por análisis es consecuencia directa de uno o dos de los tres factores que habitualmente frenan la efectividad: la falta de conocimientos sobre toma efectiva de decisiones y las creencias erróneas sobre qué, cómo, cuándo y cuánto se debe planificar (entendido exclusivamente como prever y anticipar) un proyecto.

Una de las claves principales de la toma de decisiones efectiva es manejar información en lugar de suposiciones.

Normalmente, cuando comenzamos a trabajar en algún resultado que va a requerir completar un número considerable de acciones, la cantidad de información de que disponemos sobre lo que va a ocurrir a lo largo del proceso suele ser escasa y a veces incluso nula.

Por eso, intentar tomar decisiones correctas a partir de suposiciones es muy peligroso y además funciona mal.

Por otra parte, desde un punto de vista competencial, la «parálisis por análisis» suele ser también una evidencia clara de poca o nula «flexibilidad cognitiva», una de las 10 competencias clave identificadas por el Foro de Davos para 2020.

Cuando la «flexibilidad cognitiva» es escasa, la persona intenta obtener sensación de control «sobre-planificando» y precisamente la sobre-planificación es otra de las posibles causas de la «parálisis por análisis».

Frente a las tendencia natural a procrastinar y a sobre-planificar, los comportamientos adecuados a la hora de abordar la consecución de cualquier resultado que requiera varios pasos son los siguientes:

1. Tomar conciencia de qué hay «algo» dando vueltas en nuestra cabeza que nos está impidiendo avanzar.
2. Identificar con claridad y concreción qué paso o pasos concretos, reales, se pueden dar ya, sin necesidad de completar ningún otro paso previo, para que ese «algo» avance. Una vez identificados, o se ejecutan de inmediato o se ponen los recordatorios oportunos en las categorías organizativas debidas para asegurarnos de que sean vistos en el momento adecuado.
3. Identificar con claridad y concreción el resultado final deseado para que podamos dar por 100% concluido ese «algo».
   Si el proceso hacia dicho resultado final conlleva la consecución de resultados parciales, y estos resultados parciales son 100% inevitables, también es una buena práctica identificarlos con claridad y concreción.
   Si por el contrario estos resultados parciales podrían dejar de ser necesarios en algún momento, por remota que parezca inicialmente esa posibilidad, no deberían tenerse en cuenta como algo cierto que hay que conseguir.
   Al igual que en el punto anterior, es necesario poner recordatorios de todos estos resultados, tanto el final como los intermedios, en una categoría específica propia que nos permita su revisión periódica.
4. Finalizados los dos pasos anteriores, si ese «algo» sigue dando vueltas por nuestra cabeza, una buena práctica es llevar a cabo un ejercicio de previsión y anticipación de posibles escenarios futuros.
   Aquí es importante entender que el objetivo de este ejercicio no es «adivinar» que es lo que «creemos» que es más o menos probable que ocurra en un futuro, sino únicamente ser conscientes de qué posibles escenarios podrían llegar a plantearse, a fin de estar preparados para ellos (planes de contingencia) y evitar las sorpresas.

En resumen, la famosa «parálisis por análisis» rara vez ocurre. Lo que sí ocurre es que, o se procrastina la toma de decisiones o se sobre-planifica la ejecución. Para bien o para mal, casi nunca se piensa demasiado, sino más bien al contrario.

En ambos casos, tanto si la parálisis se debe a la procrastinación como si se debe a la sobre-planificación, la solución es sencilla y está al alcance de cualquier profesional que quiera comprometerse con un proceso de cambio para lograr resultados distintos: desarrollar la efectividad personal como competencia transversal.

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2. Mejorar la efectividad para redistribuir el futuro
3. Competencias 2020: Davos apuesta por la efectividad

¿Sabes ese mito del emigrante que tras muchos años logra volver a su país? ¡Pues lo completé ayer!

