Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 17

Por: José Miguel Bolívar

En este décimo séptimo post de Productividad Personal Edición 2022 voy a repasar la primera parte del capítulo sobre el Paso 4: Evaluar o reflexionar.

Revisar: el hábito más importante de GTD

La parte inicial del capítulo ha resistido estupendamente el paso del tiempo. De hecho, es bastante parecido, en su esencia, a lo que decimos en el nuevo libro.

Comentaba ya por aquel entonces mi opinión sobre lo poco acertado de la palabra «Reflexionar», que no es un problema de traducción, ya que está bien traducida del original en inglés (Reflect).

Hablar de un paso llamado Reflexionar es, a mi modo de ver, una sobrecomplicación que solo pretende darle glamour al paso y lo único que consigue es crear confusión.

Mi propuesta en el libro era llamarlo «Revisar», que tampoco es una maravilla, pero, al menos, se acerca más al contenido que te encuentras después, cuando sigues leyendo.

Sin embargo, a día de hoy creo que la palabra «Revisar» también se queda corta porque, en realidad, hacer un buen mantenimiento de tu sistema va mucho más allá de revisarlo.

Como ya adelantaba también en el libro, y como hemos seguido constatando todos estos años como formadores, «Revisar» acaba convirtiéndose, casi siempre, en «echar un vistazo por encima para acallar la conciencia y decir que he hecho los deberes».

Otro problema que también detecté en su día es que, bajo este supuesto «paso», Allen engloba tácitamente varios tipos de «revisión», que tienen lugar en distintos momentos de la práctica de GTD, con distintas frecuencias y también con distintos propósitos.

En el libro hablo concretamente de tres:

• Revisar para decidir qué hacer.
• Revisar para mantener la fiabilidad del sistema.
• Revisar para ganar perspectiva.

Por qué dices Revisar si quieres decir Mantener

El motivo por el que menciono estos tres tipos de «Revisar» es, simplemente, porque en el GTD original está planteado así, aunque no sea siempre de manera explícita. Evidentemente, mi opinión con respecto a esta mezcolanza es que solo sirve para crear confusión.

Si ahora me cabreo más que antes, es porque la escritura del último libro me ha hecho tomar aún más conciencia del impacto negativo de todas estas sobrecomplicaciones.

En concreto, creo que no solo han impedido que GTD llegue a muchísima más gente, sino que han hecho innecesariamente prolongado, árido y frustrante el aprendizaje de las que lo hemos logrado implantar.

Con la agravante de que antes pensaba que las sobrecomplicaciones se debían a simple inexperiencia didáctica y ahora tengo fundadas razones para sospechar que lo que motivó la mayoría de ellas fue el marketing.

Este «paso» (que no lo es, ya que ninguno de los cinco pasos lo son) se debería haber llamado «Mantener», es decir, el segundo de los tres «Revisar», porque de eso va, de que tu sistema mantenga su fiabilidad a lo largo del tiempo.

Mezclando la reactividad con la proactividad

Dejando a un lado que mezclar por mezclar no parece muy buena idea, el primer «Revisar» tampoco es realmente revisar, sino utilizar tu sistema y, como tal, forma parte del quinto «paso» (Ejecutar o Actuar).

De forma análoga, el tercer «Revisar» tampoco es realmente revisar en sentido estricto, ya que es un «revisar para utilizar» tu sistema, al igual que el primero.

La diferencia entre el primero y el tercero es que en el primero utilizas tu sistema de forma reactiva y en el tercero lo haces de forma proactiva. Me explico.

Por «forma reactiva» me refiero a que usas tu sistema para hacer algo en relación con cosas que están en él porque han ido surgiendo (reaccionas ante lo que ha surgido).

Sin embargo, por «forma proactiva» me refiero a que lo usas para hacer que surjan cosas (haces proactivamente que surjan cosas).

Para que te orientes, la parte proactiva es lo que Allen llama «perspectiva» en GTD (en la que, por cierto, se plantea un modelo de seis supuestos niveles que tampoco existen).

La inexistente revisión diaria de GTD

Si te interesa el tema, escribí con detalle hace un par de años sobre por qué la revisión diaria de GTD no existe. Como adelantaba con anterioridad, esta revisión es solo una parte de la utilización de tu sistema.

Lo que cuento en el libro sobre la revisión diaria es correcto en cuanto a contenido y sigue vigente en su gran mayoría; lo único es que no debería estar ahí, sino en la parte de utilizar tu sistema.

Emplear una de las partes («revisar» tu sistema) para referirse al todo («utilizar» tu sistema), es un error didáctico «de libro» con el que tienes garantizada la confusión.

Si de verdad te importa que se entienda bien lo que dices, antes necesitas entender tú muy bien dónde está tu audiencia (en qué lugar mental), porque solo así puedes intuir cuál va a ser la interpretación más probable que hagan de lo que les digas o escribas.

Aplicado al ejemplo de la «revisión diaria», la mayoría de las personas, antes de conocer GTD, ya usan algún tipo de lista de tareas, «pendientes», to-do’s o algo similar. Y la forma de usar esas listas es, por lo general, echarles un vistazo, con suerte, una vez al día.

Por qué es tan importante comunicar con claridad

Cuando hablas de «revisión diaria», lo que estás provocando en esas personas es que rápidamente mapeen «revisión diaria» a lo que ya conocen y hacen de forma habitual.

El cerebro es vago y siempre prefiere suponer a profundizar y constatar, lo cual da lugar a que se queden con la idea errónea de que tienen que «echar un vistazo» a su sistema una vez al día.

Y eso es precisamente lo que ocurre. Esto no es una sospecha, sino algo que Jordi y yo estamos hartos de ver, porque pasa sistemáticamente, en el 99 % de los casos (como lo de meter acciones dentro de los proyectos).

El problema es que un sistema GTD que revisas una vez al día es un sistema que no sirve para nada. Y lo peor de todo es que tú crees que lo estás usando bien (porque se supone que es lo que dice el libro) y, mira tú por dónde, ni siquiera lo estás usando.

El motivo por el que explicar bien las cosas, sin sobrecomplicarlas, es fundamental es que cambiar cuesta.

Así que, si no explicas con claridad meridiana por qué es necesario cambiar (es decir, si no explicas los motivos para hacerlo y qué se va a ganar con ello), las personas siempre elegimos el camino más cómodo, que es seguir haciendo lo de siempre como siempre.

Lo voy a dejar aquí por hoy. En la próxima entrega continuaremos viendo en qué consiste la revisión semanal. ¡Hasta pronto!

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Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 16

Por: José Miguel Bolívar

En este décimo sexto post de Productividad Personal Edición 2022 continuamos con el resto de lo que escribí sobre Organizar en mi libro, sin entrar en un análisis pormenorizado, ya que lo cambiaría todo por completo.

Contenedores de GTD

Aunque en su momento nos parecía (a mí y a las personas que estaban en OPTIMA LAB por aquel entonces) un nombre fantástico, la experiencia me ha demostrado lo contrario.

«Contenedor» es una palabra desafortunada desde el punto de vista didáctico, ya que contribuye a reforzar la mala práctica de usar las listas de recordatorios como si fueran listas de archivo.

En lugar de una palabra, ahora habría utilizado la expresión «lista de recordatorios», que es la definición real de lo que estamos hablando.

Es necesario emplear toda la expresión, y no solo la palabra «lista», porque las listas que la mayoría de la gente conoce y usa son listas tipo archivo y, por tanto, solo se parecen a las listas de recordatorios en que empiezan por la palabra «lista».

Reconozco que leer esta parte del libro me genera sensaciones incómodas. No es que me avergüence o me arrepienta de ella —era lo que creía firmemente cuando lo escribí— sino que me doy cuenta de lo mucho que complica lo que realmente significa Organizar.

