Así es mis queridos y estimados lectores, este es el post número 1000 de El Canasto. Parece que fue ayer cuando empecé el blog porque no encontraba información útil sobre la productividad personal en castellano. Desde entonces han pasado siete años, nueve meses y veintinueve días.
Para llegar a mil artículos, he tenido que publicar un texto cada tres días (no cuento los link-posts —unos 2065 en este momento— porque sólo son comentarios míos a textos de otros autores). Esta tarea no ha sido fácil, pero he tenido mucha ayuda. En primer lugar de mi mujer, que ha revisado cada uno de mis textos para mejorar la comprensión. Además he podido contar con la ayuda de 45 autores invitados —todos expertos en la productividad personal— que han cuidado el blog mientras yo estaba de vacaciones.
Me resta agradecerles a todos y cada uno de los que están leyendo este post y decirles que aquí seguiré dando lata un buen de tiempo más. Además aprovecho para animarlos a enviarme sus comentarios, tips, quejas, consejos, noticias y todo lo que deseen mediante el formulario de contacto del sitio.
Según Joaquín Peña, el 85% de las preocupaciones no ocurre:
…siempre que te enfrentes a algo nuevo o que te genera algún tipo de incertidumbre, la preocupación no desaparecerá hasta que tengas la situación bajo control.
Así nos preocupamos siempre que sentimos incertidumbre por uno o varios de estos factores:
Miedo a que las cosas no salgan como te gustaría.
No tener claro qué hacer para que las cosas salgan bien.
Un Kanban es un sistema de organización visual del flujo de trabajo originalmente pensado para la administración del trabajo en equipo que puede ser utilizado como método de organización personal. En las siguientes líneas repasamos cómo funciona el sistema, sus aplicaciones, como implementarlo y como combinarlo con la utilización de GTD para administrar proyectos con el fin de obtener una perspectiva global de su desarrollo.
¿Qué es un Kanban?
Un Kanban es un método visual para organizar nuestro flujo de trabajo a través de un panel dividido en columnas donde distribuimos las tareas a realizar según su estado actual, siendo configuración básica es la siguiente:
Pendientes. La lista de acciones pendientes de realizar.
En curso. Tareas en las que actualmente estamos trabajando. Puede dividirse en dos columnas, una de ellas llamada hot, on-fire, principal … para aquellas tareas cuya fecha límite está a punto de vencer o consideramos prioritarias por otros motivos.
Realizadas. Las tareas que ya han sido finalizadas. Las mantenemos al panel como registro de lo que ya se ha hecho.
De un vistazo sabremos que tenemos que hacer, que tenemos que acabar y todo lo que se ha terminado, haciéndonos una idea del progreso de los proyectos sin recurrir a informes u otros métodos menos intuitivos.
Cada vez que una tarea cambia de estado la movemos a la columna que corresponde, moviéndola de izquierda a derecha, sólo en este sentido, Pendientes -> En curso -> Realizadas. Se trata de una observación importante ya que esta restricción impedirá la apertura de múltiples frentes y bloqueos por exceso de responsabilidades. Desplazar un proyecto de En curso a Pendientes corrompería el flujo de trabajo, para encajar la necesidad de detener tareas En curso creamos sub-columnas o sub-estados: cold, warm, hot.
Es una forma de organizar el trabajo y gestionar el flujo de trabajo como GTD o Autofocus. Nos deja bien claro lo que tenemos que hacer en este momento, las acciones por las que tenemos que empezar y la carga de trabajo que estamos asumiendo en cada momento evitando cuellos de botella y la saturación.
Más allá de los métodos de la gestión personal, nos permite dar el salto a la gestión de proyectos que implican varias personas. Como jefe de proyecto distribuiremos tareas entre los diferentes miembros del equipo, dividiendo la columna en curso – o sus sub-columnas – en diferentes columnas para cada uno de los integrantes asignando las tareas a realizar. De esta manera cada uno conoce su rol y sus funciones dentro del grupo.
¿Kanban y gestión de proyectos GTD?
Entramos a los usos particulares de un Kanban. En mi caso sigo siendo un usuario de GTD, pero muchas veces la gestión de los sub-proyectos y acciones derivadas de una planificación natural puede resultar confuso. La gran cantidad de ‘piezas’ surgidas de un proceso de planificación hace que la secuenciación de la actividad según dependencias (que se debe hacer antes de …) no sea suficiente. Necesitamos algo más para controlar el flujo de ejecución, sobre todo si trabajamos en equipo o delegamos trabajos a terceros.
Disponer las acciones pertenecientes a diferentes proyectos u objetivos sobre un panel kanban, en paralelo al seguimiento de nuestra lista de próximas acciones nos permitirá dibujar el estado de la actividad entre los 3000 y 9000 metros. Proyectos, áreas de interés y objetivos.
