15 cuestiones para evaluar nuestra productividad personal

Aprender a trabajar de nuevo

Por: Jerónimo Sánchez

En un breve y, como siempre, fantástico post titulado Too much salt, Seth Godin explica las dos razones por las que muchos restaurantes utilizan una cantidad excesiva de sal en sus comidas: 1) porque funciona —durante un tiempo al menos—, para convencer a sus clientes de que la comida está más rica, y 2) porque se desensibilizan, terminando por creer que los clientes en realidad esperan el uso de grandes cantidad de sal en las comidas —falsa creencia—, y así el resto de restaurante toman el mismo camino, perpetuando la situación.

La solución, como dice Godin, es volver a los orígenes, evitar los atajos y tomar la ruta difícil de nuevo. Volver a los principios básicos, de manera que podamos aprender a cocinar otra vez.

Trabajar de acuerdo a las nuevas exigencias que impone el trabajo en el siglo XXI es un camino muy parecido. En lugar de tomar el camino del más gestión de tiempo, del truco fácil de productividad —es decir, el camino de siempre, el resultado rápido—, deberíamos olvidarnos por un momento de todo ello y emprender el camino largo.

Pregúntate honestamente ¿cuál es el reto que enfrentas para gestionar tus compromisos?, ¿qué has estado haciendo hasta ahora por pura inercia, o fruto de viejas creencias que llevan ahí desde hace ya demasiados años?, ¿qué funciona y qué no funciona, de verdad, a la hora de mejorar tu eficiencia y tu eficacia personales?

Volver a los principios básicos es lo que te permitirá aprender a trabajar de nuevo y, al final, mejorar tu efectividad personal.

Cómo Usar y Mantener Bien tu Sistema GTD

Por: José Miguel Bolívar

El único sentido de contar con un sistema GTD es usarlo. Si no, ¿para qué lo quieres? En ocasiones, la propia construcción y arranque del sistema puede acabar convirtiéndose en una excusa para la procrastinación. Esto se debe a que «usar» el sistema requiere un cierto esfuerzo, sobre todo al principio, ya que aún no se han desarrollado los hábitos. Por eso es muy importante tener claro, desde el primer momento, que el sistema está a tu servicio y no al revés. Si de repente te descubres «trabajando para el sistema» sin que «tu sistema trabaje para ti», algo estás haciendo mal.

Uno de los errores más comunes entre las personas que se acercan a GTD es usarlo como usaban su sistema previo a GTD que, en general, es la tradicional lista de tareas. Si alguna vez la has usado, sabrás que la lista de tareas es, más que nada, una especie de «red de seguridad» que te da algo de confianza a la hora de evitar que se te pasen por alto cosas importantes. Pero, salvo contadas excepciones, el uso de la lista de tareas deja mucho que desear. Un uso correcto de esta lista supondría incorporar en ella todo lo que va apareciendo, ir eliminando lo ya completado o lo que ya no hay que hacer y, sobre todo, revisarla antes de hacer, a fin de asegurarnos de que hemos elegido bien a qué dedicarnos. ¿A cuánta gente conoces que use así su lista de tareas?

Lo diré claro. Para que GTD funcione hay que revisar el sistema con frecuencia. Si no, olvídate. Luego no vengas diciendo que GTD no es para ti, o que es muy rígido o que no se adapta a tus necesidades, porque te estarás engañando. GTD te ayuda a construir y mantener una «mente extendida» fuera de tu cabeza. Mientras esa «mente extendida» es fiable, funciona. En el momento que deja de ser fiable, deja de funcionar. Y su fiabilidad depende de la frecuencia con que la revises y de lo bien o mal que lo hagas.

Usar bien tu sistema GTD

Cuando hablamos de usar bien tu sistema GTD, nos referimos a:

• Capturar todo lo que llame tu atención en alguna de tus bandejas de entrada.
• Procesar, es decir, vacíar, pensando y tomando decisiones sobre su contenido, todas las bandejas de entrada con regularidad. En la práctica, esto significa que algunas bandejas las procesarás una vez a la semana y otras varias veces al día. Las bandejas hay que procesarlas cuando comienzan a generarse sensación de «falta de control» sobre su contenido.
• Organizar lo procesado siguiendo las indicaciones del método. Deja de clasificar, uno de los hábitos más improductivos que existen. Clasificar solo sirve para el archivo. Para todo lo demás, organiza. Se clasifica por categorías y se organiza por significado. Cuando metes todo lo de tu jefe en una carpeta «jefe», solo estás clasificando, ya que entre lo que te envía tu jefe habrá cosas con significados distintos. Clasificar es distribuir incertidumbre. Organizar es poner juntas – sin mezclar – cosas que comparten un significado: basura, información, cosas que tienen que hacer otros, posibilidades, resultados que tengo que lograr yo, acciones que tengo que realizar yo… Un ejemplo: Si tienes que llamar a un cliente y a la guardería de tu hijo, clasificar sería poner la llamada del cliente en «oficina» y la de la guardería en «casa». Esto es un error. Como ambas son acciones que tienes que realizar tú con un teléfono, ambas deberían ir a parar a tu contexto @teléfono al organizarlas. Y si no, las estás organizando mal.
• Revisar antes de hacer. El motivo por el que existen los contextos es para que los uses. A diferencia de las categorías, que no sirven para nada, los contextos – bien usados – sirven para que que solo te plantees como opciones aquellas que tiene sentido hacer en un momento dado. Antes de hacer nada, revisa tus contextos y elige qué vas a hacer de lo que hay en ellos. Si sigues eligiendo «de cabeza» o «lo último que ha llegado», estás usando mal GTD.

Mantener bien tu sistema GTD

Cuando hablamos de mantener bien tu sistema GTD, nos referimos a hacer una revisión completa de todo tu sistema una vez a la semana, entendiendo por «una vez a la semana» que lo hagas con regularidad, sea cada siete, cada ocho o cada seis días. Hazlo como quieras pero que sea algo regular.

«Hacer una revisión completa» es distinto de «echar un vistazo» y va mucho más allá. Se trata de que, con regularidad, proceses al menos una vez a la semana todas tus bandejas de entrada, revises y actualices el contenido de todas tus listas, añadiendo, tachando o cambiando lo que proceda. La revisión semanal es también el momento en que debes replantearte tus compromisos. Por una parte, si algo lleva tiempo en un contexto y sigues sin hacerlo, probablemente se trate de un «proyecto» que se te «coló» como acción o de algo que en realidad es menos importante de lo que quieres creer y que, por consiguiente, deberías estar incubando, seguramente en la lista «esta semana no».

La revisión semanal es el momento clave en la gestión de tus proyectos que – recuerda – son todos los resultados que quieres alcanzar y que requieren más de una única acción. Es durante la revisión semanal cuando te aseguras de que todos tus proyectos tengan al menos una siguiente acción en algún sitio (agenda o calendario, lista a la espera o algún contexto).

Conclusión

Son muchas las personas que, una vez procesadas y organizadas sus bandejas, creen que ya «tienen montado GTD». Esto es una verdad a medias. Lo cierto es que la aventura comienza ahora. Si tus listas están de adorno, tu GTD está de adorno. La utilidad de tu sistema GTD vendrá definida por cuánto cambies tu vieja forma de trabajar. Si sigues todo el día en «modo bombero», en lugar de capturar los «supuestos incendios» y seguir trabajando en tus contextos, GTD te servirá de poco o nada.

«Usar» tu sistema GTD consiste en dejar de trabajar de manera descontrolada, es decir, a medida que surgen los temas, y pasar a trabajar de manera controlada, es decir, pensando antes de hacer y eligiendo en cada momento la mejor opción en función del contexto.

«Mantener» tu sistema GTD consiste en hacer una revisión a fondo del mismo con regularidad para asegurarte de que sigue «completo» y está «actualizado». Recuerda que lo que no se revisa, no es fiable.

