Hay un concepto de Productividad Personal del que creo nunca te he hablado: es la fricción. Se trata de la resistencia que a veces te encuentras frente a una tarea, o incluso un momento, un evento o una actividad. Saber detectarla por adelantado, y anticiparte, hará que trabajes notablemente mejor. Te cuento un poco más.
¿Dónde hay fricción?
La fricción llega sin avisar. Y habitualmente la encontramos al hacer…
TAREAS CLAVE
Las tareas de gran exigencia y resultados que habitualmente hacemos al inicio del día o en los momentos más productivos. Son tareas que piden concentración, ganas, energía y tiempo. Te piden mucho (aunque te dan mucho a cambio).
UN MOMENTO
De la semana o del día. Como por ejemplo el arranque de la semana: hay mucho trabajo por delante, se acumulan las tareas formando un atasco, llueven las falsas urgencias, y a veces cuesta encontrar ritmo tras la inactividad del fin de semana.
PROCRASTINACIÓN
Son tareas que no nos apetece hacer, no sabemos qué hacer, o no tenemos claro por dónde empezar… la retrasamos por el motivo que sea. Se resisten un día tras otro.
EVENTOS O ACTIVIDADES
Desde reuniones importantes donde tocar un tema delicado, hasta una llamada de teléfono, o incluso un email. Y además la resistencia no sólo aparece en el trabajo, también en las cosas de casa, personales y familia.
Aparece la fricción
La fricción se manifiesta en que la tarea se revela más complicada de lo que esperabas. Que te cuesta avanzar. Que desde el primer minuto todo parece cuesta arriba. Que no sabes cómo enfocar la tarea, hay dudas, falta material, no encuentras las palabras, vacilas ante cuál debería ser tu primera acción…
No es que te falten ganas, ni que estés distraído, o los de alrededor te estén interrumpiendo… sencillamente esto no avanza y la tarea, el momento o la actividad se tuercen. ¿Por qué hay fricción si lo tengo todo en orden, e incluso había planificado bien esa tarea?
La preparación reduce la fricción
Lo que ocurre es que no habías preparado la tarea y no te habías preparado tú. Para ciertas tareas, momentos y actividades no basta con lanzarte a hacer. Hay un que poner un extra de trabajo ANTES de ponerte con ello. En esos casos, la preparación siempre es la primera acción.
Prepararlo. Prepararte.
Y ¿cómo preparar esas tareas, momentos o actividades para reducir o eliminar la fricción?
- Ten claro el objetivo real de lo que vas a hacer: lo que tienes que hacer o conseguir.
- Asegúrate que tienes las herramientas, medios y materiales que necesitas. Incluidos datos e información
- Comprueba si lo puedes hacer solo o si necesitas la intervención de alguien (pedir algo, confirmar algo…).
- Decide y visualiza los primeros minutos de la tarea o el momento: cómo vas a meterle mano.
- Decide si conviene dividir la tarea en varias partes o fases para hacerla de forma escalonada, sin atragantarte.
- Pregúntate si tienes que leer o revisar algo antes, como un documento, una página web o un email.
¿Cuándo preparar?
No hay que preparar todo lo que hacemos, claro está. Y tampoco pasarse con los preparativos (porque prepararse no es hacer). Pero sí que hay que adelantarse a determinadas tareas o actividades que por experiencia o intuición sabes que pueden darte guerra. Merece la pena invertir unos pocos minutos si con ello eliminas fricción y ganas en intensidad, ritmo de trabajo y eficiencia.
En mi caso personal siempre invierto unos minutos del día o la semana anterior para preparar todas las tareas clave del día, el arranque de la semana y ciertas reuniones. ¿Quiere decir que nunca encuentro fricción? Claro que no, también noto resistencia en mi trabajo. Pero muchísimo menos de lo que experimentaría si no me preparase.
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