Debemos combinarlo con un codificación de cada una de las actividades con un sistema de colores para distinguir entre los diferentes proyectos en marcha. Segmentamos los items de cada columna en una sub-clasificación visual mejorando la percepción de su desarrollo.
Una alternativa es crear un panel para cada proyectos. Me inclino más por esta opción en caso de trabajar en equipo. La cantidad de factores que entran en juego – estado de la actividad, diferentes proyectos, diferentes personas – puede saturar el campo de visión, restando intuición al conjunto.
Implementación
Dos alternativas: baja tecnología y una aplicación en la nube. La primera nos permite crear un entorno sencillo y usable en casa, en la oficina, o en la escuela … Si eres maestro es ideal para introducirlo en la actividad de tus alumnos en forma de mural en la pared de la clase …
Crearemos un soporte físico en una pizarra, con una cartulina o con papel kraft, dibujando las diferentes columnas. Para crear un flujo dinámico a la hora de registrar tareas y moverlas a través de los diferentes estados utilizaremos postits, de esta manera podemos aplicar el sistema de la codificación por colores.
Un sistema ideal para el trabajo personal o el trabajo de equipos que compartan oficina o cualquier ubicación física. Siempre disponible y a la vista de todos.
Si no te convence o algunos miembros de tu personal trabajan de forma remota, decantado por una herramienta como Trello, un servicio web con aplicaciones para dispositivos móviles donde podrás crear tantos paneles virtuales como sea necesario, agregando tus colaboradores y manteniendo el sistema de colores a través de las labels.
Trello además permite adjuntar archivos en cada una de las tareas, una fecha de vencimiento o listas de control para descomponer la tarea en acciones más simples o para añadir una verificación para comprobar que ya se ha finalizado. Una herramienta que merece un post para ella sola.
Brillante artículo, lectura recomendado para todos los gurus de productividad personal como yo.
Algo tenemos que estar haciendo mal, pero mal de cojones. Si tan bueno es ser productivo, no entiendo cómo tiene tan poca aceptación o existen tantas barreras.
Cuando se utiliza el término desconfianza, generalmente se hace en un contexto negativo. “Esa persona no es confiable” o “Esta situación no me genera confianza”. Lo que resulta interesante es que estamos ignorando otro contexto en el que este término puede llegar a actuar como algo positivo y convertirse en una manera muy poderosa de ayudarnos a ser más productivos y aprovechar mejor el tiempo que tenemos disponible. Ser desconfiado a veces resulta conveniente, y en algunas situaciones es de bastante utilidad.
Todos sabemos que nadie es capaz de predecir lo que va a pasar en el futuro, pero a veces actuamos como si lo hiciéramos. Vivimos confiados de que mañana todo seguirá igual y que tendremos otro día para hacer lo que tenemos o lo que queremos hacer. Y es precisamente esta la razón por la que posponemos todo: Porque vivimos confiados. Porque creemos que mañana habrá otro día para hacer las cosas y damos por sentado que tendremos el mismo tiempo, los mismos recursos y que las condiciones seguirán iguales.
La incertidumbre siempre asusta. Pero en lugar de enfrentarla, muchos prefieren ignorarla o disfrazarla. Es por esta razón que, a pesar de que nadie sabe qué va a pasar en el futuro, las personas actúan como si lo supieran. Inevitablemente las cosas van a cambiar, pero como da miedo aceptarlo, la gente se hace a la idea de una falsa realidad en la que todo permanece igual y en la que absolutamente nada cambia.
Esta mentalidad trae consigo el problema de que no nos permite actuar o de que actuamos cuando ya es demasiado tarde. Según esto, ¿Para qué hacer las cosas hoy si igual mañana voy a tener el mismo tiempo?
Por eso a veces es bueno ser desconfiado. Al desconfiar de que nada seguirá igual y que mañana todo puede cambiar empezaremos a ser conscientes de que no sabemos con exactitud con cuanto tiempo contamos, que no sabemos si mañana tendremos la misma disponibilidad, tiempo y recursos para sacar adelante nuestros proyectos. Esta realidad es certera y nos obliga a actuar hoy mismo.
Ser desconfiados nos garantiza, por lo menos, que diariamente dudemos de lo que pueda llegar a pasar mañana. Este sentimiento de duda se convierte en un incentivo para empezar a actuar inmediatamente. El dinero que se pierde o se malgasta hoy se puede recuperar mañana, el tiempo que se pierde hoy no se puede recuperar nunca.
No dar nada por sentado y ser conscientes de que los recursos son finitos ayuda a materializar los proyectos. Nuestro entorno puede cambiar en cualquier momento, tanto en lo personal como en lo profesional. Aceptar ese desconocimiento de lo que pueda pasar mañana ayuda a disminuir el miedo y la perezade empezar a hacer las cosas hoy.
