Cómo aumentar las ventas en una tienda online mejorando el ratio de conversión

Por: Carlos Carbellido Monzó

Una tienda online, por sí sola, no vende. Y si no vende, lo único que habremos conseguido es invertir en el diseño y programación de un ecommerce que no genera ningún beneficio. Y es entonces cuando surgen todos los interrogantes. ¿Qué estamos haciendo mal? ¿Dónde está el fallo? ¿Acaso mis productos no son interesantes?

Hoy, en este post, vamos a analizar cuáles son las principales causas de porqué una tienda online no genera conversiones (ventas) y cómo poner solución. Lo más importante es ser crítico, saber analizar con objetividad nuestra web y darnos cuenta que posiblemente hayan muchos aspectos que debamos mejorar, corregir y cambiar. Y esto, quizá, conlleve muchas horas de trabajo.

¿Por qué nadie compra en mi tienda online?

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Si las conversiones de tu #ecommerce son inferiores a un 2%, tenemos un problema.
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Quizá decir “nadie” es demasiado pero… ¿Cuál es el porcentaje de conversión de tu tienda online? ¿Estás por debajo de un 2%? Entonces, amigo, tenemos un problema. Y si estamos por encima, seguro que queremos mejorar ese porcentaje. Sigue leyendo, vamos a ir viendo cómo conseguirlo.

¿Qué es una conversión?

Antes de continuar, vamos a ver cuales son las principales conversiones de un comercio electrónico, entendiendo por tal, la consecución de un objetivo definido previamente. Aunque conviene recordar que no todo son ventas. Éstas son las conversiones más habituales que podemos establecer en un proyecto de ecommerce:

1. Compra. Número de usuarios que han realizado un pedido.
2. Registro como nuevo cliente. Llegue o no a finalizar el pedido, ya forma parte de nuestra base de datos de clientes.
3. Rellenar un formulario de contacto. Usuarios que, tras buscar información sobre nuestros servicios, deciden ponerse en contacto con nosotros rellenando un formulario.

Adentrándonos ahora en por qué nadie compra, vamos a comentar cuales suelen ser los problemas más habituales:

1. Porque nadie visita tu web. Sin tráfico no hay paraíso. Para que un ecommerce genere ventas ha de tener un volumen elevado de visitas, y éstas no vienen solas. Para atraer tráfico de calidad, personas realmente interesadas en nuestro producto, debemos antes establecer una estrategia de qué vamos a hacer para conseguirlo. En el siguiente punto explico cuales son las más habituales.
2. Porque el catálogo de productos es escaso. Si tu producto no resulta atractivo, es un producto sin demanda o tu web apenas tiene productos a la venta, difícilmente lograrás generar ventas.
3. Porque la web no genera confianza. Sobre este punto hablamos en su momento en el articulo “Cómo generar confianza a través de un e-Commerce”, aunque más adelante repasamos algunas de ellas.
4. La competencia. Cuantas más empresas estén vendiendo el mismo producto online, más difícil será generar ventas, pero no imposible.Si este es nuestro caso, será necesario buscar un valor diferencial. ¿Por qué han de comprar en tu tienda y no en otra?.

¿Cómo generar tráfico de calidad?

1. Posicionamiento orgánico en buscadores. Las estrategias más habituales para generar tráfico a una web es trabajar el posicionamiento SEO. Pero ten presente que los resultados en el posicionamiento web son a medio o largo plazo. Ten paciencia y no te pongas nervioso. Además de dedicar muchas horas de trabajo y formación, deberás esperar a que Google posicione tu página web por aquellos términos que mejor definen tu proyecto.
   Un consejo: Antes de nada, realiza una auditoría de las keywords que mejor definen tu proyecto, y comienza trabajando las long tail keywords. Te posicionarás más rápidamente por “vender zapatos rojos baratos online” que por “zapatos rojos”. Además, es una búsqueda de mayor calidad.
2. Campaña Google Adwords. Se trata de una buena opción para, en los inicios, ir generando ventas mientras el SEO va dando sus frutos, como estrategia complementaria o simplemente como única fuente de generar tráfico cualificado. Dependiendo del sector, el coste por clic variará. Por ello, es importante analizar cuál será el coste por conversión y cuál es el beneficio que nos genera. Pudiese darse el caso de ser mayor el coste por venta que el beneficio que genera la misma.
   Un consejo: Si disponemos de fotos atractivas de producto apuesta por Google Shopping. Esta herramienta de Google ofrece al usuario informacion muy valiosa: nombre del producto, precio, foto y anunciante. Conseguiremos visitas más cualificadas.
3. Menciones en otros portales. Sobre todo si somos una marca desconocida, será clave que logremos tener visibilidad en otros medios mediante post patrocinados, guest posting, notas de prensa, colaboraciones o cualquier otro formato de contenido. Además, si en estas menciones incluyen enlaces a nuestro ecommerce, ayudaremos a potenciar el SEO mediante lo que se conoce como link building.
4. Redes Sociales. Facebook, Twitter, Instagram… son redes sociales que, además de ayudarnos a generar una comunidad en torno a nuestro proyecto, nos ayudarán a impulsar las ventas de nuestro ecommerce. No debe ser éste el principal objetivo de una estrategia social media, pero sí debemos tenerlo en cuenta como canal para despertar interés, generar confianza y de atención al cliente. Por tanto, mantén activas tus redes sociales, crea contenido de valor, interactúan con tu comunidad y verás como, poco a poco, vas construyendo  una comunidad de usuarios que confían en tu marca.
5. Acciones de email marketing. Quién tiene una base de datos de calidad tiene un tesoro. Estos contactos ya han tenido una experiencia previa con tu marca, por lo cual, tendrán mayor predisposición por generar conversiones en tu site. Además, fidelízalos enviándoles ofertas exclusivas. Para este tipo de acciones utilizo la herramienta de mail marketing Mailerliter. La descubrí hace poco pero me gusta mucho.
   

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   Una adecuada estrategia de #emailmarketing te ayudará a potenciar tus conversiones.
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6. Marketing de Afiliación. Es una estrategia de marketing que consiste en gestionar una red de comerciales “afiliados” que, a cambio de una comisión o porcentaje de venta, publicitan los productos de una tienda online. Sólo se paga por resultados, además, con esta estrategia ganaremos visibilidad y enlaces entrantes de gran valor.

¿Cómo mejorar el ratio de conversión de una tienda online?

Cuando hablamos de ratio de conversión, nos referimos a la relación existente entre el total de visitas registradas en un sitio web y el porcentaje de esas visitas que alcanzaron algún objetivo. Y para mejorar este porcentaje, podemos optar por mejorar los siguientes aspectos de nuestra tienda online:

• La experiencia del usuario. Presenta a tus usuarios los productos que más les puedan interesar, no te empeñes en destacar todo. Facilítales el proceso. Ha de resultarles fácil navegar por tu web: encontrar el teléfono de contacto, saber quienes sois, cuales son las políticas de devolución, los plazos de entrega…
• Diseño atractivo. Hoy día, con las plantillas, no es necesario que un diseñador te haga un diseño a medida, pero el diseño es clave si queremos seducir. El diseño de una web define la empresa. Nada más acceder el usuario ha de hacerse una idea de qué le ofrecemos y quienes somos lo más ajustada posible a la realidad.
• El precio. No es necesario que seas el más barato, pero si eres el más caro debes aportar un valor diferencial y explicar claramente cuál es. ¿Por qué han de comprarte si eres más caro? ¿Ofreces un mejor servicio post-venta? ¿Explicas con vídeos cómo usar el producto? Sea cual sea, ¡comunica tu diferencia!
• Tiempo de entrega.
  

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  En un ecommerce el usuario cada vez exige mayor  inmediatez. “Lo compro hoy, lo quiero mañana.”
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  . Algunas empresas, ofrecen distintos gastos de envío en función del tiempo de entrega, aunque la mejor opción siempre será la entrega en 24 a 48 horas y con los gastos de envío gratis.
• Webs donde nada funciona, ni el buscador, ni los links internos ni los filtros de selección… Una tienda online requiere un mantenimiento mínimo para prevenir enlaces rotos, buscadores que no encuentran o formularios que no funcionan. Revisa periódicamente tu web para evitar este tipo de errores.
• Experiencia móvil. Cada día más usuarios optan por comprar a través de su teléfono móvil. Si les resulta una odisea navegar por tu web, da por hecho que no comprarán. Asegúrate, por tanto, que la experiencia de tus potenciales clientes a través de su móvil va a ser buena.
• Tiempo de carga. Si no sabes cuánto tarda tu web en carga, compruébalo con herramientas como GTmetriz o PageSpeed Tools de Google. Si tarda mucho, optimiza tu gestor de contenido y comprueba si tu hosting es el más adecuado.
• El proceso de compra. ¿Cuántos clics ha de hacer un cliente desde que añade el producto al carrito hasta que finaliza el pedido? Si son más de 3 tenemos un serio problema. Lo ideal es 3 pasos, o incluso 1. También algunas webs ofrecen la opción de comprar como usuario invitado, es decir, que el usuario no tenga que registrarse para hacer el pedido. Sea de un modo u otro, facilita al usuario todo  al máximo.
  

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  En un ecommerce, cuantos menos clics, más conversiones.
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La ficha de producto perfecta de una tienda online.

Con las distintas estrategias que veíamos en el primer apartado, hemos logrado aumentar el tráfico a nuestra tienda online. Además, hemos tenido en cuenta y corregido los aspectos señalados en el punto anterior, pero aún así, seguimos sin mejorar el ratio de conversiones. ¿Qué más podemos hacer? Muy sencillo, prestar mucha atención a las fichas de producto.