Por: Iago Fraga
Perdonad de veras el silencio de estos meses pero es que estaba trabajando a tope en hacer este objetivo realidad y la verdad es que no puedo estar más contento. ¡Este es el primer post que no os escribo desde Francia, sino instalado ya en mi nueva casa en A Coruña en Galicia 😀 ! […]

Qué es GTD® y de qué va

Por: José Miguel Bolívar

«Hago lo menos posible, y todo lo necesario, para mantenerme en un estado libre de distracciones, con la cabeza despejada y la capacidad para confiar en mi intuición en todo momento»
David Allen

Mi colega Ali Vakil es, junto con su hermano Arif Vakil, co-fundador de Calm Achiever, el Global Partner de la David Allen Company en India. Tanto Ali como Arif son GTD^® Certified Master Trainers y tuve la ocasión de conocerlos personalmente en la última GTD^® Conference, así como de compartir un par de intensos días de trabajo en el curso de certificación para Master Trainers de GTD de Nivel 3.

Ali publicaba recientemente en su blog un post titulado «20 Things GTD is not (and what it really is!)» y lo compartió con la CoP internacional de Master Trainers. Al leerlo, me llamó particularmente la atención la claridad de ideas que transmitía y el completo análisis que ofrece sobre las múltiples ideas equivocadas que circulan por ahí sobre qué es y qué no es realmente GTD^®.

Está claro que todo el mundo tiene su opinión y el derecho a tenerla. Pero que nadie crea que todas las opiniones aportan el mismo valor.

Hay opiniones valiosas, que se han formado a partir del conocimiento y la experiencia, y hay opiniones basura, que se han generado con poca o nula información y mucho «pensamiento supositorio».

Escribía en un post anterior que la falta de conocimientos y las creencias eran dos de los principales factores que pueden estar frenando tu efectividad personal.

En esta ocasión comparto contigo la sabiduría de Ali, un usuario que lleva más de una década aplicando GTD^® y que ha alcanzado el máximo nivel de certificación como trainer de la mano del propio David Allen, autor del método. Te aseguro que su opinión sí merece la pena.

Y ahora sí, sin más demora, te comparto mi traducción libre al español del post de Ali. Espero que te guste.

1. GTD no va de «gestionar el tiempo», va de gestionar tu atención.

2. GTD no va de tener un mejor control sobre el mundo, va de tener bajo control dónde centras tu atención.

3. GTD no va de establecer planes y alcanzar metas estáticas, va de tener libertad para explorar las opciones que desees.

4. GTD no va de jugar seguro, va de estar siempre en las condiciones necesarias para hacer frente a las sorpresas.

5. GTD no va de trabajar más duro, va de hacer las cosas correctas en el momento adecuado.

6. GTD no va de estar siempre haciendo cosas, va de elegir con confianza qué hacer y qué no hacer en todo momento.

7. GTD no va de hacer planes perfectos, va de tener agilidad para maniobrar y aprovechar las oportunidades.

8. GTD no va de alcanzar un estado perfecto, va de contar con la máxima flexibilidad.

9. GTD no va de hacer antes las cosas, va de hacer las cosas en el momento oportuno.

10. GTD no va de cambiar el mundo, va de cambiar cómo tú te relacionas con el mundo.

11. GTD no va de ser una persona más disciplinada, va de avanzar hacia los resultados que deseas.

12. GTD no va de estar siempre en un estado de equilibrio, va de poder recuperar el equilibrio con rapidez cuando lo pierdes.

13. GTD no va de evitar ser una persona desordenada, va de tener libertad para crear desorden sin que te afecte.

14. GTD no va solo de hacer lo que tienes que hacer, va de estar totalmente presente en lo que estás haciendo.

15. GTD no va de tener que ser inteligente todo el tiempo, va de poder tomar también decisiones inteligentes cuando estás torpe o sientes pereza.

16. GTD no va de hacer todo lo que está en tus listas, va de sentirte bien con todo lo que no estás haciendo.

17. GTD no va a darte soluciones para sus problemas, va a ponerte al volante de tu vida para que tú encuentres tus propias soluciones.