Todo se trata de simulaciones y de suposiciones. Si uno vive desconfiando y presumiendo que mañana no va a tener tiempo, va a aprovechar cada segundo del día de hoy. Así trato de vivir mis días, desconfiando de que en el futuro vaya a tener tiempo o a tener otra oportunidad. Sino aprovecho lo que tengo hoy, no sé qué pueda pasar mañana. Puede que esta presunción resulte falsa, y que mañana incluso tanga más tiempo que hoy. No importa, aún mejor, porque mañana al hacerme la misma pregunta y al volver a desconfiar empezaré nuevamente a actuar, pero ahora con un camino recorrido por haber tomado la decisión de haber actuado desde hoy.
Obsesionado con ayudarle a entender a la gente que simple es mejor y que la simplicidad está subvalorada.
Convencido de que el recurso más importante no es el dinero, es el tiempo. Con más tiempo se puede hacer más dinero, con más dinero no se puede hacer más tiempo.
¿Has contado alguna vez cuántos “inbox” tienes? Hablo de lugares donde te llega algún tipo de mensaje, notificación, actualización o feed. Hace poco tiempo sólo teníamos uno. Dos como mucho. Ahora el número ha crecido y con ello se ha complicado nuestra organización. Merece la pena pararse un segundo a pensar en ello.
Entre el ordenador, el móvil, la tableta, e Internet en sí mismo con sus servicios web, tenemos unas cuantas bandejas de entrada repartidas por varios sitios. Y ello nos obliga (muchas veces sin darnos cuenta) a un peregrinaje de bandeja en bandeja chequeando, revisando, leyendo, respondiendo o almacenando. Esa “ruta”, que a veces se repite varias veces al día (depende de tu nivel de actividad, o lo enganchado que estés a estas cosas), va consumiendo por el camino tiempo, atención y energía. Sí, sí, eso que justo necesitas para las tareas que tanto cuesta completar cada día.
Pero, por si fuera poco, hay otro problema añadido. Muchas personas no sólo utilizan estos inbox para recibir, sino también para almacenar. Para guardar información más o menos relevante que más adelante van a utilizar o tener que recuperar llegado un momento. El ejemplo más típico de esto es el Email. Que muchos, en lo que yo creo es un enorme error, han convertido en un lugar donde almacenar información clave de sus tareas, sus contactos, sus proyectos, etc.
Este problema (añadido) de guardar en las bandejas de entrada no es para tomarlo a la ligera. Por tres motivos principalmente:
No siempre recuerdas dónde pusiste qué. Por lo que tienes que ir de un sitio a otro buscando, justo cuando no tienes tiempo (uno no busca cuando no tiene nada que hacer, sino cuando necesita algo rápido)..
Estos “sitios” no están hechos para almacenar, con lo que carecen de recursos de organización, filtrado o búsqueda avanzada.
En estas bandejas suelen convivir mensajes o información muy relevante (por ejemplo para tu trabajo) con otras cosas que no sirven para nada.
Sumando el “peregrinaje” más el almacenamiento tenemos una pequeña tormenta perfecta que, sin llegar a condenar a uno a la improductividad más absoluta, va a contribuir a ponerte las cosas más difíciles cada día. Así que, ¿por qué no mejorar este panorama? Lo puedes hacer de dos formas:
Reduce, simplifica, centraliza el número de bandejas de entrada. Bien eliminando alguna prescindible o unificando varias en una. Por ejemplo reenviando cosas a tu Email. La idea es que en lugar de tener que visitar cinco o seis sitios cada día, vayas a uno solo.
Guarda en un sitio más idóneo. Concentra toda la información relevante (de tus proyectos…) en un solo sitio capacitado para almacenar, consultar y encontrar. En el momento en el que en alguna bandeja aparezca algo que vas a necesitar, sácalo inmediatamente de ahí y guárdalo en tu gran almacén (especialmente importante en el Email). Yo, como sabes, utilizo Evernote, que sigue siendo para mí extraordinario para estas cosas. Pero desde luego no es la única opción.
Esta reflexión sobre el número de bandejas de entrada con las que cargamos hoy en día, ha venido tras una relectura de un artículo anterior mío sobre actualizar el flujo de trabajo de uno mismo.
Porque cada vez tenemos más servicios, aplicaciones, altas y suscripciones que generan nuevos gestos y rutinas, y que se suman a otras que ya están con nosotros. Todo eso va cambiando silenciosamente la manera en la que hacemos las cosas. Y, sin apreciarlo, no estamos haciendo las cosas como debiéramos. SIEMPRE hay que revisar y repasar cómo uno hace las cosas. Si no, ¿cómo vamos a mejorar?