La ficha del producto es clave para que el usuario decida o no si añade el producto a su carrito de compra. Por ello, es necesario optimizar todas las fichas, o al menos, las de aquellos productos más rentables, que más demanda tienen, más tráfico nos generan o más nos interesa potenciar. Vamos a ver qué aspectos deben considerarse:

• Imágenes de calidad. Si es posible, distintas fotos del producto desde diferentes perspectivas, con modelos y que se puedan ampliar y ver con lupa los detalles, especialmente si es un e-commerce de moda.
• Precio claro y destacado. Y si se le aplica descuento, que quede claro cuál es el precio con descuento, cuál el absoluto y de cuánto es el descuento. No sería la primera vez que vemos tiendas donde el precio absoluto está más destacado.
• Botones claros. Si pretendemos que quien navegue por nuestra web haga clic en los botones, pongámoslo fácil. Que no tenga la menor duda de cuál es el botón de “COMPRAR”. Personalmente prefiero que ponga “comprar” que “añadir al carrito”.
• La descripción del producto. No nos limitemos a copiar la descripción que por defecto ha incluído la marca o fabricante en su página web. Estaremos generando contenido duplicado. En la descripción debemos cautivar, exponer las ventajas y beneficios que obtendrá el cliente cuando compre el producto. Como si de un vendedor se tratara, aquí debemos exponer todos los argumentos de venta necesarios para conquistar al usuario.
• Calificaciones de otros clientes. Sin duda, la opinión de otros usuarios podrá hacer que un usuario indeciso se decante o no por comprar nuestro producto. Incentiva que los usuarios generen opiniones favorables. ¿Cómo? Tras recibir su pedido, envíales un mail invitándoles a dejar un comentario valorando su experiencia y el producto en la web.
• Los vídeos. Hoy día el contenido audiovisual es la mejor forma de demostrar cómo es tu producto o cómo funciona. Si puedes, crea un vídeo donde tus clientes se haga una idea de cómo va a recibir el pedido (vídeos de unboxing), cómo es el producto y cómo se utiliza. No es necesario que sean superproducciones. Un plano único, una correcta iluminación, subtítulos explicativos bien redactados y una sintonía amable serán más que suficiente.
• Elementos que generen confianza: Tiempos de entrega, disponibilidad, garantía de devolución o sellos de confianza online son elementos que nos ayudarán a mejorar las conversiones, pero esto lo vemos en el siguiente punto.
• Formas de pago. Imprescindible tarjeta de crédito y Paypal, y si queremos, contrareembolso y transferencia bancaria. Muchas veces, dado que Paypal se queda un porcentaje por la transacción, muchas tiendas no ofrecen esta posibilidad pero… ¿qué prefieres? ¿Pagar una comisión o perder un cliente?

¿Genera confianza tu tienda online?

Una compra online requiere que el usuario haga una transacción económica, es decir, que nos indique el número de su tarjeta de crédito. Por tanto, parafraseando aquella frase sobre la mujer del César, una tienda online no sólo ha de ser un sitio seguro, sino parecerlo. Si quieres que genere confianza toma nota:

• ¿Quién está detrás de esta web? Explica con todo detalle en la página de “quiénes somos” la razón social de la empresa, los datos fiscales, la dirección y datos de contacto… cuanto más transparente seas, mejor.
• ¿Es fácil contactar con los responsable? El usuario, si tienes una duda, sugerencia o queja, querrá contactar por la vía más rápida, y esa sigue siendo el teléfono. Éste ha de estar lo más visible posible, preferiblemente en la parte superior de la web, y evita los teléfonos de pago. También puedes indicar otros datos de contacto como un número con WhatApp, un mail o una dirección física. No está de más añadir un chat de atención al cliente y una sección de preguntas frecuentes.
• ¿Estamos ante un sitio seguro? En un e-Commerce es necesario contratar el certificado SSL. Con ello el usuario sabe que sus datos “viajan” por la red de forma encriptada y segura. También es conveniente adherirse a distintivos de confianza online con reconocimiento oficial.

Otros aspectos a tener en cuenta en una tienda online.

También puedes aumentar los beneficios de tu tienda online rescatando los carritos abandonados, aumentando el coste del ticket medio, dirigiendo una campaña de publicidad a quienes visitaron tu web o fidelizando a tus clientes. Vamos a ver estos cuatro aspectos con más detalle:

Carritos abandonados. Todo iba bien. El usuario encontró el producto que buscaba, lo añadió al carrito pero… algo pasó que lo abandonó. Quizá algún aspecto de los que hemos visto antes le hicieron replantearse su compra. Pero no todo está perdido. Existen módulos que ayudarán a recuperar esos carritos abandonados, enviándole al usuario un mail con un descuento personalizado.

Productos sugeridos. ¿Que tal si conseguimos aumentar el valor del carrito? ¿Cómo? Muy sencillo, sugiere al usuario productos relacionados con los que ya ha comprado con mensaje tipo: “Otros usuarios también compraron…”. Si has comprado alguna vez un billete de avión en Raynair, sabrás muy bien qué es la venta sugerida.

Remarketing. Planifica una campaña de publicidad en Facebook Ads o Google Adwords dirigida únicamente a quienes con anterioridad han visitado tu web. Verás cómo la tasa de conversión de estas visitas es significativamente superior a la media.

Fideliza a quienes ya te han comprado. Conseguir que quien ya te ha comprado lo vuelva a hacer te resultará mucho más fácil que lograr un nuevo cliente. Periódicamente, a través de distintos canales (e-mailing, RRSS, etc.) ofrécele productos, ofertas o descuento exclusivos. ¡Premiarán tu atención hacia ellos!

Espero que, con la puesta en práctica de todo lo aquí comentado, los ratios de conversión de tu tienda online mejoren. Y de no ser así, no dudes en ponerte en contacto conmigo. Intentaré ayudarte. No obstante, si tienes un e-Commerce y funciona a las mil maravillas, también te invito a que nos cuentes tu caso.

#TuGTDenMarcha Cápsula 6. Fechas, rutinas y seguimiento

Por: David Torné

Si has llegado a este punto ya tienes un sistema implementado que da respuesta al 90% de tus necesidades. Es el momento de ganar en profundidad.

Dar una segunda vuelta a la organización prestando atención específica a cómo administrar todo lo que dependa de una fecha. Me hablado de la agenda pero nos falta sacar todo el potencial de rutinas y del archivo de seguimientos.

¿Qué es el archivo de seguimiento?

Es el lugar donde emplazar acciones futuras que pueden realizarse a partir de una fecha. No se trata de eventos en una fecha/hora concreta (agenda) sino de acciones a realizar a partir de un momento determinado. Por ejemplo:

• Comprar unas entradas que salen a la venta un día determinado.
• Obtener el borrador de datos fiscales que Hacienda pone a mi disposición una vez iniciada la campaña de la renta.

Ambos ejemplos dependen de una fecha objetiva para empezar a trabajar en su resolución. La fecha marca el punto de partida de nuestra acción, no la fecha límite para su resolución.

Que me aporta que no me aporten la agenda y las listas del sistema?

Son un perfil de acciones que no encajan ni en la agenda ni en las listas de acciones convencionales.

Lo que enviamos al archivo de seguimiento deberían ser acciones definidas, como las enviadas a las listas después de procesar, pero ubicándolas en este repositorio para activarlas en un momento futuro.

GTD de una forma reactiva de vivir, donde nos movemos a partir de notificaciones y alarmas. Los eventos que suceden no definen nuestras decisiones y actividad, somos nosotros quienes definimos lo que hacemos.

El archivo de seguimiento es la parte que le falta de tu sistema para asegurarte de que no te olvides de nada. En una palabra: Recordatorios

¿Cómo puedo implementarlo de forma sencilla?

No apuntes las acciones futuras en la agenda. Hacerlo la sobre carga y crea confusión.

Si trabajas con un software que permite la creación de varios calendarios (Ej. Google Calendar) puedes crear uno específico para el seguimiento. Una forma más simple es una lista que con las acciones precedidas de la fecha señalada para ser activadas cada vez que las revises durante tu revisión semanal.

Si trabajas sobre papel deja una página en blanco para cada uno de los próximos 12 meses al final de tu cuaderno para ser utilizadas con este fin.

Si utilizas un software específico para GTD posiblemente implementará el archivo de seguimiento integrándolo al sistema de listas. Facilethings permite programar la fecha de activación al procesarla y enviarla a una lista, manteniéndola oculta hasta que no llega el día.

Cómo utilizar la agenda

No voy a entrar en explicar cómo utilizar una agenda. Lo sabemos hacer todos. Me limito a darte unas pautas para procurar que aporte el que debe aportar a tu sistema:

1. Fechas objetivas. La fecha del evento, fecha de vencimiento, recordatorio de lo que sea debe venir marcada por una tercera parte, no por ti.
2. No la sobrecargues con información irrelevante. A menudo dejamos que sistemas automáticos como facebook o linkedin se conecten a nuestra agenda y la llenen de recordatorios sin ningún valor
3. No caben acciones. Las acciones en las listas del sistema, aquí sólo su vencimiento o fecha de entrega.

Poco y claro. Incluye sólo la información necesaria y procura que tu agenda continúe siendo fácil de revisar al final de la jornada o durante la revisión semanal.

Puedes ampliar más sobre el uso de la agenda dentro del sistema GTD en este post:

Integrando la agenda a tu sistema GTD

Rutinas

Acciones periódicas que se presentan en un intervalo regular de tiempo, cada x días o semanas o que una vez finalizada la acción en cuestión volverá a presentarse en un período regular de tiempo.

Contar con una forma para implementarlas te descarga del deber de recordar y anotar cada vez que se acerca de nuevo la realización de la acción.

Como las implemento?

En un sistema en papel hazlo con una lista de control donde especifiques todas las rutinas a realizar y con qué frecuencia realizarlas. Durante la revisión semanal será un punto más de tu lista de control a tener en cuenta.