18. GTD no va de establecer prioridades, va de tener claro cuáles son realmente tus prioridades.

19. GTD no va de darle un propósito a tu vida, va de ayudarte a descubrir el propósito de tu vida.

20. Dominar GTD no es un punto de destino, es un camino de aprendizaje y mejora que dura toda la vida.

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1. Programar: El ineficaz lado oscuro de planificar
2. #cienciaGTD: La ciencia invalida la gestión del tiempo
3. Usar listas es distinto de usar GTD®

5 puntos que te interesa repasar al terminar cada semana

Por: Berto Pena

Repasar y anticiparte. Vigilar y adelantarte. La iniciativa cada vez cuenta más a la hora de llevar un control de tus proyectos mejor de lo que esperan los demás. Y esto no es lo habitual, la verdad. En las empresas manda más la última hora, el «¿para cuándo era esto?», el «oye, no se te olvide que tenías que enviar eso», o el «te lo pedí ya hace unos días y nada».

En los equipos de trabajo se debería hablar más el Lenguaje de las Fechas. Y aunque tú no puedes (ni debes) suplantar a los demás y hacer su trabajo, sí que puedes cuidar la parcela de tu trabajo. A mí lo que mejor me funciona es, dentro de mi planificación semanal, hacer una serie de comprobaciones de ciertos detalles que claramente marcan cómo te anticipas en tu trabajo. Espero que te ayuden…

1. Revisar y vigilar próximas fechas límite

Me fijo en tareas que tienen fecha de entrega o finalización en los próximos días. No solo veo para cuándo son (obvio), sino que veo cómo voy con esas tareas: qué me falta, si lo tengo todo, si tengo que crear alguna subtarea intermedia, si necesito pedir algo a alguien…

2. Hacer seguimiento de ciertas tareas encargadas

Hay ciertas tareas que encargo o pido y de las que me desentiendo. Pero otras no. A veces porque quiero ver el resultado, saber si se han terminado/entregado, o sencillamente porque tengo que esperar a que me la devuelvan para continuar yo. Como las tengo identificadas (con un etiqueta), puedo hacer un seguimiento posterior, normalmente al final de la semana.

3. Identificar si tengo alguna próxima “tarea elefante”

Las tareas elefante son tareas grandes que de forma general te interesa dividir y hacer en varias partes, repartiéndolas en varios días. De esa manera las hago poco a poco, tengo un mejor control del resultado final, y siempre trabajo con un mejor margen. Claro que para hacerlo así primero hay que tenerlas bien localizadas… por adelantado. Y esa es otra de las cosas que reviso al final de cada semana.

4. Repaso el contenido de reuniones o llamadas

Tras mirar mi Calendario para la próxima o próximas semanas, veo cuándo tengo reuniones y llamadas, pero sobre todo me fijo en esto: en crear tarea(s) previa(s) para prepararlas bien. No necesito hacer un megaestudio, muchas veces basta con anotar las ideas que quiero transmitir y también lo que no voy a decir. Esto para mí es vital a la hora de no perder mucho tiempo hablando, y de no hacérselo perder a los demás.

5. Vigilar cosas que tenga empezadas y no terminadas

Cargar con un montón de cosas empezadas pero no rematadas es un problema enorme que crece y crece. «Empezar es inevitable, pero Terminar es imprescindible». Ir dejando cabos sueltos, tareas sin terminar, frentes abiertos, es ir cargando con problemas que vendrán a reclamar tu atención cuando no puedas atenderlos. Por eso durante la semana, y especialmente al terminarla, me fijo en cosas que tenga pendientes. Y siempre me pregunto: «¿Qué me falta o qué tengo que hacer para cerrar esto?»

Al final de la semana hago alguna cosa más, como parte de uno de mis rituales favoritos. Pero estos cinco puntos me ayudan muchísimo a llevar un buen control de mi trabajo y que no se me escape nada. En mi trabajo estoy solo, sin nadie al lado. Así que si no lo cuido yo, nadie lo va a hacer por mí. Vigilancia, proactividad, iniciativa.

Email. Generar valor al procesar la bandeja de entrada

Por: David Torné

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Tu efectividad personal se edifica a partir del uso que haces de la bandeja de entrada
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Desde enviar todos los elementos que requieren de tu atención hasta su posterior tratamiento, cuando tomas la decisión más adecuada para cada uno de ellos.

Descargar la mente, definir y decidir eso es lo que mata esa sensación de intranquilidad permanente que genera estrés, esto es lo que crea la sensación de “mente como el agua”.

Trabajar bien con tus bandejas es el primer paso para aliviar la presión de responsabilidades y asuntos pendientes.

