GTD: Tu mente es un problema para tu productividad

Por: Jose Miguel Bolivar

Organized Chaos, cortesía de Let Ideas Compete

La lógica de la productividad personal con GTD te dice que mejorarla depende de gestionar mejor tus compromisos. ¿Por qué? Porque, sin ayuda, tu mente tiene una capacidad muy limitada a la hora de organizar estos compromisos y eso la convierte en un problema para tu productividad.

¿Qué significa esto en la práctica? Es sencillo. Tu mente esta diseñada para pensar, no para gestionar tus compromisos. En este sentido, lo único que tu mente es capaz de discernir es si un compromiso está a) gestionado o b) sin gestionar. Y si está sin gestionar, lo que tu mente entiende que debe hacer con él es recordártelo cada cierto tiempo.

Muchas personas sobrevaloran la inteligencia de la mente. Pero los hechos son abrumadores y demuestran que, por desgracia, a la hora de ayudarnos con nuestra productividad, nuestra mente no es tan “lista”.

De hecho, si no fuera porque la mente no tiene personalidad propia, a menudo cabría pensar que es un tanto puñetera. Porque a ver, ¿cuándo te acuerdas tú de que tienes que comprar pilas para esa linterna que lleva meses por casa con las pilas gastadas, cuando vas por el pasillo de pilas del supermercado o cuando se va la luz en tu casa?

Si tu mente fuera medianamente espabilada para estos temas, lo suyo es que te recordara comprar pilas siempre que pasaras cerca de un sitio en el que venden pilas y tuvieras tiempo y dinero para hacerlo. Pero no. Tu mente te recuerda una y otra vez que tienes que comprar pilas cuando no puedes comprarlas.

Si te paras a pensarlo un momento, observarás que con frecuencia te acuerdas de cosas que tienes que hacer y rara vez sucede en unas circunstancias en las que puedes hacer algo al respecto. ¿Te das cuenta de lo tremendamente frustrante que puede llegar a ser esto? Porque reconocerás que acordarte de cosas sobre las que no puedes hacer nada solo sirve para perder el tiempo y agotar tu energía.

Confiar en la capacidad de la mente para recordarnos lo que tenemos que hacer es una mala estrategia, ya que hay estudios que demuestran que tu memoria a corto plazo no puede encargarse de recordar siquiera una docena de elementos sin perder el contexto y olvidarlos todos. Por muy buena memoria que creas tener.

Porque además, la mente es una herramienta realmente incompetente tomando decisiones sobre la marcha, ya que está sujeta a múltiples sesgos. Por ejemplo, lo último que te ha llegado o lo que más carga emocional implica, como por ejemplo algo que te pide tu jefe, tu pareja o un cliente crítico, siempre le parecen más prioritarios que otros asuntos menos ruidosos, más neutros emocionalmente o que llegaron hace más tiempo..

Por otra parte, la fracción de la mente que usas para localizar y gestionar compromisos no tiene una noción clara del tiempo, de qué es pasado o futuro, así que simplemente se dedica a recordarte periódicamente que ese compromiso sigue pendiente.

Por tanto, gestionar mejor tus compromisos es algo que no vas a poder hacer con tu mente. ¿Qué opciones te quedan entonces para mejorar tu productividad personal? Parece que lo más efectivo es ofrecerle alternativas a tu mente que le resulten lo suficientemente fiables como para que deje de recordarte constantemente cosas que no puedes hacer… Y ahí GTD tiene mucho que ofrecer

Este artículo, GTD: Tu mente es un problema para tu productividad , escrito por José Miguel Bolívar y publicado originalmente en Optima Infinito, está licenciado para su uso bajo una Licencia Creative Commons 3.0 España.