El sistema de lista de control + revisión también se puede aplicar a implementaciones con un software que no se ha pensado para trabajar con GTD.

Automatizar

Puedes ir un poco más allá incrustando tecnología y automatizarlo aplicando un applet del servicio ifttt:

Concretamente aquel que permite desencadenar una acción con una configuración  de fecha y hora: IFTTT Date and Time

Este automatismo te permite enviar un mail fijando un día del mes o de la semana a una dirección de correo. Periódicamente recibirás un aviso para dar de alta la acción a realizar en tu sistema.

Aquí tienes un ejemplo de cómo enviar una notificación mensual para recordarte el pago del alquiler: Aviso pago alquiler

Para saber más sobre cómo funciona IFTTT puedes recuperar mi post sobre el tema (clic aquí)

Los usuarios con un software nativo GTD disfrutamos de un sistema integrado de rutinas que permiten incorporar la acción directamente en tu lista o en tu agenda.

Nos falta poco para terminar la serie #GTDenMarxa, concretamente un post + una publicación de consejos y buenas prácticas que haré a final de mes a través de mi newsletter (suscríbete aquí)

#efectividad2017: Una vez que te integras, ves realmente la diferencia

Por: José Miguel Bolívar

Esta es la quinta de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando desde enero de 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy entrevistamos a Javier Morales, Informático de profesión y Jefe de Área en el Ministerio de Energía, Turismo y Agenda Digital, donde actualmente gestiona programas de fomento de I+D en el ámbito tecnológico-digital, llevando proyectos innovadores y disruptivos para conseguir una gestión más eficaz de dichos programas.

Conocí a Javier en un taller de Efectividad Personal hace tres años y me llamó la atención el entusiasmo e interés con el que participó en el mismo, como si fuera algo que llevaba tiempo esperando encontrar. Pero lo más espectacular fue cuando, al finalizar el taller, me envió una versión mejorada y con notas adicionales del workflow que habíamos estado utilizando. Sinceramente, creo que es uno de los workflows más interesantes de los que he visto hasta la fecha. Te recomiendo que le eches un vistazo, porque lo  merece. Puedes bajártelo aquí y usarlo, ya que Javier lo publicó con licencia Creative Commons.

En esta entrevista, Javier comparte con nosotros cómo llegó a la efectividad personal y cómo su GTD^® se ha ido adaptando de manera fluida a los múltiples cambios y circunstancias que le han ido sucediendo, tanto en el aspecto profesional como en el personal. Te invito a que disfrutes de su lectura.

Javier, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Al mundo de la efectividad personal llegué de la mano de un curso de formación que se ofrece en mi Ministerio y que es sinónimo de éxito asegurado edición tras edición. El curso lo impartía José Miguel Bolívar y fue donde aprendí todo lo que sé ahora sobre la metodología GTD^®.

Todo Ministerio tiene un plan de formación, que consiste en una serie de cursos que se imparten para el personal, y hay ciertos cursos que nos recomendamos unos compañeros a otros. Mucha gente que conozco había hecho este curso y me lo recomendaba encarecidamente.

Con los años, las responsabilidades aumentan y lo que antes era gestionar momentos de ocio, en poco tiempo se convierte en gestionar más trabajo, más tareas, la familia, los peques, etc, y todo eso son cajas disjuntas que se mezclan de forma muy aleatoria y que hay que tener controladas.

De todo lo que he aprendido en mis años de experiencia laboral es que los entornos de trabajo colaborativos son el presente por su agilidad, dinamismo y proactividad, pero a la vez son entornos más difíciles de gestionar y es más complejo controlar las tareas que están en «tu tejado» y las que están en «el tejado de otros», la famosa lista «A la espera» de GTD^®. Y, sobre todo, ser capaz de recordarlas.

Dentro de mi ámbito profesional yo ya comenzaba a sentir la necesidad de organizarme siguiendo alguna metodología. Además, mi cabeza ya no daba de sí para gestionar tantas cosas y, entre el aumento de responsabilidades en el ámbito personal (casa, reforma, coche, matrimonio, hijos, etc) y el profesional (más tareas, más personas, más grupos, más proyectos), siempre se me quedaba algo pendiente, de lo que ni me acordaba.

Con esta sensación vivía el día a día, cuando salió la convocatoria del curso de efectividad personal, así que no dudé en solicitarlo.

¿Cómo fueron tus «primeros días» al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Yo ya llegaba al mundo de la efectividad personal con cierta sensación de descontrol sobre mi día a día, así que aprendí con muchas ganas todo lo relacionado con el mundo #GTD y comencé a implantarlo incluso antes de finalizar el curso.

Aunque por lo general se indica que comenzar a implantar #GTD es complicado, sobre todo, por el tema de las revisiones semanales y la más que posible sensación de descontrol, mi primera sensación fue de alivio porque veía que comenzaba a controlar mis tareas en una única herramienta, sin necesidad de tenerlo todo en mi cabeza y repasarlo continuamente.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

Si hablamos de obstáculos, podemos enumerar unos cuantos.

Uno de los principales que me encontré fue la decisión de cómo implantar la metodología: si utilizar una libreta física o hacerlo con alguna aplicación, tipo Outlook. Es verdad que siempre se puede cambiar, y si no te va bien una cosa, pruebas otra, pero siendo un novato y recién terminado el curso, quieres hacer las cosas bien desde el principio, aunque te hayan dicho cientos de veces que no lo vas a conseguir y que esto es un trabajo de repetir, repetir y repetir.

Puede parecer que al ser informático de profesión la decisión estaba clara y la libreta no parecía una opción, pero tenía muchas dudas sobre qué aplicación utilizar. Veía que el Outlook podía ser buena opción, porque utilizo el PC y el Outlook de forma masiva en el trabajo, pero fuera de él utilizo el correo del móvil (sin tareas, ni la configuración GTD^®) y si utilizaba cualquier otra aplicación móvil, en el trabajo tendría que estar pendiente del móvil. Por otro lado, la libreta física podía no gozar de las ventajas que ofrece una aplicación informática, pero la tenías siempre ahí y podías consultarla en cualquier momento, sin esperar a encender el ordenador o el móvil.

Otro obstáculo que me encontré y al que me tuve que enfrentar era decidir si utilizaba un único sistema GTD^® para todo o mantenía dos sistemas paralelos: uno para el ámbito personal y otro para el profesional. Aunque la tecnología se empieza a imponer, y somos muchos los que ya contamos con acceso al correo corporativo o a la aplicación de mensajería instantánea del Ministerio en el móvil, el trabajo dentro de la Administración está muy localizado en un espacio del día muy determinado, y yo veía que no tenía mucho sentido compartir el mismo sistema de GTD^® para dos mundos tan independientes, así que opté por utilizar Outlook en el trabajo y WunderList en casa.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

El primer logro que me ha causado mayor satisfacción y que no tiene mucho que ver con la propia metodología fue conseguir resumir GTD^® en un gráfico. Como he dicho antes, con los años y con el aumento de responsabilidades me he vuelto muy organizado y siempre que puedo intento resumir las tareas y lo que aprendo con esquemas. Si quería implantar con éxito la metodología GTD^®, para mí era fundamental tener un sitio en la pared del despacho que resumiera qué tenía que hacer en cada momento y poder consultarlo siempre que quisiera.

Un logro que no me costó mucho adquirir y que poca gente le da la importancia que le damos con estas metodologías es el de quitar las notificaciones del móvil. Aunque también puede ocurrir que si no eres consciente de ello, acabes consultando el móvil más a menudo que cuando las tenías. Lo que aprendí es que es igual de importante quitar las notificaciones del móvil que establecer los momentos del día en que lo consultas.

Otro logro del que me siento orgulloso es haber sido capaz de montar las dos bandejas físicas en una zona de la casa: una bandeja para mi mujer y otra para mí. ¡Y nos funciona! Yo le voy dejando allí papeles que considero que ella debe revisar y gestionar y viceversa. Y cada cierto tiempo cada uno de nosotros de forma independiente revisamos nuestras bandejas y las limpiamos de papeles. Se trata de temas que no corren prisa, ni van a caducar, pero que es necesario gestionar de alguna manera.

El último logro del que me siento orgulloso es haber sido capaz de adaptar la metodología a mis necesidades personales y seguir utilizándola años después, incluso habiendo cambiado de circunstancias: ahora tengo niños y he cambiado de trabajo. José Miguel te enseña una metodología pero lo mejor es que aprendes unas herramientas y cómo adaptarlas a tu forma de ser, de pensar y de trabajar. Hay ciertas reglas que se deben seguir, pero luego hay muchas cosas muy adaptables para que cada persona gestione sus tareas de la mejor manera posible.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

En mi entorno como ya he dicho con pequeños cambios como el de contar con dos bandejas físicas.

Y en mi organización, al ser varias personas las convencidas del uso de estas metodologías, una vez que te integras, ves realmente la diferencia. Antes de hacer el curso te sorprendía lo bien controlado que lo tenían todo en las reuniones y en general, pero no sabías por qué y después de hacer el curso pasabas a formar parte de este grupo de personas.

Además, estamos intentando implantar en nuestro trabajo metodologías ágiles de gestión de proyectos, muy próximas a todo este mundo.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Sobre todo, la de ver que tienes todo tu entorno de trabajo perfectamente controlado. Siempre pongo el mismo ejemplo, pero el hecho de mandar un correo solicitando algo y no apuntarlo en ningún lado podía implicar olvidarlo y ni siquiera saber realmente si tú habías hecho tu trabajo. Ahora con GTD^® soy capaz de recordarle a los demás «¿qué hay de lo mío?», y eso es estupendo.

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Poder ir a una herramienta al comienzo del día y repasar el estado de mis tareas, antes de ponerme a hacer cosas a lo loco que recuerdo que se quedaron sin hacer del día anterior.