Hablar de contenedores invita a visualizarte «moviendo» cosas de un sitio a otro más que transformándolas y si, además, esos sitios ya vienen predefinidos —como en el caso de GTD— es aún peor.

Ignorando la diferencia entre objetos y significados

Uno de los errores garrafales de Allen (en mi opinión) es hacer caso omiso de la distinción entre objeto y significado, una diferencia obvia que marca un antes y un después a la hora de pensar sobre tus asuntos.

Allen mezcla la organización de los objetos con la organización de los recordatorios relacionados con los objetos. Esto contribuye a que la gente se quede con su idea preconcebida de qué es organizar y rechace mentalmente la propuesta de GTD.

La aparente sencillez que resulta de sobresimplificar la organización es falsa y produce el efecto contrario. Veamos a qué me refiero.

Con el objeto, una vez que has completado el proceso de pensamiento sobre él, solo puedes hacer tres cosas: o lo tiras (basura), o lo guardas (archivo = «por si acaso») o lo conservas para usarlo en relación con algún recordatorio (material de apoyo).

Con el significado, una vez que has terminado de decidir sobre él lo que sea que hayas decidido, solo puedes hacer también tres cosas:

• Nada (o porque ya lo hayas hecho nada más decidirlo o porque hayas decidido no hacer nada y tampoco reevaluarlo en un futuro).
• Ponerte un recordatorio de la acción o acciones que hayas decidido hacer (y se puedan hacer sin depender de completar otras previas).
• Lo de antes más un recordatorio del resultado final deseado, en el caso de que con esa acción o acciones no se alcance directamente.

En cuanto a dónde poner tanto los objetos como los recordatorios, también es extremadamente sencillo:

• Objeto: La basura la tiras, lo que guardas «por si acaso» lo pones de tal forma que sepas dónde ir a buscarlo cuando lo necesites y lo que vas a necesitar lo dejas a mano o donde te dé la gana, y en este último caso lo indicas en el recordatorio, para que sepas dónde ir a buscarlo cuando lo vayas a usar.
• Recordatorio: Primero, piensa en qué momento o circunstancia te sería útil encontrártelo. Luego piensa si tienes ya alguna lista que describa ese momento o circunstancia; si la tienes, apunta ahí el recordatorio; si no la tienes, créala y luego apunta en ella el recordatorio.

Esto representa el 80 % de lo que es Organizar en GTD. El resto hasta el 100 % tiene que ver con el uso avanzado de las listas, incluyendo algunas con usos específicos, como las de Proyectos, A la espera, Algún día/Tal vez, el Calendario o las checklists.

El arte de sobrecomplicar las cosas

Gran parte de la supuesta complejidad y rigidez de GTD procede de los nombres poco afortunados elegidos para las listas:

• Proyectos que no son proyectos, sino resultados esperados.
• A la espera que no son cosas a la espera, sino acciones delegadas (o resultados).
• Algún día/Tal vez que no es un cajón de los sueños imposibles, sino recordatorios de decisiones pendientes de reevaluar.

También considero un error didáctico grave mezclar las listas de recordatorios de acciones con las listas de gestión, control o como lo quieras llamar.

Me refiero a que una lista «De compras» contiene recordatorios de acciones que tienes que hacer tú cuando estés de compras.

Por el contrario, las listas de Proyectos, A la espera o Algún día/Tal vez no contienen recordatorios de acciones y, por tanto, deberían estar claramente diferenciadas para evitar confusión.

Reconozco que, ahora que ya hemos terminado el manuscrito del nuevo libro, tener que releerme todas estas sobrecomplicaciones de GTD me pone de mal humor, sobre todo, por haber tardado tanto tiempo en reconocerlas.

Cuando leas nuestro próximo libro, te aseguro que te va a sorprender lo extremadamente sencillas que son las buenas prácticas de GTD una vez filtras toda la jerga y mal hacer didáctico.

En cualquier caso, llegamos así al final de este post. En la próxima entrega continuaremos directamente en el Paso 4, evaluar o reflexionar. ¡Hasta pronto!

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Una merecida actualización tras un largo silencio

Por: José Miguel Bolívar

Desde luego no era mi intención, pero el hecho es que han pasado casi tres meses desde que escribí el último post. En mi descargo diré que ha habido un buen motivo para ello.

Como adelantaba en mis últimas crónicas, Jordi y yo decidimos a finales del año pasado replantearnos nuestra estrategia inicial de publicaciones (la cual, por cierto, ya ha vuelto a cambiar, como era de esperar).

El primer paso para «aterrizar» esta nueva estrategia tuvo lugar el 11 de enero, fecha en la que nos reuníamos con Alba y Carlos, nuestros editores, con el objetivo de empezar a darle forma.

De esta reunión salimos con un primer proyecto concreto y bien definido, que es el primer libro de la trilogía sobre OPTIMA GTD.

Por ahora lo vamos a seguir llamando OPTIMA GTD, pero, en realidad, el nombre del método cambiará coincidiendo con la publicación del primer libro. Ya lo revelaremos cuando llegue el momento.

Por otra parte, decimos trilogía para entendernos, porque los tres libros guardan relación con el método OPTIMA GTD, pero van a ser tres libros totalmente independientes entre sí, aunque complementarios.

El manuscrito del primer libro ya está terminado

Pues bien, el pasado 11 de abril dábamos por terminado la revisión del manuscrito de este primer libro y estamos muy satisfechos con lo conseguido.

Han pasado tres meses justos desde la reunión con nuestros editores, aunque el tiempo realmente dedicado a la escritura del libro ha sido bastante menor (no ha llegado a dos meses).

Yo tuve la suerte de escribir mi primer libro durante el verano, estando de vacaciones o casi. Sin embargo, este ha supuesto un reto considerablemente mayor para Jordi y para mí, ya que hemos tenido que compatibilizar su escritura con nuestro trabajo habitual y con otro par de proyectos adicionales de bastante envergadura.

Con todo, ha merecido sin duda la pena y hemos disfrutado mucho del proceso.

El manuscrito en su versión actual tiene algo más de 60.000 palabras (estimamos que unas 250 páginas cuando se publique) y está ahora mismo en manos de un selecto grupo de personas que generosamente colabora con nosotros como beta–readers para ayudarnos a pulir aún más el resultado.

Esperamos recibir su feedback en unos días, integrarlo en el manuscrito y tenerlo finalizado y revisado para entregárselo a la editorial a finales de abril. Si todo sigue el curso previsto, el libro se publicará en otoño de este año.

También hemos avanzado mucho con el trabajo editorial. Ya tenemos cerrados los títulos de los tres libros de la trilogía y casi cerrado el diseño de las tres portadas.

Nos ha encantado la forma de trabajar con nuestros editores y el grado de complicidad que se ha creado entre nosotros. Sistemáticamente, nos sorprenden mejorando propuestas nuestras que nos parecían inmejorables. Sin duda, es un lujo trabajar con ellos y nos consideramos enormemente afortunados de poder hacerlo.

Completando y mejorando OPTIMA GTD antes de que deje de serlo

Tan pronto concluyamos la parte que nos toca de este primer libro, nuestra idea es terminar el desarrollo del OPTIMA GTD MASTERY.

Lo teníamos muy avanzado, pero nos vimos obligados a dejarlo temporalmente a un lado para enfocarnos en el libro y en los otros dos proyectos.

A la par que terminamos el desarrollo del MASTERY, vamos a revisar también las versiones actuales del DISCOVERY y del EXPERIENCE.

