✓ Como NO comunicar en equipo, parte 2: usar el email

Por: Jeroen Sangers

En el artículo anterior he explicado que la comunicación verbal no siempre es el mejor canal si trabajas en una oficina abierta. En cualquier caso es recomendable crear un plan de comunicación interna en que especificáis exactamente los canales de comunicación disponibles en el equipo y el uso de cada canal.

Cuando asesoro equipos en el proceso de crear un plan de comunicación interna, observo que los equipos cambian su forma de comunicar para disminuir la frecuencia de las interrupciones verbales. Lo más habitual es que cambian el método de comunicación por defecto al email.

Comunicar mediante el correo electrónico tiene muchos beneficios. Es un medio habitual que todos los miembros del equipo ya conocen y utilizan. Es un canal que está disponible en todos los dispositivos electrónicos y que además tiene un coste muy bajo. Pero lo más importante es que es medio de comunicación asíncrono. Cuando envías un email a un compañero no le estás causando ninguna interrupción — mientras tiene las notificaciones desactivadas, pero esto es elección suya.

Visto todo esto, el email parece el canal idóneo para la comunicación interna, ¿verdad?

Inconvenientes para colaborar con email

Como he comentado antes, la mayoría de los equipos se comunican mediante email. Aunque es un medio fácil de utilizar, desde mi punto de vista tiene varios problemas estructurales.

La mayoría de los mensajes entre miembros de equipos forman parte de conversaciones y el email no sirve muy bien para mostrar una conversación. La solución más frecuente es adjuntar una copia de todo el hilo de conversación al final de cada mensaje. No solo es difícil de leer al revés, además resulta en una gran cantidad de contenido duplicado, lo que dificulta buscar información.

Otro problema grave con el email es que es un medio decentralizado; cada miembro del equipo mantiene su propia copia de cada mensaje. Cuando se incorpora un nuevo miembro al equipo es imposible darle acceso a los mensajes anteriores. Tampoco es posible hacer modificaciones o correcciones de forma fácil. El único que puedes hacer es enviar otro correo, creando así dos versiones (¿cuál es la buena?).

Definitivamente, el email no es la mejor forma de comunicación en un equipo de trabajo. Si tu equipo aún está utilizando el correo electrónico, ¿cuales son las alternativas?

Alternativas al email

Lo mejor es no buscar un solo servicio de comunicación interna, sino buscar un conjunto de herramientas específicas. Por ejemplo, el startup Buffer no tiene oficina y comunica mediante una serie de servicios. En este caso, utilizan HipChat para conversaciones, Sqwiggle para compartir visualmente el estado de los miembros y para videollamadas y Hackpad para colaborar con documentos.

Este sólo es un ejemplo, hay muchas soluciones disponibles. Algunas son más genéricas, como Slack, otras están centradas en proyectos (Basecamp), tareas (Trello, Asana, Wunderlist), documentos (Google Drive, Box) o aplicaciones (Podio).

Una navaja suiza es útil en caso de una emergencia cuando no llevas tu caja de herramientas, pero los profesionales prefieren trabajar con un martillo, una sierra y un destornillador. El email tiene sus usos, pero para la comunicación en equipo hay mejores soluciones.

¿Qué herramientas utilizas para colaborar en equipo? Compártelo en los comentarios.

Imagen «Email» cortesía de Shutterstock

5 claves para evitar el “lo olvidé”

Por: Berto Pena

Es increíble ver la cantidad de gente que todavía sigue fiándose de su cabeza para recordar las cosas. Y claro, algunas se les “escapan”. A veces ese olvido queda en un susto momentáneo. A veces genera una urgencia que afecta a muchas personas.



Hoy en día tanto en casa como en el trabjo pasan muchas cosas, muy rápido, en muchos frentes, y con muchas personas involucradas. Intentar llevar un “registro mental” (?) de todas las cosas pendientes, es poco menos que dispararse en el pie. Así y todo, cada día mucha gente sigue apuntándose a este deporte de riesgo. Y con gente me refiero a personas de todos los perfiles: desde un estudiante hasta un súper directivo, un freelance o un jubilado.

Y, por supuesto, ante el «se me escapó» o el «se me pasó», siempre tenemos preparada una disculpa (recuerda que los humanos tenemos un máster en disculpas):

• A veces lo achacamos a que «tengo un montón de trabajo y se me pasó».


• A veces al «chico, tengo un montón de cosas en la cabeza».


• A veces a que «mi memoria ya no es lo que era».


• A veces a que es «soy olvidadizo, pero ya era así de pequeño».


• A veces a que «aunque lo apunté, no sé cómo pero se me pasó».

Cuando se te escapan cosas (cuando se te olvidan) y tienen que ver con algo tuyo, quien paga las consecuencias únicamente eres tú. Pero ¿qué pasa cuando tu olvido perjudica a otra persona o a varias a la vez? Por ejemplo a tu equipo. O a una empresa (un cliente). O a alguien de tu familia, si es un tema de casa.

Cortar ya el síndrome del “lo olvidé” no es sólo un tema de productividad y eficacia, sino de dejar de parecer un idiota, dejar de hacer faenas a otros, y cumplir con tu parte. Lo tenías que hacer, hazlo. Te comprometiste, cumple. Dijiste que sí, ahora te toca. Y por supuesto haciéndolo a tiempo, no a última hora. Deprisa y de cualquier manera.

¿Cómo corregir el «se me escapó» o el «se me pasó»? Pues, como ocurre con muchas de estas cosas relacionadas con hábitos, no es tan difícil como parece. Bastan unos sencillos detalles. Unos gestos en realidad, que a base de repetir te saldrán solos en menos tiempo de lo que parece. Estos son mis cinco favoritos:

• No memorices, anota. Si tuviéramos que recordar una, tres o cinco cosas, nuestra mente podría con ello. Pero tu actividad genera decenas y centenas de tareas, recordatorios, compromisos y citas que no puedes gestionar de memoria. Utiliza: 1) Listas de Tareas; 2) Calendario; 3) Aplicación de notas e ideas. Apóyate en el papel o el software para memorizar, y libera tu cabeza para hacer lo que mejor hace: pensar, crear, analizar, inventar, solucionar.


• Anota en ese mismo momento. Las cosas se anotan en mismo el momento en el que surgen. Si no lo anotas justo aquí y ahora, se te olvidará. Ya sea por teléfono, en un Email, en una reunión, en un taxi, en una comida… Cuando lo escuches o pase por tu cabeza, anótalo. Es un gesto de oro. Eso implica tener muy cerca y muy accesible las herramientas de “captura”.