Y el hábito que sin duda ha supuesto un cambio radical para mí es el de procesar y los contextos: que se te ocurra algo, pienses dónde lo vas a hacer, lo incluyas en su contexto correspondiente y hacerlo cuando te encuentres en ese contexto.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Comentándole mi experiencia personal y que con los años uno va asumiendo responsabilidades que van cargando cuerpo y mente. Con tantas cosas que gestionar, es fundamental aplicar este tipo de metodologías de una u otra manera, sobre todo para ganar en tranquilidad personal.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

La mayor anécdota relacionada con el mundo #GTD que me ha ocurrido fue que después de hacer el curso algunos compañeros de trabajo asistieron a la siguiente edición y al terminar me comentaron que José Miguel les puso de ejemplo el esquema que yo había hecho.

Por último, unos cuantos frikis de la metodología GTD^® trabajamos juntos y hemos montado un sistema GTD^® común utilizando la herramienta de Microsoft OneNote. Diariamente de forma personal, y semanalmente en grupo, revisamos las tareas de cada uno en base a contextos/proyectos y vamos avanzando. Además, estamos comenzando a implantar Scrum como metodología ágil de gestión de proyectos. Todo un reto dentro de la Administración.

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2. ¿Están realmente obsoletos los contextos de GTD?
3. Diferencia entre Decidir y Elegir en GTD

GTD: Organizar es agrupar por significado

Por: Jerónimo Sánchez

GTD® es una metodología de efectividad personal basada en hábitos sencillos. Sin embargo, eso no quiere decir que poner en práctica todas las estrategias que propone GTD® sea algo rápido. Como cualquier cambio, dejar de hacer las cosas como las has estado haciendo durante años, y empezar a hacerlas de una forma distinta, lleva tiempo. Además, muchos de los cambios de comportamiento que son necesarios para implementar esta metodología son bastante sutiles, lo que dificulta aún más el proceso.

Uno de los cinco pasos de GTD® es el que llamamos «Organizar». Este paso consiste en poner recordatorios de las cosas que decidimos en un lugar de confianza. El problema es que, para muchas personas recién llegadas a la metodología, organizar suena muy parecido a poner orden, generalmente sin tener en cuenta un criterio objetivo real que facilite el uso de esos recordatorios de manera efectiva a la hora de elegir qué hacer en cada momento, que es uno de los propósitos clave de esta metodología.

Como explicaba hace ya un tiempo mi colega y buen amigo José Miguel Bolívar en su blog, el significado lo define todo. En GTD®, el significado de las cosas se determina en el segundo paso, «Aclarar». Por eso, resulta imprescindible, en primer lugar, separar conscientemente ambos comportamientos, aclarar y organizar. Lo cual contrasta con lo que hacen la mayoría de las personas que no practican GTD®, o que apenas comienzan a implementar esta metodología, que generalmente aclaran y organizan las cosas al mismo tiempo. O lo que suele ser más habitual, organizan directamente sin aclarar.

En segundo lugar, dado que organizar es agrupar por significado, parece evidente que es necesario aclarar antes de organizar nada, es decir, identificar claramente el significado de las cosas antes de decidir qué hay que hacer con ellas antes poner un recordatorio donde corresponda. Esto, que parece una obviedad, suele ser el caballo de batalla de muchos principiantes de GTD®.

En sentido general, en un primer nivel organizar consiste en separar aquello que requiere acción de lo que no requiere acción, al menos de momento. Nadie quiere tener que revisar constantemente una lista de cosas que no requieren acción cada vez que quiere elegir qué hacer en un momento dado. Por eso, en el paso de «Aclarar» de GTD®, la primera pregunta que debemos hacernos con cada cosa que estamos aclarando es si lo que estamos aclarando requiere acción o no.

En un segundo nivel, lo que no requiere acción debe separarse entre lo que no sirve para nada —basura— y lo que sí sirve; y lo que sí sirve, a su vez, separarse entre lo que no requiere acción, ni ahora ni nunca —información de consulta—, y lo que podría requerir acción en algún momento futuro —ideas, acciones y proyectos futuros, etc. En cuanto a lo que sí requiere acción, a grandes rasgos debe separarse entre lo que tienen que hacer otros —pero de lo que nosotros somos responsables—, de lo que tienes que hacer tú, lo antes posible.

En GTD® existe alguna categoría adicional de organización, tanto para lo que requiere acción como para lo que no requiere acción. Pero a grandes rasgos, organizar es tan sencillo como esto.

El diagrama de flujo para aclarar, y las distintas categorías de organización que define GTD®, tienen como razón de ser precisamente facilitar el poder agrupar el resultado de nuestras decisiones por significado. Eso te permitirá centrar tu atención fácilmente en la parte de tu sistema de organización que sea relevante en cada momento, pudiendo ignorar temporalmente el resto, lo que te ayudará enormemente en tu trabajo. Así, por ejemplo, si quieres dar seguimiento a los asuntos que tenemos delegados, bastará con enfocarte en la lista «A la espera», que es donde se organizan los recordatorios de las cosas que requieren acción y que deben hacer otros en un sistema GTD®. Mientras que si quieres evaluar si existen asuntos «inactivos» que ya requieren atención —algo que GTD® recomienda hacer al menos una vez a la semana—, deberás revisar la lista «Algún día/Tal vez», que es donde se organizan los recordatorios de las cosas que no requieren acción, pero que podrían requerirla en algún momento.

Entender la razón de ser de las cosas es la mejor manera de ponerlas en práctica con alguna garantía de éxito. En este sentido, entender que organizar —en GTD®—, es agrupar por significado, utilizando categorías que te permitan elegir mejor qué hacer en cada momento, te permitirá desarrollar más fácilmente los hábitos necesarios para mejorar tu productividad personal.

Y tú, ¿qué categorías de organización utilizas? ¿Te permiten elegir mejor qué hacer en cada momento? Comparte tu experiencia en un comentario.

Después de la tempestad siempre llega la calma: un momento de plenitud en el Reporting Backstage 86 – Junio 2017

La efectividad, antídoto poderoso contra la incompetencia

Por: José Miguel Bolívar

En el ámbito de los Recursos Humanos, una «competencia es un comportamiento habitual observable asociado a la consecución sistemática de resultados». De esta definición se deduce que a) las competencias hay que expresarlas, para que se puedan observar y b) que no vale con «saber hacer» algo, sino que ese «saber hacer» tiene que traducirse necesariamente en resultados.

Cuando en el lenguaje habitual decimos de una persona que es «incompetente», lo que estamos diciendo es que a) esa persona no expresa la competencia que se espera de ella en función de su posición, función o responsabilidad o b) que la expresión de la competencia no se traduce en los resultados esperados.

Por otra parte, una de las posibles formas de categorizar las competencias es dividirlas entre competencias específicas y transversales. Una «competencia específica» es la que está asociada a una posición, función o responsabilidad muy concreta, de tal forma que su posesión o carencia solo afecta en la medida que la persona esté en determinada posición, desempeñe una función en particular o tenga una responsabilidad que lo requiere. Por su parte, una «competencia transversal» es aquella que afecta a colectivos amplios de personas, independientemente de su posición, función o responsabilidad.

Por ejemplo, una persona que trabaja como especialista en análisis de mercados necesitará competencias específicas relacionadas con esta actividad, mientras que otra persona que trabaja como especialista en contabilidad necesitará otras competencias distintas. Sin embargo, ambas personas serán capaces de llevar mejor a cabo su trabajo si, por ejemplo, manejan con soltura las herramientas informáticas, es decir, si son tecnológicamente competentes en su uso.

Cuando una persona es «muy competente» significa que expresa de manera habitual unos comportamientos concretos que le permiten alcanzar determinados resultados mucho mejor, más rápido y, sobre todo, con mayor calidad que otras personas menos competentes. Y esto es importante, porque en el trabajo del conocimiento lo que marca la verdadera diferencia entre profesionales, muy por encima de la cantidad, es la calidad de lo que hacen, ya que el valor depende en mucha mayor medida de la segunda que de la primera.

Una persona es competente cuando hace bien lo que tiene que hacer, y por «bien» quiero decir a la primera, sin errores, con los resultados esperados y en plazo. Mi experiencia es que, en contra de lo que se podría pensar, la mayoría de las personas consideradas incompetentes son en realidad bastante competentes en cuanto a las competencias específicas de su trabajo. De hecho, a menudo son muy buenas en «lo suyo». El motivo por el que son consideradas incompetentes es porque muestran carencias graves en determinadas competencias transversales.

Por ejemplo, un médico que sabe mucho de una especialidad (competencia específica), pero se comunica muy mal con los pacientes (competencia transversal), será probablemente considerado menos competente que otro médico que a lo mejor sabe lo mismo, o incluso algo menos, sobre esa misma especialidad, pero se comunica muy bien con sus pacientes.

Si analizamos las competencias transversales, una de las principales causas de incompetencia es la ausencia o déficit de la competencia «efectividad personal». La falta de esta competencia, o su posesión en grado insuficiente, da lugar a que personas que tienen un buen nivel competencial específico, es decir, personas que dominan su trabajo, sean percibidas como incompetentes porque los resultados no son los que tienen que ser, incumplen sistemáticamente sus compromisos con otras personas, llegan tarde a los plazos de manera habitual y hacen mucho de su trabajo deprisa, en el último momento, con los errores y pérdida de calidad asociados a esta forma de trabajar.

Muchas organizaciones han intentado paliar esta situación apostando por la tecnología de manera equivocada, es decir, creyendo que la solución va a venir de la tecnología y poniendo a las personas su servicio, cuando lo cierto es que la solución siempre está en las personas y lo que tiene que ser la tecnología es un facilitador/potenciador de las capacidades de las personas.