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evernote

Por:

La búsqueda es un componente central de la experiencia de Evernote. Independientemente del uso que le des a las libretas y etiquetas, la búsqueda siempre es la clave para ayudarte a detectar los elementos que estás buscando. Con el transcurso de los años, hemos ido mejorando la búsqueda para todos nuestros usuarios. Desde acelerar la inclusión de sugerencias de escritura previa a mejorar de la búsqueda de texto en imágenes, queremos asegurarnos de que todos encuentren lo que necesitan.

Realiza mejores búsquedas con Evernote Premium

Hoy estamos optimizando la búsqueda para los usuarios de Evernote Premium y Evernote Business con la incorporación de la Búsqueda de documentos. Ahora, todos los documentos, presentaciones y hojas de cálculos creados con Microsoft Office y iWork aparecerán en los resultados de las búsquedas que realices prácticamente en todas las versiones de Evernote que utilices.

Lo mejor de esta función: si eres usuario de Premium o Business, no tienes que hacer nada. La función ya está en funcionamiento y todos tus documentos existentes ya han sido indexados. Es importante recordarte que, cuando añadas documentos nuevos, deberás esperar unos minutos hasta que los sincronicemos e indexemos y así aparezcan después en los resultados de búsqueda.

Esta función nueva se incorpora a la ya existente de reconocimiento prioritario de imágenes y a la búsqueda de PDF Premium, que permite que todos los documentos escaneados adjuntos a las notas admitan búsquedas realizadas por usuarios Premium.

Si adjuntas documentos a las notas, escaneas PDF y tomas fotos que incluyen texto, deberías considerar la posibilidad de actualizar tu cuenta a Evernote Premium . De esta forma, podrás encontrar tus notas con mayor rapidez y facilidad que nunca.

¿A qué se deben las victorias?

Por: Iago Fraga

Cuando realmente logras algo grande, ya sea porque sea algo muy visible en el momento o por algo que años después te paras a pensar y lo reconoces como un punto clave en tu camino, raramente te paras a pensar en las claves que lo consiguieron.

Pensándolo fríamente, la productividad que necesitas aprender es exactamente eso: las técnicas que separan a Steve Jobs de un empresario de medio pelo, las claves que convirtieron a la web de Mark Zuckerberg en el Facebook de hoy en día y no en una página web más, y las diferencias entre tú y el que se sentaba a tu lado en el colegio.

¿Qué hay de diferente para llevar a caminos tan separados?

Difícil de atribuir

No es raro sin embargo que si le preguntas a una persona que acaba de resolver con facilidad algo muy complejo cuál cree que fue la clave para lograrlo, la respuesta sea simplemente que no lo sabe.

Es como no se creyese capaz de volver a hacerlo, pero sí que tendría muy claro el cómo intentarlo. Aún así, cuando tú le preguntas cómo puedes repetirlo, no sabe qué responder.

Resulta irónico cuando menos que no sepa decírtelo, puesto que esa capacidad acaba de ser la clave de su último éxito. Y tú, para poder imitarlo, necesitarías saber de qué se trata.

Capacidades y consciencia

Lo que somos capaces de hacer está en algún momento limitado por nuestra caja de herramientas básicas.

Sigo hablando de productividad, pero mira todo lo que eres capaz de hacer en productividad como si fuesen piezas de Lego. Cada cosa que sabes hacer es una pieza diferente, con su altura, su anchura su largo y su color. Para no liarnos, si sabes hacer una técnica, tienes tantas piezas de ese tipo como necesites para tu proyecto.

Está claro que si tus piezas son todas rojas, una torre verde es imposible de construir. No obstante, una torre de 15 pisos puedes construirla por muchas combinaciones. Puedes utilizar una pieza de 15 pisos si es que se encuentra en tu caja o puedes apilar 15 de un piso si esa es la única pieza de la que dispones.

Decisiones infundadas

Ahora bien, antes de embarcarnos en un proyecto, normalmente decidimos el cómo lo haremos, y lo que es más, hay proyectos que abandonaremos si no nos sentimos capaces de acabarlos.