Y «usar» bien y «mantener» bien tu sistema GTD es lo que te permite estar en condiciones óptimas para lograr los resultados que deseas y poder hacerlo con la máxima efectividad y sin estrés.

Entradas relacionadas:

1. GTD: Revisar es Mantener Fiable tu Sistema
2. Cómo Arrancar tu Sistema GTD
3. Cómo Construir un Sistema GTD

Bajar el nivel del agua como técnica de mejora

Por:

La ciudad de Brujas tuvo un importante éxito comercial entre los siglos XII y XVI gracias a la floreciente industria de la lana pero, sobre todo, por el canal natural que le conectaba con el mar.

Aunque ya existía una comunicación con el mar previamente fue en 1134 cuando usa serie de intensas tormentas cambiaron la línea de la costa y abrieron un canal desde el centro urbano de Brujas hasta el mar, 10 kilómetros más al noroeste.

La capacidad de dicho canal para la navegación fue la palanca que impulsó la prosperidad de la ciudad. Gracias a esta potencialidad la ciudad entró en la Liga Hanseática, una federación comercial de ciudades y comunidades de comerciantes de Alemania, el Báltico y Escandinavia convirtiendo Brujas en una de las ciudades más ricas de Europa.

Mantenimiento necesario

De manera natural el canal iba acumulando arena, fango, residuos, etc., en su fondo. Eso limitaba el calado de los barcos que podían llegar al puerto y, en consecuencia, su tonelaje y su capacidad comercial. La falta de mantenimiento del canal durante unos tiempos de incertidumbre política terminó por hacerlo impracticable e inútil para el comercio. Por ello, a partir del siglo XVI, finalizó el periodo de apogeo comercial de Brujas.

El canal se hubiera mantenido útil con un suficiente mantenimiento. En concreto sólo se requería identificar periódicamente los puntos de menor profundidad y actuar sobre ellos. Pero esos puntos no estaban ocultos bajo el nivel del agua. Si en el canal bajamos el nivel del agua irán apareciendo todas las rocas, bancos de fango, etc., que dificultan el flujo de agua.

Para la navegación por el canal el recurso básico es el agua. Se necesita tanta agua como para garantizar una cierta profundidad que permita navegar a los barcos mercantes. Sólo excavando el fondo del canal se puede conseguir la profundidad de agua necesaria. Si ese fondo se hace menos profundo, menos agua podremos utilizar y el canal no será eficaz, no servirá para la navegación mercante.

La compañía automovilista Toyota utiliza, dentro de su sistema integral de producción y gestión, una técnica de mejora continua denominada bajando el nivel del agua. ‘Bajar el nivel de agua’ consiste en reducir conscientemente los recursos utilizados en un proceso productivo (el agua para el canal de Brujas, el tiempo, el dinero, el material,… en cualquier otro proceso) para evidenciar las ‘rocas’, que son esos costes ocultos, cuellos de botella, actividades sin valor,… que existen en el proceso (el fango, los residuos acumulados,…, excesos de transporte, inventario, defectos,…). Las ‘rocas’ son oportunidades de mejora para ser más efectivos.

Eliminar ‘rocas’ en el trabajo de conocimiento

En el trabajo del conocimiento, el trabajo que hacemos con la cabeza, recibiendo, analizando, procesando y produciendo información, el recurso básico es el tiempo. Si tuviéramos siempre mucho más tiempo del necesario podríamos estar trabajando de modo ineficiente.

En la actualidad cada vez dedicamos más tiempo al trabajo en largas jornadas que terminan mucho más allá de la hora prevista. Además el avance de las tecnologías de la información y las comunicaciones facilita incorporar más tiempo aún a los procesos de trabajo, ya que estamos siempre conectados, también fuera del lugar de trabajo, en vacaciones,…

Pero esa enorme cantidad de tiempo que incorporamos al trabajo no es una forma de mejorar la productividad. Al revés: es un problema productivo ya que la productividad es la relación entre lo producido y los medios empleados para ello. Si con ‘echar más horas’ a nuestras tareas ya conseguimos los resultados deseados ¿qué sentido tiene dedicar esfuerzos en mejorar?

Tiene todo el sentido. Ese tiempo nos quita vida.

Reduciendo el tiempo disponible nos vemos obligados a ser más eficientes, enfocándonos en lo importante y eliminando lo accesorio. ¿No has tenido nunca la sensación de que, en los últimos días antes de una entrega de un informe o de un proyecto, se realiza la mayor parte del trabajo valioso?, ¿o que el último día antes de un examen importante has conseguido aprender, dominar o memorizar más que los anteriores?

Al reducir el tiempo a dedicar en un proceso se evidencian las ‘rocas’ del mismo. Veremos muy claramente qué porcentaje de nuestro tiempo se va en tareas que no aportan valor, como estar de ‘cháchara’ con compañeros, ‘pulular’ por Internet,… o que son directamente desperdicio, ‘tirar’ el tiempo, como ir a buscar un bolígrafo, buscar un papel entre el montón desordenado de encima de la mesa,… Es necesario conocer a qué estamos dedicando tiempo y cuánto. Así podremos compararlo con el valor que aportamos con ese tiempo.

Una vez identificados los puntos problemáticos, aquellos que más tiempo consumen para aportar poco valor, buscaremos sus causas raíces y definiremos un plan de mejora.

Conseguir el hábito de simular esa reducción de tiempo requiere fortaleza y madurez personal y supone siempre un gran esfuerzo. Estate seguro de que merece la pena.

Te propongo intentar reducir el tiempo destinado a realizar ciertas tareas:

• ¿Puedes tener reuniones más cortas?, ¿y menos reuniones?
• ¿Puedes reducir el tiempo dedicado a la burocracia interna de tu trabajo?, ¿de vedad necesitan moverse tanto ‘los papeles’ (físicos o electrónicos)?
• ¿Puedes elaborar informes más cortos?, ¿crees que sus receptores usan todos los contenidos para algo?
• ¿Puedes enviar emails más cortos?, ¿y menos emails? ¿Puedes automatizar el archivado de emails con reglas? ¿Puedes programar pasos rápidos?
• ¿Escribes mucho? ¿Puedes escribir memos? ¿Puedes hacerlo más rápido? ¿Puedes programar atajos de teclado para frases habituales?
• ¿Puedes reducir los montones de papeles de la mesa? ¿Los necesitas todos? ¿Los necesitas ahí?

¿Qué haces para reducir el tiempo dedicado a tareas de poca valor? Explicalo en los comentarios.

Imágenes Brujas y Agua cortesía de Shutterstock

Sobre los ladrones de tiempo

Por: Jerónimo Sánchez

De vez en cuando se ponen de moda ciertas expresiones, y el mundillo de la productividad personal no es una excepción. Una de las que más se oyen desde hace un tiempo es la de los “ladrones de tiempo”. Muchos de los autodenominados expertos en productividad personal han venido utilizando esta expresión para referirse a todo aquello que, casi sin darnos cuenta, nos impide que hagamos nuestro trabajo y, en consecuencia, nos pasemos el día pegados a Facebook. ¡Qué malos son esos ladrones!

Los sospechosos habituales, dicen esos mismos expertos, son el teléfono —principalmente el móvil—, el correo electrónico —bueno, muchos opinan que el enemigo es internet en general—, los compañeros de trabajo, familia y amigos que todo el tiempo nos interrumpen, etc. Y claro, ante semejantes enemigos hay que utilizar medidas drásticas: apagar el teléfono, dejar de usar el correo eletrónico, desconectar el cable de internet durante X horas al día, ponerte audífinos y hacer como que estás escuchando música —aunque no sea cierto—, para despistar al enemigo… La imaginación no tiene límites.