• Revisa y planifica por adelantado. Cuando planificas tus tareas y revisas tu calendario por adelantado (el día antes, la semana antes), eres tú quien va por delante de tus tareas y citas. Puedes saber cuándo toca qué, y no se te olvida. Pero si no lo haces, eres tú el que va detrás de ellas. Persiguiéndolas con la lengua afuera.


• Utiliza alarmas, puntualmente. A veces esa planificación/revisión no siempre es suficiente. Bien porque hay mucha actividad, o estás enfrascado en tareas y puedes llegar a despistarte… Para eso existen las alarmas. Y sí, son buenas. No recomiendo abusar de ellas (por temas de distracciones) pero puntualmente pueden ayudarte a hacer algo justo a tiempo.


• Programa las repeticiones. Hay tareas y citas que se repiten diaria y semanalmente, y no se nos escapan. Pero las que se repiten cada dos semanas, mensual, semestral o anualmente, tendemos a olvidarlas. Prográmalas. Todas las aplicaciones de tareas y eventos tienen esa opción. Prográmalo y olvídate de ello hasta el día que toque.


• Bonus: Fechas, fechas, fechas. Las fechas son “sagradas”. Nunca, nunca, nunca trabajes sin fechas. Son como las coordenadas del GPS: sin ellas no hay destino. Pide, pregunta, indaga o pon tú mismo una fecha. Las fechas y las horas son la primera vacuna que se le debe administrar a las personas olvidadizas.

Como comentaba en curso de Productividad online cuando toqué este tema, todo esto me parece de “primero” de Productividad. Pero por evidente, y por darse por sentado, tendemos a olvidarlo y descuidarlo. Y así nos va. SIEMPRE pon el foco en lo obvio, porque a menudo las cosas más pequeñas son la solución a las grandes.

✓ Cómo aumentar la productividad en el trabajo

Por: Jeroen Sangers

MOOC es el acrónimo en inglés de Massive Online Open Courses (cursos online masivos en abierto), cuyas características principales son el ilimitado número de matriculaciones, que se imparten íntegramente a través de Internet, y como su propio nombre indica, son abiertos y gratuitos.

He desarrollado un MOOC sobre la productividad personal 2.0 en colaboración con la red social mundial de mujeres profesionales Womenalia. En este mini curso comparto 5 fórmulas para crear nuevos hábitos productivos que te permitan focalizarte en las tareas realmente importantes. En otras palabras: cómo tener más resultados con menos esfuerzo.

Ir al MOOC “Cómo aumentar la productividad en el trabajo”

✓ Un freelancer trabajando desde casa no está solo

Por: Jeroen Sangers

En septiembre del año 2011 mi vida cambió por completo. Era el momento en que dejaba de trabajar para una empresa de tecnología para dedicarme a tiempo completo a mi pasión: ayudar a personas, equipos y organizaciones para mejorar su productividad. Era el momento en que dejaba de tener un jefe para tratar a todos mis clientes como jefes. Era el momento en que cambiaba mi espacio de trabajo de una oficina a un despacho en casa. Y también era el momento en que dejaba de estar todo el día rodeado por mis compañeros a estar solo en casa.

Especialmente este último aspecto del trabajo freelance es lo que cuesta más a muchos profesionales trabajando desde casa. Es verdad que no estás solo, porque te comunicas con tus clientes, tus proveedores y tus socios, pero no es lo mismo. Yo al menos echaba de menos las conversaciones de la cafetera, alguien que te pregunta cómo te va el proyecto y alguien que me podría dar feedback sobre mi trabajo pendiente.

Dos tendencias contradictorias en el mundo laboral

Encontré una solución a mi problemita cuando estaba investigando dos tendencias.

Primero observaba que cada vez más profesionales freelance optan por trabajar desde cafeterías o centros de coworking. Es decir, personas que trabajan sólo se encuentran en un mismo espacio físico para crear así alianzas.

La segunda observación es que en las empresas hay cada vez más profesionales que optan por trabajar desde casa y así ahorrarse el tiempo de desplazamiento y las interrupciones y distracciones de la oficina. Es una tendencia facilitada más que nada por los avances tecnológicos. Cada vez más empresas optan por el uso de plataformas de colaboración como Trello, Asana, Igloo o Zyncro en lugar de reuniones presenciales y el email.

Coworking Virtual

Algunos trabajadores freelance no pueden acudir a espacios de coworking, porque son demasiados caros o porque el tipo de trabajo que hacen no lo permite. Yo, por ejemplo, no lo puedo hacer porque necesito un entorno tranquilo para poder atender a mis clientes de consultoría a distancia o para grabar los vídeos del curso online.

Después de haber estudiado las dos tendencias, decidí combinarlas y utilizar las herramientas que facilitas el teletrabajo para crear un pequeño grupo de Coworking Virtual. Invité a algunos seguidores en Twitter, programé un Hangout para explicar mi idea y el resultado es muy positivo.

El grupo de Coworking Virtual lleva funcionando desde febrero y ya me ha aportado muchos beneficios. No solo el café virtual que tomamos cada mañana, sino también feedback rápido a ideas y servicios nuevos. Estamos conectados mediante la herramienta Slack —muy recomendable también para equipos de trabajo— dónde podemos hablar y compartir ficheros. De vez en cuando quedamos en un Hangout para comunicar menos virtual.

Para mi ha sido una experiencia muy positiva. Quiero dar las gracias a Andres, Cristina, Javier, Fran, Hana, Jordi, Mercedes, Ninex y Sr. Bot por estar siempre allí.

¿Qué te parece esta idea de Coworking Virtual? No hay nada que te impida formar tu propio grupo.

Imagen «Coworking Virtual» cortesía de Shutterstock

7 Ladrones de Energía que te quitan mucho

Por: Berto Pena

A menudo se habla y se escribe sobre actividades que “roban tiempo”, pero no tanto de aquéllas que te roban energía. Son menos reconocidas, pero igualmente dañinas. Porque te quitan lo que más necesitas cuando quieres hacer, conseguir y avanzar: la energía, las ganas.



Antes de nada, hay que dejar claro que detrás de todos estos ladrones sólo estás tú. Es decir, son hábitos, gestos o actividades que permite uno mismo. Que permite, propicia o fomenta, y que terminan por cansarte. O sea: no hay que mirar alrededor para buscar culpables… Y tampoco para encontrar soluciones. ¡Y eso es una buena noticia!

¡El depósito está medio vacío!