Un ejemplo muy simple: ¿Por qué no todo el mundo abandona su trabajo y se lanza a lo que siempre quiso hacer?

Entiendo que existe un porcentaje mínimo de gente en el mundo que lo ha analizado ya y que tiene la vida actual porque su ideal no es viable. Sin embargo la inmensa mayoría no somos así.

El punto al que quiero llegar con todo esto es que hay barreras que suponemos que existen y que ni siquiera probamos a empujarlas a ver si se caen. Así que estamos tomando decisiones a diario de por dónde vamos o por dónde dejamos de ir como si escogiésemos el camino por el que ir al supermercado aceptando que tenemos que bordear todos los edificios y que no somos capaces de atravesar paredes.

El conocimiento pasivo

Lo sé, hasta ahora todo lo que has leído es muy confuso, pero me centro: quiero hacerte llegar dos ideas muy concretas:

1. Que el identificar el por qué te sale bien lo que haces es importante.

Y para eso vuelvo a mi ejemplo de las piezas de lego y te pregunto:

“- ¿Eres capaz de construirme una pirámide azul?”

La respuesta lógica será:

“- Eso depende de si tengo las piezas de las formas que necesito y si las tengo azules”

Pues en definitiva, el identificar lo que haces día a día bien es cómo mirar qué piezas hay en tu caja. Lo que puedes hacer hoy, mañana o en un año, depende de las tareas básicas que sabes resolver.

Y no sólo basta con saber hacerlo, sino también necesitas ser consciente de que sabes hacerlo. Porque de lo contrario, tú mismo te cerrarás puertas por miedo y al mismo tiempo cuando te veas arrinconado y no te quede otra, te sorprenderás de haber logrado lo que parecía imposible.

2. Que tienes que desarrollar más piezas diferentes.

Igual que las pirámides azules no se pueden construir con piezas verdes, hay proyectos que no puedes resolver con lo que sabes. Pero sí puedes desarrollar esas capacidades. Es más, lo que pretendo animarte a hacer es que te lances a ambientes hostiles y nuevos para desarrollarte personalmente.

La ventaja de ser tú el que da el paso adelante es que lo haces de forma controlada y que si las cosas salen mal, el riesgo es nulo. Mientras que cuando necesites realmente esa capacidad puede que la situación implique riesgos o que simplemente tengas que dejar pasar una gran oportunidad.

Recogiendo las piezas

Cada uno tenemos nuestras propias piezas. Hay gente con dotes sociales excelentes, otros con dotes técnicas y otros con capacidad creativa. Cada pieza: un color y una forma. Pero para resolver cualquier problema debes tener piezas de cada tipo y para beneficiarte de las oportunidades vas a tener que asumir el reto antes de que pase el tren y eso implica decir si te ves o no capaz de hacerlo.

Siento que el artículo haya sido tan abstracto pero espero que hayáis añadido otra pieza al cubo y que con ella podáis construir nuevas pirámides.

Fotografía original de Soldiers Media Center

» Ver el artículo en el blog





De Iago Fraga en Técnicas de Organización

∞ @Reflexión (Teniendo un Contexto de Reflexión) (link)

Por: Jeroen Sangers

Una buena idea de Augusto Pinaud:

Hace algunos años, cree uno llamado @Reflexión. El contexto contiene aquellas cosas que quiero reflexionar cuando escribo en mi diario, cosas que necesito pensar, cosas en las que quiero escribir y reflexionar. Al momento de escribir esto, existen siete cosas en la lista. Esta son siete cosas en las que quiero pasar tiempo reflexionando, no estoy buscando comprometerme con ninguna de estas cosas, no estoy buscando una respuesta sencilla o rápida. Estoy buscando recordar a mi mismo que de vez en cuando, es importante reflexionar sobre estos temas.

