∞ La mayoría de la gente no disfruta del trabajo ni la oficina (link)

Por: Jeroen Sangers

¿Está feliz con su trabajo?

Con esta pregunta empieza un artículo estupendo de la BBC, cuestionando la eficacia del trabajo en oficina. El artículo contiene varias joyas, incluso esta cita de Dave Coplin, el jefe de visualización de Microsoft en Reino Unido:

Fundamentalmente, el trabajo no funciona. Seguimos pensando en el trabajo como en un lugar de destino, cuando deberíamos pensarlo como una actividad. Es algo que hacemos, no un lugar al que vamos. Yo puedo trabajar desde cualquier lado.

Obviamente, un responsable de un producto para trabajadores a distancia está en favor del teletrabajo.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Aprovecha el impulso para alcanzar tus objetivos (link)

Por: Jeroen Sangers

Daniel Grifol explica un truco bastante sencillo para mejorar la productividad:

Si somos capaces de contener la euforia del impulso inicial hasta conseguir elaborar una secuencia reflexión → impulso → trabajo → reflexión → necesidad de más motivación, los ciclos de trabajo que tendremos al principio serán de más calidad y estarán más orientados a la consecución del objetivo, haciendo que sea mucho más sencillo cerrar el proyecto. Esto se consigue por ejemplo avanzando documentos de trabajo antes de reunirnos con el cliente o madurando una idea antes de presentársela a nuestro equipo.

La motivación es el factor más importante para ser altamente productivo.

∞ Lea el artículo en El Canasto

Cómo utilizo los miércoles en el trabajo

Por: Berto Pena

Hoy que estamos a miércoles me apetecía contarte cómo utilizo yo este día de la semana para mejorar mi trabajo. Como está estratégicamente situado a mitad de la semana, es mi día favorito para cambiar el rumbo de cómo van las cosas. Si la semana está yendo mal, puedo mejorarla. Y si está yendo bien, puedo ir uno o dos pasos más allá.



Después de muchos años trabajando a expensas de lo que me tocara cada semana, me di cuenta que en muchas ocasiones era yo el que podía marcar el rumbo de cada semana. Con un pelín de actitud (proactividad, sobre todo) y un par de nuevas rutinas, noté el cambio.

El miércoles suelo pararme a hacerme estas dos preguntas:

• ¿Qué cosas importantes se han quedado por hacer (lunes y martes)?


• ¿Qué problemas o frentes abiertos hay que requieren atención?

Habitualmente estas preguntas se plantean el viernes, cuando tal vez ya es demasiado tarde porque la semana ya toca a su fin. Así que yo me adelanto al miércoles para tener días de margen y poder reaccionar a tiempo.

Si la semana va mal…

Si por lo hecho el lunes-martes veo que la semana se ha torcido, procuro actuar de inmediato. Rápidamente anoto los siguientes pasos a dar en forma de tareas. «¿Qué es lo próximo que voy a hacer para solucionar ese tema pendiente?» Tal vez sea arreglar, hacer, cambiar, escribir, llamar, ir a ver a alguien… Porque, o vas tú por delante de los problemas o serán ellos los que te perseguirán hasta que no te dejen hacer otra cosa.

Si la semana va bien…

Pero claro, también hay muchos miércoles en los que veo que la semana va bien (¡como hoy!). ¿Qué hago en esos casos? ¿Sigo sencillamente con el plan semanal previsto? Sí, pero también intento otra cosa: aprovecho la inercia positiva (una especie de “racha productiva” que a veces experimentamos los humanos) para subir un punto la intensidad.

Terminar, terminar y terminar

Yo entiendo las “rachas” en productividad como una oportunidad para ir un paso más allá, de mejorar, de avanzar un poco más de lo previsto. ¿Cómo? Haciendo algo previsto para otro día, adelantando plazos, poniendo un extra de calidad en algún rincón no previsto y, por encima de cualquier cosa, concentrándome en TERMINAR.

Siempre lo hago, pero los miércoles me recuerdo que es mejor y más inteligente invertir esfuerzos en rematar que en abrir nuevos frentes. Porque el viernes, cuando evalúe mi semana, me fijaré sobre todo en lo que he completado, más que en lo que he empezado.

Y, dicho todo esto, también te digo que hay semanas y miércoles de mierda donde nada parece salir bien ;-) Pero, no me resigno e intento poner inteligencia de mi parte para no estar a merced de la suerte que reparte la semana.