Cuando tú te levantas por la mañana contigo tienes una cantidad limitada y valiosísima de energía, de capacidad, de atención, de intensidad, de impulso, de ganas de hacer. Teóricamente todo eso lo vamos a invertir en las cosas que nos importan, en lo que buscamos… pero no siempre es así.

Y lo que nos pasa a menudo es que esa energía no nos llega. A veces el depósito mental se vacía a mitad de día. Te encuentras desganado, desenfocado, con ganas de irte a casa ya. «¿Dónde se ha ido toda la energía que tenía hacía sólo unas pocas horas? ¿Quién me la ha quitado cuando en realidad no he hecho tanta tareas?»

Esa falta de energía y de intensidad, suele ser más mental que física. Y muy habitualmente (más de lo que creemos) se debe a ciertos hábitos, actividades y actitudes nuestras, que sileciosamente nos van robando esa energía. Que nos van cansando y cansando. Tú crees que es sólo culpa de las tareas de tu lista (que también), cuando en realidad hay otras cosas que han contribuído a cansarte.

Fíjate en la lista que viene a continuación. Porque son cosas en los que muchos de nosotros caemos (tal vez sin darnos cuenta), y que nos pueden llegar a quitar lo mismo o más que otros conocidos “ladrones del tiempo” como las interrupciones, las pérdidas de tiempo online, etc.

• 1. Quejarnos demasiado.
  
  ¡Madre mía cómo nos gusta quejarnos! Y no una vez, sino veinte. Y además lo retransmitimos a todo el que se aproxime. Sentir molestia o cabreo ante una contrariedad o una mala noticia, es natural y humano; y es bueno expresarlo en alto… pero una sola vez y ya está. Instalarse permanentemente en la queja es un acto inútil (no soluciona el problema) y sobre todo consume una cantidad enorme de energía. De tu energía.


• 2. Falta de planificación.
  
  Cuando no planificas un día o una semana de trabajo; cuando no preparas una tarea complicada o un proyecto; cuando no te anticipas a un previsible momento complejo, te bloqueas, te atascas, y pierdes tiempo buscando, recopilando o arreglando sobre la marcha. Y, claro, eso te cansa. De forma innecesaria, pues lo podías haber evitado con facilidad. Planifica y prepárate ahora, y ahorrarás energía mental después, que podrás invertir en tus tareas.


• 3. Intentar recordar cosas.
  
  Muchas personas obligan a su mente a retener y acumular tareas, microtareas y recordatorios en una pelea constante por que no se le escapen cosas que tienes que hacer o que le debes a otros. Esto genera un descomunal derroche de energía que se podría solucionar fácilmente utilizando una aplicación o una agenda de papel. La mente nació principalmente para inventar, solucionar, crear, hacer. No para “apuntar cosas”.


• 4. Cotilleo y chismorreo.
  
  Aunque es algo que todo el mundo dice odiar, luego es algo en lo que todo el mundo cae de una forma u otra. Cruzar la linea del simple comentario para enzarzarnos en una espiral de chismorreo y habladurías, es fácil, es humano, y es algo diario. Pero es algo que también nos desgasta silenciosamente. Y ese chismorreo se puede encontrar en la máquina de café de la oficina, pero también en Twitter, Facebook, etc. ¿Y si invirtieras tooooooda esa energía en otras cosas que de verdad te importan?


• 5. Desorganización y desorden.
  
  Mirándolo a fondo, la desorganización en sí no es el problema. El problema está en las consecuencias que se derivan de ella: perder tiempo intentando encontrar algo, poner patas arriba todo buscando, interrumpir a alguien porque no lo encuentras, o distraerte de la tarea porque te falta algo que creías tener. Y ojo, esto tanto en el trabajo como en casa con tus cosas o las de tu familia. Todo eso, aunque no lo vemos/admitimos, nos roba una energía de la que luego nos lamentamos por no tener.


• 6. Estar con personas negativas.
  
  Hay personas positivas y personas negativas. Éstas últimas son personas nocivas y dañinas, que restan en vez de sumar, que desaniman en vez de motivar, que destruyen en vez de construir, que se quejan en vez de solucionar, que se quedan parados en vez de avanzar. Y sobre todo que “contagian”. Estar con estas personas, rodearte de ellas, o incluso pasar tiempo con ellas, tiene un precio alto: por un lado te vas contagiado de su negatividad, y, por el otro, vas perdiendo la energía y el entusiasmo que necesitas para tus proyectos y metas.


• 7. Indecisión permanente.
  
  A la hora de decidir, dar una respuesta definitiva, o lanzarte a algo, internamente te debates entre el sí o el no, con argumentos que van y vienen, considerando todas las posibles opciones (hasta las más absurdas), imaginando escenarios que nunca llegarán a darse, intentando trazar el plan perfecto, o esperando por el momento ideal que nunca llega. Esa “batalla interna” de días y hasta semanas termina por agotarte. Pensar y analizar antes de decidir es bueno y necesario. Pensar demasiado y caer una espiral de indecisión termina por agotarte. Y además hace que no te muevas.

¿Dónde están las claves para vencer todo esto? Pues la primera y más importante es saber si tú caes en esto. Esto es, analizarte y autoevaluarte de forma regular para ver cómo haces las cosas. Cuando sabes dónde te duele, luego es mucho más fácil ponerle remedio. Si no, es como seguir caminando con los ojos vendados.

✓ Como NO comunicar en equipo, parte 1: interrupciones en la oficina

Por: Jeroen Sangers

Aunque estoy especializado en la Productividad Personal tengo que admitir que ser productivo no siempre es algo personal. No estás solo en este mundo: trabajas con otras personas —compañeros, proveedores, usuarios, clientes— y también en tu tiempo libre haces actividades con tu pareja, tu familia o tus amigos. Aunque todos tenemos nuestros momento de altas y bajas niveles de eficacia, si dependes de otras personas verás que a veces tu productividad personal disminuye justo porque estás interactuando con ellos. Si estuvieras todo el día encerrado en una habitación, tu eficacia sólo dependería de ti. Si colaboras con otros, el número de factores que afectan tu eficacia incrementa significativamente.

Obviamente, trabajar con otros no necesariamente es un elemento negativo: colaborando en un equipo de compañeros puedes hacer cosas que son imposibles de hacer solo. Disfrutarás más de la película si la puedes comentar con tus amigos que mirándola solo en casa. En un equipo de trabajo podrás dividir las tareas y enfocarte sólo en lo que tu sabes hacer mejor.