Yo uso un contexto llamado Análisis para el mismo objetivo. Intento salir al menos una vez al día de mi despacho para poder pensar usando las tareas de este contexto. Habitualmente voy al comedor, un bar o el parque. Es interesante ver como un cambio de lugar también cambia tu manera de pensar.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Evitar dejar las cosas a medias

Por: Berto Pena

«Nada cansa más que el recordatorio constante de la tarea sin acabar». Utilizo esta frase de William James para introducir un problema que cada vez nos acucia más: dejar las cosas a medias. Es un problema que muchas veces está ahí sin que nos demos cuenta pero que a la larga va llevando al profesional al paraíso de la mediocridad.



Caer en el (mal) hábito de dejar las cosas a medias tiene grandes consecuencias sobre nuestra organización, eficacia, resultados…

• Divide la atención: si tienes algo a medias e intentas hacer otra cosa, tendrás un ojo en cada cosa. No podrás poner toda tu atención (lo más grande que tienes) en lo siguiente que hagas.


• Es un retraso disfrazado: dejar una tarea a medias es diferir un “problema”. Es un frente abierto que tarde o temprano volverá sobre nosotros. Y seguramente en el peor momento


• Da sensación de no avanzar: una tarea terminada es una tarea tachada que da sensación real de progreso y resultados. Muchas tareas a medias dan sensación real de bloqueo.


• Aumenta el agobio: cuantas más cosas a medias pendientes, más sensación de agobio y ansiedad. Y es posible que estrés.


• Impide empezar cosas nuevas: cuando cierras una puerta puedes abrir otra (proyectos…) con más confianza. Pero si tienes muchas a medio cerrar nunca te verás con la seguridad para empezar cosas nuevas. Las cosas nuevas te hacen crecer y aprender. Las viejas a medias no.


• Te acostumbras a ello: como cualquier mal hábito, a base de repetirlo va creciendo en forma de espiral y acostumbrándonos a hacer las cosas así. Dentro de unos años, será todavía peor.

¿Cómo empezar a romper este mal hábito? ¿Cómo ser capaces de terminar las cosas cuando, muchas de ellas, no se terminan en un solo día? Esta es la fórmula que intento aplicarme a mí mismo. No siempre consigo seguirla (porque fallo) pero hasta ahora me ha dado grandes resultados.

Empieza con un objetivo en mente

Es mucho más fácil terminar una tarea cuando sabes para qué es, qué buscas o para quién es. Cuando uno tiene un porqué aparecen las ganas, la intención, la tensión positiva, la sana presión por terminarlo y entregarlo.

Una sola cosa a la vez

Muchas veces nos cuesta terminar las tareas porque dividimos nuestra mente en varias cosas a la vez. Cuando tu mente está enfocada en una sola tarea es más resolutiva y eficaz, tiene más tensión, más ritmo de trabajo e intensidad. Aplica el foco, elimina opciones, aparta el ruido, céntrate… céntrate en una sola cosa.

Divide y vencerás

Hay tareas que por su tamaño o duración nos cuesta terminar. Dividir esas tareas en pequeñas parcelas, es una forma inteligente de trabajar. «Primero termino esta parte, luego esta otra y luego esta». Al dividir esa gran tarea en trozos ya empiezas a trabajar con un objetivo claro: ir terminándolas una a una para completarla en su totalidad.

Revisa lo que esté a medias

Muchas veces nuestro trabajo consiste en ir cargando por la vida con tareas a medio acabar. Y al final, muchas de ellas hasta las olvidamos. A mí esto antes me pasaba mucho. Para remediarlo empecé a incluir en mi Revisión-Planificación semanal de los viernes unos minutos para repasar dos tipos de tareas muy concretas: a) Las tareas procrastinadas; b) Tareas que estaban casi terminadas.