∞ Mi fórmula para manejar mi calendario (link)

Por: Jeroen Sangers

Habitualmente en los libros y blogs de productividad se habla mucho de tareas, listas y proyectos, pero no tanto de calendario, agenda y eventos. Y es raro, porque ambos forman parte de la actividad diaria, y los dos exigen “tiempo” (atención, energía, intensidad, enfoque…). Te cuento cómo hago yo para manejar mi calendario.

El calendario es la piedra angular de la planificación diaria. Berto Pena nos explica en un post lleno de consejos cómo utiliza este herramienta. No por casualidad, su forma de trabajar se parece mucho a lo que hago yo.

∞ Lea el artículo en El Canasto

evernote

Por:

Ya no sólo somos una aplicación.

Queremos que Evernote te haga más inteligente. Que te permita moverte con elegancia a través del gran flujo de información que ocupa tu vida personal y profesional. Queremos que Evernote interese a esas personas que siempre tienen trabajo por hacer, y queremos crear productos que mejoren ese ritmo de trabajo.

Hoy lanzamos una serie de “Ediciones Evernote”: tecnología magnífica y productos relacionados con el estilo de vida a través de colaboraciones con algunas de las empresas y diseñadores más creativos del mundo. Estos socios nos han ido inspirando durante muchos años y es un honor trabajar con ellos para hacer algo realmente magnífico.

Algunos de estos productos pueden parecer extensiones naturales, mientras que otros te sorprenderán. Es algo intencional. Lo que une todo es la atención meticulosa a los detalles, un diseño increíble y la visión compartida para hacer la vida un poco más fácil.

Puedes ver estos productos en línea y en nuestras aplicaciones a través del nuevo Evernote Market. A partir de hoy, los productos estarán disponibles para los usuarios de EE.UU., Canadá y Japón, y pronto llegarán a más países.

Éste es un gran paso para nosotros, pero también es una evolución natural de nuestra visión original y nuestro modelo de negocio: sin trucos ni anuncios, sólo productos increíbles que te den la oportunidad de vivir mejor y trabajar de forma más inteligente.

Esperamos que te gusten los productos de las Ediciones Evernote tanto como a nosotros.

-Phil Libin

✓ Dejar de usar el email para colaborar en equipo

Por: Jeroen Sangers

En noviembre 2008 estuve en Sevilla para asistir por primera vez al Evento Blog España. Una de las charlas más atractivas fue Servicios y tecnología 2.0 en la empresa por Luis Suárez.

Luis explicaba que había dejado de usar el correo electrónico y que lo había reemplazado por un conjunto de aplicaciones 2.0, cada una especializada en una tarea específica.

El email nunca fue diseñado para colaborar en un documento Word, fue creado para intercambiar textos cortos con otra persona. Luis explicaba en su ponencia que usamos el correo electrónico más que nada porque todos lo tenemos y no por sus funciones y capacidades. Él planteaba que para muchas tareas que hacemos vía email, como concretar una fecha para una reunión, distribuir trabajo y discutir sobre temas complejos, existen alternativas que pueden hacer la tarea mejor.

Luis Suárez prefiere usar herramientas más específicas, como, por ejemplo, un wiki para crear documentación, mensajería instantánea para conversaciones rápidas y plataformas especiales para compartir ficheros. Ya han pasado varios años, y todavía hoy en día Luis casi no utiliza el email.

Yo estoy de acuerdo con Luis que muchas veces abusamos del correo electrónico para tareas que no hace de forma eficaz, pero para mi es imposible dejar de usar el correo electrónico. No conozco muy bien el tipo de trabajo que hace Luis, pero creo que la diferencia más grande entre su trabajo y el mío es el entorno: Luis trabaja para una empresa enorme y yo trabajo como autónomo. La empresa de Luis ha implementado herramientas 2.0 para todos sus empleados, facilitando así el uso de alternativas al e-mail.

En mis proyectos trabajo con personas de diferentes organizaciones y para cada proyecto buscamos la plataforma que mejor se adapta a las necesidades y posibilidades de los miembros del grupo. Muchas veces elegimos el correo electrónico, pero también trabajo con soluciones especializadas, como Asana, Google Groups, Box, Basecamp (mi opción preferida) y Fogbugz. De hecho, actualmente uso cada una de estas soluciones para algún proyecto.