La mayoría de las oficinas han sido diseñados para maximizar el número de interrupciones

No obstante, muchos de mis clientes me han comentado que las interrupciones de sus compañeros forman la mayor fuente de distracciones. En la última década, muchas empresas han optado por oficinas abiertas para reducir los costes y promover la creatividad e interacción entre los trabajadores. Si todo el equipo está en la misma sala es posible solucionar cualquiera duda en poco tiempo, simplemente preguntándola a tus compañeros. Cuando quieres preguntar algo a un compañero, no es necesario levantarse de la mesa ni redactar un texto para enviarlo electrónicamente.

Pero esta facilidad de comunicarse también tiene un lado negativo. En una oficina abierta recibes más interrupciones de tus compañeros y además hay más distracciones porque puedes oír a tus compañeros hablando de sus temas.

La mayoría de los trabajadores de conocimiento no disponen de buenos hábitos productivos. Cuando su trabajo está bloqueado porque necesitan información de un compañero, no saben gestionarlo bien. Lo mejor que pueden hacer es pasar la pilota al compañero para no olvidarlo.

¿Es posible ser productivo en una oficina abierta?

Por un lado, las oficinas abiertas incrementan la creatividad y la comunicación en el equipo, pero al mismo momento también facilitan interrupciones y distracciones. No existe ninguna solución única y fácil para este problema, pero se puede hacer algo.

Como he indicado antes, una de las causas de interrupciones de compañeros es la falta de buenos hábitos productivos. En mi curso de gestión del tiempo explico cuál es la función de los contextos de @personas en GTD — desde mi experiencia la mejor manera de disminuir las interrupciones innecesarias.

Además, creo que cada equipo de trabajo debería hacer un inventario de los canales de comunicación disponibles y el uso que dan a cada canal. Luego podréis crear un protocolo de comunicación interna enlazando tipos de mensajes y contenidos con canales de distribución.

Finalmente, las oficinas abiertas no son aptas para todo tipo de trabajo. Un trabajador que todo el día está hablando por el teléfono debería tener un despacho cerrado para no distraer a sus compañeros. Yo soy partidario de oficinas con una mezcla de espacios abiertos y despachos cerrados donde cada persona pueda elegir el lugar que mejor encaje con su preferencia personal y el trabajo que debe hacer en este momento.

¿Qué prefieres tu: una oficina abierta o un despacho cerrado? ¿Y qué haces para disminuir las interrupciones y las distracciones causadas por tus compañeros de trabajo? Explícalo en los comentarios.

Imagen «Oficina abierta» cortesía de Shutterstock

Cómo gestionar las tareas periódicas en GTD ↦

Por: Jeroen Sangers

Getting Things Done no es un método difícil de entender, pero a veces hay situaciones prácticas que no son obvias. Por ejemplo, ¿qué hacer con las tareas repetitivas? No constan en el libro de David Allen, pero Jerónimo Sánchez explica cómo se puede gestionar estas tareas aplicando los principios de GTD:

el libro de Allen no menciona expresamente cómo hacerlo, así que no podemos culpar a nadie por ello. Pero las consecuencias son claras: cada uno hace la implementación que mejor le parece, lo que a veces da como resultado flujos de trabajo poco efectivos, cuando no completamente en contra del espíritu de GTD.

Una de las soluciones más comunes es utilizar el calendario -confieso haber pecado-. En este post os comparto porqué creo que no es una buena idea, cuál es la única excepción en que podría hacerse, y cómo debemos gestionar las tareas periódicas sin romper las reglas de GTD.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Categorías Organizativas en GTD: Acciones Delegadas

Por: Jose Miguel Bolivar

Si hay una categoría extremadamente simple y potente a la vez, es la de las acciones delegadas. Son muchas las personas que, al dar sus primeros pasos con GTD, me han comentado, entre sorprendidas y encantadas, los espectaculares resultados que el uso correcto de esta categoría organizativa puede llegar a producir.

Antes de nada, conviene recordar qué significa “delegar” en GTD, ya que se trata de un significado distinto al habitual. En GTD, delegar significa que la siguiente acción necesaria para que algo avance la puede, debe o tiene que hacer alguien que no eres tú.

Cuando compras algo online, estás “a la espera” de que ese comercio te envíe la mercancía. Cuando le pides una información a una persona, estás “a la espera” de que esa persona te envíe dicha información. Cuando le envías una factura a un cliente, estás “a la espera” de que el cliente te pague la factura. Cuando llevas el coche al taller a que le cambien el aceite, estás “a la espera” de que te llamen diciéndote que ya está cambiado. Los ejemplos serían inagotables.

Pues bien, en GTD, el envío de la mercancía por parte del comercio, el envío de la información pedida por parte de esa persona, el pago de la factura por parte del cliente y la llamada del teléfono avisándote de que el coche está listo para recoger son acciones delegadas.

La categoría organizativa que recoge todas las acciones delegadas recibe el nombre de “lista a la espera” y, como digo en los talleres, se trata de un “invento” equiparable a la rueda y el fuego. Bromas aparte, la “lista a la espera” es, con diferencia, la forma más sencilla, rápida y eficaz de tener controlados todos esos temas que esperas de otros, sin que se te pase ni uno solo por alto.

Una “lista a la espera” bien utilizada debe contener los recordatorios de todas y cada una de las cosas que estás esperando de otras personas o entidades. Esto debe incluir, necesariamente, todas las acciones y todos los proyectos que has delegado en los demás, todo lo que has pedido y no ha llegado aún, cualquier objeto prestado y cualquier respuesta, confirmación o información pendiente de cualquier tipo.

Con mucha más frecuencia de la que puede parecer, la siguiente acción necesaria para que un tema avance o pueda cerrarse no depende sólo de ti, sino de otros.

Tu responsabilidad es:

1. Descubrir quién o quiénes son esas personas


2. Confirmar que saben que tienen que completar dicha acción


3. Comprobar regularmente que la situación de cada una de estas acciones delegadas es la adecuada y, si no es así, actuar de la forma que sea necesario

Si ya usas una “lista a la espera”, me encantaría que dejaras un comentario para conocer tu opinión y experiencia y, si aún no la usas, ¿a qué esperas?

Este artículo, Categorías Organizativas en GTD: Acciones Delegadas , escrito por José Miguel Bolívar y publicado originalmente en Optima Infinito, está licenciado para su uso bajo una Licencia Creative Commons 3.0 España.

Muchas gracias por suscribirte a Optima Infinito.

