Una de mis herramientas favoritas es mi libreta Moleskine. José M. Villarmea está de acuerdo conmigo y ha publicado un texto explicando las 3 funciones de su bloc de notas:
- Organización.
- Pensar antes de hacer.
- Revisión.
Además da algunos consejos prácticos para el uso del Moleskine.
∞ Lea el artículo en El Canasto
Continuo la serie de videos sobre el gestor de tareas Nozbe. Después de la introducción y capturar información, ahora enseño a clasificar la información recopilada.
Si sigues los vídeos por iTunes, no olvides dejar un comentario o tu valoración en el iTunes Store para que más personas pueden encontrar estos vídeos.
¿Te acuerdas del sondeo de productividad que hicimos hace poco preguntándote las 5 palabras más relacionadas con la productividad? ¡Pues ya tengo listos los resultados!
En primer lugar gracias a todos los que lo habéis hecho posible. Para este experimento hemos alcanzado la cifra de 127 muestras. Aunque el total eran 144, algunas han tenido que ser apartadas (duplicados involuntarios, respuestas incompletas, etc.).
Lo siguiente, ha sido homogeneizar los datos. Utilizando un programa informático programado exclusivamente para la ocasión, le he dado un formato similar a todas las palabras para facilitar las coincidencias eliminando acentos, mayúsculas e incluso faltas de ortografía (porque seamos sinceros, “procrastinación” no es fácil de escribir).
Por último, ya con las palabras homogeneizadas, he creado diferentes visiones del gráfico que veis en la imagen de arriba, porque para entenderlo hay que depurarlo y mirar en para cada pregunta a las propiedades concretas. ¿Intrigado con los resultados? Pues vamos a ello.
Lo habéis dicho alto y claro, para los lectores de Técnicas de Organización, vuestra preocupación principal es el tiempo. Y esto no sólo es porque haya sido la palabra más frecuente, sino porque además la ha habéis incluido el 36% de los participantes (un poco más de 1 de cada 3). Además, del resto, muchos habéis mencionado otras ideas poco repetidas como “gestión del tiempo”, “tiempo libre”, etc.
En este top 10, al tiempo le sigue de cerca la idea de “orden” y en un segundo plano las ideas de “objetivo” y “plan”.
He de matizar también que otro de los ajustes hechos, además de los ortográficos, ha sido juntar los plurales ya que he decidido considerar como la misma idea a los que habéis escrito “prioridad” que “prioridades”. “Objetivo” es otro ejemplo de palabra que muchos habéis puesto en plural, pero a efectos prácticos he contabilizado “objetivo” y “objetivos” como la misma idea.
La primera de las conclusiones me da una rabia tremenda y es que ya he hablado de esto en el blog pero habrá que seguir profundizando en el tema. Y es que la confusión entre organización y orden existe. Limpieza ocupa también el lugar 12 de la lista. Por una parte el experimento cumple su función y saca a la luz este hecho aunque tendremos que seguir trabajando para modificarlo. A todos los que aún no hayáis tenido oportunidad, os recomiendo leer: 3 falsos mitos sobre organización que deberías eliminar cuanto antes.
Casi todas las ideas pueden agruparse en tres grandes grupos:
Salvo raras excepciones esta clasificación engloba todos los términos así que supongo también que desde el blog tendré que asumir cambios para orientarme a esta jerarquía.
Salvo raras excepciones como “estrés” o “desorden” no aparecen en la lista problemas de productividad o fuentes de conflicto. Esto es importante en casos especiales porque, ¿cómo se explica que el correo electrónico figure tan sólo 1 vez en la lista con la cantidad de artículos de productividad que hay sobre el tema? Está claro que para muchos es una fuga de productividad, pero para una persona productiva, el correo electrónico debe ser un gran aliado.
Gracias a todos por haber formado parte del experimento porque como veis, este tipo de análisis puede aportar nuevas perspectivas. Desde mi punto de vista, tendré en cuenta lo que me habéis señalado de manera anónima para intentar adaptar más los temas del blog a las soluciones reales que buscáis.
Como anécdota, gracias al que ha puesto mi nombre en la lista. Me ha dejado empatado con Eisenhower, aunque David Allen aparece dos veces. Bromas aparte, gracias a todos una vez más por vuestra participación. ¿Qué te parecen los resultados? ¿Hubieses dicho “tiempo” como la palabra más repetida?
Es la manera de pensar habitual que tenemos de ver los proyectos como un todo único. Consideremos, por ejemplo, que mi departamento necesita una aplicación que facilite la gestión de las peticiones que nos hacen los clientes. Sé positivamente que no hay producto comercial que satisfaga nuestras necesidades así que la labor no va a ser precisamente sencilla. La magnitud del proyecto hace que se me quiten las ganas de inmediato. La conclusión es que no abordo el proyecto, lo demoro, en definitiva: procrastino.