El problema es que no puedo estar pendiente de tantos sistemas. Mi solución: configurar notificaciones de correo para todas las novedades en estas plataformas. Parece una contradicción, pero es lo que hago: cada vez que intento dejar de usar el e-mail resulta que sólo genero más e-mail. Por el momento no veo manera de dejar el correo electrónico.

¿Y tu? ¿Serías capaz de dejar el e-mail?

Cómo elegir bien tus herramientas de productividad

Por: Iago Fraga

Este tipo de preguntas me las hacen constantemente: “¿Qué herramientas de productividad me recomiendas? ¿Qué aplicación usas para el móvil? ¿Qué programa escojo para organizar mis tareas?”

Es algo que se repite una y otra vez, y aunque insista en que la productividad la hacen la mentalidad, los conceptos y las actitudes (¡y no las herramientas!) voy a daros algún ejemplo de solución concreta.

Pero antes empecemos por la base, lo fundamental es saber elegir.

Principios básicos

Para que no se vuelva un horror la elección de herramientas es importante tener en cuenta las siguientes ideas:

1. Ten las mínimas posibles. Muchas herramientas juntas se coordinan y gestionan mal. Y por mínimas quiero decir que 1 sería el número ideal.


2. Escoge herramientas simples. El valor de su herramienta es su funcionalidad principal. Cada extra que no te interesa puede ser un incordio.


3. Escoge herramientas genéricas para que si en algún momento no tienes acceso o la empresa que la mantenía quiebra, tú puedas recuperar tu ritmo sin sufrir ninguna crisis.

¿Qué capacidades necesitas a diario?

El último punto importante a entender antes de ponerte a escoger tus herramientas de productividad es que cada una debe responder a una capacidad que necesites realmente. A partir de ahí los 3 principios anteriores deben aplicarse.

Pongamos por ejemplo que en tu día a día necesitas la capacidad de:

• Tomar notas

La herramienta más simple y más genérica de este tipo probablemente sea una libreta. Es algo que puedes llevar contigo, no depende de internet y por lo tanto funciona en el metro y se renueva con facilidad.

Sin embargo, si eres una persona que genera muchas notas, es probable que la capacidad de buscar entre tus notas se vuelva algo bastante necesario. En tal caso, tus nuevas capacidades necesarias son:

• Tomar notas


• Búsqueda rápida

No infles tu lista de necesidades

Si crees que esta lista se proyecta hasta el infinito estás de lo más equivocado. La razón principal por la que se venden coches todos los días es por la movilidad. El aire acondicionado, la tapicería de cuero, el elevalunas eléctrico y hasta el maletero con espacio son cosas prescindibles en la mayoría de los casos.

Sé que en tu cabeza eres capaz perfectamente de imaginarte algunas situaciones en las que cada uno de los extras que acabo de mencionar pueden resultar útiles pero en productividad hay que pensar justamente lo contrario. Cuanto menos ruido mejor, cada extra se paga caro.

Si volvemos al ejemplo de la libreta, para obtener el beneficio de la búsqueda rápida tendría que hacer algunos sacrificios. Si decido sustituir mi libreta por una aplicación de texto para el móvil, perderé la capacidad de hacer dibujitos esquemáticos que es una parte importante de “tomar notas”. Además, la aplicación puede tardar en cargar y depende de la batería de mi móvil, un fallo grave que nunca le pasa a mi libreta.

Poco, simple y justificado

Con todo lo previo en mente, para aplicar GTD o un equivalente, las capacidades básicas necesarias suelen ser más bien pocas.

• Para tomar notas desde cualquier sitio y poder copiarlas/pegarlas al ordenador yo he decidido usar Evernote.


• Como centro principal de organización (lista de tareas + bandeja de entrada + algunas otras funciones) y empleo un bloc de notas un poquito mejorado que es el Notepad++.


• Para planificar tareas para el futuro y tener perspectiva de los proyectos activos he programado mi propia herramienta (pero puede sustituirse con un calendario como Google Calendar).


• Por último, la capacidad de ponerme alarmas (a horas concretas) la soluciono con System Scheduler.

Por supuesto que tengo más programas en el ordenador, documentos de papel y aplicaciones en el móvil, pero el núcleo de mi organización está en los 4 puntos que acabo de listar. El resto, en caso de fallar podrían dificultarme alguna tarea concreta pero no bloquearían mi productividad diaria y eso es lo que cuenta al final.

Y tú, ¿sigues buscando aplicaciones todoterreno o prefieres sumarte a lo simple y versátil?