Bueno, pues que quede claro: no existen los ladrones de tiempo y, si existieran, desde luego sólo sería uno, con nombre y apellidos, uno que conoces muy bien: tú mismo. El tiempo no se puede robar ni —dicho sea de paso—, gestionar. El tiempo simplemente es, y todos contamos exactamente con las mismas 24 horas todos los días. Lo único que cambia de una persona a otra es lo qué hacen durante ese tiempo. Y lo que hacemos durante el tiempo depende exclusviamente de la habilidad que tengamos para mantenernos enfocados en lo que hacemos, de “estar a lo que estamos”, que diría José Miguel Bolívar, y no distraernos con las cosas que no queremos. Así de sencillo.

Utilizar la expresión “ladrón de tiempo” es muy peligroso. Puede que alguno crea que soy un exagerado con estos matices, que me enrollo porque soy un friki, pero no. Como es bien sabido en la Programación Neurolingüística o PNL, las palabras crean realidades. Por eso, cuando decimos “gestión de tiempo”, de manera implícita estamos creando en nuestro subconsciente la realidad —errónea—, de que se puede crear más tiempo a voluntad que nos permita llevar a cabo todas las cosas que queremos hacer. Igualmente, cuando le echamos la culpa de nuestra baja efectividad personal a los “ladrones de tiempo”, estamos asumiendo —erróneamente—, que el problema está fuera, en lugar de asumir nuestra responsabilidad.

Tomemos como ejemplo el correo electrónico. Muchos dicen que el correo electrónico ha muerto, y proponen dejar de usarlo porque nos está interrumpiendo constantemente. Hacer eso es como “matar al mensajero” de las malas noticias. Si el correo electrónico supone una gran distracción para ti, la culpa no es del correo, sino de la mala gestión que haces de la atención que le prestas. Echarle la culpa al correo es ignorar la verdadera raíz del problema y, por tanto, estás creando obstáculos para lidiar correctamente con la situación.

En el caso del correo, gestionar la atención significa “olvidarnos” de él todo el tiempo que podamos, y aprender a procesar —pensar y tomar decisiones sobre— todos los correos que llegan de manera regular y sistemática a la bandeja de entrada. Por supuesto, alguien con más responsabilidades puede recibir potencialmente más correos que requieren atención que alguien con menos responsabilidades, y es posible que tarde un poco más en procesarlo. Pero con una adecuada gestión de la atención, recibir muchos o pocos correos al día debería ser totalmente irrelevante desde el punto de vista de la efectividad, definida como hacer bien las cosas que tienes que hacer. Si alguien tarda más en hacer la tarea es sencillamente porque tiene más cosas que hacer, no porque le “roben más de su tiempo”.

Si decidimos que el correo es un ladrón de tiempo y, por tanto, hay que dejar de usarlo, en lugar de centrarnos en mejorar nuestra atención, lo que sucederá es que trasladaremos el problema a la mensajería instántanea, la red social o cualquiera otra que sea la nueva herramienta que elijamos para sustituir al correo electrónico. La solución no es buscar ladrones de tiempo que, como ya he dicho, son quimeras, sino ser un poco más humildes y aceptar que, casi siempre, el problema está dentro de nosotros, no fuera.

Así que ya lo sabes. Deja de buscar culpables donde no los hay y empieza a preguntarte qué puedes hacer tú para estar a lo que estás todo el tiempo. Aprende a enfocar tu atención en las cosas que has decidido que debes hacer, y a gestionar las interrupciones con eficacia. Sólo así podrás vencer definitivamente a esos temidos “ladrones de tiempo”

Pon la acción esperada en el asunto de email

Por:

Este truco es tan sencillo y tan eficaz que no entiendo porque no hay más personas heciéndolo:

Tenía un compañero ingeniero industrial que siempre encabezaba su correo con lo que esperaba que yo hiciera. Entonces me parecía un poco extraño, pero en realidad me estaba dando instrucciones para procesar mi bandeja de entrada sin que yo fuera plenamente consciente de ello. La primera palabra del asuntos siempre era un verbo: “Leer: Nuevo proyecto web” o “Responder: estado tal proyecto”. Normalmente sus verbos siempre eran “responder”, “leer” o “planificar”. A veces le ponía alguna palabra que daba más detalles sobre la acción en cuestión “Importante leer:”, “Urgente responder” (sí, el entendía la diferencia entre importante y urgente).

Otra manera de incrementar la eficacia al usar el email es utilizar reglas o filtros para automatizar acciones habituales. Descarga mis reglas de email esseciales para saber qué puedes automatizar.

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Efectividad Personal: La Nueva Productividad Personal

Por: José Miguel Bolívar

Hablábamos recientemente sobre gestión del tiempo, gente efectiva y productividad personal y en ese post veíamos como habían ido evolucionando los paradigmas y conceptos relacionados con la consecución de resultados individuales a lo largo del tiempo y, más concretamente, desde el siglo XVIII hasta principios del XXI. Y después, ¿qué?

Lo cierto es que hace mucho tiempo que no aparece ninguna innovación relevante en este campo. En el aspecto individual, desde que David Allen publicara su Getting Things Done a principios del año 2000, es decir, hace casi dieciséis años, los avances en esta materia han sido muy escasos, por no decir nulos. Y eso, a pesar de que Peter Drucker afirmara en esa misma época – finales de 1999 – que «El trabajo sobre la productividad del trabajador del conocimiento apenas ha comenzado. En términos de trabajo real sobre la productividad del trabajador del conocimiento, en el año 2000 estaremos, más o menos, donde estábamos en el año 1900 con relación a la productividad del trabajador manual».

La imagen actual es bastante desoladora. La mayoría de los profesionales en activo aún no sabe que ya somos profesionales del conocimiento y, en consecuencia, ignora qué ha cambiado en cuanto a la forma de generar valor con su trabajo, por lo que sigue haciendo las cosas «como siempre». Por su parte, muchas organizaciones continúan dirigidas por «incompetentes inconscientes», es decir, por personas que «ignoran que ignoran» y que, por tanto, aún no se han enterado de que el management tradicional necesita unas nuevas coordenadas ni de que el nuevo liderazgo se llama efectividad.

¿El resultado? Pérdida creciente de competitividad, niveles de compromiso a la baja y una situación insostenible de estrés creciente y generalizado. Sobra actividad y faltan resultados. La gente se queja de falta de tiempo cuando en realidad el problema es otro. Puede que falte tiempo o puede que no. Pero, sin duda, lo que falta es foco.

David Allen, Maura Nevel Thomas o Tony Schwartz, entre otros muchos autores norteamericanos, han venido estableciendo sistemáticamente una correlación entre productividad personal y «engagement», un concepto que podría traducirse por «compromiso con la tarea» y que en castellano coloquial equivaldría al «estar a lo que estás» que nos decían nuestras abuelas.

Este «engagement», o «estar a lo que estás», es el resultado de una adecuada «gestión de la atención», la cuál se logra por medio del desarrollo de una serie de hábitos. En el caso concreto de GTD, la más completa y avanzada metodología de gestión de la atención que conozco, los hábitos propuestos multiplican su capacidad gracias a la aparición de potentes sinergias entre ellos, haciendo que la adopción de su totalidad produzca resultados sensiblemente superiores a la adopción parcial de los mismos.

Por su parte, autores como Stephen Covey contribuyen con una aportación notable al campo de la «eficacia personal», un campo mucho menos trabajado que el de la «eficiencia personal» o «productividad personal». Es una pena que la parte de la obra de Covey que trata de la «eficiencia personal» siga anclada en modelos tan superados y caducos como la matriz de Eisenhower pero, aún así, su propuesta general tiene mucho de útil y aprovechable.