La efectividad sigue alejada de las organizaciones y mientras esto siga así será muy difícil aumentar el rendimiento de sus profesionales, que van a continuar lastrados por su déficit de efectividad personal. Cambiar esta situación es sencillo y muy económico, ya que tan solo requeriría que las organizaciones invirtieran una mínima fracción de lo que ahora gastan en tecnología en ayudar a sus profesionales a desarrollar esta competencia transversal. A veces lo obvio es lo menos evidente, y este es un buen ejemplo de ello.

Como reflexión final, te invito a que hagas un breve y sencillo ejercicio de autoevaluación. Piensa en qué eres menos competente y piensa también en todas las competencias, tanto específicas de tu trabajo como transversales, cuyo desarrollo te ayudaría a ser más competente. Si en las competencias transversales que te serían útiles aparecen cosas como «organizarme mejor», «gestionar las interrupciones», «saber priorizar», «centrarme en lo importante», «aprender a decir no», «terminar lo que empiezo», «trabajar con enfoque», «elegir mejor qué hacer en cada momento» o similares, ya tienes una buena pista de por dónde empezar a convertir tus potenciales incompetencias en competencias.

La incompetencia es un veneno muy peligroso que termina dañando seriamente a cualquier profesional. Afortunadamente existe una solución sencilla y al alcance de cualquiera. Se llama efectividad personal, el antídoto más poderoso contra la incompetencia.

Entradas relacionadas:

1. Efectividad: Rigor científico frente a pensamiento mágico
2. Competencias 2020: Davos apuesta por la efectividad
3. La productividad basura perjudica seriamente tu efectividad

Tres buenas Estrategias para Automatizar tu Correo con Reglas

Por: Berto Pena

Hace unos días escribía un artículo sobre los 5 detalles del Correo que se hacen mal en las empresas. Pero intencionadamente dejé uno sin mencionar. Y es el mal uso (o el no uso) de las Reglas o Filtros de Correo.

Las Reglas y Filtros son una potente ayuda diaria, constante. Y dependiendo del volumen, complejidad, y tu dependencia de tu Correo, pueden llegar a ser una herramienta vital. Pero el problema con las Reglas es este: se desconocen, se utilizan poco, o se utilizan mal.

Lo he visto en los cientos de empresas y equipos con los que he trabajado en estos nueve años. Incluso en empresas tecnológicas donde estas cosas se presumen, les explicas qué son y sobre todo para qué sirven, y te miran como un extraterrestre. No exagero.

Nadie ha recibido formación de Correo Electrónico… así que no debería extrañar el poco o mal uso que hay de las Reglas.

Falsas creencias sobre las Reglas

Hay un aspecto de las Reglas que me llama mucho la atención: su desconocimiento ha hecho que mucha gente desconfíe de ellas, y haya asumido una serie de falsas verdades que corren por ahí de boca en boca:

«Es algo que al final te complica la vida»
Si tienes un sistema sencillo, claro y coherente, y sobre todo que responde a lo que necesitas, te simplifica y aligera la vida. Ahora, si montas un puzle incomprensible que ni tú entiendes, entonces prepárate.

«Cuando las introduces se genera caos en tu Correo»
Si lo haces de forma progresiva y escalonada, poco a poco sin volverte loco, y aprendiendo y mejorando a medida las vas introduciendo, todo es muy fácil.

«Se me escapan cosas importantes por no verlas en la Bandeja de Entrada»
Pues apliques Reglas a esas cosas. No todo lo que llega a tu Correo tiene que clasificarse y recolocarse en otro sitio. PIENSA qué te viene mejor y diseña las Reglas en función de eso.

«Al poco tiempo dejan de funcionar»
No, si las mantienes actualizadas. Exijen por supuesto cierto mantenimiento, pero muy poco. Yo las repaso 10-15 minutos cada mes. Eso me ayuda a mantenerlas a punto y que me den un servicio increíble.

«Al final no sabes dónde tienes cada cosa»
Si no has pensado y analizado cómo quieres que funcionen y clasifiquen por ti, y además has elegido un sistema complejo con montones de carpetas y demás, es fácil que pase eso.

«Te ayudan algo pero tampoco es para tanto»
Dependerá de cada caso, de las personas, los equipos, y tu tipo de trabajo. Pero si das con la estrategia adecuada, pueden clasificar, separar y priorizar por ti, un altísimo porcentaje de tus mensajes. (En mi caso cerca del 85%).

Tres Estrategias Prácticas, elige la tuya

La clave de fondo de las Reglas es dar con la Estrategia adecuada: cómo quieres tú que las Reglas trabajen para ti separando y priorizando tus mensajes. Y ahí está el problema: la mayoría de la gente se lanza a crear Reglas sin ton ni son. Hacen las típicas del jefe, algún cliente, lista de distribución y newsletters. Y ya está. Hay que pensarlas. Y pensarlas bien.

Por eso quiero presentarte tres Estrategias distintas para tus Reglas, que pueden darte buenísimos resultados en función de tu tipo de trabajo y necesidades actuales. Y siempre con esta premisa…

Mientras tú duermes, estás en una reunión o en el supermercado, o haciendo una tarea clave, las Reglas trabajan para ti de forma silenciosa.

1“SOLO QUIERO VER LO IMPORTANTE, LUEGO LO DEMÁS”

Consiste en utilizar las Reglas para limpiar y despejar la Bandeja de Entrada. Ahí seguirán llegando los mensajes de cierta relevancia o los importantes de verdad; es decir, no se les aplica ninguna Regla. El resto de correos se clasifica en otras carpetas en función de lo que yo decida: listas y newsletters, etc. Es una forma de seguir trabajando con la Bandeja de Entrada, centrándote en correos que requieren más atención, y separando el “ruido” que va para otro sitio.

2“QUIERO VER LO IMPORTANTE, PERO MÁS DETALLADO”

Es una evolución de lo anterior. Consiste en desdoblar “lo importante” (tendrás que decidir qué significa eso para ti, y de quién viene) en un par de categorías, y luego añadir otras menores. Por ejemplo: 1) VIPs, 2) Importante, 3) Temas Ordinarios, 4) Temas Menores. De esta manera tienes una pauta clara para procesar tu Correo sin tener que hacerlo a lo bruto.

3“CADA COSA EN SU SITIO, SEPARADOS POR PRIORIDADES

Consiste en crear una estructura detallada de carpetas. Por ejemplo: 1) Jefe / Clientes, 2) Compañeros, 3) Proyectos, 4) Listas Internas, 5) Newsletters, etc. (Mi recomendación aquí es que no te pases. Cuanto más lo detalles y compliques, tu sistema de Reglas se volverá más pesado, te costará más orientarte en él, y con el paso del tiempo te dará más pereza mantenerlo.)

¿Se puede trabajar sin Reglas? Por supuesto que sí. Pero en mi manera de trabajar y entender el Correo hoy, las considero indispensables. Ahora bien, hay que saber dar con un sistema sencillo pero efectivo, con tu Estrategia. Por eso es imprescindible hacer estas cuatro cosas:

1. Analizar cómo es tu Correo: quién te lo envía, qué tipo de mensajes son, etc.
2. Hacer un esquema inicial sencillo de tus primeras Reglas.
3. Familiarizarte con el nuevo sistema. Evaluando cada cierto tiempo cómo van las cosas, haciendo reajustes, pero siempre poco a poco. (Puedes terminar teniendo como yo una treintena de Reglas, pero hazlo gradual.)
4. Mejorar tu sistema: corrigiendo errores o añadiendo nuevas Reglas si hay oportunidad o necesidad.

La entrada Tres buenas Estrategias para Automatizar tu Correo con Reglas aparece primero en ThinkWasabi.

¿Es real el modelo de Tim Ferris de trabajar 4 horas semanales o solo es un mito?

Por: Franck Scipion

Uno de los libros que más ha impactado dentro del mundo del emprendimiento knowmada es, sin duda, “La semana laboral de 4 horas” de Tim Ferris. En el libro se habla de crear tu negocio online, ser tu propio jefe y organizarte de tal manera que solo trabajes 4 horas a la semana. Pero… ¿es de verdad esto posible?

62ª entrega del podcast Emprendedores Knowmadas D.I.Y.

Pregunta contundente la que me llega esta semana de parte de Laura Ruiz de caoscero.com.

Su duda es acerca del modelo de trabajo que propone Tim Ferris en su libro: “La semana laboral de 4 horas.”. En él, Ferris te habla de cómo en Internet se han creado nuevos modelos y herramientas que te permiten montar un negocio al que solo le tienes que dedicar ese tiempo.

Como te imaginarás, la pregunta es obvia…

¿Es real el modelo de Tim Ferris de trabajar 4 horas semanales o solo es un mito?

Un modelo de negocio online rentable y del que solo te tienes que ocupar 4 horas a la semana. Suena paradisíaco, ¿verdad? Esto te abre la posibilidad de viajar por el mundo o hacer lo que te dé la gana. Eres el dueño de tu tiempo.

Pero fíjate en esta otra frase suya:

“Convertirte en un miembro de los nuevos ricos no trata solo de trabajar inteligentemente. Trata de construir un sistema que te reemplace”.

Ferris habla de un sistema que te reemplace para que no tengas que estar atado a tu negocio. Pero el punto importante es el cómo: ¿qué hay que hacer para crear ese modelo de negocio que trabaja por ti?

Aquí es donde se hunden todas las expectativas.

Muchas veces hablo con chavales que quieren crear infoproductos y no paran de usar términos como “escalabilidad” o “ingresos pasivos”. Pero cuando les digo cómo se podría llegar a eso ya no les gusta. Y es que para generar ingresos automatizados antes hay que hacer mil cosas. Tareas que te pueden llevar tranquilamente varios años.

Ferris ha creado un libro que es la bomba porque es hipermotivador… pero, ¿es realista?

¿Quieres saber la respuesta a esa pregunta?

Pues dale al play y/o descárgate el Audio.