» Ver el artículo en el blog





De Iago Fraga en Técnicas de Organización

∞ Estrategias para mejorar tus malos hábitos digitales (link)

Por: Jeroen Sangers

Contesta honestamente: ¿la tecnología te hace más productivo o es una distracción? Para muchos, los modernos de comunicación son armas de doble filo, que a veces nos hace perder mucho tiempo. El blog Enfoca Tu Vida ha publicado este post lleno de buenos consejos sobre cómo aprovechar la tecnología moderna.

Los malos hábitos relacionados con estas nuevas tecnologías son tal vez los más difíciles de cambiar, porque son con los que están relacionados con el monitor y sus accesorios de comunicación, que utilizamos la mayor parte de nuestro día productivo. Sin embargo, es por eso necesario que demos un nuevo enfoque. Todas estas tecnologías están ahí para ayudarte a conseguir cosas, pero eso dependerá de cómo las utilices.

∞ Lea el artículo en El Canasto

∞ Estar en copia de todos los correos es no enterarte de nada (link)

Por: Jeroen Sangers

Daniel Grifol comparte un consejo para todos los jefes y responsables de equipos de trabajo:

Para mejorar la productividad de un equipo y evitar la obsesión por el control debemos aprender a tener confianza en nuestros compañeros y establecer unos canales de comunicación apropiados. Si quieres saber que han estado comentando por mail tus compañeros, simplemente pregunta, que te hagan un resumen.

No estar en copia de todos los correos hará que tengas la cabeza menos ocupada con asuntos que, en cierto sentido, te son ajenos y te permitirá centrarte en los asuntos que de verdad solo dependen de ti.

∞ Lea el artículo en El Canasto

✓ ¿Qué libro sobre GTD debo comprar?

Por: Jeroen Sangers

Hasta la fecha de hoy, David Allen ha publicado tres libros sobre la productividad personal:

• Organízate con Eficacia o Getting Things Done en inglés.


• Sé más eficaz, publicado originalmente como Ready for Anything


• Haz que funcione o Making it all work

Muchos lectores me han escrito para pedirme cuál de estos libros es el mejor para aprender el método GTD.

Sé más eficaz

Empezamos con la parte más fácil: el segundo libro, Sé más eficaz, consiste de 52 artículos sobre los fundamentos de la productividad personal. Aunque los artículos están agrupados por tema, no es un libro que explica cómo funciona el método Getting Things Done. Recomiendo este libro sólo si ya has leído los otros dos libros y quieres profundizar tus conocimientos de los principios de la productividad personal.

Organízate con Eficacia

Organízate con Eficacia es el libro clásico sobre GTD. El libro está dividido en tres secciones y explica primero la base teórica de este metodología, con énfasis en el flujo de trabajo y el modelo natural para planificar proyectos. En la segunda parte explica de forma detallada cómo implementar el flujo de trabajo, con muchos consejos prácticos. Finalmente, en la tercera sección, David explica cuáles son los hábitos clave para ser productivo.

Aunque es un libro muy práctico, hay algunos puntos que se puede mejorar. El critico más escuchado es la poca atención al aspecto de la perspectiva (las áreas de responsabilidad, los objetivos a corto plazo, la visión a largo plazo y el propósito). David dice que es una de las tres pilares de la metodología, pero dedica apenas 15 páginas a este tema.

El segundo punto de critico es que, aunque la metodología no depende de ninguna herramienta en concreta, la descripción del flujo de trabajo está bastante enfocada a las herramientas de papel. Incluso dedica varias páginas para explicar exactamente qué tipo de carpetas y archivador necesitas para almacenar tus papeles.

Haz que funcione

En su último libro, Haz que funcione, David Allen ha intentado eliminar estos puntos de critico. El libre está claramente dividido en dos partes: la primera sección explica paso por paso cada una de las fases del flujo de trabajo y la segunda sección revisa los diferentes niveles de perspectiva. Además, usa un caso de ejemplo para explicar cómo implementar el material de cada capítulo.

Habitualmente, recomiendo comprar este libro por encima de Organízate con eficacia, porque está mejor estructurado y enseña mediante ejemplos claros.

El único pego que he encontrado es que la explicación del modelo natural de planificación de proyectos, uno de los tres pilares del primer libro, ha desaparecido. Estoy de acuerdo que este tema no es igual de importante que el flujo de trabajo o los seis niveles de perspectiva, pero es una herramienta muy útil. Afortunadamente, existen varios artículos en internet que explican este modelo de forma clara.