Por último, Peter Drucker. A diferencia de la mayoría de autores citados anteriormente, que se centran principalmente en la eficiencia del individuo – de ahí el nombre de «productividad personal» – Drucker habla de la «productividad del trabajador del conocimiento» que, necesariamente, incluye tanto la «productividad personal» como la «productividad organizativa», es decir, cómo gestiona el trabajador del conocimiento su propia productividad y también cómo contribuye a la productividad global de la organización para la que trabaja. Además, Drucker, al igual que Covey, presta un interés particular a la «eficacia» como elemento clave, junto a la «productividad personal», de la nueva «productividad del trabajador del conocimiento».

En resumen, los acercamientos realizados hasta la fecha a la «productividad del trabajador del conocimiento» de la que nos habla Drucker han sido acercamientos parciales y, por consiguiente, incompletos:

• La gestión del tiempo se quedó anclada en su visión caduca de la eficiencia, entendida dentro de un paradigma muy distinto al del trabajo del conocimiento.
• Drucker da nombre a la competencia que hace posible este nuevo tipo de «productividad del trabajador del conocimiento»: efectividad y, además, pone de manifiesto que la «efectividad» depende tanto de la «eficiencia» como de la «eficacia». Lamentablemente no desarrolla una metodología concreta que defina «cómo» mejorar dicha efectividad.
• Covey reitera la importancia de la eficacia planteada por Drucker, particularmente en su aspecto más personal, pero no evoluciona en la parte de la eficiencia ni considera los aspectos organizacionales, haciendo que la aplicación práctica de su metodología se vea sensiblemente reducida.
• Allen desarrolla y ofrece una metodología sólida encaminada a mejorar la «productividad personal», es decir, la «eficiencia personal», mediante una serie de hábitos que permiten un mejor aprovechamiento del recurso más preciado de cualquier profesional del conocimiento: su atención. Esto ha convertido a GTD, superando a la gestión del tiempo, en el nuevo estándar en «productividad personal». Sin embargo, Allen no presta atención a lo largo de su obra – al menos de forma explícita – a la importancia de la eficacia ni tampoco tiene en cuenta los aspectos organizacionales.

Sin embargo, para abordar con éxito la nueva «productividad del trabajador del conocimiento», sigue haciendo falta una metodología integradora, una metodología que desarrolle un nuevo modelo que incluya todos los hábitos necesarios para mejorar la «eficacia personal», junto con los ya propuestos por otras metodologías para mejorar la «eficiencia personal» o «productividad personal», y que tenga también en cuenta los aspectos organizacionales.

En definitiva, necesitamos desarrollar una nueva competencia, una evolución actualizada de la «productividad personal»; una competencia que integre la «productividad personal» con la «eficacia personal» y que permita mejorar globalmente la «productividad del trabajador del conocimiento», no solo a título individual sino también en las organizaciones. Drucker nos explicó que la «efectividad» incluye tanto la «eficacia» como la «productividad» o «eficiencia». Según esto, la nueva competencia ya tiene nombre: se llama «efectividad personal» y es la nueva «productividad personal».

Entradas relacionadas:

1. Diferencias entre Eficiencia, Eficacia y Efectividad
2. Gestión del Tiempo, Gente Efectiva y Productividad Personal
3. #GTD4Mgrs: El Nuevo Liderazgo se llama Efectividad

La revisión anual de Napoleon Hill

Por:

Rubén Alzola ha publicado una lista muy interesante con preguntas para reflexionar sobre el año pasado que ha encontrado en el libro Piense y hágase rico.

No es necesario que los años van de enero a diciembre o de septiembre a agosto, puedes empezar tu año en cualquier momento.

[…] los seres humanos somos como el coche que hay que llevar cada cierto tiempo al taller para que no nos de un susto. Además, en nuestro caso, no es necesario ir al “taller oficial”; podemos auto-revisarnos, sin demasiada dificultad. Se trata, una vez más, de adquirir el hábito.

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Una cosa importante que debes saber sobre las reglas de email

Por:

Cuando todavía estudiaba en la universidad, me enteré de la existencia de una nueva profesión. Esta profesión se llamaba ‘automatisering’ en holandés, lo que básicamente significa ‘automatización’ en castellano.

La idea principal de la ‘automatisering’ es que los ordenadores podrán hacer las tareas que actualmente hacemos manualmente, con el resultado de liberar mucho tiempo.

El sueño de tener más tiempo libre no lo hemos conseguido, pero los ordenadores pueden hacer u montón de trabajo para nosotros.

Me encanta automatizar mis tareas repetitivas y soy un gran fan de aplicaciones como Hazel (o Belvedere para Windows), IFTTT y Zapier. Pero lo que más tiempo me ahorra son las reglas de correo.

Mis reglas — o filtros — de email siempre están vigilando la bandeja de entrada para identificar mensajes que he automatizado: tengo reglas para eliminar mensajes, reglas para archivar mensajes, reglas para reenviar mensajes, reglas para contestar mensajes automáticamente, reglas para pasar mensajes a una aplicación (CRM o lista de tareas), etc. — Si estás interesado en saber qué puedes automatizar, más abajo podrás descargar mis reglas y filtros esenciales.

Cuando configuras tus reglas — no voy a explicarlo aquí porque es diferente en cada aplicación — hay que vigilar una cosa muy importante: ¿dónde se ejecuta la regla?

¿Qué quiero decir con esto? Pues sencillamente, según la configuración de tu aplicación de correo y tu proveedor de email es posible que las reglas se ejecutan en el servidor o en la aplicación que tienes instalado en el ordenador, móvil o tableta.

Servidor o aplicación

Las dos opciones son válidas, pero cada uno tiene sus beneficios y desventajas.

Si las reglas se ejecutan en el servidor, se aplicarán estas reglas directamente cuando el mensaje llega al servidor y antes de que tu aplicación de correo descarga el mensaje. Además, las reglas del servidor funcionan las 24 horas al día, incluso cuando tienes la aplicación de email cerrada.

Las reglas locales sólo están activas cuando tienes tu ordenador encendido, pero ofrecen más posibilidades que las reglas del servidor. Con reglas locales puedes, por ejemplo, cambiar el aspecto que tienen los mensajes en la lista de correo nuevo, o pasar datos a otras aplicaciones.

¿Cómo saber dónde se ejecutan las reglas?

Si hay tanta diferencia entre los dos tipos de reglas, es importante saber qué tipo estás utilizando. La regla básica para determinar dónde se ejecutan tus reglas es fácil: si necesitas un navegador para configurar la regla, es una regla del servidor. Y si tienes que acceder a la configuración a través de una aplicación, es una regla local.

Entonces, las reglas en Gmail, iCloud, Hotmail, Outlook.com y otros servicios de webmail son reglas de servidor.

Las reglas que configuras en la aplicación Windows Live Mail, Mail en el mac o Thunderbird son reglas locales.

La gran excepción es Microsoft Outlook, que combina los dos tipos de reglas en la misma aplicación:

• Si no estás conectado a un servidor de Exchange, estás utilizando reglas locales.
• Si conectas Outlook a un servidor Exchange, en principio trabajas con reglas en el servidor, pero…
• Si conectas Outlook a un servidor Exchange y creas una regla que no se puede ejecutar en el servidor, esta regla será una regla local. Outlook te avisará en este caso.

Ahora que sabes dónde se ejecutan tus reglas, ¿qué reglas quieres aplicar al correo electrónico? Para tu inspiración, te dejo mis reglas esenciales.

Descarga mis reglas de email

Imagen Máquina de email cortesía de Shutterstock

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y mentor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.

Cómo Arrancar tu Sistema GTD

Por: José Miguel Bolívar

Ahora que ya sabemos cómo construir un sistema GTD, el siguiente paso es aprender cómo «arrancarlo». Pero, ¿qué significa realmente «arrancar» un sistema GTD? Muy sencillo. Un fallo bastante común en la mayoría de los métodos  de efectividad personal es dar por supuesto que el paso del caos al nirvana productivo es algo parecido a un chasquear de dedos. La realidad, por desgracia, es muy diferente.