Aunque ambas funcionan como la seda (¡menuda diferencia con la formación GTD® oficial!), escribir el libro nos ha dado un buen puñado de ideas que queremos incorporar a las formaciones.

Nuestra intención es lanzar las nuevas versiones del DISCOVERY, EXPERIENCE y MASTERY en septiembre, ya con el nuevo nombre que sustituirá a OPTIMA GTD.

Y este verano empezaremos con la escritura del segundo libro, con la intención de terminar el manuscrito alrededor de septiembre-octubre y, en cualquier caso, dentro de este mismo año.

Mi intención en las próximas semanas, siempre dependiendo de la disponibilidad real que tenga, es apretar el acelerador con la revisión de mi primer libro para terminar la serie del blog cuanto antes.

En cuanto a los otros proyectos, iremos compartiendo novedades también por aquí cuando estén lo suficientemente maduros.

Muchas gracias por seguir leyendo el blog y por haber llegado hasta aquí. Un abrazo fuerte y seguimos en contacto.

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Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 15

Por: José Miguel Bolívar

En este décimo quinto post de Productividad Personal Edición 2022 continuamos con los apartados de mi libro titulados Aplazar es la clave de la eficiencia y Organizar mejor es trabajar mejor.

Aplazar, otro ejemplo de sobrecomplicar

La palabra Aplazar —o Defer, en la versión inglesa— es un ejemplo más de los innumerables desatinos didácticos de GTD, ya que transmite una idea completamente errónea de lo que en realidad quiere transmitir.

Cuando —al pensar y decidir sobre los elementos de tu bandeja de entrada— decides que vas a hacer algo con respecto a algo, solo tienes dos opciones.

Una es hacerlo en ese instante (a esto se le llama poco acertadamente «regla de los dos minutos») y la otra es hacerlo luego, cuando hayas terminado de pensar y decidir sobre todos los elementos recopilados.

Sí, sé que Allen se empeña en intentarnos «colar» una tercera opción —Delegar—, pero esta es una opción falsa, ya que es, en realidad, un caso concreto de las otras dos opciones.

Me explico. Si la acción que necesitas hacer con algo es delegarlo, sigues teniendo las dos opciones de siempre: o lo delegas en ese instante o lo delegas luego, cuando hayas terminado de pensar y decidir.

En mi experiencia como formador y coach en GTD, la inmensa mayoría de las personas interpreta «Aplazar» de una manera muy distinta. En concreto, lo interpretan como dejar algo para el futuro.

Esto es un problema porque automáticamente genera miedo y rechazo, tanto más cuanto más «urgente» es el asunto del que se trata.

Hacer las cosas en el instante o después

Nadie quiere «Aplazar» algo que entiende que debería hacerse ahora mismo o incluso, en ocasiones, que debería estar ya hecho.

Por el contrario, prácticamente todo el mundo entiende que no pasa nada por esperar a terminar de pensar y decidir y hacerlo después.

El problema, por tanto, lo genera la palabra «Aplazar». Así que en mi libro me vi en la necesidad de dedicar un apartado completo a explicar por qué no hay que hacerlo todo en el momento en que aparece.

A día de hoy, te diría que ignores la palabra «Aplazar» y que, en su lugar, pienses en «Ponerme un recordatorio», porque de eso se trata en realidad.

Cuando piensas y decides sobre tus cosas, la buena práctica es centrarte solo en esa actividad, en pensar y decidir. Con la única excepción de hacer en el instante lo que se pueda hacer en el instante.

Para todo lo demás que decidas —es decir, para la mayor parte de tus decisiones— la buena práctica es ponerte un recordatorio de lo que has decidido hacer.

Aunque habrá cosas para las que transcurrirá más tiempo, muchas de estas cosas para las que te has puesto un recordatorio las harás tan solo unos minutos o unas horas después de decidirlo.

Coincidirás conmigo en que muy poca gente llamaría a algo así «Aplazar».

Organizar mejor es trabajar mejor

Organizar es otro artificio innecesario de GTD en aras de un mejor marketing.

Porque, en realidad, Aclarar y Organizar son dos caras —una mental y otra física— de una misma actividad. Separarlas, por tanto, es inventar una diferencia inexistente.

Aclarar es pensar y decidir; Organizar es ponerte recordatorios de lo que has decidido.

Es absurdo pensar y decidir y no ponerte un recordatorio de lo que has decidido y no puedes hacer en ese instante.

Por otra parte, y para complicar aún más las cosas, organizar lo que no requiere acción se hace en el paso de Aclarar (tiras, archivas o incubas).

Todos estos artificios hacen necesario tener que explicar cosas que, en esencia, son bastante obvias.

Digo obvias porque si algo no lo puedes hacer en el mismo instante en que has decidido hacerlo, tendrás que ponerte un recordatorio en alguna parte (o sea, tendrás que organizarlo) para que no se te olvide.

¿O se te ocurre una alternativa mejor?

Con esta última aclaración llegamos al final de este post. En la próxima entrega continuaremos en el apartado «Contenedores de GTD^®». ¡Hasta pronto!

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Once años de Consultoría Artesana

Por: José Miguel Bolívar

Como es habitual, llega de nuevo el momento de hacer balance. Son ya once años de consultoría artesana. ¡Quién lo iba a decir!

Me cuesta resumir con una sola palabra este 2022 que ahora finaliza. Intenso, extraordinario, agotador, fantástico, retador, ilusionante. Todo eso y más.

El saldo es rotundamente positivo y eso significa mucho, porque también ha habido dificultades y momentos duros.

Somos lo que hacemos repetidamente

Empiezo por mis hábitos saludables, pequeñas cosas que tienen un alto impacto en mi satisfacción personal. Decía el año pasado que parecía que me costaba mantener el ritmo simultáneamente en todas las áreas en las que me marco ciertos estándares.

Este año no ha sido así. Por fin he logrado no solo mejorar en relación con el año previo, sino superar todas mis metas. He mejorado en peso, horas de sueño, actividad física y también en lectura.

Dejé los videojuegos, que me robaban un tiempo demasiado valioso, y cambié mi estrategia de lectura.

Mi momento de leer es por la noche, en la cama. En ese contexto, los libros relacionados con la efectividad y en inglés generaban demasiada fricción. Mis agotadas neuronas se rebelaban.

Decidí probar algo distinto. Aunque ha habido de todo, la mayoría de los libros que he leído este año han sido de ficción y de fantasía. 29 libros en lugar de los 24 que me había propuesto. Muy contento, la verdad.

He descubierto a Brandon Sanderson, de quien he devorado ya gran parte de su obra. De su mano, también he descubierto a Robert Jordan, de quien he finalizado hoy el cuarto volumen de su saga, La Rueda del Tiempo.

En cuanto al peso y la actividad física, el gran descubrimiento del año ha sido la marcha nórdica. Fue realmente Jordi Fortuny quien me la descubrió hace un tiempo, pero ha sido este año cuando me lo he empezado a tomar en serio.

En septiembre hice un curso con Nordikando y desde entonces no paro. Me encanta, me sienta fenomenal y, por si fuera poco, está jugando un papel clave en el peso, ya que he perdido a razón de un kilo por mes desde que empecé.

Para el año que viene, voy a intentar mantener el ritmo de lectura, mejorar mi técnica de marcha nórdica —además de hacer algunas rutas largas—, y perder otros dos o tres kilos, hasta llegar a mi objetivo.

La vida es lo que ocurre mientras tú haces otros planes

En cuanto a lo profesional, ha sido como vivir cinco o seis años en solo uno. Para mí, que en el pasado era un sobreplanificador compulsivo, la mayor satisfacción ha sido comprobar lo útil que es la planificación adaptativa. O, como decimos Jordi y yo, el «vamos viendo xtreme»

Hace ya mucho que sustituí los objetivos por la claridad de ideas. En mi experiencia, contar con una buena brújula y un mapa actualizado supera con creces al itinerario mejor planificado.