Empezar es fácil, empezar es rápido, empezar es divertido… empezar da sensación de estar ocupado, y empezar transmite la falsa sensación de productividad. Pero empezar no significa ser productivo. Tu Productividad Personal se mide en resultados, en avances, en mejoras… en cosas pendientes hechas

✓ El tiempo no tiene la culpa

Por: Jeroen Sangers

Quería publicar este artículo hace una semana, pero no he tenido tiempo para escribirlo.

¿Suena creíble? Pues, no lo es. En la última semana he tenido un total de 168 horas; más que suficiente para escribir un artículo de 350 palabras. La realidad es que he decidido usar estas horas para otras tareas y actividades.

¿Cómo gastas el tiempo?

Si miro cómo he usado las 168 horas, veo que gran parte ha ido a cosas, para mi, más prioritarias que este texto. Por ejemplo, he dormido 56 horas; necesario para poder estar en condiciones para trabajar. También he dedicado horas a sesiones de consultoría y a formación, las actividades que me dan beneficios económicos.

Lea el resto del artículo en Un CIO como tú en una Cloud como ésta…

∞ Aprendiendo a construir catedrales (link)

Por: Jeroen Sangers

A veces, entre tantos correos, tantas llamadas y tantas interrupciones, nos olvidamos del ‘porque’.

Al final, como cuenta la historia, todos picamos piedra. Las catedrales no se construyen solas. Pero podemos elegir cómo afrontar nuestra tarea. Podemos elegir si simplemente picamos piedra o si en realidad construimos catedrales.

∞ Lea el artículo en El Canasto

La importancia de proteger tu tiempo

Por: Berto Pena

«¿Pero quién se ha llevado mi tiempo?» Cada vez queremos hacer más cosas pero cada vez tenemos menos tiempo… el día para muchos se ha convertido en una lucha por hacer cuando antes un montón de cosas que han metido a calzador en su agenda. ¿Es una cuestión de más horas del día o de elegir mejor?



Hace unos meses te contaba cómo me organizo en mis dos trabajos. Una de las cosas que más me han ayudado en estos dos últimos años ha sido proteger mi propio tiempo. Y eso significa tener muy claro:

QUÉ VOY A HACER + CUÁNDO LO VOY A HACER + QUÉ NO VOY A HACER

Nos falta tiempo porque lo regalamos. Lo regalamos alegremente a otras personas. Lo regalamos a actividades que no valen para nada. Lo regalamos a compromisos que no nos aportan. Lo regalamos porque hacer más suena divertido. Lo regalamos para quedar bien. Lo regalamos porque no sabemos lo que perdemos. Lo regalamos porque en el fondo no tenemos claro qué queremos.

Nos encanta lloriquear lamentando el tiempo que nos falta pero luego no hacemos nada. Cuando empiezas a tomarte en serio esto empiezas a proteger tu propio tiempo y consigues tiempo de calidad. Un tipo de tiempo en peligro de extinción que te permite:

• Estar más centrado en lo importante, en tus verdaderos objetivos y metas.


• Limitar el número de actividades y compromisos a los que dices «sí».


• Ser más consciente de lo que haces en lugar de dejarte llevar por todo y todos.


• Encontrar tiempo para cosas que llevabas posponiendo durante meses.


• Sentir más libertad. Tras mucho tiempo te ves a los mandos de lo que haces.

Y qué es exactamente “proteger mi tiempo”. En mi caso, durante todo este tiempo ha sido:

— Reforzar el tiempo y la atención que invierto tanto en mis tareas como en actividades clave de mi día.

— Tener un ojo puesto en cosas diarias que tengo que hacer pero que potencialmente pueden quitarme mucho tiempo (energía, atención, intensidad…).

— Reforzar mi voluntad y capacidad para decir «no» a algo o a alguien.

— Ser expeditivo con actividades y tareas basura que yo mismo me invento de la nada. (Cosas atractivas en el momento que surgen o se me ocurren pero que luego, como una aspiradora, succionan mi tiempo de calidad.)