Si quieres hacerlo con un mínimo de garantías, mi experiencia es que, antes de empezar con cualquier sistema de efectividad personal, necesitas hacer «borrón y cuenta nueva». ¿En qué se traduce eso en nuestro caso concreto? Pues en que conviene «trazar una raya» entre tu «antes de GTD» y tu «después de GTD». Eso implica, entre otras cosas, abandonar la idea – si la tenías – de «migrar» todo tu pasado a tu nueva realidad. Por ejemplo, si en tu buzón de email hay cientos de mensajes antiguos, probablemente sea una pérdida de tiempo procesarlos todos. Lo inteligente es marcarte un límite que tenga sentido para ti – puede ser una semana o pueden ser tres, da igual – y todo lo anterior a ese límite meterlo en una carpeta que se llame «pre-GTD».

Pero vamos a lo que íbamos, que es cómo arrancar GTD. El primer paso de todos es asegurarte de contar con las condiciones adecuadas para ello. Te vas a embarcar en una aventura no exenta de riesgos. Vas a dedicar horas a pensar y a tomar decisiones, así que lo primero que necesitas es tener la seguridad de que:

• Tu sistema está ya preparado y cuentas con todo lo necesario: bandejas de entrada, archivo, gestor de fechas y gestor de listas.
• Cuentas con el tiempo necesario: de entrada plantéate que arrancar GTD te va a llevar fácilmente un par de días completos e ininterrumpidos.
• Cuentas con la energía necesaria: vas a necesitar tus «pilas» completamente cargadas, así que haz todo lo posible por descansar debidamente antes de empezar.

Una vez que cumplas todos los requisitos anteriores, ya puedes comenzar.

Procesa o aclara todas tus bandejas de entrada

Arrancar tu sistema GTD conlleva procesar o aclarar todas tus bandejas de entrada, que seguramente son más de las que inicialmente puedas creer. Cualquier sitio en el que haya algo con una decisión pendiente, es una bandeja de entrada: bolsos, bolsillos, guanteras, estanterías, altillos, lectores de RSS, listas de llamadas perdidas, mesas y escritorios, buzones de email… Hay que vaciarlas todas, pensando y tomando decisiones sobre su contenido.

Parte de este ejercicio consiste en procesar o aclarar también todo lo que a día de hoy llevas en tu cabeza. Para ello, antes necesitas hacer lo que Allen llama un «barrido mental», es decir, sacar todo eso de tu cabeza y dejarlo en una bandeja de entrada, que bien puede ser unas cuantas hojas de papel. Si lo haces bien, te aseguro que el barrido mental se traducirá en un buen montón de cosas, muy superior a lo que puedas imaginarte.

Organiza todo lo procesado o aclarado

Si procesas o aclaras bien, al final habrás:

• Tirado a la basura cantidades ingentes de cosas. Si no, es que has procesado o aclarado mal. Seguro.
• Archivado buena parte de lo que había en tus bandejas de entrada.
• Incubado otro volumen ingente de posibilidades y oportunidades. Si tu «incubadora» no está a rebosar después de arrancar tu sistema, también es un indicador seguro de que has procesado o aclarado mal, sobre-comprometiéndote. Si este es el caso, dale una vuelta a tus siguientes acciones y asegúrate de que es completamente imposible dejarlas sin hacer durante unos días. Si existe la menor posibilidad de hacer alguna de ellas la semana que viene, ¡incúbala!
• Delegado muchas acciones (recuerda que «delegar» en GTD significa única y exclusivamente que «lo hace otra persona»), registrándolas en tu «lista a la espera» para poder hacer seguimiento de ellas y que vuelvan a ti cuando deben.
• Hecho algunas cosas, cuantas menos mejor. Si has hecho muchas cosas, es que has procesado y aclarado mal porque te has dedicado a «hacer» en lugar de a «pensar y decidir».
• Aplazado lo que tienes que hacer, identificando proyectos y siguientes acciones, para poder hacerlas lo antes posible.

Y ahora, disfruta

Si has vaciado todas tus bandejas de entrada, incluyendo la que llenaste durante el barrido mental, y has organizado correctamente todo su contenido en los contenedores adecuados, es seguro que estarás experimentando una sensación de profunda satisfacción. ¡Por supuesto! Haber llegado hasta aquí tiene un mérito enorme y dice mucho bueno de ti.

Ahora, lo importante es disfrutar de ese nivel de tranquilidad que has conseguido y, sobre todo, mantenerlo. La clave para mantener la fiabilidad de cualquier sistema se llama revisión. Cuando una cosa que puede fallar no se revisa con la frecuencia necesaria, dejas de fiarte de ella.

Revisar para mantener el control significa dos cosas. Por una parte, que vas a revisar antes de hacer. Piénsalo un momento. ¿Qué sentido tiene organizar todo en tus listas si luego sigues decidiendo qué hacer «de cabeza», sin consultarlas? Por otra parte, revisar todo tu sistema regularmente para mantenerlo fiable. La revisión semanal es un concepto. Puedes revisar todas tus listas cada semana, o cada seis días o cada ocho. Lo importante no es que sea semanal sino que la hagas regularmente, sin «saltarte» ninguna.

Y si quieres aún más…

El control es el camino de entrada a la efectividad personal. Pero cuando lleves un tiempo disfrutando del control, querrás más. Dominar todo lo que va llegando a tus bandejas de entrada dejará de ser un reto y empezarás a plantearte como posibilidades reales opciones que a día de hoy solo consideras sueños. Cuando ocurra, significará que ya puedes aprovecharte de la perspectiva. Gracias a ella podrás pasar de la reactividad a la proactividad y llevar tu efectividad personal al nivel que tú quieras.

Como ves, un gran reto que conlleva enormes satisfacciones. La luz existe al final del túnel pero el túnel hay que recorrerlo y todo camino comienza con un simple paso: arrancar GTD. ¿Cuándo empiezas tú?

Entradas relacionadas:

1. Cómo Construir un Sistema GTD
2. GTD: Cómo Evaluar la Validez de tu Sistema de Archivo
3. 8 Cosas a Tener en Cuenta al Diseñar tu Sistema GTD

Si quieres ser mas efectivo, la clave es no hacer

Por:

No hay que gestionar las cosas que haces, sino que hay que gestionar las cosas que no estás haciendo.

Este es el principio detrás de la primera pregunta del flujo de trabajo de GTD: ‘¿Requiere acción?’

La manera más fácil de contestar esta pregunta es, según Cruz Guijarro, conocer los tres tipos de tareas que sí requieren acción.

Una de las herramientas más potentes que podemos utilizar para hacer mejor, es elegir que no hacer. Si sabemos perfectamente que no hacer, ganaremos claridad con aquello que queremos hacer y nos será mas fácil enfocarnos en ello.

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Mi sencilla rutina para escribir frente al ordenador

Por: Berto Pena

Buena parte de mi trabajo consiste en escribir frente a la pantalla de un ordenador. Dependo de ello y lo llevo haciendo desde hace mucho tiempo. Con el paso de los años he desarrollado una sencilla rutina que me gustaría compartir contigo.

Lo bueno de esta y otras rutinas de trabajo es que están ahí para ayudarme. Me salen solas sin pensar en ellas. Tanto como lavarme los dientes. Y lo mejor: aunque son sencillas sirven para algo importantísimo para mí: hacer un algo importante del modo más eficiente posible.

¿Y cómo es mi rutina para escribir frente al ordenador?