Nota: Ahora también puedes seguir el podcast Emprendedores Knowmadas D.I.Y en iTunes, Sticher e iVoox desde tu navegador o desde tu móvil.

¿Es real el modelo de Tim Ferris de trabajar 4 horas semanales o solo es un mito?

¿Quieres profundizar más sobre el tema que he explicado hoy?

1. Una forma sencilla de identificar tu cliente ideal y recuperar de una vez por todas el foco de tu negocio.
2. Qué es el email marketing, por qué es tan importante para tu negocio online y cómo triplicar tus ventas gracias a él.
3. ¿Qué alternativas existen para posicionarse como experto en mi sector sin tener que escribir todas las semanas en un blog?
4. Cuánto tarda un blog en ser rentable o cuál es el camino más corto y seguro para alcanzar el lifestyle que sueñas.
5. ¿Qué es el Extreme Blogging o cómo ahorrarte 2 años de trabajo inútil por no validar tu idea de negocio?

¿Te ha gustado este episodio?

Si te ha gustado el episodio y quieres apoyar el podcast de Emprendedores Knowmadas D.I.Y., te voy a pedir 3 cosas:

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3. Envía una pregunta relacionada con el mundo de los Emprendedores Knowmadas a http://ift.tt/2kugBO6 y estaré encantado de incluirla en próximos episodios.

Patrocinador del episodio

Fotografía: Myths vs facts Balance, young man holding a tablet computer (Shutterstock).

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Cómo encontrar la idea perfecta para tu blog (aunque no tengas ni idea de por dónde empezar)

Por: Franck Scipion

Sabes que te tienes que hiperespecializar.

No paras de leer en todos los sitios que la clave para que tu negocio online funcione pasa por esto.

Sin embargo, tú estás lleno de dudas. En tu cabeza tienes miles de ideas de negocios y todas te parecen buenas. Hasta alguna vez te has planteado si no te merecerá más la pena el abrir 2 blogs al mismo tiempo.

La indecisión te puede y te bloquea.

Cuando hago webinars siempre pregunto a mi audiencia qué problemas les impiden avanzar y este suele salir en casi todas las sesiones. Por eso hoy he decidido ponerle remedio a esta situación y escribir este post.

El objetivo es evidente: con este artículo quiero darte criterios para que puedas valorar cada una de las ideas que tienes de forma objetiva. Primero crearás una gran lista, luego la filtrarás (bajo un sistema propio que te voy a explicar) y por último, elegirás.

Elegirás la temática que te va a acompañar en este proceso de reinvención profesional como emprendedor a la busca y captura del lifestyle que sueñas.

Este va a ser un post intenso, así que antes de seguir, bloquea tu próxima hora para que nadie te pueda molestar, apaga el móvil y prepárate un café.

¿Listo?

En este instante arranca tu negocio…

¿Por qué necesitas validar tu idea de negocio?

La realidad es que no existen certezas en este terreno. Siento decírtelo, pero no hay nadie que te pueda garantizar el éxito de tu proyecto. En cierta manera, esa incertidumbre es algo con lo que aprendemos a vivir todos los emprendedores.

Avanzamos sin saber seguro si nos vamos a caer, porque aceptamos que el error es solo una faceta más de esta aventura.

Pero que no exista una certeza absoluta, no significa que no puedas y debas validar tu idea.

Empezar con un negocio online implica una serie de sacrificios por tu parte y un esfuerzo en términos económicos y de tiempo. Por eso, intentar contrastar con el mercado (y contigo mismo) tu idea, es más que necesario.

¿Qué ocurre cuando validas que los cimientos de tu proyecto son sólidos?

• Tranquilidad: no es lo mismo empezar con nervios que sabiendo que vas por el camino correcto.
• Seguridad: te será más sencillo explicarle a tu familia lo que vas a hacer y por qué lo haces.
• Garantías: aunque insisto en que no hay nunca una certeza absoluta, el análisis que te voy a explicar ahora, te ayudará a descartar falsas ideas amigas y a desbancar varios mitos sobre la creación de negocios.

Otro punto importante es advertirte un detalle.

Tomar la decisión de en qué mercado te vas a hiperespecializar no te puede llevar 2 semanas, pero tampoco unas horas. Tómate este ejercicio como lo que es, una aproximación al mercado y una reflexión sobre cuál es el negocio perfecto para ti.

Y si al leer esto último, solo has pensado en “que me dé mucho dinero”…

Entonces, siento decirte amigo mío, que creo que estás en el lugar equivocado. Mi misión no es ayudar a emprendedores a forrarse, sino a construir un negocio que les ayude a vivir el lifestyle de sus sueños.

Si ese no es tu objetivo… puedes cerrar ya este post.

Los 3 pilares del blog perfecto para ti

Ahora quiero describir los 3 factores que determinan la elección de tu nicho. Una buena forma de visualizarlos es como un triángulo equilátero porque una buena elección depende de que los 3 puntos estén en equilibrio (sean iguales).

#1 Cuánto valor puedes aportar

Tu blog debe girar sobre una temática que tú domines. No, no hace falta que seas un experto o la persona que más sepa de esa temática sobre la tierra. Tiene que ser un tema del que sepas más que la media.

Por ejemplo, un tema del que algún familiar y amigo te pueda hacer una pregunta y no tengas la necesidad de mirar Google. Aunque más adelante hablaremos de la expertise en profundidad.

A tus conocimientos, úneles otras facetas de tu personalidad que puedan reforzarlos. Te doy otro ejemplo.

Si te gustan las matemáticas y te quieres posicionar como profesor de esta materia, una virtud que sumaría sería la paciencia o tener la capacidad de comunicar.

Cuando crees tu propuesta de valor, esa idea única y específica que definirá tu negocio, incluye también todos estos rasgos extra que te puedan diferenciar de los demás.

Te doy ideas que tú deberás poner en contexto según sea tu sector:

• Eres una persona tranquila (o transmites tranquilidad).
• Sabes escuchar.
• Eres proactivo.
• Puedes trabajar en equipo.
• Eres capaz de tomar decisiones.
• Independiente..
• Eres alegre.
• Comunicativo (no hay que ir detrás de ti para que contestes un email).
• Organizado.
• Creativo.
• Etc.

Es posible que ahora pienses que lo que un cliente busca solo es el menor precio posible. Y sí, hay clientes así; pero también hay muchos otros que buscan calidad o trabajar con una persona con la que sientan un feeling especial.

De ahí la importancia de tu propuesta de valor.

Esto es lo que hará que atraigas clientes de calidad o clientes que te regatearán hasta por el último céntimo. No compitas por precio (antes de que te des cuenta te habrás convertido en un esclavo de tu negocio).

Piensa que la gente no busca superhéroes. Tu audiencia no va a empatizar con un alguien que parezca perfecto, sino con una persona como ellos que tenga la capacidad de ayudarles.

Triunfarás más con el mono de trabajo puesto que con la capa de superman.

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Triunfarás más con el mono de trabajo puesto que con la capa de superman
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#2 ¿No te quemarás de hablar de este tema años y años?

Aquí tienes el 2º gran punto, el que da de lleno en la pasión: ¿cuánto amas la temática en la que estás valorando entrar?

Te insisto en la idea que te lancé antes haciéndote otra pregunta:

¿Por qué quieres despedir a tu jefe, romper con todo y montar un negocio online?

Lo más seguro es porque estés cansado del estilo de vida que llevas y busques una libertad que ahora no te puedes permitir… 

• Poder viajar.
• Recoger todos los días a tus hijos del colegio.
• Adaptar el horario según te convenga.
• Ir al supermercado por las mañanas.

Eso está muy bien, pero si hay algo que te tiene que llevar a montar un negocio online es trabajar en algo que te apasione. Un tema que te encante y en el que no te importe trabajar horas y horas.

¿Recuerdas cuando ibas a empezar la universidad o lo que fueses a estudiar y todo el mundo te preguntaba qué ibas a hacer?

Seguro que después siempre te caía un consejo. Y entre todos ellos, había 2 grandes ramas.

• Estudia algo que te lleve a tener un buen puesto de trabajo.
• Estudia algo que te guste.

Los primeros pensaban en una estabilidad económica (en muchos casos irreal), mientras que los segundos te aconsejaban pensando en tu felicidad. Pues mi consejo se enmarca hoy en ese 2º grupo. Busca siempre una temática que te encante y con la que puedas ser feliz aunque pasen los años.

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Para tu blog escoge un tema con el que puedas ser feliz aunque pasen los años
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#3 Potencial económico

Y llegamos al tema de los ingresos. Por que sí, además de que te haga feliz, también estás buscando una idea de negocio (que no de blog).

Tu proyecto se tiene que sustentar en un tema que sepas que puedas rentabilizar. Tener aficiones está muy bien, pero yo te estoy hablando de montar un negocio online que te pague las facturas que mes a mes llegan a tu buzón.

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Tu proyecto se tiene que sustentar en un tema con el que sepas que vas a poder pagar las facturas
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Y ahora ya sí, empezamos. Pero recuerda siempre al triángulo equilátero, una buena elección es la que mantiene el equilibrio entre los 3 puntos que hemos visto.

Dónde empieza todo: tormenta de ideas

Ahora ya empezamos a trabajar. Para eso tienes 2 opciones:

• Trabajar con un excel (lo más recomendable).
• Una libreta grande y un lápiz.

Lo primero que vamos a hacer es un brainstorming o tormenta de ideas. Quiero que crees 3 listas donde apuntes cualquier tema que crees que cuadre. No lo pienses mucho, ahora no es el momento de descartar.

Ahora solo estamos abriendo posibilidades.

Las 3 listas son las siguientes:

1. Habilidades profesionales: habilidades, software, herramientas, técnicas, etc.
2. Hobbies y pasiones: cualquier afición o tema que te encante.
3. Habilidades personales: vivencias personales profundas que hayas podido tener. Por ejemplo, haber superado una enfermedad.