Enero llegaba con grandes perspectivas. Habíamos hecho los deberes, optimizando y automatizando procesos.

También había con nosotros dos personas a punto de certificarse como GTD trainers y nos disponíamos a lanzar el Nivel 3 de la formación GTD oficial.

En resumen, teníamos todo listo para disfrutar cómodamente del año en nuestra zona de confort.

Aquello duró solo unas semanas.

Adiós a GTD

A finales de enero nos informaban de que la David Allen Company cambiaba su estrategia comercial y dejaba de operar directamente en España. Si quieres más detalles, los tienes aquí.

Tan solo unas semanas después estallaba la guerra de Ucrania, con todo lo que ello ha significado en los meses posteriores. Parafraseando a los chicos de Supertramp, uno de mis grupos favoritos, Crisis? What crisis?

Ha llegado el momento de practicar el «vamos viendo xtreme», así que Jordi y yo nos lanzamos a hacer varias sesiones de ese deporte de riesgo tan pasado de moda: pensar.

Tenemos claro quiénes somos y dónde estamos. También sabemos qué queremos. Y no queremos seguir vinculados a la formación GTD oficial.

Una nueva OPTIMA LAB

En consecuencia, el proyecto original OPTIMA LAB pierde sentido, por lo que decidimos ponerle fin en lo que serán las últimas jornadas. Ahora, OPTIMA LAB somos únicamente Jordi y yo y nuestra intención es seguir así.

Por otra parte, somos conscientes de que, gracias a nuestro paso por la David Allen Academy, tenemos mucho que aportar al mundo de la efectividad. Y, además, queremos aportarlo.

Nuestro planteamiento inicial era desarrollar una versión de GTD más amigable didácticamente, pero dedicándole los mínimos recursos, para poder centrarnos en nuestro gran proyecto futuro.

Un futuro ambicioso

Un proyecto futuro centrado en desarrollar un framework —una «caja de herramientas»— para que cada persona pudiera crear su propio método de efectividad personal.

Como también sabemos que hacer llegar la efectividad a todo el mundo es una visión ambiciosa que difícilmente podemos hacer realidad nosotros dos solos, queríamos diseñar un modelo fácilmente escalable, para que cualquier persona que quiera pudiera formar parte de él.

Contactamos con nuestros editores y les encanta el proyecto. El roadmap está claro: desarrollamos la versión amigable de GTD y el nuevo framework, escribimos el libro, desarrollamos los materiales didácticos y luego todo el programa de certificación.

Sin embargo, todos estos planes, por muy ilusionantes que sean, van a tener que esperar hasta el verano. Teníamos muchos compromisos ya adquiridos con clientes.

Cuando llega julio nos ponemos manos a la obra. Trabajando en paralelo, vamos desarrollando la versión amigable de GTD, el nuevo framework y escribiendo el libro.

Y no solo eso. También hay que pensar en el 1 de septiembre, fecha en la que finaliza el contrato con la David Allen Company. Hay que tenerlo todo preparado para entonces.

Un verano hiperproductivo

La verdad es que ha sido un verano con una productividad espectacular. Cuando llegó el 1 de septiembre no solo teníamos todo listo, sino que habíamos desarrollado el framework, escrito casi medio libro y desarrollado gran parte de lo que luego sería el DISCOVERY.

Durante el proceso, nos damos cuenta de que la versión amigable de GTD no nos convence. Una vez empezamos a profundizar en el tema, descubrimos que allí hay mucho potencial, que se puede hacer algo muy grande, un GTD remasterizado y sin ruido.

A finales de octubre lanzamos el DISCOVERY y el primer curso nos confirma que tenemos algo muy potente entre manos. Adiós a la fricción, a la frustración de saber que lo que vas a decir se va a malinterpretar.

Es muy satisfactorio comprobar cómo las personas pueden aprender fácilmente a aplicar las buenas prácticas de GTD sin necesidad de cinco pasos, ni de proyectos, ni de contextos, ni del resto de la jerga GTD.

La realidad duele

Sin embargo, la primera edición del DISCOVERY también nos echa un jarro de agua fría por encima. Habíamos planteado el curso con un enfoque learning by doing —aprender haciendo—, muy en línea con el planteamiento aplicado al framework y al libro.

El experimento fue un fracaso. A la mayoría de la gente no le gusta que la enfrentes a un problema sin decirle cómo afrontarlo. Prefiere que le expliques tú cómo hacerlo y luego repetirlo ella. Vamos, que prefiere el learning by repeating.

Evidentemente, para la segunda iteración habíamos vuelto al modelo que la gente quiere, al que está acostumbrada. Este cambio, sin embargo, nos provocó una crisis en nuestro otro proyecto.

Una crisis que se vio reforzada de algún modo al hablar con nuestros editores, que nos confirmaron que a la gente le gusta la personalización, pero sin riesgos.

Una cosa es «tunear» un método que te dan como punto de partida y otra, muy distinta, tener que construir tú tu propio método, de principio a fin.

Aplicando el «vamos viendo xtreme»

Así que hay que volver a pensar. Retomar la brújula, analizar la nueva información y tomar decisiones. Nadie dijo que fuera fácil. Por ejemplo, ¿qué hacemos con el libro que tenemos casi escrito?

En estas situaciones es cuando me gusta releer «Todo lo que ganas cuando sabes perder». Jordi y yo lo tenemos claro: efectividad es hacer bien las cosas correctas. Cueste lo que cueste.

A corto plazo, vamos a centrarnos en desarrollar y potenciar OPTIMA GTD al máximo.

Entre otras cosas, queremos ofrecer un programa de certificación para que cualquier persona que lo desee pueda certificarse e impartir formación en OPTIMA GTD. Cuando terminemos de perfilar los detalles los iremos compartiendo en nuestros blogs.

También hemos decidido, ahora, en diciembre, tomar la distribución de un nuevo producto centrado en la toma de decisiones. Creemos que «marida» estupendamente con el resto de lo que hacemos, así que Jordi y yo nos vamos a certificar como Master Trainers y Coaches en enero.

Las últimas semanas del año las hemos dedicado —aparte de a trabajar mucho (ya con OPTIMA GTD)— a redefinir la estrategia de publicaciones. Gran parte de este trabajo ha sido tener en cuenta las necesidades de las personas a las que podemos aportar algo de utilidad.

¿Por qué un libro si pueden ser cinco?

Por ejemplo, hay personas que llevan años «peleándose» con GTD sin conseguir que les funcione como esperaban. Algunas habrán tirado la toalla y otras seguirán «en la lucha». Son personas que quieren recuperar el esfuerzo invertido, por sí solas, sin ayuda de nadie.

Vamos a escribir un libro (libro 4º) específicamente para ellas. Será un libro que en lugar de explicar GTD, lo traducirá, eliminando la jerga y facilitando la comprensión de sus buenas prácticas.

Hay otras personas —la mayoría— que viven muy alejadas de la efectividad y que podrían mejorar sustancialmente sus vidas con un pequeño puñado de buenas prácticas. Son personas que nunca llegarán a algo como GTD, ni con jerga ni sin ella, simplemente, porque es mucho más de lo que necesitan.

También vamos a escribir un libro (libro 5º) para ellas. Será un método «tuneable», algo muy potente y, a la vez, mucho más sencillo y asequible que el framework que habíamos creado.

Por último, entendemos que hay un grupo de personas que sí adoptarían las buenas prácticas de GTD si no fuera por la jerga GTD.