• Decido lo que voy a escribir el día antes
  Rara vez me pongo a escribir sin saber con antelación de qué voy a hablar. Es decir, no pienso o busco temas en el momento de escribir, lo que puede llegar a ser una gran pérdida de tiempo. Por ejemplo, en el momento en el que me he puesto a escribir este artículo que estás leyendo, ya tenía decidido desde ayer de qué iba a tratar. De hecho yo voy un paso más allá: el día antes escribo la primera frase del artículo o la columna de mañana. De modo que al empezar sólo tengo que continuar donde ayer lo dejé. Todo fluye mejor.
• Empiezo el día escribiendo
  Para mí escribir es una de mis tareas clave del día y lo que siempre hago nada más empezar. A primera hora. Cuanto antes. No siempre puedo cumplirlo, debido a mis viajes. Pero si puedo elegir, sin duda lo hago cuando arranco el día. Yo estoy fresco, tengo energía, hay silencio, nadie molesta… Es el entorno perfecto para darle a la tecla.
• Me aislo todo lo que puedo
  Uno de los momentos donde se ve con más claridad la brutal conexión entre tarea y mente, es a la hora de escribir. Cuando quieres transformar ideas en palabras, encontrar ritmo para desarrollarlas, dar con una estructura comprensible, y comunicar con claridad, tienes que estar en lo que estás: totalmente centrado y concentrado. Eso significa que antes tengo que matar todas las distracciones posibles (sobre todo las digitales). A estas alturas, es algo que ya me sale solo. Es muy muy difícil que me distraiga al escribir. Eso me permite redactar antes y mejor. ¿Y quién no quiere eso?
• Utilizo una aplicación “desnuda”
  Siempre me he declarado un fan de las aplicaciones para escribir sin distracciones. Tú, una pantalla en blanco/negro, y nada más. Eso me permite concentrarme en desarrollar las ideas que quiero contar, no en dar formato, ajustar márgenes o andar cambiando la fuente. En mi caso utilizo Byword, para Mac. Para mí, es gloria bendita.
• Escribo con teclado físico
  He intentado y reintentado escribir artículos con mi iPad, y no puedo. Necesito el teclado físico de mi ordenador de escritorio o bien mi portátil. Porque una de las cosas que necesito conseguir cuando estoy escribiendo es olvidarme que estoy escribiendo.
• Escribo con música. Siempre
  Lo hago para fomentar mi concentración, como forma de aislarme de lo que me rodea. De hecho hay muchas veces que termino de escribir y no apenas me percaté de lo que estaba sonando. En mi caso escribo el 99% del tiempo escuchando bandas sonoras, de las que soy un ávido coleccionista.
• Escribo con un objetivo en mente
  ¿Cuánto quiero escribir? ¿Qué extensión quiero que tenga? Procuro empezar a escribir con una cifra concreta en mente. Naturalmente no soy tan rígido como para decir «800 palabras y de ahí no me muevo». Pero el hecho de fijar un límite me permite no alargarme más de la cuenta. Porque, una vez que empiezo a aporrear el teclado, me entusiasmo y ¡ya no hay quien me pare! Fijar límites antes de empezar algo me ayuda a hacerlo de un modo más eficiente.

Escribiendo en todas partes

Pero muchas veces me toca escribir donde puedo, cuando me dejan, o en cuanto tengo una oportunidad.

La otra parte de mi trabajo (conferencias y cursos) me obliga a viajar mucho, y eso no siempre me permite escribir a primerísima hora. Así que me tengo que buscar la vida y aprovechar cualquier rincón y momento para escribir: habitaciones de hotel, trenes, autobuses, aeropuertos… Mi rutina principal de escritura no varía en esencia, pero sí que tiene dos particularidades que me permiten hacerlo con éxito.

• Siempre procuro anticiparme y prepararlo antes («tengo una hora de espera o de trayecto, la aprovecharé para escribir»). De modo que cuando llega el momento saco mi portátil (un MacBook Air de 13″) y en unos diez segundos estoy tecleando; continuando la frase que empecé ayer.
• Pero fuera de mi despacho utilizo un arma secreta. Un aliado fiel e incombustible que ha recorrido conmigo miles de kilómetros. Unos auriculares Bosé con cancelación de ruido. Allá donde esté, me permiten aislarme y concentrarme de un modo espectacular. La mejor inversión de los últimos años…

Y dicho todo esto, al final, lo único que importa es que todo lo escrito te sirva y te ayude a ti. ¡Gracias por estar ahí!

Tengo una guía de productividad que no te puedes perder

Por: Iago Fraga

Hoy es uno de esos días especiales en los que se completa un proyecto llegando a su última acción. Por eso, me alegra muchísimo poder presentarte la guía de productividad ¿Cómo puedo organizarme?:

Qué es y qué tiene para ti

Se trata de una pequeña guía en formato pdf, introductoria, visual y muy muy explicativa que responde a las preguntas fundamentales de organización y productividad personal que todos nos hemos hecho alguna vez.

La guía es un pdf gratuito que regalaré a partir de ahora sistemáticamente a los nuevos suscritores al Gimnasio Productivo.

Como sabéis, el Gimnasio productivo es un boletín mensual de productividad a base de retos que os propongo para que vayáis aplicando pequeños avances a vuestro trabajo cotidiano y pasemos de la teoría a la práctica.

Pues bien, esta vez he ido un paso más allá y he decidido crear esta guía para responder especialmente a esas preguntas tan básicas que nadie parece responder pero que todos nos hemos planteado alguna vez. Hablo de cosas como:

• ¿Cómo me organizo?
• ¿Qué herramientas me recomiendas?
• ¿Qué plan es bueno para empezar?
• ¿Cómo lo hago de manera inteligente y más rápida?
• etc.

Hazte con ella y léela

No quiero enrollarme describiéndola porque sinceramente: es gratis y basta con inscribirse al boletín para que en vez de contártela yo, te la estés leyendo enseguida.

Los primeros comentarios están siendo muy positivos y los suscriptores del boletín, que ya han tenido acceso a ella desde el último, confirman también que vale mucho la pena.

Aquí tienes un par de imágenes de la guía. En esta explico las 3 estrategias principales para incrementar tu productividad:

Cómo acelerar el proceso saltándote etapas intermedias:

Y más, y más, y más !!

Hazte con ella suscribiéndote al boletín Gimnasio Productivo aquí mismo:

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E-mail:

Nota: el formulario de inscripción solo se ve desde el blog. Haz doble click en el título del artículo si me estás leyendo desde fuera.

Se nota que llegamos a una nueva etapa

Por último quería, en este punto de inflexión, agradeceros a todos el estar ahí. Cada reto que aceptáis poner a prueba, cada artículo que se lee cada emails con dudas y preguntas, y cada comentarios con vuestra opinión.

En un internet donde la gente escanea y pasa a lo siguiente acabas valorando enormemente todos esos contactos, el feedback y toda reacción.

Son vuestras cuestiones las que ponen en marcha proyectos como este y nunca podré agradeceros suficiente lo que valoro cada aporte vuestro. ¡Sois un público genial!

Saboreadla y disfrutadla porque esta guía es un éxito colectivo. Sinceramente, ¡muchísimas gracias!

» Ver el artículo en el blog


De Iago Fraga en Técnicas de Organización

La precrastinación, o la falsa eficiencia

Por: Jerónimo Sánchez

La procrastinación, o el mal hábito de posponer tareas que sabemos que deberíamos hacer lo antes posible, es un tema que me ha interesado desde hace mucho tiempo. Siendo yo mismo un procrastinador compulsivo, siempre he intentando enteder este fenómeno en busca de las mejores estrategias que pudieran ayudarme a procrastinar lo menos posible. Algunas de ellas las he compartido en este blog, como la técnica de las palomitas de maiz, el método Seinfeld —que se suele utilizar para facilitar el desarrollo de nuevos hábitos—, o la visualización del costo de oportunidad de la procrastinación.