Por todo ello he pensado en revisitar el concepto y escribir algunos post sobre el tema. El primero trata sobre cómo relacionarte con la bandeja de entrada de tu correo electrónico.

Procesar  si, verificar no

Mi primer consejo es que te olvides del correo electrónico. No accedas a él. ¿Estoy mal de la cabeza? Por supuesto que sí pero el equipo de médico del psiquiátrico donde estoy internado me anima a compartir mis ideas y conocimientos sobre eficacia personal con vosotros o sea que he aquí el porqué:

“Procesar significa dedicar tiempo y atención de calidad a cada uno de los correos depositados en tu bandeja”

El problema es que ya no “procesamos” si no que “verificamos” el correo, entramos de forma casual en multitud de ocasiones durante el día para ver si hay alguna novedad. Este es el problema, eso es lo se debe evitar. ¿Cómo lo hacemos? No verificando nunca.

Establece el momento a lo largo del día cuando procesarás tu mail y dedícale la atención necesaria.

¿Cuál es el momento adecuado?

Para las personas para quienes el correo es parte central de su actividad – comunicación profesional y personal – es un cambio radical y costoso.

Lo ideal sería establecer una sesión de procesado durante el día. Si no es viable, por la cantidad o trascendencia de algunos correos se amplía a dos o tres sesiones diarias. Al final de la mañana y la tarde.

Para crear un vínculo y empezar a crear el hábito ponte una alarma en el móvil, así no se te pasará las primeras semanas.

¿Crees que se te puede pasar una comunicación importante y trascendente? En este caso deberías plantearte si el email es el canal adecuado para comunicaciones que requieren respuesta/acción inmediata.

Procesar es dedicar atención de calidad

¿Qué significa dedicar atención de calidad al procesar?

• Quiere decir dedicar atención a cada uno de los elementos de tu bandeja para decidir qué hacer con ellos a través de una o varias acciones concretas.
• Quiere decir leer con atención y desglosar el contenido para saber si hay más de un asunto que requiere respuesta.
• Quiere decir dedicar atención a todos los correos de la bandeja y no cerrar tu aplicación de correo hasta dejarla a cero.

Si eres de los que recibe una cantidad importante de correos cada día entenderás el esfuerzo que requiere llevar a cabo esta actividad.

Algo más sobre atención de calidad y trabajo en profundidad

No estás haciendo nada más que preparar tu actividad para evitar hacerlo a posteriori. Siempre tienes que averiguar que hacer antes de hacerlo, es imprescindible.

Si te limitas a pasar el correo a tu lista de acciones simplemente lo demoras, hipotecando tu futura capacidad de ejecución con dudas y dilaciones.

¿Qué pasa al procesar?

Cuando proceso un elemento de mi bandeja de entrada pueden pasar cuatro cosas:

1. Lo leo y lo respondo.
2. Lo leo y la elimino.
3. Lo leo y lo convierto en una acción o un proyecto
4. Lo leo y lo archivo como material de apoyo.

De las cuatro acciones la más compleja es la de convertir el correo en acciones para incorporarlas a tu sistema de listas.

Al leer el correo separas la señal del ruido, te quedas con lo que es importante, la petición, el resultado que se te pide.

Si el correo es amplio copio su contenido en un procesador de textos y voy eliminando las partes irrelevantes quedándome con las claves.

Una vez finalizado este ejercicio debo tener claro los resultados a obtener y la siguiente acción a realizar para empezar a trabajar en cada uno de ellos. Si me surge alguna duda pregunto al emisor.

Hay que ser consciente de cómo redactar un correo para dejar claro que se pide y facilitar así el trabajo al receptor del mismo. No es el tema que tratamos pero te recomiendo la lectura de este post de Berto Pena

Lo que importa de verdad

Demorar la acción. No tomar decisiones precipitadas, no permitir que un nuevo asunto entre de repente y te parta la mañana o que te robe la energía y la atención que necesitas para los asuntos que ya tienes en tus listas de acciones.

No caer en la trampa de abrir el asunto ni pasar a la acción de inmediato. Si das este paso abres otro tema. Aunque lo aparques a los cinco minutos tienes otro asunto pendiente que reclama tu atención y te roba energía.