Ahora escribe.

Tómate tu tiempo, pero enfócalo a poner el máximo de opciones posibles. Insisto en que el momento de descartar será después.

Una vez que tengas el listado, vamos a valorar cada uno de los 3 puntos anteriores que hemos visto para cada idea. No te preocupes porque yo te voy a dar las claves de cada uno.

#1 Valor: tu expertise vs inseguridades

Las dudas sobre la expertise son recurrentes cuando alguien empieza. De hecho, es una de las mayores creencias limitantes que me encuentro entre todas las personas que quieren emprender.

¿Cuál es el problema que hay en este punto?

En este caso no hay uno, sino dos. Hay un error de planteamiento y de foco.

Empecemos por el planteamiento.

¿Qué es para ti ser un experto?

Voy a jugármela y voy a darte posibles respuestas que tengas en tu cabeza:

• Una persona que lo sabe todo acerca de su temática.
• Un influencer.
• Alguien muy respetado dentro de su mercado.
• …

¿A qué más o menos no me equivoco?

Lo que tú has pensado, se podría denominar la percepción clásica del experto como un sabelotodo. Pero no es de este enfoque al que me refiero.

Para mí un experto es una persona que es capaz de ayudar a los demás.

Y eso nos lleva al error de foco. Según sea tu conocimiento (recuerda que hablamos de que tienes un conocimiento por encima de la media), te debes centrar en un público objetivo u otro. Te pongo un ejemplo que uso muchas veces.

Si has instalado 3 veces WordPress en un blog, estás en posición de ayudar a las personas que nunca han hecho una instalación así. Que has instalado 25 y además también pones una serie de plugins… entonces, tu público objetivo podrá ser de más nivel.

La clave es que sepas hacia quién te posicionas. No te fijes en la gente que domina tu mercado, céntrate en los dummies. Ese es tu público.

Ahora veamos las 3 variantes de cómo te puedes posicionar:

• El especialista: llevas más de 5 años en tu sector y ya dominas todas sus variantes. Puedes hablar de temas complejos y dirigirte a audiencias con conocimientos más altos. El que escojas este perfil solo depende de tu experiencia, pero NO es necesario. Puedes empezar con cualquiera de los otros dos.
• El curador: me refiero al curador de contenido. En vez de centrarte en la producción de contenido, filtras todo lo que hay en la red para ofrecer a tu audiencia lo mejor de lo mejor.
• El aprendiz: sinceridad absoluta. Dejas claro desde un inicio que eres un novato y que en tu blog estás volcando lo que vas aprendiendo.

Si este tema te sigue poniendo nervioso, te dejo otro post en el que te profundizo sobre esto: el experto mínimo viable. Pero ahora no te agobies, vete a tu libreta o a tu excel y apunta en cuál de estos 3 perfiles te posicionarías por cada idea.

#2 La pasión: ¿quieres pasar toda tu vida con esta tema?

Aquí simplemente te voy a poner un paralelismo: imagínate que te vas a casar con tu temática.

Sin entrar en grandes reflexiones, podríamos decir que un matrimonio es un compromiso que estableces a largo plazo. Por lo tanto, un compromiso así no lo vas a hacer con cualquiera.

Hazte una pregunta: ¿te imaginas dentro de 10 años hablando de la misma temática sin aburrirte?

No sirve de nada que te puedas posicionar como especialista si esa temática te aburre. Por ejemplo, a mí se me da bastante bien trabajar con hojas excel. Y la verdad es que puedo desarrollar operaciones de un nivel complejo.

¿Podría crear un blog sobre esto?

Sí.

¿Funcionaría?

No, porque es un rollo y me cansaría al poco de hablar de ello.

En tus listas, pon un apartado que se llame “interés” y puntúa del 1 al 10 lo que te enamora esa temática.

#3 Potencial económico: cómo validar tu idea

Y ahora viene un filtro clave, que es el potencial económico de tu idea.

Aunque es importante que tengas clara una realidad…

La única forma de saber si una idea tiene potencial es lanzándola al mercado y validarla con compradores reales. Gente que de verdad está dispuesta a comprar tu producto o tu servicio.

Esta es la única forma 100% segura de poder testear tu idea. Por eso en mi workshop de Extreme Blogging siempre insisto en que hay que crear el producto mínimo viable para poder atacar al mercado cuanto antes.

Pero para poder crear ese producto, es cierto que debes analizar antes si tiene algún tipo de opción de cuajar. Si no también sería una forma de perder el tiempo y el dinero.

En este punto, lo que vamos a hacer es tratar de buscar pruebas de que hay gente interesada en la temática que has identificado. Y lo que es más importante, que además hay personas dispuestas a pagar para un producto/solución a sus problemas.

¿Qué tipo de evidencias deberías buscar?

Te doy un listado:

1. ¿Se venden libros (papel)?
2. ¿Se venden revistas (papel) en kiosco o en un canal especializado?
3. ¿Se vende formación presencial (offline)?
4. ¿Se organizan eventos grandes de esta temática en tu país?
5. ¿Se venden productos físicos relacionados con la temática en Amazon?
6. ¿Se venden productos digitales relacionados con la temática en Clickbank?
7. ¿Hay blogs en habla inglesa sobre esta temática? (verifica que venden formación y servicios).
8. ¿Hay blogs en habla hispana sobre esta temática? (verifica que venden formación y servicios).
9. ¿Hay foros en habla hispana sobre esta temática?
10. ¿Hay muchas preguntas en Google sobre la temática? (compruébalo con la versión gratuita de Semrush).

No se trata de que hagas un ejercicio cuantitativo. La evaluación que tienes que hacer es abordar estos diez criterios y dar una valoración: qué es
lo que tú estimas de cada una de estas temáticas.

Si hablamos de temas muy populares como pueden ser la comida, el bricolaje, el fitness o las dietas, es bastante obvio que vamos a encontrar todos estos criterios que te acabo de presentar en el mercado.

Pero también hay 4 grandes temáticas que cumplen con estos factores:

• Riqueza.
• Relaciones.
• Superación personal.
• Salud y bienestar.

Pero cada uno de estos se puede hiperespecializar en muchos otros. Si alguno de estos mercados te gusta, ya tienes un buen punto de partida.

¿Qué ocurre si no hay competencia?

Hay un punto importante del que todavía no he hablado y es el de la competencia.

Si haciendo estas búsquedas ves que encuentras muy pocos resultados, deberías estar más alarmado que contento. Te digo esto porque la reacción normal es decir: “Bueno, es fantástico. He encontrado un nicho de mercado totalmente libre y aquí me voy a forrar”.

Si no encuentras competidores se trata más de una señal que indica que no hay mercado (no hay personas dispuestas a gastar dinero).

Y si lo que tienes entre manos es un producto 100% novedoso, tampoco es bueno. Un producto que no se conoce es un producto que hay que explicar al mercado y crear necesidad sobre él. Cuestión, que siendo optimistas, puede llevarte años.

De por qué no hay que obsesionarse con encontrar una idea original te hablo en este episodio de podcast en más profundidad, escúchalo si sigues convencido con lanzarte a un mercado por explorar.

En tu ejercicio, de nuevo vas a puntuar de 1 a 10 en función del potencial económico que crees que tiene cada una de tus ideas de negocio.

No es una nota por cada una de las preguntas, sino que según la sensación que a ti te den esos indicadores, puntúes.

Bonus extra: 2 disparadores que hacen ganar puntos a tu idea

Ahora te  quiero hablar de 2 aceleradores. Esto no es otra cosas que 2 características que suponen una ventaja competitiva para una idea de cara a tenerla en cuenta.

1# Mercado en crecimiento

El primer acelerador es que te posiciones en un mercado o nicho que sea nuevo y en el que haya una demanda creciente.

Al existir mucha demanda y ser los contenidos relativamente nuevos, te será más fácil posicionarte como experto que si compites en un mercado con muchísimos más actores que llevan años y años hablando de estos temas.

Cuidado, no confundas esta idea con lo que te decía antes de los mercados nuevos. La diferencia es que aquí sí vemos que hay una gran demanda, pero poca oferta para cubrirla (de ahí el que sea una oportunidad).

Trata de ver si en las ideas que tienes hay algunas que correspondan a mercados de este tipo y márcalas.

2# Conexiones con influyentes

Cuando te hablaba sobre cómo hacer networking, ya te mencioné esta idea.

Tener contactos es tener capacidad de entrar más rápido en un mercado, porque te van a ayudar a posicionarte antes como experto.

No quiero decir que este deba ser un factor predominante, pero sí supone una buena ayuda.

A cada idea, también le vamos a asignar una nota de 1 a 10 por cada uno de estos 10 aceleradores.

Cómo elegir entre 3 ideas ganadoras

Vamos un paso más allá y empezamos a filtrar. Ahora sí toca descartas ideas. Pero antes recapitulemos. Por un lado, hemos identificado 3 criterios:

• Tu pasión sobre el tema.
• Tu expertise o el valor qué puedes aportar.
• El potencial económico de la idea.

Por el otro, 2 aceleradores:

• Un mercado creciente.
• Tener contactos.

Ahora lo lógico sería sumar los puntos de cada criterio y acelerador por cada idea y ver cuáles son las que mejor puntuación sacan. Pero así el análisis estaría desequilibrado. No podemos dar a todos el mismo peso.

Dentro de los 2 criterios, los que más peso deben tener son la expertise y el potencial económico (les podemos dar un peso de 10, el máximo). En cambio, a la pasión, le vamos a otorgar un poco menos (un peso de 8). A los 2 aceleradores les vamos a otorgar un peso de 5 puntos a cada uno.

Ahora solo tendrías que hacer la regla de 3 para obtener cada nota y sumar los puntos de cada idea. Tus 3 mejoras notas, son tus 3 candidatos.