“Proteger tu tiempo” no es comprar un reloj nuevo que cuente los minutos más despacio, o alguien invente los días de 30 horas. Es ser más consciente de qué actividades haces, cuándo las haces y de lo que no vas a hacer. Es elegir mejor.

Evernote, ayudándote a integrar tus comunicaciones

Por: David Torné

Una herramienta no te hace más eficiente, es como la utilizas y cómo influye tu forma de trabajar lo que marca la diferencia. Para experimentar una mejora debemos buscar el cambio para lograr simplificar rutinas, conseguir una mayor integración entre nuestras herramientas, nuestros hábitos y nuestras obligaciones.

El post de hoy quiere ayudarte a simplificar la gestión de los inputs que recibes a través de la red. La gestión de las diferentes cuentas de correo del que dispones, la lectura de feeds, lo que recoges en las redes sociales… todo con el común denominador de Evernote como plataforma de gestión de información, con IFTTT como facilitador.

Para triunfar en este reto debemos fijarnos objetivos SMART (Específicos, Medibles, Realizable, Realista y limitado en el tiempo).

• Reducir la frecuencia de conexiones a nuestras cuentas de Email, lector de feeds, etc .. de diaria a semanal.


• Convertir Evernote nuestra plataforma de gestor de información online. Reducir el número de aplicaciones usadas. Cada aplicación tiene su momento, pero su uso diario puede convertirse en un pasatiempo. Evitamos entrar en la web de forma habitual como simple entretenimiento.


• Aplicar una dieta de información. Seleccionamos que es importante – desviándolo a nuestro inbox – y dejamos en espera el resto.


• Eliminar rutinas de recopilación de contenido innecesarias

Empecemos por comprometernos a hacer una selección seria de los contenidos que consideramos importantes. Si no discriminamos correctamente los feeds y correos que queremos recibir, convertiremos nuestro sistema de comunicaciones en un caos. Por otra parte, mantengamos la privacidad del email asociado a nuestra cuenta de Evernote (Herramientas> Información de la cuenta), no es para darla a terceros, ni para exponerlo en el envío de mails. Si quieres enviarte una copia de un mail utiliza el campo CCO, así te asegurarás que no recibes basura del mundo exterior.

Envía tus mails

¿Cuáles son los correos indispensables que debes responder de forma irremediable? Ya sea por su remitente, porque contienen alguna palabra clave (en el tema del mensaje por ejemplo) remitente, o porque los recibes en una cuenta específica. Marca cuáles son y desde la cuenta de recepción, crea una regla para reenviar a tu dirección de Evernote. Otra opción es crear una regla de clasificación de los correos en cuestión en una carpeta concreta y reenviar a Evernote con un disparador creado en IFTTT, te permitirá activar/desactivar los envíos en su cuenta modificando una sola configuración.

Para todos aquellos correos gestionados desde un cliente tipo Outlook, puedes utilizar una tercera variante. Si Evernote es tu gestor del flujo de trabajo (administración de tareas y proyectos) y pretendes tener una cierta fluidez trabajando con tus comunicaciones, trata el correo como un archivo adjunto y solucionar el problema:

1. Evernote permite importar los archivos de carpetas de tu ordenador a través de la opción Herramientas> Importar carpetas. Para que el proceso sea lo más automatizado posible créate una carpeta en tu ordenador donde enviarás los archivos - y los mails que quieras – para que al copiarlos en ella, Evernote genere una nota en tu inbox.


2. Arrastrando un mail de Outlook al sistema de ficheros, lo exporta como un archivo .msg. Arrastra el mail sobre la carpeta que acabas de crear.


3. Evernote te importa el mensaje dentro de una nota. Conviértela en una acción para integrarla en tu sistema.


4. Cuando quieras responder al mail vinculado a una nota de Evernote, haz doble clic en el archivo vinculado y se abrirá. Te permitirá leerlo y responderlo.