“La lectura del correo debe darte unas nociones de su contenido, las indispensables para articular las acciones necesarias, archivarlo o deshacer de él”

Preparar tu actividad te genera valor

Procesar puede parecer – y a veces es – un proceso tedioso donde uno se acaba preguntando si vale la pena tanto esfuerzo para definir en lugar de invertirlo en resolver.

“Uno no puede resolver sin antes decidir qué debe hacer”

Con el tiempo ves que vale la pena. Clarifica la actividad, te ayuda a decidir con la mente fría y demorar la acción para valorarla con la importancia que realmente tiene.

Con el tiempo también te empiezas a plantear si vale la pena recibir todo lo que recibes. Algunos correos acaban canalizados por otros medios de comunicación, otros asuntos simplemente se abandonan o se dejan de lado.

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Descubre qué está frenando tu efectividad personal

Por: José Miguel Bolívar

La efectividad personal es el resultado de expresar una serie de hábitos. Sin embargo, la efectividad de dos personas con idénticos hábitos productivos puede ser muy diferente, dependiendo de otros factores como, por ejemplo, sus conocimientos, recursos y creencias.

Sin embargo, si preguntas a una persona cualquiera, elegida al azar, qué tres factores limitan más su efectividad personal, tienes una probabilidad muy alta, casi la certeza, de que su respuesta será otra y de que los tres pertenecerán a su «zona de preocupación», es decir, serán factores externos sobre los que la influencia real que se puede ejercer es mínima o incluso nula.

La realidad es bien distinta. Los tres factores que más limitan nuestra efectividad personal pertenecen todos a nuestra «zona de influencia», es decir, son tres factores internos que están 100% a nuestro alcance y que podemos cambiar si queremos.

Tener esto claro es importante, porque si eres capaz de actuar sobre estos tres factores, tu efectividad personal aumentará de manera considerable.

Conocimientos

Saber no ocupa lugar, pero lleva tiempo. Conocer un tema a fondo, el que sea, supone por lo general una inversión significativa por nuestra parte. Hay que buscar y localizar la información relevante, hay que procesarla y digerirla y, lo más importante, hay que aplicarla y practicarla hasta interiorizarla.

Sin embargo, en este entorno frenético en el que nos movemos, cada vez hay menos espacios de calidad para adquirir conocimientos. Curiosamente, cada vez más gente cree saber más de lo que realmente sabe.

Las redes sociales son un excelente difusor de información, pero toda esa información es únicamente útil para descubrir cosas nuevas. Conocer algo es distinto de saber sobre algo. Para pasar del «conocer» al «saber» hay que profundizar, normalmente mucho.

Por otra parte, decía el maestro Peter Drucker que «la efectividad no es innata, pero puede y debe aprenderse». Lo que significa esta frase de Drucker es que nadie nace con unos conocimientos ya adquiridos sobre efectividad.

Cuando trabajo con personas para mejorar su efectividad, muchas de ellas están convencidas de estar aplicando buenas prácticas que les ayudan a ser más efectivas. Esto es así en algunas ocasiones, pero la mayoría de las veces es todo lo contrario.

Otro elemento importante a tener en cuenta es la calidad de la información con la que se trabaja. Las redes sociales han popularizado el acceso a la información, pero a su vez han hecho que cada vez sea más difícil encontrar información de calidad y diferenciarla de la basura.

La falta de sentido crítico juega aquí un papel importante, ya que en su ausencia, cualquier información es susceptible de parecer tan buena o tan mala como cualquier otra, entrando en un peligroso juego en el que información y opinión se confunden, como si fueran lo mismo.

Por eso, en el campo concreto de la efectividad, es crítico asegurarse de que nuestros conocimientos se generan a partir de información basada en evidencias en lugar de hacerlo a partir de opiniones más o menos bien intencionadas, pero carentes del más mínimo fundamento.

Tu efectividad siempre va a estar limitada por tus conocimientos sobre el tema. Si ignoras por qué, para qué, cómo, cuándo, dónde o con qué tienes que hacer algo para que tu efectividad sea óptima, es casi imposible que lo sea.