Para este grupo vamos a escribir una trilogía (libros 1º, 2º y 3º). Serán además los libros que entreguemos en nuestras formaciones de OPTIMA GTD (DISCOVERY, EXPERIENCE y MASTERY).

Queremos publicar estos cinco en los próximos dos años, tres en 2023 y el resto en 2024. Os iremos contando.

Y eso es todo por ahora. A ver cuánto de esto se ha cumplido y cuánto ha cambiado dentro de un año. Pase lo que pase, lo disfrutaremos gracias al «vamos viendo xtreme».

Muchas gracias, de corazón, por haber llegado hasta aquí. Te deseo un 2023 repleto de lo que para ti sea más valioso e importante. Un fuerte abrazo.

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Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 14

Por: José Miguel Bolívar

En este décimo cuarto post de Productividad Personal Edición 2022 vamos a continuar con la parte de mi libro que trata sobre cómo delegar en GTD y también sobre la famosa regla de los dos minutos.

Una vez más, he detectado varias sobrecomplicaciones consecuencia de la ignorancia y el fundamentalismo que padecía cuando escribí el libro. Vamos a intentar explicarlo mejor ahora.

Delegar en GTD

En GTD, Delegar es el nombre que se le da a una de las seis decisiones que se pueden tomar en el paso Aclarar.

Personalmente, creo que es un «pegote» innecesario y que Allen la puso ahí porque tenía que ponerla en algún sitio para luego poder «vender» la lista A la espera y no sabía en qué otro sitio ponerla.

O eso o por marketing, para que quedaran tres decisiones a cada lado del flujo de trabajo. Sería muy posible, conociendo la obsesión de Allen por los juegos de palabras y teniendo en cuenta que en la versión en inglés las tres opciones de este lado del diagrama de flujo comienzan por «D»: Do, Delegate, Defer.

Se trata de una situación de hecho muy parecida a la de las Agendas, que no son más que un contexto de persona. Ponerles su propio nombre las hacía más «vendibles».

Al margen de lo anterior, meter aquí la decisión de Delegar es, en mi experiencia, otro de los muchos errores didácticos de GTD, básicamente porque es una falsa opción que genera mucho ruido. Me explico.

Si una siguiente acción la tiene que hacer otra persona, pueden darse dos escenarios, que la puedas delegar ahora mismo, mientras aclaras, o que requiera una acción previa en la que delegarla.

El primer escenario es simplemente un caso concreto de aplicación de la regla de los dos minutos, luego sobra.

El segundo escenario es también un caso concreto del paso Aplazar, luego también sobra.

Por si no fuera suficiente el despropósito que es por sí Delegar, luego voy yo en el libro y me pongo en plan fundamentalista diciendo que tienes que delegar sí o sí a nada que sea posible.

Bueno, pues esto fue de mi cosecha, porque desde luego GTD no dice nada de eso. Allen no entra en ningún momento en la conveniencia y mucho menos en la obligación de Delegar.

Allen solo dice que si hay alguien que consideres mejor opción que tú para hacer una siguiente acción, la delegues (si quieres, claro).

La prueba palpable de que Delegar es un «pegote» didáctico es que a día de hoy, en la versión remasterizada y sin ruido de GTD que Jordi y yo hemos creado, no existe nada que se llame Delegar.

Curiosamente, nadie lo echa en falta (lógico, porque sobraba) ni pregunta por ello en los cursos. ¡Ah! Y, por supuesto, cuando algo hay que delegarlo se delega sin más complicación y se pone el consiguiente recordatorio.

La regla de los dos minutos

De todos los que hay, que son muchos, la regla de los dos minutos es el segundo mayor despropósito didáctico de GTD después del concepto «proyecto».

Siendo una idea excelente y con todo el sentido del mundo —la toma de conciencia de que existe un umbral de eficiencia a la hora de decidir entre hacer en el instante o poner un recordatorio— el marketing arruinó la didáctica.

Podría haber sido la regla de los diez segundos, pero no, tenía que irse a los dos minutos que, ya puestos, podría haber sido también el cuarto de hora.

Cuando escribí el libro ya tenía amplia experiencia con los desaguisados que causaba este nombre aparentemente tan «resultón».

Por eso en el libro me pongo en plan fundamentalista y digo que ni te acerques a ella. Créeme, mi intención era buena.

He visto muchos sistemas GTD dejar de progresar por caer en el agujero negro de la regla de los dos minutos malentendida.

Como anécdota, un lector del blog compartió hace ya años un post mío titulado «La arriesgada regla de los dos minutos» en GTD Connect, el foro oficial de la David Allen Company.

Pues bien, me dieron un buen «tirón de orejas» por criticar lo que —muy probablemente— sea la característica estrella a la hora de vender GTD.

De nuevo, la prueba más evidente de que este nombre es un error es que en nuestro OPTIMA GTD DISCOVERY hemos resuelto el problema de raíz.

Y ha sido tan fácil como sustituir la desafortunada pregunta «¿lo puedes hacer en menos de dos minutos?» por «¿lo puedes hacer ahora, en un instante?».

Todo el mundo la entiende y a nadie se le ocurre meter una tarea en una carpeta «Hacer».

No, no te sorprendas, he visto a mucha gente guardar en una carpeta con ese nombre las tareas que iba a hacer luego, en menos de dos minutos.

Y con esto llegamos al final de este post tan criticón, ja, ja, ja. En la próxima entrega continuaremos en el apartado «Aplazar es la clave de la eficiencia». ¡Hasta entonces!

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Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 13

Por: José Miguel Bolívar

En este décimo tercer post de Productividad Personal Edición 2022 vamos a retomar la serie revisando una de las partes clave de mi libro: la que explica los proyectos de GTD y su diferencia con las siguientes acciones.

De nuevo, tanto en «En GTD^® los proyectos no se hacen» como en «Diferenciando acciones y proyectos», he detectado varias sobrecomplicaciones derivadas de la ignorancia y el fundamentalismo. Vamos a analizarlas por partes.

Liándola con los proyectos

La primera de todas ellas tiene que ver con la definición de proyecto.

Aún recuerdo cómo reaccioné con indignación la primera vez que escuché a David Allen decir que un resultado que requiere más de un paso no tiene por qué ser necesariamente un proyecto.

Sí, lo sé, eso no es lo que dice en sus libros, estamos de acuerdo. En mi experiencia, este tipo de cosas son las principales culpables de que GTD sea percibido como rígido y difícil, pero qué le vamos a hacer.

El caso es que Allen y su equipo entienden que un proyecto es algo que tienes en tu lista de proyectos. Y si no lo tienes allí, es porque —para ti— no es un proyecto.

¿Cómo es esto posible? Muy sencillo. Porque la definición de proyecto que Allen hace en sus libros es parcial, incompleta.

La definición que te explican en los programas de certificación como GTD Master Trainer es que un proyecto es un resultado que:

1. Requiere más de un paso.
2. Se puede completar en el plazo máximo de un año.
3. Quieres revisar en tu Revisión Semanal.

Como puedes imaginar, este último punto es la clave.

Eso significa que, «cambiar el aceite al coche» —el ejemplo que uso en el libro— seguramente no sea un proyecto para casi nadie. Desde luego, para mí no lo es a día de hoy. Aunque tenga varios pasos.

En línea con esto, es posible que te suene el concepto de «proyecto autogestionado». Bueno, pues ese concepto tampoco existe en GTD.

Es una «vía de escape» utilizada por las personas que no conocen los tres criterios anteriores para explicar por qué puedes hacer excepciones y no meter todos tus proyectos en tu lista de proyectos. Yo también la empleé en su día.