Lecturas imprescindibles

Seguro que hay blogs, o páginas, que visitas constantemente para revisar si hay nuevas publicaciones, son blogs de lectura obligatoria, newsletters de lectura obligatoria. Haz una lista de dos columnas, la primera con el nombre de la fuente de contenido, y la segunda con la periodicidad. Para aquellas que leas cada semana sin falta, crearas una ‘receta’ para enviar los post a tu Evernote. La lista es una formalidad para evitar descuidarte algún feed, o engañarte añadiendo algo que quieres pero que no vas a leer.

Crea una regla con IFTTT (ejemplo), para cada una de tus lecturas indispensables. Para el resto será suficiente reservarte una o dos horas el fin de semana.

Si es un newsletter puedes utilizar el sistema comentado anteriormente para recibir mails importantes. No utilices nunca tu dirección de Evernote para suscribirte a ningún servicio de este tipo.

Recopila tu material social

IFTTT ofrece un amplio abanico para guardar todo lo que vayas publicando, o seleccionando en las redes sociales. Para no tener que recorrer periódicamente nuestros perfiles 2.0 recogiendo favoritos, o contenido enviado a una lista de reproducción crearemos una serie de disparadores que nos eviten realizar tareas repetitivas que no nos aportan nada.

Si quieres recopilar el contenido que te gusta a tumblr, o los Tweets marcados como favoritos (vía RSS ya que twitter no permite hacerlo de forma nativa) … O realizar una copia de todo lo que publicamos para mantener un registro, o enviado a otros servicios como los links a delicious, o un registro de todos los archivos subidos a Dropbox, no es necesario establecer ninguna rutina en nuestra agenda o calendario, ni siquiera crear un disparador al servicio, únicamente seguir los links marcados o aprovechar los ya creados – y compartidos por otros usuarios. Más fácil imposible

Con este conjunto de medidas nuestra energía y atención no se malgastará con pequeñas acciones, a la vez que dejamos de lado múltiples fuentes de atención para centrarnos en el inbox de nuestra cuenta de Evernote. Desde nuestro ordenador o nuestro dispositivo.

Mi último consejo es crear una estructura clara de carpetas para todo el material enviado a través de IFTTT, para evitar sobrecargar el inbox de Evernote. Los disparadores que diseñamos permiten elegir el notebook donde queremos depositarlo y los tags asignar. No podemos desaprovecharlo!

∞ 7 Maneras de decir "No" (link)

Por: Jeroen Sangers

¿Tienes un segundo? ¿Puedes ayudarme en esto unos minutos? ¿Podemos hablar un momento ahora? Por desgracia estas preguntas son frecuentes y el atender a menudo a quienes las formulan te hace perder el foco y acaba afectando a tu productividad.

Si quieres mantener la mente sana y tu eficacia, mejor aprender a decir No a todas las cosas que no están dentro de tus Áreas de responsabilidad ni te ayudan a lograr tus objetivos.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Reinventando la Productividad en la Era del Conocimiento (link)

Por: Jeroen Sangers

Un artículo excelente en que José Miguel Bolívar explica porque los métodos de productividad desarrollados en la era de la cadena de montaje ya no funcionan en los tiempos modernos y fluidos:

En estos contextos, subjetivos, inestables e impredecibles, los métodos de productividad basados en planificación de tareas, códigos ABC o la matriz de Eisenhower basada en urgencia e importancia, no funcionan, ya que todos ellos parten de la premisa de que la validez de las decisiones que se tomen en un momento dado se mantendrá estable a corto y medio plazo, algo que sencillamente no ocurre.

∞ Lea el artículo en El Canasto

evernote

Por:

Estimado usuario de Evernote,



El equipo de operaciones y seguridad de Evernote ha descubierto y bloqueado actividad sospechosa en la red de Evernote, que al parecer fue un atentado coordinado para acceder áreas seguras del servicio Evernote.