Recursos

Dentro de esta costumbre de «buscar fuera en lugar de buscar dentro», son muchas las personas que se esfuerzan por encontrar herramientas o aplicaciones que les ayuden a mejorar su efectividad.

Aunque comprensible, esta búsqueda es inútil, ya que la efectividad de los profesionales del conocimiento depende mayoritariamente de hábitos. Es más, a menudo, el uso inadecuado de las herramientas es uno de los principales enemigos de la efectividad.

Existe por el contrario una gran pasividad ante la gestión de otros recursos propios, cuyo impacto en la mejora de la efectividad sí que es muy considerable.

El más importante de todos estos recursos propios es la energía mental, es decir, el estado de «frescura» mental necesario para abordar tareas que requieren atención enfocada y conllevan un esfuerzo intelectual sostenido.

La energía mental se puede aumentar mediante la adopción de hábitos sencillos relacionados con el descanso y la alimentación diarios, con la práctica regular de actividades físicas saludables y con la eliminación de diversos hábitos altamente improductivos, como son por ejemplo la adicción a la multitarea o a las notificaciones.

Una persona cuya energía mental es habitualmente más baja de lo que podría ser si tuviera los hábitos correctos, es una persona que siempre rinde por debajo de su potencial de efectividad. ¡Ah! Y la falta de energía mental no se puede compensar con ninguna aplicación o herramienta.

Otros recursos propios que presentan niveles subóptimos en la mayoría de los profesionales del conocimiento son:

• La lectura rápida.
• La comprensión hablada y leída.
• La velocidad de escritura con el teclado de un ordenador.
• El dominio de las herramientas infórmaticas de uso diario.

Obviamente, resulta mucho más sencillo «ir de excursión» en búsqueda de la aplicación o herramienta perfecta que invertir en sacar provecho de lo que ya se tiene al alcance.

Un profesional del conocimiento que lee despacio, entiende poco, escribe lento y no domina sus herramientas de trabajo diario, difícilmente podrá ser un profesional del conocimiento efectivo.

Creencias

Llegamos así al tercer factor limitante de la efectividad personal. Las creencias son otro de los principales enemigos de la efectividad, ya que imposibilitan la eficacia.

La eficacia tiene que ver con tomar las decisiones correctas sobre qué hacer y qué no hacer en cada momento.

Una de las características de las decisiones correctas es que incorporan información objetiva relevante. Cuando una decisión se basa únicamente en información subjetiva, nunca puede considerarse correcta, sino simplemente acertada en el mejor de los casos.

Una decisión acertada es la que conduce al resultado deseado aún siendo una decisión incorrecta. Por ejemplo, jugarte la hipoteca de tu casa al negro en la ruleta de un casino puede ser una decisión acertada (si ganas) o desacertada (si pierdes), pero en cualquiera de los dos casos jugarte tu patrimonio personal y familiar a la ruleta difícilmente podrá ser una decisión correcta.

Las creencias son suposiciones que se dan por ciertas, es decir, por objetivas. Cuando sistemáticamente se toman decisiones a partir de creencias, se elimina la posibilidad de que sean decisiones correctas y en el mejor de los casos serán decisiones acertadas, por lo que la eficacia, y por consiguiente la efectividad, siempre será menor de lo que podría ser.

Frente a las creencias, están las evidencias. La mejora de la efectividad pasa por decidir a partir de evidencias, dejando de lado las suposiciones.

Un profesional del conocimiento que no ejerce constantemente su sentido crítico y se «cree» todo lo que lee, ve, escucha o le dicen en lugar de validarlo, es un profesional con un serio obstáculo para tomar decisiones correctas, es decir, para ser eficaz y por consiguiente efectivo.

Conclusión

La efectividad es un camino que cada persona tiene que recorrer por sí misma. Todo lo necesario para recorrerlo está en nuestra zona de influencia y es ahí ponde debemos poner toda nuestra atención y compromiso.

Ampliar constantemente nuestros conocimientos. Conocer, aplicar y desarrollar nuestros recursos propios. Aplicar el pensamiento crítico y buscar evidencias frente a suposiciones y creencias. Buenas prácticas sencillas y al alcance de cualquiera para que estos tres factores dejen de ser un freno y se conviertan en el motor de tu efectividad.