En qué debes basarte a la hora de hacer tu selección final

Llegados a estas alturas tienes 3 opciones posibles.

Ahora, para tomar la decisión final, vamos a hacer un ejercicio de simulación de cómo empezarás a trabajar con la idea que selecciones. Por eso, te voy a pedir que con estas 3 ideas definas a tu lector ideal y escribas 3 posts.

Te lo explico un poco más.

Ejercicio nº1: definir a tu cliente/lector ideal

Aquí te pido que pienses quién es la persona tipo que compraría tus productos o servicios o leería tus contenidos.

Se trata de que desarrolles un perfil en el que especifiques los datos más relevantes de esta persona, cuáles son sus necesidades y cómo le puedes ayudar.

No quiero descripciones del tipo: hombre/mujer de 40 a 60 años que vive en una gran ciudad y tiene un cargo intermedio en una empresa importante. Esto no sirve de nada porque es pura indefinición.

Tu cliente ideal tiene que tener nombre, familia, una edad concreta y una vida única. Se trata de que conozcas a esta persona y puedas empatizar con ella, porque si no todos tus mensajes serán demasiado generalistas y difusos. No conectarán con nadie.

Céntrate en sus necesidades y problemas. Por ejemplo, piensa qué temas pueden quitarle el sueño por las noches o qué es lo que le impide alcanzar sus sueños. Y alineado con esto, las soluciones que tú le puedes aportar.

Si quieres tener una guía más extensa sobre cómo crear este perfil, entra en este post.

Ejercicio nº2:  3 posts de 1.000 palabras

El siguiente ejercicio es escribir 3 posts de 1.000 palabras sobre tu temática y que hagas un listado con 25 ideas para otros posibles posts.

¿Por qué te estoy pidiendo esto?

Porque esto es lo que te va a hacer darte cuenta de si esa temática te gusta de verdad y hasta qué punto dominas la materia.

Si después de escribir estos 3 artículos, te has cansado de buscar información o te resultó enrevesado porque todo el rato tienes que estar consultando a Google… es que fuiste demasiado generoso con estos 2 puntos.

¿Cómo tomar la decisión final?

Después de este ejercicio te aseguro que no tienes la necesidad de que yo te aclare nada.

El lector ideal te da un referencia muy clara: a quién le puedes aportar más valor. Y los posts, la temática con la que te sientes más cómodo.

Ahora solo te falta el último “sí, quiero”.

Ahora solo depende de ti

En este post te he dado las herramientas necesarias para que hoy mismo puedas saber de qué temática crear tu blog. Solo tienes que encerrarte en una habitación, hacer las 3 listas y seguir el proceso. Después, ya tendrás contigo una idea de negocio sobre la que empezar a trabajar.

Hazlo y después comparte conmigo en los comentarios tus resultados. Cuáles han sido tus 3 candidatos y la elección final que ha tomado.

Hoy empieza tu aventura… ¡Disfrútala!

Fotografía: Back to school. Schoolchild with virtual reality headset. Child in class. Funny kid against blackboard. Nerd kid having fun. Geek child with VR glasses. Innovation technology and education concept (Shutterstock).

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#TuGTDenMarxa. Cápsula 5. Cómo y porque trabajar con acciones y proyectos

Por: David Torné

Cualquier resultado que requiera de más de una acción ser alcanzado es un proyecto.

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Trabajar con proyectos y acciones es un giro sencillo pero profundo y poderoso #tuGTDenMarcha
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La 5ª capsula es una repaso de cada aspecto de esta faceta de la metodología GTD. Trabajar con actividad accionable, administrar los proyectos y transformar tu actividad en acciones y proyectos sin que se te fundan los plomos.

No es tanto practica como las anteriores. Son conceptos sencillos con los que ya trabajas desde las primeras semanas. Aún así es imprescindible para dar respuesta a dos cuestiones clave:

• ¿Cómo y porque definir los pequeños proyectos?
• ¿Cómo gestionar mi apartado de proyectos? ¿Con una única lista o con lista + sublista por proyecto?

¿Qué es una tarea, una acción y un proyecto?

Llevar coche al taller, Enviar informe de gastos, preparar vacaciones… Aquellas anotaciones en forma de recordatorio que apuntabas en tu lista de cosas pendientes donde se definían el “qué hacer” con vaguedad. Eso eran tareas.

En GTD las llamamos cosas y nos las encontramos cuando las anotamos para depositarlas en las bandejas de entrada.

La actividad debe ser accionable. Cada entrada en las listas es una actividad física única e indivisible a realizar.

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No realizamos tareas ni cosas, en GTD trabajamos con acciones #tuGTDenMarcha
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Cuando para obtener un resultado tenemos que realizar más de una acción llevamos a cabo un proyecto. Los proyectos son resultados a alcanzar.

¿Por qué tengo que invertir tiempo y esfuerzo en dividir mis “tareas” en acciones, convirtiéndolas en un proyecto?

Al procesar las bandejas de entrada transformamos las “cosas” depositadas convirtiéndolas en acciones y proyectos. Transformar es desglosar un recordatorio (cosa) en actividad que podamos realizar. Una acción o un resultado a alcanzar en forma de proyecto y acciones.

“Dividir la actividad en acciones físicas facilita su posterior ejecución. Es más sencillo encontrar espacio en nuestra jornada para ubicar una acción bien definida que una tarea.”

Una acción cuenta con una redacción precisa y un tiempo, energía y contexto definido. Cuando la realizas no debes reflexionar sobre cuando vas a tardar y que debes hacer exactamente.

La indefinición de las tareas abre la puerta a dejar asuntos inacabados. Los cuales no cuentan con el mismo atractivo que una asunto para empezar. Requieren de esa reflexión previa que ya has realizado con las acciones al procesarlas.

“La acción está pensada para ser iniciada y terminada de una sola tirada”

Si convierto todas las pequeñas actividades que lo necesitan en proyectos pasaré más tiempo preparando mi actividad que haciéndola. Hay una forma ágil de llevarlo a cabo?

Al procesar la conversión de una anotación de la bandeja de entrada en un proyecto puede convertirse en algo tedioso e inacabable. Tenemos la tendencia a definir los pequeños proyectos enumerando la totalidad de sus acciones desde un principio.

Definir al detalle todas las acciones de un proyecto desde el inicio denota obsesión por el control

Lo importante es poner en marcha el proyecto en cuestión el proyecto y empezar a trabajar desde ya.

Da un título al proyecto y define la próxima acción y cuando la termines ya definirás la siguiente.

Como defino un proyecto?

Disponemos de la actual anotación en la bandeja de entrada:

Llevar coche taller

Das de alta en tu apartado de proyectos con un título que indique el resultado deseado:

El coche ha superado la revisión de mantenimiento de los 20.000 Km

Darle un tiempo verbal en que ya ha sido realizada ayuda a visualizar su resolución y la hace más atractiva.

Definimos su primera acción:

Llevar el coche al taller lunes a las 10:00

Finalmente nos preguntamos si se esta la primera acción a realizar. ¿Tengo que hacer algo más antes de llevarlo al taller?

Llamar al taller lunes a las 10:00 para saber cuándo puedo llevar el coche por la revisión de mantenimiento.

Nos volvemos a hacer la pregunta. ¿Tengo que hacer algo más antes de llevarlo al taller?

Buscar el número de teléfono del taller en la agenda.

Ya nos podemos poner en marcha :-)

Definir un proyecto hasta ponerlo en marcha es así de sencillo. Aunque lo sencillo puede no ser el más evidente.

Esto funciona para proyectos pequeños pero para proyectos más grandes hay que ir más a fondo. Necesitas una planificación natural.

Cómo estructurar mi apartado de proyectos

Conceptualmente concebimos la lista de proyectos como una lista compuesta no por acciones sino por otras listas de proyectos. Cada proyecto tiene su propia lista de acciones.

Los software específicos para GTD tienen un apartado para proyectos donde se define una lista para cada proyecto y en el mejor de los casos disponen de separadores entre los proyectos activos, en espera y los finalizados.

La lista Proyectos a GTD

La idea original de David Allen era  diferente. En las listas del sistema hay una llamada “Proyectos” en la que no hay acción sino que se enumeran los diferentes proyectos introducidos en el sistema.

La idea es puntear la lista durante la revisión diaria, comprobar si tiene una acción en la lista de próximas acciones y si no es así enviar una.

Con este sistema focalizamos siempre en la próxima acción. Personalmente es un concepto que me encanta. Puedes ampliar sobre el tema en este post:

Cómo y porque crear tu lista de proyectos

¿Con qué periodicidad revisar mis proyectos?

• Durante la revisión diaria para asegurarte de que cada proyecto activo tiene una acción en la lista de próximas acciones. Si tu software lo hace de forma automática te lo ahorras.
• Durante la revisión semanal para cerrar los proyectos ya realizados en tu sistema de listas GTD y decidir en qué trabajarás durante la próxima semana revisando la lista completa (activos y en espera).
• Durante la revisión mensual para archivar o tirar el material de apoyo de los proyectos finalizados.

Más sobre el sistema de revisiones

Material de apoyo para tus proyectos

Como ya he comentado la idea original de David Allen era trabajar con una lista de proyectos (índice con el título de los proyectos) y enviar la siguiente acción a la lista de próximas acciones. El resto de acciones definidas eran enviadas a lo que se llamaba material de apoyo para los proyectos.

Con el tiempo ha cambiado el paradigma al de lista de proyectos única en lista de proyectos + una sublista por cada proyecto abierto. Ahora el material de soporte es el material de referencia necesario para llevar a cabo un proyecto. En papel o en soporte digital.

Es conveniente disponer de ellos de forma rápida, sin complicarse en buscar. Crear una carpeta / separador donde depositarlo todo sobre el escritorio o en tu Evernote.

Photo by Samuel Castro on Unsplash