Entradas relacionadas:

1. Categorías Organizativas en GTD: Acciones


2. Categorías Organizativas en GTD: Resultados


3. Categorías Organizativas en GTD: Acciones Prioritarias

Cómo dejar de llegar tarde hasta a tu propio entierro ↦

Por: Jeroen Sangers

Ruben nos comparte una experiencia negativa con una reunión:

Mi error fue fiarme de mi memoria y no consultar el calendario, pensando que el inicio de la reunión estaba fijado para media hora más tarde (la hora habitual, ya que era una reunión periódica) del inicio real.

Está bien confiar en el sistema pero no tanto como para ni siquiera consultarlo.

La consecuencia fue clara: veinte minutos de retraso por mi culpa (en mis mundos de fantasía llegaba diez minutos antes) y pérdida de tiempo total para los cinco asistentes. Eso, en la parte evidente. En lo intangible, podemos sumar que si quieres mantener la hora de fin de la reunión (otra “ley” permanentemente mancillada) tienes o que correr más, resintiéndose la calidad de la presente, o convocar una nueva reunión. En todos los casos nadie gana y todos perdemos.

Creo que alguna vez ha pasado a todos, pero ¿cómo podemos evitarlo? Ruben explica la solución es su artículo.

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Nuevas habilidades (II). Enfocar, cómo gestionar la atención

Por: David Torné

En el blog he hablado innumerables veces de necesidad de focalizar desde multitud de perspectivas, lo que empezó siendo un comentario hacia un aspecto importante para potenciar la productividad personal ha ido ganando entidad debido a los cambios tecnológicos, cada vez más invasivos, que minan un trabajo continuado y de calidad. Las siguientes líneas hablan de la habilidad de focalizar ya no como una necesidad sino como una capacidad.

Progresivamente cambia la forma de hacer el trabajo, enriqueciéndose con recursos tecnológicos que reducen distancias y nos ayudan a procesar información en masa. Las jerarquías bien definidas dan paso a nuevas formas de organización más horizontales dando respuesta a la necesidad de autogestión de los trabajadores del conocimiento. En esta transición, camino de un cambio de paradigma laboral, surgen nuevas necesidades:

• Ser capaz de definir diferentes horizontes de perspectiva en lo inmediato: ¿Qué debo hacer en este mismo momento? ¿Qué debo terminar durante el día de hoy? ¿En qué cuestiones, o proyectos, tengo que trabajar esta semana?


• Desarrollar la capacidad para centrarnos en el momento presiente. Vivimos bombardeados por mil inputs, tenemos infinidad de cuestiones personales o profesionales abiertas que requieren nuestra atención, necesitamos ordenar la actividad que nos rodea a través de un conjunto de principios que generen confianza y nos sirvan de referencia.


• Descubrir cuál es nuestro propósito, objetivos y valores que nos mueven como clave de la actividad diaria. Planificar a largo plazo en el ámbito profesional y personal para ayudarnos a definir mejor la escala de prioridades en el día a día.


• Debemos aprender a domar nuestra mente, revirtiendo los mecanismos de desorden y ruido en que se instala. Si trabajamos con multitud de frentes abiertos, bajo la dictadura de las notificaciones de los dispositivos o apps, no la ayudamos a canalizar ideas, nuestro motor creativo se convertirá en un generador de estrés alejándonos hacernos de la lucidez.


• Ser capaz de gestionar un entorno de trabajo en equipo creando espacios para la atención plena. Por paradójico que parezca cuando se debe terminar una tarea o proyecto importante la oficina o cualquier lugar común de trabajo no resulta el mejor emplazamiento.

Es una habilidad identificable pero compleja de integrar en la forma de hacer, no cuenta sólo el hecho de controlar la tendencia a la dispersión focalizando en un momento concreto, ya no es sólo una cuestión de autocontrol, es necesario un trabajo de fondo íntimamente relacionado con segmentar la actividad para generar una dedicación absoluta durante un periodo finito de tiempo, combinado con un trabajo administrativo para ordenarla que va de la mano de una reflexión sobre su sentido.

Reflexionar, organizar para focalizar y ejecutar

¿Qué medidas son necesarias para acercarnos a una situación que favorezca la concentración, nos aleje de la dispersión como estilo de vida y nos aporte un cierto orden? Estos son unos facilitadores para ayudarnos a convertir la distracción en atención:

1. Alejémonos de la multitarea. Una cosa cada vez, no sólo en las acciones a realizar, no trabajes escuchando música o con el gestor de correo abierto, céntrate únicamente en la siguiente tarea.


2. Organiza lo que tienes que hacer y no hacer en este mismo momento. Usar GTD o un sistema de productividad con varias listas para ubicar tus responsabilidades inminentes y aquellas sin prioridad, acostúmbrate a trabajar con contextos y por niveles de energía. Entenderás que significa un momento para cada cosa. El método te da la pauta de cómo afrontar cada una de las situaciones en la gestión de tu flujo de trabajo.


3. Recopila y procesa cada día. Descarga tu mente de la innecesaria trabajo de recordar, anota todo en una libreta y como mínimo una vez al día revísalo decidiendo que haces con cada una de las anotaciones.


4. Mata la tecnología innecesaria. Créate un entorno de trabajo con los dispositivos y las aplicaciones indispensables, tanto a nivel móvil como en tu ordenador. Conoce tus herramientas a fondo, por supuesto prueba cosas nuevas pero dedicando un tiempo específico sin incorporarlas al núcleo de tu entorno de trabajo, ya las dejarás entrar cuando te aporten algo significativo.


5. Tiempo para crear – y recalibrar – una jerarquía de objetivos. Trabaja tus niveles de perspectiva, desde los valores, visión y objetivos. Dedica tiempo a averiguar qué es lo que realmente quieres y traduce esto en objetivos concretos. Esta burocracia necesaria da lugar a decisiones más asertivas al escoger las tareas clave del día o al aceptar nuevas propuestas.


6. Recurre a prácticas como la meditación o el mindfundless. Dejando aparte perjuicios podemos acercarnos a ello desde una vertiente funcional aprendiendo a recuperar la calma, la lucidez o diluir el estrés. Ya no es un territorio alternativo, el mundo profesional lo incorpora para ayudar al ejecutivo a reducir el ruido, eliminar el discurso interior negativo y volver a focalizar.


7. Trabajo en grupo para favorecer la productividad de los individuos. Acordar con tu equipo una hora al día sin interrupciones o en silencio, un día a la semana sin reuniones o dedicar una tarde a la semana a terminar proyectos, son iniciativas en esta línea. Si quieres saber más te recomiendo este potente post de Alberto Barbero sobre el tema.