Daniel Grifol nos da su definición de la productividad personal:
El único recurso real del que dispone un individuo es el tiempo y, a nivel básico, el principal producto que obtiene de la aplicación de este tiempo es la consecución de objetivos personales. Estos objetivos pueden ser convertidos en dinero, por supuesto, pero también pueden ser convertidos en prestigio, satisfacción o crecimiento personal.
Mi definición es: “Conseguir tus objetivos con el uso óptimo de los recursos”.
En España existe una enfermedad llamada presencialismo. En muchas empresas lo habitual es trabajar hasta muy tarde; parece que existen competiciones para ver quien ha hecho más horas. La falsa creencia detrás de este comportamiento es que las personas que trabajan más horas son las más productivas.
Nosotros sabemos que esto no tiene sentido. No existe ninguna relación directa entre la productividad y el número de horas en la oficina. De hecho, tras un cierto tiempo, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después. La verdad es que sólo podemos trabajar de forma concentrado durante seis horas. Cada día tenemos seis horas para hacer estas tareas de alta calidad. El horario laboral está basado en esto: seis horas de trabajo duro, más dos horas para todas las tareas fáciles.
Cuando comparas los resultados producidos por un empleado que cada día trabaja hasta las nueve o las diez con los resultados de otro empleado que siempre sale puntualmente de la oficina, verás que no habrá grandes diferencias. Por tanto, la productividad del empleado que sale a la hora es mayor y además es más sostenible.
24 de septiembre: Go Home on Time Day
Hoy es Go Home on Time Day, una iniciativa que nació en el Reino Unido el año 2000 y que pretende concienciar tanto a trabajadores como a empresas de que se cumplan los horarios laborales. Como resultado contaremos con personal más descansado, feliz, motivado y, en consecuencia, productivo.
La web Mujeres Directivas promueve Go Home on Time Day en España. Si una empresa quiere participar, puede contactar con ellos. Además, en su blog han publicado una lista con algunas ideas de lo que pueden hacer las empresas para apoyar el Go Home on Time Day.
Si quieres ayudarlas a hacer difusión en las redes sociales, no olvides utilizar el hashtag#SalPuntual
¿También participas?
Yo lo tengo claro: hoy saldré de mi despacho a las 18:00 en punto. ¿Participarás también?
Hace un tiempo recibí un mensaje de uno de mis lectores preguntándome cómo implementar Getting Things Done para su trabajo como comercial. Específicamente quería saber consejos para organizar sus clientes y visitas.
Es una pregunta que recibo muy a menudo y que además es bastante fácil de contestar.
Desde el punto de vista de GTD, no importa qué tipo de trabajo tienes. Todos somos trabajadores de conocimiento con proyectos, tareas y material de referencia. La diferencia está en el contenido de estas tareas y proyectos, pero la forma de organizarlas es la misma.
Proyectos
Como comercial tienes varios proyectos para captar nuevos clientes y para vender a los clientes existentes. Para conseguir estos objetivos debes terminar acciones en la forma de llamadas, visitas y emails. Cada contacto nuevo y cada cliente es un proyecto. En el caso de contactos, podrás definir un proyecto tipo “Cliente X decide contratar mi servicio”, mientras para los clientes existentes la definición del proyecto será algo como “Cliente X está muy contento con los resultados de mi servicio”.
Todos estos proyectos están apuntados en la lista de proyectos, que sirve para tener una visión global de todos los resultados que quieres conseguir. Aunque no tiene nada que ver con GTD, a veces es útil utilizar un Kanban en lugar de una lista, para poder visualiza el estado de cada cliente o contacto.
Acciones
Las acciones que debes finalizar para conseguir tus objetivos están registrados en el calendario —si se trata de una acción que sólo puedes hacer en un día en concreto— o en la lista de acciones —si se trata de una acción para hacer lo antes posible.
Clasifica las acciones según el contexto. Recuerda que el contexto es un requerimiento físico para poder hacer la tarea y puede ser un lugar, una herramienta o una persona.
Material de referencia
Es recomendable crear una carpeta en el ordenador o en el servidor para cada contacto y cliente; y poder así guardar todo el material de referencia relacionado con el proyecto: presupuestos, toma de datos, información recibida, notas de conversaciones, etc.
Como has visto, la implementación de GTD para un comercial no es diferente que para otras profesiones. ¿Cómo has configurado tu GTD?
Joaquín Peña explica cuales son los efectos en nivel emocional de la falta de memoria.
Si la capacidad de nuestra memoria es limitada, entonces ¿qué cantidad de cosas podemos albergar en ella?
¡El número es sorprendentemente bajo! El psicólogo cognitivo George A. Miller publicó un ensayo en 1956 donde llegaba a la conclusión de que el límite se encuentra, alrededor de lo que él llamaba, el mágico número siete.