Ruben nos aconseja dividir un proyecto grande en partes más pequeñas y planificar hitos a partir de la fecha final del proyecto. Es algo que nos enseñan en cualquier curso de gestión de proyectos y la base de herramientas potentes como Microsoft Project o OmniPlan.
Esto post de Ruben es en buen recordatorio: también puedes aplicar este método a proyectos no tan grandes.
∞ Lea el artículo en El Canasto
Hay un gesto que repetimos a diario y que forma una parte esencial del flujo de trabajo del que tanto dependemos: tomar apuntes. No reparamos en ello pero saber escribir cosas, conseguir anotaciones organizadas, y ponernos en marcha con ellas, es mucho más importante de lo que parece. Quiero contarte la forma en la que lo hago yo.
Cuando uno toma apuntes, o escribe ideas, o recoge una anotación, está “capturando” algo que escucha, se le ocurre o le indican en ese momento. Pero el problema es que muchos apuntes se quedan ahí y luego no hacemos nada con ellos o nos cuesta convertirlos en acciones. Generalmente por dos motivos: 1) lo importante y accionable se pierde; 2) no revisamos las notas.
Yo siempre he procurado conseguir esto: anotar cosas de un modo que me permita organizar mis notas sobre la marcha para recoger lo relevante y resaltar lo más destacado, y procesar mis anotaciones cuanto antes para convertirlas en acciones.
A mí no me enseñaron a tomar apuntes y durante casi toda mi vida los tomé en párrafos, subrayando y poco más. Mal sistema. Las cosas que van saliendo, por ejemplo en una reunión, no son lineales y no les puedo dar el mismo tratamiento a todas</strong. Y lo más importante: leer, interpretar, organizar y decidir posteriormente se vuelve complicado cuando tienes un folio y medio de palabras. ¡No es una novela!
Con el tiempo he ido simplificando mucho mi sistema, que vale tanto para papel como para aplicaciones. Y es condenamente sencillo. Está basado en caracteres especiales y colores. Y consiste en asignar a cada tipo de anotación que voy haciendo un símbolo que me dice de qué se trata:
[ ] Acciones o Tareas.
! Datos importantes.
* Ideas y Propuestas.
@ Asignar a… (algo para enviar a otra persona).
# Referencias o cosas a revisar.
En papel utilizo siempre un bolígrafo de tres colores Pilot del que suelo decir es una mis mejores armas productivas. Y complementariamente a los símbolos, divido mi hoja en dos mitades. De modo que todo aquello que requiera acciones posteriores va a la parte superior.
Emplear tanto los símbolos y colores, como anotar las cosas en según qué lugares, me permite ir organizando mis notas según las escribo. Y eso me ahorra mucho tiempo y me permite ponerme en marcha antes. Especialmente con lo más importante: las tareas y acciones, que las veo antes y más claramente.
Salvo que algo me lo impida, SIEMPRE proceso mis notas inmediatamente después de tomarlas. Por dos motivos: a) todavía están frescas y en contexto, y eso me permite interpretar y decidir más facilmente; y b) si no decido qué hacer con ellas en ese momento, luego posiblemente lo olvidaré o se perderán.
Mi forma de decidir y hacer esas anotaciones es simple: a base de preguntas.
Es un sistema que no tiene mucho misterio pero me funciona muy bien. Dos sencillos detalles: anotar y organizar a la vez, y tener el hábito de revisar y decidir inmediatamente después.
Por cierto, desde hace tiempo estoy tentado de hacerme con un bolígrafo LiveScribe, porque a primera vista parece que podría ayudarme más. Pero por un lado estoy acostumbrado a este sistema ágil, y siempre me refrena la duda de si no será complicar el proceso en lugar de simplificarlo. Tal vez tengas experiencia con él.
Esta semana he creado calendarios adicionales para Costa Rica, Ecuador y Paraguay.
Ahora, al principio del año, es el momento perfecto para imprimir el calendario compacto y planificar las grandes líneas del año 2013. ¿Cuándo vas de vacaciones? ¿En qué día quieres acabar tu proyecto grande? ¿Qué semana es mejor para hacer este viaje de negocios?
¡Descarga ahora tu calendario compacto para 2013!
Skitch para Android tiene el honor de ser el primer producto que actualizamos en este 2013. La última versión (2.0.5) presenta mejoras que hacen que la aplicación sea más fácil de usar, sea más estable y tenga una mayor capacidad de respuesta. Conozcamos algunos de los puntos más destacados de esta actualización.
En esta actualización, hemos hecho que todas las herramientas se vean y funcionen mejor que nunca. Hemos mejorado el cambio de escala del contenido para que tus anotaciones se ajusten perfectamente a las imágenes; además, hemos hecho que las herramientas sean más inteligentes. Veamos cada una de ellas.