El resumen de todo lo anterior es que la última palabra sobre qué es un proyecto y qué no la tomas tú. Esto permite eliminar mucho ruido de la lista de proyectos y asegurar que su contenido sea realmente relevante.

Las acciones no existen

La segunda de las sobrecomplicaciones tiene que ver con la distinción entre acción y siguiente acción. Al igual que ocurre con los «proyectos autogestionados», esto tampoco existe en GTD.

En GTD solo existen las next actions, término que se puede traducir como siguientes acciones, acciones siguientes, próximas acciones, etc.

Sin embargo, en realidad, ninguna de esas traducciones hace honor al concepto original.

Si queremos traducir el término con rigor, la mejor traducción de next action es «actividad física que se puede hacer ya para que algo avance o se complete».

Esto nos lleva a que, en GTD, si algo no es una siguiente acción, no es nada. Literalmente.

Lo de identificar todas las acciones posteriores y guardarlas como material de apoyo es pura sobreplanificación y nadie que sepa realmente GTD lo hace.

El orden importa, o no

Mi tercera sobrecomplicación es, en realidad, un error didáctico. Para uno de los pocos aciertos didácticos que hay en el GTD original, voy yo y me lo cargo.

Para Allen, da exactamente igual si primero identificas el proyecto y luego la siguiente acción o si lo haces al revés. Sin embargo, en la formación GTD oficial de Nivel 1 se insiste mucho en identificar primero la siguiente acción y luego el proyecto.

Y está bien pensado didácticamente, porque la gente viene de lo contrario y, además, lo hace mal.

Si quieres cambiar un comportamiento erróneo —identifico el resultado y luego lo descompongo en todas sus acciones— necesitas empezar cambiando desde el origen.

Por tanto, cuando yo en el libro planteo que identifiques primero el proyecto y luego la siguiente acción, estoy invalidando el buen consejo de Allen de hacerlo al revés.

Lo cierto es que el orden importa, y mucho.

Si estás empezando, mi recomendación es que identifiques siempre primero la siguiente acción y luego el resultado. Es importante para romper con tus hábitos anteriores y para interiorizar el nuevo proceso de pensamiento.

Por supuesto, puedes hacerlo como quieras, pero, en la mayoría de los casos, hacerlo como siempre dificultará tu aprendizaje.

A partir de ahí, una vez tengas realmente interiorizado qué es un proyecto y una siguiente acción en GTD, el orden dará igual.

De hecho, yo a veces identifico primero la siguiente acción y luego el proyecto y otras veces lo hago al revés.

Con esto llegamos al final de este post. En una próxima entrega continuaremos en el apartado «Qué significa delegar en GTD^®». ¡Hasta entonces!

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Imagina un GTD remasterizado y sin ruido

Por: José Miguel Bolívar

Decía Walt Disney que si puedes imaginarlo, puedes crearlo. Tenía razón, al menos en nuestro caso. Hemos conseguido que el GTD remasterizado y sin ruido sea una realidad.

Ha sido un proceso intenso y apasionante. También ha sido más largo y bastante más costoso de lo esperado.

¿Nos ha merecido la pena? Por supuesto. Era algo que, en cierto modo, nos debíamos a nosotros mismos. Y, por qué no decirlo, también se lo debíamos al mundo.

Siendo sinceros, nuestro planteamiento inicial era muy distinto del que nos ha conducido al resultado final.

Ya sabes, como decía John Lennon, la vida es lo que ocurre mientras tú haces otros planes.

Por otra parte, tal vez te estés preguntando qué es eso de un GTD remasterizado o si de verdad hacía falta.

Este post responde a todas estas preguntas y, además, te cuenta qué puedes hacer para probar lo que hemos creado.

Un GTD remasterizado

La remasterización es un proceso que tiene como objetivo mejorar la calidad de la grabación original. En el caso concreto del audio, la mayor parte de esta mejora se consigue eliminando los ruidos.

A lo largo de más de una década facilitando el aprendizaje de GTD, mi sensación de que en GTD hay mucho ruido ha ido creciendo exponencialmente.

En los últimos años, esta sensación se ha convertido en convicción. Por eso escribía que el peor enemigo de GTD es GTD.

Cuando te dedicas a la formación, es enormemente frustrante tener que explicar las cosas de una determinada manera sabiendo que, al hacerlo así, se van a malentender.

Uno de los motivos por los que la ruptura con la David Allen Company (DAC) ha supuesto una liberación para nosotros es precisamente este.

Habíamos llegado ya a un punto en el que sabíamos de antemano qué objeción iba a surgir en cada momento concreto de la formación, así que esperábamos con tristeza la fricción, la resistencia o incluso el rechazo que iba a llegar.

Por eso teníamos claro que cualquier futuro relacionado con GTD solo sería posible si eliminábamos previamente el ruido.

El origen de todo

Desde que decidimos abandonar la DAC nuestro foco se centró en el nuevo proyecto y, en concreto, en el nuevo libro que va a ser el germen de todo lo demás.

Claro que, como personas efectivas, practicamos el realismo. Sabemos que va a hacer falta un tiempo de maduración hasta que el nuevo proyecto alcance su velocidad de crucero.

La publicación del libro está prevista para el otoño de 2023 y, por muy bien que funcione, harán falta al menos de seis a doce meses para que gane cierta tracción.

Además, está todo por desarrollar: servicios formativos, materiales, programas de certificación, etc.

Por otra parte, tenemos una amplia base de clientes que trabajan con nosotros desde hace muchos años. Nos parecía muy poco profesional pedirles que esperen con los brazos cruzados hasta que lo nuevo esté disponible.

Y, por último, sabemos que siempre habrá un porcentaje de gente que se resista al cambio, que está satisfecha y prefiere lo que ya conoce a lo nuevo.

Así que, teniendo todo lo anterior en cuenta, había que hacer algo. Eso sí, nuestro planteamiento era de mínimos, ya que, a fin de cuentas, iba a ser solo para un par de años y queríamos preservar el foco para el nuevo proyecto.

Deconstruyendo GTD

Volviendo al punto inicial, tal vez te estés preguntando si lo que hemos creado es o no es GTD. La pregunta es muy buena, aunque antes de poder responderla hay que concretar qué es GTD.

Por una parte, la esencia de GTD es un conjunto de buenas prácticas avaladas por la neurociencia. Esas buenas prácticas son universales, es decir, en ningún caso son propiedad de GTD.

Hablamos, por ejemplo, de anotar recordatorios, de usar listas, de pensar y decidir sobre tus cosas, etc. Nada de esto es patentable.

Por otra parte, GTD ha reunido estas buenas prácticas dándolas una estructura concreta y utilizando una nomenclatura concreta: cinco pasos, proyectos, contextos, etc.

La propiedad intelectual registrada como GTD son todos esos conceptos, inventados por su creador, David Allen.

Por último, está la pedagogía de GTD, es decir, la manera de explicar las buenas prácticas para que se entiendan, se interioricen y se apliquen.

Aquí estarían los cursos, los libros, videos y demás materiales didácticos desarrollados por Allen y su equipo.

Y este es el origen de los problemas. Porque la pedagogía de GTD, en lugar de intentar eliminar el ruido que de por sí tiene la estructura, lo aumenta hasta hacerlo ensordecedor.

Cualquier persona que haya leído a Allen ha padecido su estilo, así que sobra decir nada más.

Creando OPTIMA GTD

Lo que nosotros hemos hecho ha sido respetar al 100 % la esencia de GTD —sin hacer inventos raros— y trabajar en la pedagogía.

Según íbamos avanzando, más conciencia tomábamos de hasta qué punto la jerga de GTD es innecesaria, puro ruido y sobrecomplicación.