8. Mata la dispersión producida por un bloqueo con un cambio de ubicación. Varía la ubicación según las necesidades, que condicionen de forma positiva el trabajo. Si tienes que terminar algo una sala de reuniones donde puedas trabajar a solas y en silencio puede sustituir tu oficina si no te sientes inspirado… Si quieres focalizar en una lectura un banco en el parque te ayudará …


9. Dedicación y recompensa. Focaliza en ejecutar pero dándote el placer de pequeñas recompensas para ayudar a mantener la disciplina y no quemarte.

Es un habilidad que requiere de un trabajo intenso para llegar a algo más que desconectar durante una hora para terminar la tarea pendiente de turno, se trata de crear un nuevo estilo de hacer. El objetivo de estas líneas era mostrar la complejidad que se esconde detrás de algo tan simple como deja de escuchar aquella vocecita tan puñetera que te empuja a dejar lo que estás haciendo cambiándolo por aquello con que te da una satisfacción inmediata y de baja calidad.

Contrólate, focaliza y haz lo que debas sin compasión a lo que queda fuera de la zona :-)

Imagen vía Daveography.ca bajo licencia Creative Commons

¿Sabes aprovechar 10 minutos? ↦

Por: Jeroen Sangers

Una interesante observación de Daniel Sanz sobre cómo su hija es capaz de aprovechar los pequeños rincones de tiempo mejor que el:

Corre por todas partes, habla con todos, organiza una última ronda de juegos y disfruta esos 10 minutos. En ocasiones incluso no estaba jugando sino sentada hablando con otra niña y en cuanto sabe que solo le quedan 10 minutos cambia su actitud.

∞ Lea el artículo en El Canasto

La multitarea nos desconecta ↦

Por: Jeroen Sangers

¿Se puede hacer dos cosas a la vez? Claro que sí, pero la multitarea tiene un precio. Alberto nos habla de este precio a partir de un video muy ilustrativo y explica el valor de estar en modo monomatic:

Es evidente que las nuevas tecnologías son como cualquier otra herramienta en el sentido de que dependiendo del uso que hagamos de ellas pueden hacernos llegar más lejos o no llegar ni a lo más cercano. Y por defecto, lo fácil es que sin competencias digitales podamos ser contagiados por un uso inadecuado que nos haga poco productivos y nos desconecte.

∞ Lea el artículo en El Canasto

La falta de atención está matando tu productividad ↦

Por: Jeroen Sangers

Si sigues El Canasto desde un tiempo, ya sabes que la gestión del tiempo no existe. El tiempo simplemente pasa y no se puede gestionar. Lo que sí es posible de gestionar es tu atención, como explica Francisco Sáez:

mantener la atención en la tarea que estás realizando es fundamental para poder tacharla en tu lista de acciones pendientes. De hecho, es infinitamente más importante que la metodología organizativa que utilices, el software sobre el que te apoyes, o la infinidad de trucos productivos que emplees a lo largo del día para ganarle algo de tiempo al reloj.

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Experimento: vivir con más distracciones

Por: Berto Pena

En el último mes he realizado un experimento curioso: vivir intencionadamente con más distracciones, alertas y notificaciones. He querido ver cómo era eso de vivir y trabajar en un campo de minas, y cómo afectaba a mi rendimiento, mis proyectos, mis tareas…



Vaya por delante que ha sido un experimento de andar por casa. Sólo me ha movido la curiosidad por conocer y conocerme. Así que mis “conclusiones” únicamente son impresiones nada científicas que te transmito tal cual. A modo de comentarios.

Desde que hace años descubrí el extraordinario poder de la Atención y la Monotarea, tanto a la hora de trabajar como en mi tiempo libre, había reducido y eliminado un grandísimo número de las distracciones. Desarrollé ciertos hábitos, rutinas, gestos… «Medidas Anti-Distracciones», las llamo yo. Esas medidas lograron transformarme, sacando una versión nueva de mí que en estos años me ha permitido trabajar de un modo increíblemente diferente.

Las distracciones son algo que yo permito y fomento. Una elección puramente personal.

Tras ese prodigioso cambio ahora sentía curiosidad por saber cómo era eso de estar en el otro lado, trabajando de nuevo rodeado de distracciones, exponiendo mi Atención y Concentración a un bombardeo que se antojaba insoportable. Y sobre todo, ¿qué Berto vería como consecuencia de todo eso?

¿Qué medidas tomé?

Así que hice una pequeña lista, revisé todas mis herramientas, dispositivos y servicios, y empecé a activar aquí y allá notificaciones, avisos, alertas, recordatorios, mensajitos… distracciones en general. Por no extenderme, esto fue lo más representativo:

• Centro de Notificaciones: activados en mis dos Macs, tanto en el de sobremesa como en el portátil.


• Notificaciones en mi iPhone. No para todas las aplicaciones que utilizo, pero sí para el 70-80% (las más habituales).


• Quité el modo “no molestar” de mi iPhone, que habitualmente tengo de 19:00 a 9:00.


• Reactivé todos los sonidos y vibraciones en mi teléfono móvil.


• Notificador de correo nuevo: lo instalé en Chrome, para que me avisara de mis nuevos mensajes en Gmail.


• Notificaciones por Email: avisos, actualizaciones, etc. de servicios o herramientas web.


• Dejé el Email permanentemente abierto cuando estaba frente al ordenador, con mis tareas (¡algo que no hacía hace más de cinco años!).

Yo no utilizo redes sociales, así que en ese área, no pude reactivar nada. ¡Ni me imagino qué hubiera pasado si también me hubieran llegado alertas de Facebook, Twitter… en mi teléfono!

Efectos

Los efectos que padecí durante la mayoría de los días, fueron los esperados. Pero más agudos y devastadores de lo que me esperaba. Por resumir lo más representativo:

1. Tardaba mucho más en hacer mis tareas. O bien hacía menos o bien terminaba mi jornada (bastante) más tarde.


2. Las tareas Clave me costaban horrores. De hecho, en aras de poder terminarlas y hacerlas muy bien, puntualmente tuve que pausar el experimento y quitar distracciones.


3. Los días en los que no estaba “muy fino” (por no dormir bien, por ejemplo), notaba que las cosas todavía se ponían más cuesta arriba.


4. Sufría casi constantes parones a la hora de hacer mis tareas. No cada minuto… pero casi. Calculo que cada 3-4 minutos pasaba algo (un sonido, una vibración, un popup…)


5. En esas condiciones tuve ideas (y alguna buena). Pero creo que más por esfuerzo en “sobre-concentrarme” que otra cosa. No tengo constancia de haber entrado en modo creativo en ningún momento.


