Si quieres hacerlo con un mínimo de garantías, mi experiencia es que, antes de empezar con cualquier sistema de efectividad personal, necesitas hacer «borrón y cuenta nueva». ¿En qué se traduce eso en nuestro caso concreto? Pues en que conviene «trazar una raya» entre tu «antes de GTD» y tu «después de GTD». Eso implica, entre otras cosas, abandonar la idea – si la tenías – de «migrar» todo tu pasado a tu nueva realidad. Por ejemplo, si en tu buzón de email hay cientos de mensajes antiguos, probablemente sea una pérdida de tiempo procesarlos todos. Lo inteligente es marcarte un límite que tenga sentido para ti – puede ser una semana o pueden ser tres, da igual – y todo lo anterior a ese límite meterlo en una carpeta que se llame «pre-GTD».
Pero vamos a lo que íbamos, que es cómo arrancar GTD. El primer paso de todos es asegurarte de contar con las condiciones adecuadas para ello. Te vas a embarcar en una aventura no exenta de riesgos. Vas a dedicar horas a pensar y a tomar decisiones, así que lo primero que necesitas es tener la seguridad de que:
- Tu sistema está ya preparado y cuentas con todo lo necesario: bandejas de entrada, archivo, gestor de fechas y gestor de listas.
- Cuentas con el tiempo necesario: de entrada plantéate que arrancar GTD te va a llevar fácilmente un par de días completos e ininterrumpidos.
- Cuentas con la energía necesaria: vas a necesitar tus «pilas» completamente cargadas, así que haz todo lo posible por descansar debidamente antes de empezar.
Una vez que cumplas todos los requisitos anteriores, ya puedes comenzar.
Procesa o aclara todas tus bandejas de entrada
Arrancar tu sistema GTD conlleva procesar o aclarar todas tus bandejas de entrada, que seguramente son más de las que inicialmente puedas creer. Cualquier sitio en el que haya algo con una decisión pendiente, es una bandeja de entrada: bolsos, bolsillos, guanteras, estanterías, altillos, lectores de RSS, listas de llamadas perdidas, mesas y escritorios, buzones de email… Hay que vaciarlas todas, pensando y tomando decisiones sobre su contenido.
Parte de este ejercicio consiste en procesar o aclarar también todo lo que a día de hoy llevas en tu cabeza. Para ello, antes necesitas hacer lo que Allen llama un «barrido mental», es decir, sacar todo eso de tu cabeza y dejarlo en una bandeja de entrada, que bien puede ser unas cuantas hojas de papel. Si lo haces bien, te aseguro que el barrido mental se traducirá en un buen montón de cosas, muy superior a lo que puedas imaginarte.
Organiza todo lo procesado o aclarado
Si procesas o aclaras bien, al final habrás:
- Tirado a la basura cantidades ingentes de cosas. Si no, es que has procesado o aclarado mal. Seguro.
- Archivado buena parte de lo que había en tus bandejas de entrada.
- Incubado otro volumen ingente de posibilidades y oportunidades. Si tu «incubadora» no está a rebosar después de arrancar tu sistema, también es un indicador seguro de que has procesado o aclarado mal, sobre-comprometiéndote. Si este es el caso, dale una vuelta a tus siguientes acciones y asegúrate de que es completamente imposible dejarlas sin hacer durante unos días. Si existe la menor posibilidad de hacer alguna de ellas la semana que viene, ¡incúbala!
- Delegado muchas acciones (recuerda que «delegar» en GTD significa única y exclusivamente que «lo hace otra persona»), registrándolas en tu «lista a la espera» para poder hacer seguimiento de ellas y que vuelvan a ti cuando deben.
- Hecho algunas cosas, cuantas menos mejor. Si has hecho muchas cosas, es que has procesado y aclarado mal porque te has dedicado a «hacer» en lugar de a «pensar y decidir».
- Aplazado lo que tienes que hacer, identificando proyectos y siguientes acciones, para poder hacerlas lo antes posible.
Y ahora, disfruta
Si has vaciado todas tus bandejas de entrada, incluyendo la que llenaste durante el barrido mental, y has organizado correctamente todo su contenido en los contenedores adecuados, es seguro que estarás experimentando una sensación de profunda satisfacción. ¡Por supuesto! Haber llegado hasta aquí tiene un mérito enorme y dice mucho bueno de ti.
Ahora, lo importante es disfrutar de ese nivel de tranquilidad que has conseguido y, sobre todo, mantenerlo. La clave para mantener la fiabilidad de cualquier sistema se llama revisión. Cuando una cosa que puede fallar no se revisa con la frecuencia necesaria, dejas de fiarte de ella.
Revisar para mantener el control significa dos cosas. Por una parte, que vas a revisar antes de hacer. Piénsalo un momento. ¿Qué sentido tiene organizar todo en tus listas si luego sigues decidiendo qué hacer «de cabeza», sin consultarlas? Por otra parte, revisar todo tu sistema regularmente para mantenerlo fiable. La revisión semanal es un concepto. Puedes revisar todas tus listas cada semana, o cada seis días o cada ocho. Lo importante no es que sea semanal sino que la hagas regularmente, sin «saltarte» ninguna.
Y si quieres aún más…
El control es el camino de entrada a la efectividad personal. Pero cuando lleves un tiempo disfrutando del control, querrás más. Dominar todo lo que va llegando a tus bandejas de entrada dejará de ser un reto y empezarás a plantearte como posibilidades reales opciones que a día de hoy solo consideras sueños. Cuando ocurra, significará que ya puedes aprovecharte de la perspectiva. Gracias a ella podrás pasar de la reactividad a la proactividad y llevar tu efectividad personal al nivel que tú quieras.
Como ves, un gran reto que conlleva enormes satisfacciones. La luz existe al final del túnel pero el túnel hay que recorrerlo y todo camino comienza con un simple paso: arrancar GTD. ¿Cuándo empiezas tú?
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