La prueba es indiscutible: hemos logrado explicar todo GTD sin utilizar un solo concepto de la jerga GTD.

Y, como era de esperar, al eliminar el ruido ha desaparecido por completo la fricción.

El resultado obtenido ha superado tanto nuestras expectativas que hemos cambiado nuestro planteamiento inicial.

Por una parte, hemos decidido que los nuevos servicios estén aquí para quedarse, al menos hasta que el nuevo proyecto crezca tanto que nos impida seguir compaginándolos.

Por otra, en lugar de limitarlos a los fundamentos, vamos a extender nuestra pedagogía a la totalidad de GTD.

Así nace la familia OPTIMA GTD, el GTD sin ruido.

Habrá tres niveles, Discovery, Experience y Mastery, tanto para formación en grupo —in company y en abierto— como individual.

Próximos pasos

Aunque consideramos que el resultado del primer curso ha sido un éxito, aún nos queda mucho por hacer.

Explicar GTD sin usar jerga GTD era una decisión de alto riesgo. Pero, como nos va la marcha, decidimos probar también el learning by doing.

Esta parte funcionó regular. A la gente no le gusta que le plantees un problema y tener que estrujarse la cabeza para resolverlo. El miedo a hacer el ridículo en público es paralizante.

Así que hemos tomado nota y en la próxima edición volveremos al enfoque tradicional.

Por otra parte, hubo un colectivo al que no tuvimos suficientemente en cuenta: las personas que erróneamente creen saber o utilizar GTD.

Sabemos que el curso fue una experiencia inquietante para ellas. Se veían haciendo cosas que nunca habían hecho, lo cual hacía imposible que pudieran asociarlas a la jerga GTD que conocían.

Del mismo modo, nada de lo que ellas hacían habitualmente desde el convencimiento de estar aplicando GTD ocurría durante el curso, lo que les hacía sentirse aún más perdidas.

Para próximas ediciones dejaremos claro desde el principio que —en nuestra experiencia— la inmensa mayoría de las personas que han aprendido GTD de manera autodidacta lo usan mal.

Si quieren aprovechar la formación, van a necesitar dejarse llevar, olvidar lo que suponen saber y centrarse en el proceso. Confiar en que lo que van a aprender es, con toda seguridad, mucho más sencillo y efectivo que lo que hacen ahora.

En otro orden de cosas, ya estamos desarrollando el OPTIMA GTD EXPERIENCE y, tan pronto lo terminemos, nos pondremos con el OPTIMA GTD MASTERY. Te iré contando.

Y para mí, ¿qué?

Muchas cosas. En los próximos meses tenemos intención de contactar con las personas que hayan hecho alguna formación abierta con nosotros para ofrecerles la posibilidad de conocer OPTIMA GTD DISCOVERY en condiciones inmejorables.

También vamos a lanzar un nuevo formato, la píldora formativa, sobre la que ya contaremos más detalles en su momento. Será una especie de degustación rápida del DISCOVERY.

Para estar al tanto, revisa regularmente https://formaciongtd.com/proximas-formaciones/.

Y, como sorpresa final, mi compañero Jordi te ofrece en su blog la posibilidad de conseguir gratis la Herramienta para decidir y organizar que hemos desarrollado. Si te interesa, te lo cuenta todo aquí.

Por mi parte, poco más. Como ves, y aunque ya lo avisé, estoy escribiendo menos últimamente.

Algunas personas me habéis preguntado si voy a seguir con la revisión de mi primer libro. Mi respuesta es que sí, y espero poder publicar en breve el próximo post de la serie.

Hasta entonces, gracias por haber llegado hasta aquí. Un abrazo.

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GTD ha muerto, ¡larga vida a GTD!

Por: José Miguel Bolívar

Bueno, sí, igual me he pasado un poco diciendo que GTD ha muerto, pero quería asegurarme de llamar tu atención.

Está claro que GTD no ha muerto, al menos todavía. De hecho, seguramente le queden bastantes años por delante.

Lo que sí ha muerto ha sido mi confianza ciega e ilimitada en GTD. Y también mi relación con la David Allen Company (DAC).

En este post voy a compartir contigo todos los detalles del proceso que nos ha llevado a dar por terminada esta colaboración después de siete años.

También te contaré qué va a pasar en los próximos meses y años. Si te interesa el mundo de la efectividad personal, te animo a seguir leyendo.

Aunque sea falso que GTD ha muerto.

Acomodados en la zona de confort

Era febrero de este año, 2022. Jordi y yo estábamos atravesando un momento dulce en OPTIMA LAB. Quizás demasiado dulce.

Tras la marcha de Laura, habíamos hecho los deberes. Mejora espectacular de procesos, automatización a tope y muchas ganas de disfrutar relajadamente de los meses venideros.

Hacía un tiempo que nuestra curva de aprendizaje había cambiado drásticamente de pendiente. Ahora era prácticamente plana.

Inconscientemente, sabíamos que nos iba haciendo falta un nuevo reto, pero se está tan cómodo en la zona de confort…

Nuestro contrato por cinco años vencía el 1 de septiembre de 2022.

«Renovamos una vez más y lo dejamos» —nos decíamos— «y, hasta ese momento, vamos desarrollando tranquilamente cosas nuevas».

Llega un cisne negro

Y, de repente, saltó la noticia. La DAC cambiaba su estrategia comercial. La noticia era tan inesperada como esperada.

Inesperada porque nadie nos había dicho absolutamente nada. A nosotros, de hecho, nos pilló con bastantes miles de euros invertidos en materiales y licencias que se iban a convertir en puro gasto. Nos pareció un detalle feo.

Esperada porque la COVID–19 había tenido un impacto económico brutal del que muchos países todavía no se habían recuperado.

El caso es que la DAC decide ceder el uso de la propiedad intelectual del curso de Nivel 1 GTD^® Fundamentals a Crucial Learning, empresa norteamericana propiedad de un fondo de inversión.

Tiene sentido, ya que llevaban trabajando con ellos en EE. UU. desde hacía varios años.

A nosotros nos proponen continuar con un modelo mixto.

Por una parte, hacernos partners de Crucial Learning para España, no solo para GTD, sino para todo su portfolio.

Así que Jordi y yo mantenemos una reunión virtual con el CEO y el VP de Crucial Learning. Pocas sorpresas y aún menos feeling.

Empresa, oferta y mentalidad norteamericana, con presencia marginal en el resto del mundo. ¡Ah! Y un desconocimiento preocupante de GTD.

Por otra parte, nos ofrecen firmar una renovación por un año —luego nos ofrecieron dos— con la DAC para el resto de servicios: módulos de Nivel 1, todo Nivel 2 y Nivel 3 y todo GTD Coaching.

Nos halaga el insistente interés de la DAC para que continuáramos con ellos. Sinceramente, tampoco nos extraña, ya que históricamente hemos estado en el Top 10 los partners mundiales con mejores resultados económicos.

Sin embargo, Jordi y yo lo teníamos claro. Ahora que el pequeño empujón que nos faltaba nos había sacado de la zona de confort, lo último que queríamos era volver a ella.

Un futuro en dos tiempos

Como adelantaba en el post anterior, este verano ha sido espectacular en términos de logro.

Por una parte, nuestro próximo libro no solo está en marcha, sino que está muy cerca de ser realidad.

Queremos terminar el primer borrador del manuscrito en el próximo par de meses y, con seguridad, antes de que termine el año.

Luego lo «puliremos» bien, para dejarlo «redondo». Después empezará la extensa labor editorial previa a la publicación: edición, portada, maquetación, etc.

Salvo imprevistos, el libro estará disponible en septiembre de 2023. De todos modos, iré publicando actualizaciones por aquí.