6. Nunca llegué a conectar del todo con mis tareas. Eran cosas en una lista que tenía que hacer, y quitármelas de en medio cuanto antes.


7. No disfruté de lo que hacía. A mí me gusta “saborear” las cosas que hago. Sobre todo las tareas Clave.

Conclusión

Después de casi un mes rodeado de distracciones mi conclusión es esta: ¡es asqueroso! Nada nuevo, nada que no supiera, nada que no te haya contado desde estas páginas, o predicado en mis cursos y charlas. Pero el haberlo experimentado de nuevo en mis propias carnes, ha hecho que lo vea con más rotundidad si cabe.

Aunque sí descubrí algo nuevo: ahora es mucho peor que hace años. Hay muchas más distracciones, atacan por más sitios, son más intrusivas, más punzantes, más sugerentes, más vistosas. Y además enganchan. Te atrapan.

Mi reflexión de cierre es: ¿cómo alguien puede querer construir proyectos, tener buenas ideas, cumplir con su plan de trabajo e irse a tiempo a casa, cuándo se empeña en ponerse tantas zancadillas de forma constante? Dado que la inmensa mayoría de las distracciones son cuestión de elección personal, esto es algo que no entiendo.

Dos maneras de autoengañarnos productivamente ↦

Por: Jeroen Sangers

Interesante reflexión de Ruben Alzola sobre dos estereotipos de trabajadores que en general se considera productivos pero que en la realidad no lo son.

Mucho ojo cuando te digan que alguien es muy productivo porque puede que bajo ese calificativo se oculte una forma de improductividad (consciente o inconsciente) con la que tendrás que lidiar de alguna manera. Y, sobre todo, no olvides que nadie está libre de pecado y todos, en ocasiones, corremos el riesgo de desviarnos del camino y asumir alguno de estos roles.

Si quieres evaluar la productividad de una persona, hay que mirar más que nada a los resultados producidos a largo plazo. No es fácil verlo, pero es el único que cuenta.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Los objetivos que se alcanzan, son los que mantienen el plan pese a la lluvia

Por: Iago Fraga

Voy a darte tregua con la definición de objetivos y las prioridades por un día. Hoy voy, aunque sea por una vez, a centrarme en la determinación que se necesita para sacar las cosas adelante.

También me salto el hablarte de motivación. No porque no me apetezca insistir hasta la saciedad en que ese es para mí es la verdadera causa de que procrastinemos como cosacos, pero vamos a dejar el tema tranquilo.

Así que ponte en esa situación que sin duda vives a menudo de ti mismo en frente de una tarea de esas horribles que no apetece nada y de la que quieres evadirte como sea. Todo lo que te propongo se resume en una frase que yo mismo me repito como un mantra y no me quito de la cabeza en estas situaciones para nada “Los objetivos que se alcanzan, son los que mantienen el plan pese a la lluvia”.

1. Muerte a las excusas

Cuando quieres ignorar algo que no te apetece, la primera amenaza son las excusas y las excusas no brotan, sino que las buscamos. Deja de mirar la lluvia antes de ir a correr, no te fijes en la fatiga antes de pensar algo y no mires la hora si lo que tienes por delante es largo. Si quieres buscar excusas te garantizo que acabarás encontrándolas, pero si aún no has encontrado una, no gastes fuerzas en ello. Es mucho más beneficioso enfocar esfuerzos en cómo resolver las cosas.

2. No pierdas de vista que mañana será peor

Las excusas sólo valen si comparas que con excusa, es más sensato hacer eso mismo mañana. Pero entremos en razón. Si esa tarea estaba planificada para hoy será por algo. Dónde hoy tienes una, mañana tendrás dos. ¿Te vale cambiar la de mañana por la de hoy? No creo que sea tan apetecible como dejar del todo la tarea, ¿verdad? Pues entonces quítatelo de encima de una vez, y disfruta de haberlo acabado.

3. Juega cuando la victoria sabe a más

Los inconvenientes de última hora tienen un aspecto práctico cuando cambias de perspectiva y es que motiva el hecho de ser capaz “a pesar de”. Produce admiración ver correr a alguien debajo de la lluvia, produce admiración quién se pone manos a la obra a pesar de la fatiga y produce admiración quién es capaz de quedarse hasta las tantas. No pierdas la oportunidad de apuntarte no sólo una victoria sino de reganar la confianza de que puedes hacer más que lo cotidiano.

4. Planifica para minimizar impactos

Cuando tienes la certeza de que una tarea te interesa sí o sí, las cosas se ven diferente. Sigue aprendiendo de productividad porque llegará el día en que no sufras más tus tareas, si no que les intentarás hacer tiempo como sea. Cuando es así, cuando trabajas en lo que quieres y lo que quieres es lo que haces la mentalidad natural es minimizar impactos. Esta planificación pasar por prever de antemano que la lluvia aparecerá como mínimo un par de semanas, que la fatiga es consecuencia de demasiado esfuerzo y que el tiempo que consumas no te deja espacio. Por ello, si las tareas que tienes entre manos las aprecias, lo correcto es protegerlas al máximo de antemano.

5. Habitúate a contar siempre con algo

A partir de ahí, es cierto que no siempre llueve pero que casi siempre puede fallar algo. Para que la productividad funcione tienes que ser resistente. No puede bastar cualquier excusa para dejarte tirado. Ahí es cuando cambias totalmente de mentalidad, porque incluso descubriendo algo de última hora estimarás que debes sobreponerte a ello en vez de cancelarlo todo. Un trabajo así es realmente imparable. Hace falta un tsunami para que empieces a admitir que a lo mejor hoy justo, esa tarea, no vas a poder darla terminado.

6. Prepárate para encadenar varios imprevistos

Cada excusa pequeña remontada te entrena y amplía tu base de recursos. Puede que hoy veas esa tarea como asquerosa, pero si mañana hay otra que te interesa, aprender a sobreponerte al inconveniente de hoy puede hacerte invulnerable mañana. Los inconvenientes además se apilan, por lo que a veces hace falta saber responder a varios para obtener un resultado. No pierdas la oportunidad de aprender a trabajar ignorando algo que a otros los ralentiza. Hay a quién les basta una mínima excusa para tirar la toalla y hay a quién no los paran ni a cañonazos.

7. Ve sin freno el día perfecto

Cuando te acostumbras a los inconvenientes sistemáticos, el día perfecto sabe a gloria. No sólo por que en esas condiciones da gusto trabajar, sino porque estarás tan acostumbrado a sobreponerte a eventualidades, que el día que sean todo facilidades tendrás una oportunidad más para llegar aún más lejos.

