En este sexto post de la serie Productividad Personal Edición 2022 voy a compartir contigo mis reflexiones sobre uno de los capítulos más populares del libro, el 14, que trata sobre el «Significado de los conceptos clave de GTD®».
A continuación voy a ir relacionando los cambios que introduciría sobre la versión publicada si hoy volviera a escribir el libro. Si no menciono un concepto es porque lo volvería a publicar tal y como está.
Bandeja de entrada
Aquí no cambiaría nada en la definición, pero sí aclararía que un error relativamente común es mover las cosas desde las bandejas de entrada originales a una especie de «bandeja de entrada principal» para Aclarar todo desde una única bandeja y que eso es una mala práctica.
Organizar
La definición actual del libro es impecable para la información y los recordatorios físicos, pero queda insuficientemente clara para los recordatorios escritos en las listas, los cuales suponen la mayor parte de lo que se organiza en GTD.
Por tanto, haría un cambio significativo y utilizaría la definición oficial de la David Allen Academy: «Colocar la información y los recordatorios en las categorías organizativas adecuadas».
Proyecto
La definición actual es correcta y simplemente añadiría un matiz que la David Allen Academy considera relevante: «Resultado que requiere más de un paso y puede alcanzarse en el plazo máximo de un año».
Próxima Siguiente Acción
Aquí cambiaría «Próxima» por «Siguiente». Para algunas personas «próxima» se interpreta como cercana en el tiempo, lo cual no tiene por qué ser necesariamente así (es perfectamente posible que la próxima acción de algo tenga lugar dentro de varias semanas o meses).
Por otra parte, aunque la definición del libro es correcta, la definición oficial de la David Allen Academy me parece mucho más completa y precisa: «Siguiente actividad física y visible que permite que algo avance o se complete».
Algún día / Tal vez
Aquí haría varios cambios. El primero y más importante es dejar claro que Algún día / Tal vez es el nombre de una categoría organizativa de GTD, lo cual incluye la lista o listas del mismo nombre, pero no sólo.
Por ejemplo, puede haber recordatorios pertenecientes a esta categoría en una o más listas Algún día / Tal vez, pero también puede haberlos en una herramienta Calendario o en un contenedor físico.
El segundo cambio tiene que ver con la definición en sí. La que aparece en el libro es correcta, pero sería aún más correcto decir que esta categoría contiene recordatorios de decisiones aplazadas.
A la espera
Al igual que en el caso anterior, aquí dejaría claro que A la espera es otra categoría organizativa de GTD, lo cual incluye la lista A la espera, pero no sólo (por ejemplo, una lista de Proyectos delegados también estaría dentro de esta categoría).
Agenda/Calendario
Aquí haría también varios cambios. Lo primero, evitaría usar la palabra «Agenda», ya que Agenda en GTD tiene un significado muy distinto de como se usa normalmente en España.
Lo segundo es dejar claro que la palabra Calendario se emplea para referirnos a dos cosas estrechamente relacionadas aunque distintas.
Por una parte, la categoría organizativa Calendario de GTD, que se refiere a la que contiene los recordatorios de lo que necesitas saber o hacer en una fecha concreta.
Por otra, a la herramienta Calendario. Esta herramienta contiene elementos de la categoría organizativa Calendario, pero también de la categoría organizativa Algún día / Tal vez.
Y lo tercero es que quitaría lo de las fechas objetivas porque creo que ha podido inducir a error a algunas personas.
Si quieres tener claro el concepto, en este post explico en detalle qué significan objetivo y subjetivo en efectividad.
Archivo de seguimiento
Este punto directamente lo quitaría, ya que en GTD no existe ninguna categoría organizativa que se llame así.
El archivo de seguimiento es una herramienta, más concretamente, un calendario tridimensional.
Si quieres saber más, en este post tienes la explicación definitiva del archivo de seguimiento.
Contexto
Aquí la verdad es que no sé qué escribiría a día de hoy. Lo que aparece en el libro es correcto, pero es una definición parcial y limitada. Y también quitaría lo de que es objetivo, por el mismo motivo de antes.
El caso es que los contextos no se abordan «a fondo» hasta el Nivel 3 de la formación GTD® oficial, lo que me hace dudar sobre hasta dónde tiene sentido profundizar en un libro de iniciación a GTD.
Un contexto es efectivamente lo que necesitas para poder llevar a cabo una acción, pero también es más cosas.
Seguramente a día de hoy escribiría que contexto es el nombre de una lista en la que agrupas recordatorios que tiene sentido ver juntos cuando se dan unas circunstancias concretas.
Próximas Siguientes Acciones
Aquí también sustituiría «Próximas» por «Siguientes», por las razones previamente explicadas.
Además, en este caso dejaría también claro que se trata de una categoría organizativa de GTD, no un contenedor. Como en casos anteriores, esta categoría puede englobar una única lista o un conjunto de listas.
Por otra parte, quitaría que las siguientes acciones deben hacerse antes de la próxima revisión semanal del sistema. Esta afirmación es incorrecta.
Las siguientes acciones hay que hacerlas lo antes posible y «lo antes posible» podría ser dentro de semanas o incluso meses.
Aplazar
Aquí cambiaría la definición por completo, ya que es incorrecta.
Lo primero, porque Aplazar no es Organizar, sino que forma parte del paso Aclarar.
Lo segundo, porque una vez identificada la siguiente acción, Aplazar es decidir no hacerla en ese momento, sino más adelante, para lo cual nos pondremos un recordatorio (poner el recordatorio no es parte de Aclarar, sino de Organizar).
Si, al Aclarar, decidiéramos hacer la siguiente acción nada más identificarla, entonces estaríamos aplicando la Regla de los 2′.
Y esto es todo por ahora. Espero que esta «actualización» de conceptos te haya resultado útil. En un próximo post de la serie continuaremos a partir del capítulo 15.
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