Sin embargo, ayer leía un post de David Barreda —vía mi buen amigo y colega Quique Gonzalo, al que muchos probablemente conoceréis por ser el co-fundador y CEO de Hightrack—, sobre otro fenómeno cognitivo muy interesante, que puede considerarse la cara opuesta de la moneda de la procrastinación, pero que, cual lobo envuelto en una piel de cordero, esconde en realidad un hábito que tiene efectos igual o más perniciosos que la procrastinación. Estoy hablando de la precastinación.

Precrastinación es un término acuñado muy recientemente —apenas a finales del año 2013—, como resultado de una serie de experimentos llevados a cabo por David A. Rosenbaum, Lanyun Gong y Cory Adam Potts, de la Pennsylvania State University. En dichos experimentos se pidió a una serie de estudiantes que recorrieran un callejón a lo largo del cual encontrarían dos cubos llenos de agua, a diferentes distancias del final. La prueba consistía en recorrer el callejón sin detenerse, cogiendo uno de los dos cubos y dejándolo al final del recorrido. A pesar de que se les dijo expresamente que podían tomar cualquiera de los dos cubos, el que les viniera mejor, la tendencia observada fue que la mayoría de los estudiantes se inclinaba por coger el primer cubo que encontraban, aunque ello implicara tener que recorrer mayor distancia cargados con él y, por tanto, un mayor esfuerzo.

Cuando se les preguntó a los estudiantes por qué habían elegido el primer cubo, respondían: ”porque quería terminar la tarea lo antes posible”. Los investigadores creen que, tomando el primer cubo, los sujetos del experimento sentían alivio al tachar mentalmente la tarea de recoger el cubo. Es decir, que a la hora de tomar la decisión de qué cubo tomar, la sobrecarga mental que supone tener un asunto pendiente sin resolver suponía un obstáculo a la hora de elegir la opción más eficiente, la que les permitiera recorrer cargados la menor distancia posible.

Este impulso de completar tareas lo antes posible, que los investigadores han venido en denominar precrastinación, demuestra una vez más que nuestros procesos cognitivos son más complejos de lo que parecen, y que la simple lógica muchas veces no es suficiente para describir nuestro comportamiento en el mundo real. Por eso, dicho sea de paso, es fundamental aprender a trabajar en base a hábitos que estén sustentados en principios productivos sólidos y contrastados, y no en creencias o pareceres personales.

Las observaciones de Rosenbaum, Gong y Potts tienen mucha importancia para los que nos dedicamos a estudiar cómo mejorar la efectividad personal. Si no hacemos nada para remediarlo, la precrastinación, al igual que los comportamientos descritos por Laborit, nos da una falsa sensación de eficiencia cuando, en realidad, supone un pesado lastre a la hora de tomar buenas decisiones. En este sentido, y aunque aún queda por ver más investigaciones sobre el asunto, para mi resulta evidente que el hábito de separar pensar de hacer es fundamental para minimizar el impacto de estos fenómenos. De ahí que, en mi opinión, metodologías de productividad personal como GTD se ven, una vez más, respaldadas por los hallazgos científicos en materia de cognición.

Entonces, si prescrastinar puede resultar tan nocivo como procrastinar, ¿que podemos hacer al respecto? Pues aprender a posteriorizar, como dice José Miguel Bolívar, o pasar del “a ver si lo puedo hacer” al “a ver si lo puedo NO hacer”. Aunque parezca una contradicción, posteriorizar es clave para mejorar nuestra efectividad personal. Posteriozar con criterio nos permite ganar distancia, enfriar nuestros pensamientos, que diría el maestro Antonio José Masiá, y nos ayuda a tomar las mejores decisiones posibles en términos de eficiencia y eficacia.

Antonio José Masía. Reinvención profesional y productividad personal

Por: David Torné

Segundo post de la serie Nuevos profesionales, nuevas profesiones. En esta ocasión con un amigo, consultor y experto en productividad en productividad personal que nos explica su paso del mundo de la edificación al de la formación y consultoría. Un cambio radical.

Antonio José Masiá es consultor artesano en efectividad centrada en las personas y autor del blog Cambiando Creencias en el que habla sobre efectividad personal y organizativa.

Puedes seguir o conectar con Antonio José a través de:

LinkedIn, Twitter, Google+, Facebook, Instagram

Antonio José Masiá y yo nos conocimos hace años, durante las primeras jornadas GTD®. En ellas me comentaste cómo GTD® había cambiado tu vida ayudándote a lidiar con el estrés. ¿Podrías comentar a los lectores cómo fue ese proceso? ¿Cuál fue el mayor cambio, o el más determinante, entre el antes y el después?

Toda mi primera etapa profesional la dediqué al sector de la edificación, desarrollando distintos tipos de actividades y responsabilidades vinculadas al sector. Mis niveles de estrés llegaron a ser tales en pleno boom económico, que a primeros de 2007 mi cuerpo me dió un aviso serio.

Sufrí un trauma acústico que se tradujo en un tinnitus continuo que borró del mapa uno de los tesoros más preciados por mí: el silencio. Para colmo, conforme pasaban los meses, mi estrés fue en aumento tras ir comprobando que el problema no tenía solución médica y que la única posibilidad era el reentrenamiento de mi cerebro para conseguir con el tiempo obviar el problema. Sin duda alguna el estrés fue el detonante de todo, lo que hizo que tomara conciencia de la importancia que tendría aprender a controlarlo.

Aquella situación supuso un punto de inflexión en mi vida. Por aquella fecha ya había leído algo sobre temas de productividad siempre encaminados a mejorar mi trabajo, y fue un día haciendo elíptica en el gimnasio, escuchando un podcast sobre programación, cuando escuché hablar por primera vez de GTD®. Me quedé prendado de las bondades que prometía la persona que compartía su experiencia, así es que sin dudarlo compré «Organizate con eficacia», primer libro de David Allen, devorándolo en una primera lectura en un fin de semana. Eso lo cambió todo.

El proceso fue largo, aproximadamente dos años. Cada tres ó cuatro meses me solía caer del caballo, como dice el propio Allen. Con el tiempo he podido comprobar que la consecuencia de tanto fracaso estaba fundamentalmente en el proceso de implantación que propone el propio David Allen, te encierras un fin de semana y lo montas todo de golpe. ¿Qué ocurre? Pues que como te faltan el 99% de los hábitos, al poco tiempo fallas y abandonas. A día de hoy en los talleres que facilitamos en OPTIMA LAB para ayudar a las personas y organizaciones a ser más efectivas, recomendamos seguir un proceso simple basado en la incorporación de hábitos de forma progresiva. Según mi propia experiencia, consigues ir afianzando hábitos a la vez que ganas nuevas rutinas efectivas.

Al margen de un montón de beneficios colaterales, diría que comenzar a usar GTD® me llevó a dos cambios importantes. En primer lugar, a desarrollar la capacidad de controlar el estrés continuo, y por otro lado el aumento inminente de la creatividad que me ha llevado a día de hoy a tomar caminos diferentes tanto en lo personal como en lo profesional.

Hace unos años trabajabas en el mundo de la construcción y ahora te dedicas a la formación y consultoría en productividad personal. El cambio es radical. ¿Puedes comentarme qué te empujó a dar el salto? Estoy seguro que no se trata sólo de una de cuestión de atracción por el tema de la productividad, ¿cuáles son los pequeños cambios, los pequeños empujones que te han hecho llegar aquí?

Hasta aquel aviso, vivía prácticamente exhorto en mi vida profesional. Sólo hablaba de ladrillos, hormigones, peritaciones, atención al cliente, patologías, cálculos, etc. Mi mundo se reducía a eso. Para mí las palabras conciencia, responsabilidad, cambio, personas, transformación, posibilidades, elecciones, etc, no significaban nada, ya que los árboles no me dejaban ver el bosque. Es como cuando estás en contra del mundo porque crees que el mundo está en contra tuya, y aún así, disfrutaba de mi trabajo.