Como precaución y para proteger su información, hemos decidido implementar un reajuste a la contraseña. Por favor continúe leyendo abajo para más detalles e instrucciones.



En nuestra investigación, no encontramos ninguna evidencia de que el contenido que usted guarda en Evernote fue acezado, cambiado o perdido. No tenemos ninguna evidencia que alguna información de pagos para Evernote Premium o Evernote Business fue acezada.



La investigación ha mostrado sin embargo, que un individuo o(s) responsables lograron conseguir acceso a la información del usuario de Evernote, que incluye el nombre del usuario, dirección de correo electrónico asociado a las cuentas de Evernote y a contraseñas encriptadas. Aunque la información de la contraseña fue acezada, tengan en cuenta que todas las contraseñas almacenadas por Evernote están protegidas por encriptación unilateral. (En términos técnicos, están “hashed y salted”.)



En cuanto nuestras medidas de encriptación son robustas, estamos tomando pasos para asegurar que su información personal se mantenga segura. Esto significa que con una gran cautela, estamos exhortando a todos los usuarios a que reajusten su contraseña para la cuenta de Evernote. Por favor hagan una contraseña nueva al entrar a su cuenta de evernote.com .



Una ves que acedan a su cuenta, el sistema les va a solicitar que entren una nueva contraseña. Una vez que esta contraseña nueva sea creada en Evernote.com , va ser necesario de entrar la nueva contraseña en las otras aplicaciones de Evernote que usen.



Los recientes eventos de otros servicios grandes nos muestran, que este tipo de actividad se está volviendo muy común. Nosotros tomamos nuestra responsabilidad de guardar su información muy en serio. Y estamos constantemente mejorando la infraestructura de seguridad de nuestro servicio para proteger a Evernote y su contenido.



Existen varios pasos importantes que usted puede tomar para asegurar que su información esté segura en cualquier sitio, incluyendo Evernote y mantenga la seguridad:

• Evite usar contraseñas simples basadas en palabras del diccionario


• Nunca use la misma contraseña en múltiples sitios o servicios


• Nunca haga clic en correos electrónicos que piden que cambie o reajuste su contraseña – En ves, diríjase directamente al sitio

Gracias por tomar el tiempo de leer esto. Les pedimos disculpas por la inconveniencia de tener que reajustar la contraseña, pero creemos que estos simples pasos van a resultar en una experiencia mas segura con Evernote. Si tienen alguna pregunta, por favor no duden en contactarnos a nuestro servicio de soporte en español .



El Equipo de Evernote

Es la recopilación, estúpido

Por: David Torné

¿Qué es lo que marca la diferencia? A menudo la gente me pregunta cómo puede ‘mejorar su productividad personal’ así en genérico, como si existiera una especie de dieta de la alcachofa para poder incrementar su capacidad en esta área.

¿Qué les digo yo? Les explico que lo que realmente funciona es crear un sistema fiable para escoger la siguiente acción … bla bla bla, dispersión y desconexión del receptor en la conversación … Para evitarlo y para dar una respuesta potente y funcional me decanto por predicar las bondades de la recopilación.

Piénsalo bien. La recopilación es el primer paso del sistema GTD, de hecho cuando quieres empezar lo haces con la primera gran recopilación, externalizando todos tus asuntos para descargar tu RAM mental. La recompensa es inmediata, la tranquilidad obtenida invita a seguir aprendiendo a rockies y mantener localizado todo lo que se puede convertir en un problema, o en algo más que una idea, a los ya iniciados.

Más allá de GTD entra en juego la gestión de las interrupciones y los imprevistos. Una parte importante de nuestra rutina y de su aprovechamiento pasa por una correcta gestión de las roturas del flow. La recopilación aplicada más que como un paso de un método, como una rutina para dar respuesta a un problema común. Te adjunto un video demostración de cómo David Allen gestiona sus interrupciones, seguro que puedes invertir un minuto y medio a mejorar tu forma de hacer