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¿Quieres ser más claro con los demás? Cuida estos 5 detalles

Por: Berto Pena

Hay una parte de lo que haces y lo que consigues que se decide a partir de una línea. Y es la que marcan los demás: cómo se organizan, priorizan y manejan las fechas. Ya sean personas de dentro o de fuera de tu equipo. Por supuesto tú no puedes suplantarles y hacer las cosas por ellos. Si son despistados o directamente vagos, tú no puedes hacer nada… bueno sí.

Hay algo que veo que cada vez se descuida más en el trabajo: hay que ser más concretos, claros y específicos al hablar con los demás del trabajo. Si cuidas estos cinco detalles que quiero compartir contigo ahora, vas a notar una diferencia enoooooorme…

• SI HABLAS O ESCRIBES, EMPIEZA POR LO IMPORTANTE
  La capacidad de Atención de la gente cada vez es menor. Hacen mucha multitarea, tienen un millón de distracciones y notificaciones, y sencillamente tú eres uno más de tantos que les piden cosas. Así que tienes que capturar su Atención e ir al grano lo antes posible. Tanto en llamadas, videoconferencias, reuniones, conversaciones de pasillo, y sobre todo en tus correos, deja los rodeos y las introducciones y empieza por decir claramente lo más importante: lo que encargas, lo que necesitas, el cambio…
• SÉ ULTRACLARO CON LAS TRES COORDENADAS DE ORO
  Graba a fuego estas tres palabras que son puro oro en el trabajo: QUÉ (es lo que hay que hacer), QUIÉN (tiene que hacerlo) y CUÁNDO (se tiene que hacer). Siempre que digas o escribas algo, asegúrate que las dices cla-ra-men-te. Y en el caso de la Fecha (plazos de entrega, fechas límite…), repítela y sé estremadamente específico y preciso. Todo lo que puedas, sé incluso reiterativo. Con las Fechas es mejor pasarse que decirlas de pasada o, peor, no hablar de ellas. En la empresa hay que empezar a hablar más el lenguaje de las Fechas, elimina de golpe muchos problemas y urgencias que machacan los resultados de la gente.
• CLARIFICA CORREOS O CONVERSACIONES SIN CERRAR
  Las decisiones no tomadas, las conversaciones sin cerrar, las acciones no aclaradas, son terreno abonado para la descoordinación, los malos rollos, y las urgencias. Y lo mejor es que se curan con una pizca de proactividad e inciativa. Que no te duela dar el paso adelante para aclararlo y cerrarlo. Hablar sale mucho más barato que tener que arreglar una urgencia por no haberlo hecho antes.
• PIDE LAS COSAS YA, NO ESPERES AL ÚLTIMO MOMENTO
  Si tú tienes 1.000 cosas pendientes, ellos tienen 1.001. Y además no son tan rigurosos ni responsables. Así que si tienes que pedir algo, o alguien tiene que hacer algo y puede afectar a tu calendario, no te fíes y muévete. Y sobre todo elimina de tu vocabulario una de las peores frases que puedes decir: «Hay tiempo de sobra». No, no lo hay, porque los plazos que calcula tu mente son irreales, ya que en ese momento no valora todo lo que tienes que hacer, y (peor) todos los imprevistos que no sabe que van a llegar.
• HAZ SEGUIMIENTO ESPECÍFICO DE TEMAS CALIENTES
  Tu misión no es ir detrás de la gente recordándoles lo que tienen que hacer y cuándo. Porque si son mayorcitos para cobrar, lo deberían ser también para no olvidar lo que tienen que hacer y cuándo. Pero hay situaciones, tareas o proyectos, que requieren un extra de atención por tu lado. Para casos así, haz un pequeño plan de seguimiento asignando subtareas intermedias («Tal día tengo que preguntar port esto a este tío)», y sus consiguientes correos; para los que incluso puedes tener preparada una plantilla de seguimiento para ahorrar tiempo.

Cada vez la Productividad Personal tiene menos de “personal” y más de colectiva. Por eso te interesa cada vez más afilar estas habilidades que van más allá de tu lista de tareas o eliminar distracciones. Venga, vamos a seguir dándole…