Los objetivos que se alcanzan, como decía, son los que mantienen el plan pese a la lluvia. Cuando surge un inconveniente puntual, puedes decidir ignorarlo y tirar para adelante o convertirlo en una excusa. Así que inspírate a ti mismo, piensa cómo puedes reducir el impacto y pelea hasta el final del día por una micro-victoria. Importa poco, si valió la pena, el que por una vez acabes mojado.

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De Iago Fraga en Técnicas de Organización

¿Cómo reducir el estrés con los contextos? ↦

Por: Jeroen Sangers

Si creas un inventario de todas las cosas que tienes pendientes de hacer, acabas con una lista de tareas con más que 100 acciones. ¿Cómo puedes elegir con eficacia la mejor tarea de una lista tan grande? Efectivamente, no se puede. Por eso hay que subdividir esta lista tan grande en partes más pequeñas; hay que crear una sub-lista por contexto. Javier Arnal lo explica así:

Hacer un filtrado de acciones para reducir a un contexto es fácil con los gestores de tareas que tenemos hoy en día. De lo que se trata es de tener, rápidamente, a mi alcance las acciones que estoy en condiciones de hacer eficazmente. Por ejemplo, si tengo en mi lista de próximas acciones sesenta acciones y hago un filtrado por contexto “concentrado” puedo reducir las posibilidades de actuar ahora a siete acciones. Es más fácil elegir lo que voy a hacer de una lista de siete acciones que de una lista de sesenta. Eso nos reduce muchísimo el estrés y aumenta la eficacia tremendamente.

Aunque se puede crear una lista por ‘nivel de concentración’ necesario para hacer la tarea —yo también lo hago, el ejemplo que usa Javier no es un contexto. Un contexto es un requerimiento físico para poder hacer la tarea, por ejemplo un lugar, una herramienta o una persona. Divide tu lista por contextos y lo tendrás más fácil elegir la próxima acción para hacer.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ En una Holacracy, tomar decisiones es un proceso rápido

Por: Jeroen Sangers

Si comparas el método de productividad personal Getting Things Done con el método de gobernanza dinámica Holacracy notarás que tienen una cosa en común: ambos métodos parecen muy rígidas a la primera vista.

Cuando explico a alguien por primera vez en qué consiste GTD, la reacción más habitual es el miedo a tener que estar todo el día gestionando las diferentes listas de acciones. El método GTD está compuesto por varios hábitos productivos que todos trabajan de forma conjunta con un objetivo: darte la máxima libertad para poder enfocarte en tu tarea actual. Para poder conseguir este objetivo, primero hay que reservar una pequeña parte de tu día para montar un sistema. Si haces esta parte con mucha disciplina, tendrás más tiempo disponible para ser creativo en tu trabajo. Un poco de rigidez en algunos momentos puntuales del día tiene como resultado mayor flexibilidad.

Reuniones en Holacracy

De la misma forma, las estructuras fijas de las reuniones en Holacracy tienen como objetivo dedicar el menos tiempo posible a discutir el trabajo para tener más autonomía y libertad para hacer tu parte de las tareas.

Dentro de la metodología existen varios tipos de reuniones —reunión de trabajo, reunión de roles, reunión de check-in— y cada reunión tiene una estructura muy rígida. El rol de Facilitador es responsable de mantener la estructura y dirigir cada reunión.

Desde mi experiencia, aprender a ser un buen facilitador es la parte más compleja de una holocracia, porque no sólo hay que dominar muy bien las estructuras de los diferentes tipos de reuniones, sino también hay que saber guiar a los demás participantes por el proceso haciendo preguntas para aclarar temas y interrumpir las explicaciones si es necesario.

Un ejemplo: el Proceso de Elección Integrativa

A veces un grupo o círculo tiene que votar, por ejemplo para decidir quién tendrá el rol de facilitador. Esta votación habitualmente es parte de una reunión de roles —o reunión de gobernanza— y tiene una estructura fija para llegar a un acuerdo en poco tiempo:

1. Descripción del rol
   
   El facilitador de la reunión explica las funciones y responsabilidades del rol y determina la duración de la asignación del rol. Los demás participantes de la reunión no podrán intervenir.


2. Votación
   
   Cada participante apunta su voto en un papel utilizando la forma ‘nombre nomina a nombre’. Si, por ejemplo, quiero nominar a José apuntaré “Jeroen nomina a José”.


3. Ronda de nominaciones
   
   Una por una, el facilitador lee los votos y pregunta a cada miembro los motivos que le han llevado a nombrar a esa persona. Cada miembro explica brevemente por qué cree que la persona nominada es la persona idónea para el rol. No hay lugar para discusiones en esta fase y el facilitador debe parar cualquiera interrupción de los demás asistentes.


4. Cambio de nominaciones
   
   Una vez que todas las nominaciones han sido explicadas, los participantes tendrán la posibilidad de modificar su nominación basándose en la información nueva presentada en el paso anterior.


5. Propuesta
   
   El facilitador cuenta las nominaciones y formula una propuesta para elegir el candidato con más nominaciones. Existen reglas en Holacracy para crear una propuesta en el caso de que haya varios candidatos con el mismo número de votos.


6. Ronda de objeciones
   
   Cada participante tiene la posibilidad de explicar si ha identificado problemas con la propuesta. La definición de objeción en una holocracia es mucho más estricta que en el uso común. No quiere decir no estar de acuerdo, sino percibir que hay algo sustancial que afecta el núcleo de los objetivos de la organización, algo intolerable para el sistema organizativo. Sólo se acepta problemas que podrían dañar el funcionamiento del círculo y que están basados en conocimiento actual y no en preocupaciones o predicciones del futuro. Existe un sub-proceso en holacracy para tratar con estos problemas y adaptar la propuesta.


7. Integración de la propuesta
   
   El facilitador registra la decisión tomada por el Proceso de Elección Integrativa en el sistema de gobernanza.

Como has visto, son siete pasos muy rígidos que han sido diseñados específicamente para crear un proceso eficaz que evita largas discusiones. El beneficio es obvio: gracias al proceso, el círculo puede concluir una elección en pocos minutos. Cuanto menos tiempo dura una reunión, más tiempo tendrán los miembros para dedicarse a sus propias tareas.

Si estás interesado en convertir tu equipo o la organización en un grupo semiautónomo, autoregulado y más dinámico utilizando los técnicas de Holacracy, ponte en contacto conmigo.

Imagen «Votar» cortesía de Shutterstock