Calendario editorial para dummies: todo lo que necesitas saber para organizar tus posts

Llega el día de escribir tu post como haces todas las semanas. Te sientas delante del ordenador y lo primero que te viene a la cabeza es:

Bueno, ¿qué escribo hoy?

Te pones a pensar un poco, pero no se te ocurren apenas ideas. Después de un rato consigues una buena. O eso parecía al principio, ya que cuando le das un par de vueltas no te termina de gustar.

Pero es la que se te ha ocurrido y, como no tienes otra, tendrás que escribirla. Siempre será mejor escribir algo que nada.

Pues no. Es un gran error. ¿Por qué?

Porque no tienes estructurado de qué vas a hablar: ¿en qué orden lo harás? ¿Qué apartados tendrá el artículo? ¿Sobre qué hablará?
Porque no sigues una línea editorial estable: ¿por qué lo escribes hoy y no en un mes? ¿Qué objetivo tiene este artículo dentro de tu blog? ¿Está conectado con algún lanzamiento?

No entres en pánico todavía. Este problema lo hemos tenido todos los bloggers del mundo. Y tiene una solución sencilla (y gratuita): crear un calendario editorial.

Al igual que un plan de marketing, es una herramienta muy sencilla de planificación que te ayuda a concentrar tus esfuerzos hacia los objetivos que te has planteado.

Veamos por qué es importante hacerlo y, sobre todo, varias alternativas para que puedas crearlo por ti mismo.

6 razones por las que debes crear un calendario editorial lo antes posible

Tienes una referencia 360 grados: aprendes a tener una vista completa de todo el negocio. No ves el blog como algo aislado que debes “alimentar”, sino como algo que va en conjunto con el resto de tus acciones.
Te da una vista panorámica para saber en qué momento actuar: la idea es no procrastinar, porque si no tu proyecto no avanza. Con este calendario editorial tienes una forma de ser más productivo en las cosas que importan.
Eliges el momento adecuado: si quieres conseguir más visibilidad para que te lleguen nuevos lectores cada día necesitas tener claro lo que vas a hacer. El plan editorial te ayuda a saber el contenido que puedes publicar en cada momento para tener más visitas. No dejas nada al azar.
Tienes una rutina editorial: te acostumbrarás a escribir y evitarás que en algunas semanas no haya posts en tu blog o que se te escapen otros que deberías haber escrito. También sabrás lo que has escrito y lo que te queda por escribir. Te ayuda a ser más consistente en tu contenido.
Tus lectores te lo agradecerán: ellos van a disfrutar de los mejores contenidos. Y sobre todo podrás abordar distintas temáticas que interesan a tu lector justo cuando les conviene leer sobre esa temática. Si todo el blog está coordinado, ellos lo notarán y aprenderán de forma constante contigo.
Es ideal para coordinar a tus colaboradores: si empiezas a tener más personas dentro de tu proyecto, el calendario editorial se vuelve algo obligatorio. Es una herramienta que te ayudará a que haya mejor comunicación dentro del equipo, tengas un equipo de freelances o de autores invitados. Para ambos casos les puedes dejar trabajar en tu plataforma para planificar fechas.

El plan editorial ayuda a saber el contenido a publicar en cada momento para tener más visitas
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En definitiva, el objetivo que hay tras este tipo de documentos es ofrecer los mejores contenidos. Ayuda a planificar temáticas que tengas sin ningún sentido. Y a crear información no caduca, importante y con alma para llevar a tus lectores en un viaje contigo.

Ya no volverás a compartir en tu blog lo primero que encuentres. Ahora vas a preparar un plan de contenidos acorde a tus objetivos.

Cómo hacer un calendario editorial

El calendario editorial puedes hacerlo casi con cualquier medio. Desde un papel en blanco hasta la aplicación más avanzada pueden servir. Siempre que te dé una visión completa de lo que has hecho y de lo que te queda por hacer en un periodo de tiempo concreto será útil.

Y siempre a partir de una estrategia global para tu negocio que hayas definido anteriormente. No lo hacemos por amor a la escritura. Aunque está claro que para tener un blog no debes tener ninguna alergia a escribir. Si la tienes, tienes un problema.

¿Qué opciones tienes para crear tu calendario editorial? Te dejaré aquí algunas de las más comunes.