Y ni tiene que ver con GTD ni tampoco es un nuevo método. Estamos convencidos de que es algo mucho mejor que eso.

Es un planteamiento nuevo y disruptivo, un paso de gigante en efectividad personal. O, al menos, eso creemos y con esa ilusión lo estamos escribiendo Jordi y yo.

La publicación del libro traerá un montón de cambios y, claro está, iré informando puntualmente sobre ellos por aquí.

En cuanto a GTD, empezamos ahora un periodo de transición, que terminará cuando lo nuevo que vamos a lanzar nos exija dedicación exclusiva.

Hasta entonces, nuestra idea es seguir ofreciendo formación GTD, aunque en realidad será algo completamente distinto, mucho mejor.

Por supuesto, nada oficial. Es más, te aseguro que será completamente distinta de la formación GTD oficial.

Estamos muy satisfechos tanto con el nuevo enfoque pedagógico como con los nuevos materiales. Hemos volcado en ellos todo lo que sabemos de GTD.

Desde la máxima humildad, estamos convencidos de que van a ofrecer una experiencia de aprendizaje muy superior a la que nos permitían los productos oficiales.

Y, al ahorrarnos los royalties, con precios más económicos. Resumiendo, todo GTD, manteniendo su esencia y explicado infinitamente más fácil. Con la garantía OPTIMA LAB.

Stay tuned!

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XXI Jornadas OPTIMA LAB: Un nuevo rumbo

Por: José Miguel Bolívar

Los pasados días 4, 5 y 6 de julio celebramos las XXI Jornadas OPTIMA LAB en el Euroforum de El Escorial.

Por primera vez desde diciembre de 2019, han sido presenciales. Entre medias, seis ediciones virtuales y una infinidad de experiencias y aprendizajes que, sin duda, nos han cambiado profundamente.

Me llamó la atención el reencuentro presencial con Jordi Fortuny, después de casi tres años de «codo con codo» virtual; fue como encontrarte de nuevo con alguien a quien, simultáneamente, hace mucho que no ves y ves todos los días.

Han sido además unas XXI Jornadas cargadas de emociones y significado para mí, lo que las ha hecho muy especiales.

Y también históricas, en la medida que marcan el final del proyecto original que dio lugar a OPTIMA LAB y el principio de un nuevo proyecto, con un nuevo rumbo y una nueva estructura.

Comenzamos con una sesión de fotos en BlowUp Studio, en Madrid. Nuestro querido Xavi Vila no pudo venir en esta ocasión, aunque nos dejó en las excelentes manos de Marc Ensenyat.

Al día siguiente, ya en el Euroforum, comenzamos la reunión de trabajo propiamente dicha, brevemente interrumpida para que Marc nos tomara alguna foto en el exterior.

Por casualidades del destino, supongo, la sala en la que estábamos era la misma que en las I Jornadas OPTIMA LAB, en septiembre de 2014.

Y como en aquella ocasión, aplicando una vez más, nuestra propia metodología de gestión efectiva de reuniones, pudimos abordar en el día y medio restante todos los temas (50) que habíamos propuesto en nuestro Trello.

El fin de un proyecto

La red productiva OPTIMA LAB surgió como respuesta a un proyecto para satisfacer una necesidad mía muy concreta.

Como ya he explicado en alguna ocasión en el blog, en un momento dado la demanda de servicios era muy superior a mi capacidad, lo que me impedía atender no ya a nuevos clientes sino siquiera a los existentes.

Para poder gestionar aquella situación, necesitaba ser capaz de garantizarles que los dejaba en manos tan buenas como las mías o incluso mejores. De ahí surgió el concepto de Experiencia de Usuario Equivalente (EUE).

Y, casualidades de la vida, conocía a varias personas interesadas en dedicarse profesionalmente a la efectividad y que, al menos en teoría, podían llegar a ofrecer esa EUE. Si me has ido siguiendo estos años, ya conoces el resto de la historia.

Sin embargo, después de un año récord en facturación en 2019, la llegada de la COVID–19 lo cambió todo y dejó en entredicho la necesidad de un modelo que, en el último par de años, ha continuado más por inercia y nostalgia que por otra cosa.

Y es que el formato virtual nos ha permitido multiplicar espectacularmente nuestra eficiencia en tiempo y en dinero. Todo ello gracias a eliminar los desplazamientos y los flujos físicos de materiales, y también a las sucesivas optimizaciones de procesos que hemos realizado.

Más luces que sombras

Estos siete años han sido intensos y, por qué no decirlo, con algunos momentos bastante duros. Con todo, ha sido una experiencia, tanto de vida como de aprendizaje, enormemente enriquecedora.

Gracias a esta aventura he podido conocer personalmente a David Allen y trabajar estrechamente con él, lo que me ha permitido alcanzar un dominio y una claridad de ideas sobre GTD difícilmente imaginable en otro contexto.

También he podido conocer a David Covey, hijo de Stephen Covey y gestor de su legado, con quien he aprendido mucho además de hacer una buena amistad.

Mención especial merece Jordi Fortuny, a quien seguramente tampoco habría conocido de no ser por este proyecto.

Me gusta y resulta fácil trabajar con Jordi, con quien sintonizo bien. Nos entendemos rápido, a menudo sin necesidad de entrar en detalles, y compartimos la visión de hacer de este mundo un lugar donde se viva y trabaje mejor.

Contar con Jordi como compañero ha sido clave en esta etapa, y dudo que el nuevo proyecto hubiera surgido de no existir esta complicidad entre nosotros.

Un nuevo rumbo

En un próximo post compartiré contigo todos los detalles del acontecimiento disruptivo que propició el principio del fin del antiguo proyecto OPTIMA LAB.

Te adelanto, por ahora, que el nuevo proyecto tiene poco o nada que ver con el antiguo. Por ejemplo, la nueva red productiva la vamos a constituir únicamente Jordi y yo.

De manera progresiva, nuestra intención es irnos retirando poco a poco del aula y dedicar cada vez más tiempo a experimentar y «cocinar» nuevos productos y servicios relacionados con la efectividad.

Para ello, nos gustaría contar también con el apoyo de un selecto y reducido grupo de personas de confianza, una «cantera».

Estamos pensando en mentorizar a personas que sintonicen con nuestras formas de hacer y de pensar y que quieran dedicarse profesionalmente a la efectividad de forma independiente en un futuro.

Irene Sanz, a quién puedes ver en la foto que acompaña al post, se ha unido recientemente a nosotros en este nuevo rol y nos ha acompañado en estas XXI Jornadas.

Y, por último, tenemos intención de ampliar la red con una Comunidad de Práctica (CoP) que comparta nuestra visión de llevar la efectividad de calidad a todo el mundo.

Nuestra visión es ser el germen de un movimiento que nos supere y nos trascienda, incluso con carácter internacional. Ya iremos compartiendo más detalles cuando llegue el momento.

Próximos pasos

La primera consecuencia de este cambio de rumbo es la marcha de PMOU y KSAN, acrónimos de nodo de las dos personas que estaban en vías de incorporación a la red.

KSAN se fue en marzo, nada más conocer la noticia disruptiva que comentaba antes, y PMOU se lo ha estado pensando y ha esperado a estas XXI Jornadas antes de tomar una decisión.

Sentimos mucho que el excelente trabajo que PMOU ha hecho durante el último año y pico no se haya transformado en la merecida recompensa que tanto él como nosotros esperábamos.

Por otra parte, este verano ha sido de los más entretenidos, dinámicos e ilusionantes de los últimos años. La cantidad de cosas que Jordi y yo hemos sacado adelante es impresionante.

En el próximo post tendrás todos los detalles y varias sorpresas que seguramente querrás conocer.

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