De nuevo, tuvo que ser un acontecimiento drástico el que marcara un nuevo cambio en mi vida. En 2010 se marchaba para siempre una de las personas, que sin saberlo, más apreciaba en mi vida, Gilberto. Su corazón se paró en una fría madrugada de diciembre cuando la vida entendió que él había cumplido el propósito que había venido a llevar a cabo. Aquella experiencia me marcó tanto que tomé dos decisiones importantes.

La primera de ellas fue que a partir de ese momento, el rumbo de mi vida estaría marcado únicamente por mis elecciones y sus consecuencias, y nunca por las decisiones impuestas de forma externa, y la segunda que todo lo que hiciese tendría que tener un sentido claro y especial que me aportara sentido. Todo esto me llevó a iniciar un nuevo camino totalmente fuera de mi zona de comodidad. La lectura que me abrió la mente por completo fue la del libro «El principito se pone la corbata» de Borja Vilaseca, libro que me recomendó, al verme tan afligido el doctor  Eduardo Rojas, todo un ejemplo de vocación y sentido.

Este otro punto de inflexión me llevó a comenzar a pensar fuera de la caja y a hacer cosas poco corrientes en mí. La mejora de la productividad fue haciendo mella en mi propio desarrollo llevándome a dar mis primeras charlas sobre mis experiencias productivas. Comencé a seguir a los grandes influencers en estos temas, y en 2011 me llevé una gran sorpresa cuando un nutrido grupo de estos reconocidos bloggers, entre los que estabas tú David, organizábais las primeras jornadas de GTD® en Barcelona, en la que precisamente nos conocimos.

Mi sorpresa fue doble. En primer lugar por el interés que despertó el evento a nivel nacional, lo cual hizo que me quedara sin plaza, y en segundo lugar mi primer contacto más personal con mi maestro y amigo José Miguel Bolívar. Al enterarse que me había quedado sin plaza, contactó conmigo de forma más personal, y amablemente me cedió una de las invitaciones que tenía a su disposición como ponente del evento. Ya os podréis imaginar la ilusión que me hizo. Así es que me cogí un avión un sábado por la mañana desde Málaga para ir a pasar un buen rato con los grandes maestros de la productividad y GTD® en España. Menudo subidón.

El viaje de vuelta recuerdo que fue muy movidito en cuanto a ideas saltando en mi cerebro de un hemisferio a otro, y que lógicamente, como no podía ser menos, fuí capturando ;-). Entre ellas estaba la posibilidad oculta de reorientar mi carrera profesional hacia algo con mucho más sentido. La consultoría.

Otro capítulo de este episodio de cambio es la transformación de un arquitecto en formador/consultor. ¿Cuál ha sido el camino recorrido hasta tu dedicación plena a tu nueva actividad?

Soy de los que piensan que cuando no eres capaz de hacer o conseguir algo es porque aún te faltan conocimientos o habilidades para poder hacerlo. La pregunta natural que me surgió en aquel momento fue la siguiente. ¿Qué es lo que aún no sé en este momento y qué me está impidiendo moverme? Obtuve muchas respuestas, así es que comencé a leer, ver conferencias TEDx, asistir a talleres de emprendedores y en general, a impregnarme durante el mayor tiempo posible de cosas diferentes que me llevaran a lugares diferentes.

Entre otros aprendizajes transversales, me formé como Coach en una de las escuelas más prestigiosas y antiguas del mundo, Success Unlimited Network® L.L.C. | SUN Alfonso Medina, uno de los 3 primeros Master Certified Coach MCC españoles reconocidos por la International Coach Federation | ICF y uno de los 7 Trainers Certificados en todo el mundo por SUN.  Esta formación supuso un gran avance para mí, ya que me permitió tomar grandes decisiones y sobre todo ponerme en marcha. También me he formado como Practitioner en PNL con Giuseppe Meli, Trainer Internacional de PNL acreditado directamente por el Dr. Richard Bandler y Master Certified Coach | MCC.

Otro factor fundamental es el hecho de interactuar y relacionarse con personas diferentes a la de tu entorno. Por lo general, tu entorno más cercano es tendente a la protección y a la comodidad. En el momento que comencé a expandir mis relaciones personales a través de eventos de networking y redes sociales, fue cuando comencé a ver el camino más claro. Esto te permite conocer a personas diferentes, y es precisamente en las diferencias donde reside la riqueza. En este sentido, OPTIMA LAB, red productiva de la que soy nodo, está siendo toda una experiencia. Ocho personas diversas, con intereses comunes. Todo un espacio fértil para el desarrollo en red.

¿Qué habilidades son las necesarias para realizar tu actividad? ¿Qué papel juega el coaching en todo ello? ¿Qué nos aporta para conseguir el cambio que no nos pueda aportar un proceso formativo convencional o la consultoría?

Bueno, diría que en general son necesarias todas aquellas habilidades encaminadas a la mejora de la comunicación entre las personas. El conocimiento es la materia prima, pero si no se sabe comunicar no se puede hacer uso de él. En este sentido tanto el coaching como la PNL son básicamente herramientas de comunicación que te permiten desencadenar procesos de autodescubrimiento en las personas, y esto cambia de forma determinante la forma de hacer.

Como dice José Miguel Bolívar, hay dos formas de ver la formación, desde el «yo te formo» o desde el «yo te facilito que tú aprendes». En OPTIMA LAB estamos en la segunda forma de verlo. Creo firmemente que la mejor forma de aprender es haciendo, ya que las personas llevamos dentro todo aquello que necesitamos.

Eres consultor artesano, como José Miguel Bolívar, y estás integrado en REDCA red de consultores artesanos y en OPTIMA LAB. ¿Puedes comentarnos qué labor conjunta realizáis en cada una de ellas? ¿Por qué es tan importante el trabajo en red entre profesionales freelance?

REDCA es una red de consultores, que como dice en su web, entienden su trabajo como un oficio además de una forma de pasarlo bien llevándolo a cabo. En los encuentros esporádicos que se suelen hacer solemos compartir ideas sobre temas relacionados con la propia consultoría poniendo de manifiesto sencillamente nuestra forma de hacer.

Por otro lado podríamos decir que OPTIMA LAB es una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

Trabajamos en red de forma descentralizada usando nuevas tecnologías que nos permiten permanecer conectados y por tanto desarrollar infinidad de proyectos sin la barrera de la presencia física. En nuestros encuentros presenciales, que suelen celebrarse de forma periódica, trabajamos en el desarrollo de ideas y conceptos, siempre desde la perspectiva artesana.

Para acabar la entrevista, tú eres uno de los grandes especialistas en planificación de proyectos, planificación natural.

¿Cuáles son los errores más comunes que cometemos? ¿Cómo consigues/conseguimos implantar la planificación natural frente a la planificación reactiva o la utilización de plannings de trabajo, como hemos hecho tradicionalmente?

El principal problema de la planificación de proyectos a día de hoy es la propia planificación de proyectos entendida tal y como se sigue entendiendo, y que consiste básicamente en jugar a ser adivino. Es un grave error usar técnicas del pasado para situaciones del presente. Hasta en un entorno “aparentemente controlado” como podría ser el de la edificación, la incertidumbre causa estragos. ¿Qué sentido tiene seguir haciendo lo mismo cuando realmente no consigues nada diferente? En mi última etapa profesional fui capaz de dirigir proyectos y acabarlos en plazo y coste, usando tan sólo el sentido común que en el trabajo del conocimiento se conoce como planificación adaptativa.

Por otro lado, otro gran error, es no establecer de forma clara cuál es el resultado que se pretende conseguir, y sobre todo el para qué quiero conseguirlo. Estos dos elementos suponen la definición de la línea de llegada y el combustible necesario para ser capaz de llegar a esa línea. Sin duda un tema apasionante sobre el que podríamos estar horas conversando.

Descárgate la entrevista completa en formato PDF