#1 Excel

Existen decenas de plantillas de calendarios editoriales para Excel. Y no hay tantas para Word porque en Excel es más simple ordenar categorías, objetivos, etc con tablas dinámicas.

Con una plantilla simple con la fecha, título, URL, categoría, keywords, meta description y objetivo sería más que suficiente. Ahora solo tendrías que hacer el paso más complicado: rellenarla con artículos.

He creado una plantilla de calendario editorial simple para que puedas usarla, por si no estás muy familiarizado con Excel. Puedes descargarla aquí.

Modifica la plantilla como quieras y siéntete libre de mejorarla. Solo es una guía para comenzar. Aprovéchala y personalízala a tu gusto.

Recuerda que, además de esta plantilla, necesitas poner (en el mismo Excel o en otro documento) los objetivos globales del blog, apuntar las posibles ideas para artículos, etc.

#2 Trello

Trello es una aplicación de productividad muy conocida para organizar tareas, eventos, proyectos, etc. Y, por supuesto, para crear calendarios editoriales, tengas o no que coordinar un equipo de redactores.

Aquí la forma de organizarte debe de ser la que más te guste a ti, ni más ni menos. Hay tantas posibilidades que al principio hasta tardarás en decidirte por una.

Desde Trello recomiendan la siguiente estructura para crear un calendario editorial:

trello_calendario_editorial

Las categorías son las siguientes (no se ven todas en la imagen):

Ideas de artículos: todas las ideas que están en tu mente y a las que puedes ir dando forma a través de notas, adjuntos, imágenes, etc.
Investigando: fuentes de información, gráficos, estudios, infografías, posts a los que enlazar y datos que deben de estar en el artículo.
En espera: artículos que deben ser escritos en un futuro próximo.
Escribiendo: artículos que estás escribiendo ahora mismo.
Edición y diseño: posts que deben ser editados y que todavía tienen pendiente la parte gráfica (imágenes, infografías, vídeos, …).
Programación: artículos terminados a la espera de ser programados en el calendario. Este paso es prescindible si tienes preparadas las fechas de antemano.
Promoción: posts que necesitan tweets, actualizaciones de Facebook o LinkedIn, … para darles difusión cuando sean lanzados.
Listo para publicar: artículos terminados a falta de que llegue su día de publicación.
Publicado: artículos publicados y ordenados cronológicamente.

Puedes ver este calendario funcionando en tiempo real, siempre y cuando tengas cuenta en Trello, aquí.

Verás que lo bueno de Trello es poder usar etiquetas (colores) para categorías, poner plazos, conectar la herramienta con otras (Evernote, Toggl, Slack, …), subir imágenes, hacer checklists y verlo todo desde el PC, tablet o móvil. Se puede hacer casi de todo.

Échale un vistazo y pruébalo. Y si no te gusta la estructura propuesta, haz la tuya propia. Mientras te funcione a ti, siempre será la adecuada.

#3 Papel y bolígrafo

El 3º método es el más tradicional y no por ello el peor. Si prefieres tener un calendario, un cuaderno o una agenda física y eres muy 1.0 en este aspecto, adelante. No hay problema.

Como he comentado en las otras opciones, lo importante es que tú te sientas cómodo con el sistema que elijas. Y, sobre todo, que sea útil. Que te ayude a organizar tu mes, trimestre o año editorial.

Hay muchos emprendedores 2.0 que siguen usando pizarras, calendarios colgados en la pared y agendas que recuerdan a las que usábamos en el instituto. Y les va muy bien. ¿Por qué no podría irte bien a ti?

Organízate de una vez

Elige cualquiera de los tres métodos y organiza tu línea editorial de una vez. Si lo haces eliminarás la pregunta con la que comencé el artículo (“¿qué escribo hoy?”) y conseguirás alinear tu blog y tu negocio de una vez por todas.

Si no lo haces, puede que mañana no sepas qué escribir. Y puede que acabes por no escribir nada ese día. E incluso por dejar de escribir para siempre en el blog. Y no quieres que eso ocurra, ¿verdad?

Crea tu calendario editorial hoy. Y si conoces alguna otra opción más allá de Excel, Trello y el papel y bolígrafo, compártela conmigo en los comentarios.