¿Cuántas veces tienes que rebuscar o rehacer algo que habías buscado o hecho antes? Muchas veces nos empeñamos en hacerlo una y otra vez, una y otra vez, cayendo en una miserable pérdida de tiempo y energía. ¿Por qué no guardarlo para reutilizarlo en el futuro?
Una parte gorda de tu eficiencia diaria está detrás de saber reutilizar recursos, listas, material, datos, pasos, indicaciones, procedimientos, etc. que ya tienes ahí, contigo. Porque un día alguien te los envió, porque lo buscaste o investigaste en Internet, porque aprendiste a hacerlo, porque lo recopilaste… porque lo hiciste con tu esfuerzo. Y ojo, esto tanto en el trabajo como en las cosas de casa.
La gran mayoría de esas cosas caen en el olvido o, más habitualmente, en la papelera. Uno tiende a pensar que «ya lo he utilizado, ya no lo necesitaré más». Pero en la realidad, con frecuencia, sí lo necesitamos tiempo después. Así que dentro de dos o cinco meses tengo que volver a pedirlo, buscarlo, rehacerlo, reaprenderlo. Y según sea el caso, el despilfarro de tiempo y energía puede llegar a ser enorme. ¿Por qué no guardarlo para reutilizarlo?
No se trata claro de guardar todo. Pero sí de pensar mínimamente si esto tal vez lo vaya a necesitar dentro de un tiempo.
1Echa mano de listas reutilizables
Muchas veces hacemos listas de tareas para momentos, ocasiones o actividades que luego se repiten. Luego, cuando nos obligamos a rehacerlas, tenemos que esforzarnos por recordar todo lo que en su día incluímos en la lista original. Y no siempre lo logramos, con lo que nos salen listas incompletas.
Organización de viajes y eventos, celebraciones, pago de impuestos, compra semanal y mensual, acciones recurrentes de proyectos, chequeos y tests, mantenimiento y reparaciones, instalaciones, revisiones, backups, etc. Estas listas de tareas o paso-a-paso llegan pero deberían quedarse, y son una auténtica mina cando se reaprovechan. Justo hace un par de años escribía sobre ellas y te daba varias pistas.
2Documenta cómo lo hiciste
Si tú (o tu equipo o familia) haces algo por primera vez y exige ciertos pasos o encierra cierta complejidad, es buena idea recoger cómo lo has hecho. De modo que cuando dentro de un tiempo tengas que repetirlo, no te costará nada. Sólo tendrás que consultar tus propias notas. ¡100% eficiencia!
Cómo encaraste y organizaste tal proyecto o mega-tarea, los pasos que diste, quién hizo qué, reusar también una lista previa, tabla de horarios y tiempos, páginas web de consulta, notas y pistas a tener en cuenta, etc. Al fin y al cabo, muchos proyectos y tareas se terminan por repetirse o bien son muy parecidos a otros anteriores.
3Guarda el material de referencia
A menudo recibes un correo o vas a Internet a buscar un dato, un enlace, un contacto, o cierta información que necesitas para tal proyecto o para entregar algo. El problema se plantea cuando esa información vuelve a necesitarse X tiempo después. Y no dentro de un año, sino a corto plazo. Entonces esa búsqueda-consulta que inicialmente no resultó tan difícil, termina por generar un atasco innecesario.
Información de clientes, contactos, proyectos, entregas, artículos de un blog, cifras, especificaciones, trozos de código, una entrada concreta de un foro… ¿Por qué no guardarlo todo lo útil en un solo sitio? Cuando lo necesites lo encontrarás sin esfuerzo, y así podrás invertir tu tiempo y energía en cosas muchísimo más importantes. Como generar ideas.
Guardar y reutilizar recursos. Esto no es ninguna “técnica” o “método”, sino puro sentido común, practicidad y una pizca de previsión.
Además, hoy en día, con aplicaciones como Evernote o Dropbox, guardar es barato, almacenar es fácil, y encontrar es rápido. Así que, ¿por que no hacerlo y ganar con ello? Guardar para reutilizar es reinvertir de forma inteligente tu esfuerzo. Al fin y al cabo es tu esfuerzo.
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