Como ya sabéis los que me leéis con frecuencia, llevo unos cuántos meses trabajando codo con codo con mis colegas artesanos de OPTIMA LAB. Nuestra labor principal como Comunidad de Práctica (CoP) es compartir experiencias como practicantes de GTD, e innovar en la forma en que enseñamos productividad personal, y en particular la metodología ideada por David Allen. Como fruto de la colaboración, uno de los conceptos que han surgido con más fuerza en la comunidad, y que para mi han sido de los más útiles, es el de fecha objetiva.
Estamos acostumbrados a poner fechas a todo: compromisos, tareas, alarmas, recordatorios… Yo mismo he hecho uso y abuso de las fechas durante mucho tiempo, incluso en tiempos recientes. Sin embargo, y paradójicamente, he descubierto que el uso indiscriminado de fechas no sólo no es necesario, sino que puede impactar negativamente en tu eficiencia. Todo tiene que ver con la objetividad de los “hechos productivos”, como explico a continuación.
En varias ocasiones seguro me has oído decir —o en este caso, me has leído— que las cosas son como son, y no como nos gustaría que fueran. Por eso, hace tiempo tengo como lema productivo personal “di no a la planificación“, y casi una guerra a muerte con la —pésima— práctica de elegir las Tareas Más Importantes (TMI) antes de empezar cada día. Algunas personas creen que lo hago por fundamentalista, y otras por pura terquedad. Pero la realidad es que hay una muy buena razón de base para ello: tanto la planificación, como el uso de TMIs, como otras malas prácticas productivas, se basan en hechos subjetivos.
Trabajar con hechos objetivos es fundamental en productividad personal, pues es la única manera que tenemos de tomar mejores decisiones y ser más eficientes. Esto se puede observar de manera muy clara, por ejemplo, cuando organizamos los recordatorios de las acciones que tenemos que llevar a cabo en listas contextuales. Para decidir en qué lista vamos a colocar la acción “llamar a Juan para quedar a cenar el sábado”, tenemos en cuenta la herramienta —en este caso, teléfono— que necesitamos para completarla, y no criterios subjetivos como “Amigos”, “Personal” u “Ocio”. Poner juntas todas las acciones que tienen que ver con amigos, con ocio, o que son de carácter personal, no nos ayuda a completar las acciones de manera más eficiente. Agruparlas según la persona, lugar o herramienta que necesitamos tener a mano para completarla, sí. Por eso, “teléfono” es un criterio objetivo de organización para las acciones.
Lo mismo sucede con las fechas. Asignar fechas de inicio o vencimiento que puedes cambiar libremente, sin tener que negociar con nadie más que contigo mismo, es una pérdida de tiempo y te hace ineficiente. Las únicas fechas que realmente pueden considerarse fechas objetivas y que tiene sentido “gestionar”, son aquellas que ya están comprometidas con terceros, o que vienen impuestas por condiciones externas que no podemos cambiar.
Algunos ejemplos de fechas objetivas, y que por tanto debes registrar adecuadamente, son:
- La fecha a partir de la cual puedes comprar las entradas de un concierto. Aunque quieras, no puedes comprarlas antes porque no están a la venta;
- La fecha límite para presentar la declaración de la renta. Si no presentas la declaración antes de esa fecha, ya no podrás presentarla, es una restricción impuesta por un tercero.
- La fecha de inicio para presentar la declaración, si es que no puedes presentarla antes de esa fecha;
- La fecha límite para entregar un informe a tu jefe, siempre que te hayas comprometido con él a entregarlo en esa fecha;
- La fecha —y hora— de una reunión con un cliente, previamente acordada;
- La fecha para comprar una TV en un gran almacén si, por ejemplo, ya has tomado la decisión de comprarla y tienes una oferta que quieres aprovechar, pero sólo es válida ese día (hecho objetivo).
Algunos ejemplos de fechas subjetivas, y que no tiene sentido considerar a la hora de tomar decisiones:
- La fecha para ir a ver a tu madre, si no has acordado ningún día con ella ni hay otra razón objetiva para hacerlo ese día;
- La fecha para ir a inscribirte a la academia de inglés, que puedes posponer o decidir no hacer en cualquier momento;
- La fecha para enviar un recordatorio a alguien del que estás esperando algo, aunque dependas de “ese algo” para una entrega que tienes comprometida —si revisas tu lista “A la espera” con la suficiente frecuencia, tendrás oportunidad de enviar muchos recordatorios antes de meterte en problemas, sin necesidad de “alarmas”;
- La fecha para empezar a preparar la mudanza de tu casa, si puedes empezar en cualquier momento que quieras;
Antes de ponerle fecha a algo, asegúrate de que hay una buena razón objetiva para hacerlo. Utilizar fechas subjetivas, además de hacerte “reprogramar” frecuentemente —con la consiguiente pérdida de eficiencia—, añadirá estrés a tu día a día. Bastante tienes con tener que cumplir las fechas que tienes que cumplir obligatoriamente —porque ya te has comprometido a ello—, como para además imponerte fechas que son solo fruto de tu voluntarismo.
En lugar de utilizar fechas subjetivas, desarrolla el hábito de hacer revisiones frecuentes de tu sistema.