Herramienta Bolígrafo
En esta actualización, la herramienta Bolígrafo es más rápida, suave y tiene mayor capacidad de respuesta. Si has estado utilizando la configuración Tinta húmeda, que agrupa los trazos del bolígrafo para que puedas mover formas complejas con más facilidad, notarás que los trazos ahora se agrupan mucho más rápidamente.
Herramienta Mover/Panorámica
La herramienta Mover/Panorámica también tiene un nuevo comportamiento más inteligente para mejorar tu experiencia en Skitch. Se activa cuando seleccionas un objeto, pero inmediatamente vuelve a la herramienta anterior cuando eliminas, quitas la selección o deslizas tu dedo a cualquier otro lugar del lienzo.
Función Mantener y bloquear
La función Mantener y bloquear es una configuración nueva y útil que puedes activar para que la aplicación no cambie de herramienta automáticamente. Esta configuración puede ser de mucha utilidad si utilizas una herramienta para una determinada cantidad de anotaciones seguidas, por ejemplo, cuando dibujas caracteres con la herramienta de bolígrafo o cuando colocas flechas o formas que se superponen. Para activar esta función, simplemente, haz clic y mantén pulsada la herramienta que deseas bloquear. Cuando la herramienta está bloqueada, verás que aparece un pequeño candado junto a ella. Pulsa en cualquier otra herramienta para desbloquear.
Nuevo icono Ajustes
El nuevo icono Ajustes facilita el acceso al menú Ajustes desde la pantalla de inicio. Así, pulsarás menos veces para realizar ajustes a la aplicación y lograr el modo que deseas.
Consejos para herramientas
¿Quieres aprender a usar Skitch mejor? Las nuevas ventanas emergentes de Consejos para herramientas te ayudan a descubrir funciones útiles que tal vez no has encontrado todavía. Los consejos aparecen la primera vez que lanzas la aplicación y cuando interactúas con partes de la aplicación por primera vez. Pulsa el botón Opciones en el extremo superior derecho y selecciona “Consejos” para acceder a los consejos en otro momento. Utilizarás Skitch como un profesional al instante.
Skitch para Android tiene muchísimas más mejoras que lo hacen más rápido, más estable y más fácil de utilizar. Esperamos que te guste mucho esta nueva versión. Disponible ahora en Google Play Store. ¡Cuéntanos qué te parece!
Piénsalo: una carta.
Imagina que tienes una carta escrita por ti con fecha del 9 de Enero de 2012 y una inscripción que diga: “No abrir hasta el 31 de Diciembre del 2012″.
La abres y en ella encuentras tu mentalidad de hace 12 meses. En ella encuentras una lista con tus propósitos para el año nuevo (que en ese momento era el 2012) y en ella lees tus intenciones. La carta describe uno por uno los objetivos principales del año y el cómo piensas llevarlos a cabo. Incluye también tus miedos (o lo que considerabas potencialmente peligroso) así como las oportunidades que ibas a aprovechar.
Ahora que es ya Enero de 2013 lo verías todo con otros ojos. Serías capaz de comparar y de establecer unos mejores propósitos para el 2013. Más afinados, pensando en la posibilidad de que haya imprevistos y más adaptados a tu rutina.
Por desgracia, no todos los aprendizajes de productividad podemos hacerlos con una mentalidad cortoplacista. Para este reto necesitamos plantar ahora la semilla que analizaremos dentro de un año, ya que sólo sabremos proponer mejores estrategias para los propósitos de los próximos años si tenemos en cuenta la mentalidad del momento en el que los iniciamos.
Así que lo que te propongo es lo siguiente:
El proceso de escribir una carta no sólo es un gesto simpático para dentro de un año, también contribuirá con tus propósitos de este. Algunos de los puntos principales para fracasar en tus propósitos de año nuevo son más comunes de lo que piensas:
Entre que piensas por primera vez que quieres algo y el momento exacto en el que empiezas a perseguirlo tienes que formalizar tu intención. De lo contrario pasaría el tiempo sin que llegases a asumir el objetivo.
Es imposible correr una carrera sin meta. Necesitas saber si corres una maratón o 100 metros, por eso el simple hecho de escribir en una línea cada objetivo te ayudará a saber qué ritmo necesitas para alcanzarlo.
Es posible leerte 100 libros, o dedicarle 4 horas al día a una afición. Pero necesitas pensar tus objetivos como parte de un calendario conjunto y, por supuesto, considerando lo que no quieras cambiar del año anterior.
Si quieres más elementos para confeccionar tu lista, no olvides echarle un vistazo a Propósitos de año nuevo: las 7 claves para intentarlo en serio
Concluyendo: para tener un año diferente hemos de introducir cambios y para que estos sean para bien, hay que hacerlo con criterio. La experiencia acumulada de año en año, puede echarnos una mano en todo esto y aunque en estas fechas se oiga mucho eso de “año nuevo, vida nueva” quizás nos toque cambiarlo más bien por algo como “año nuevo, vida vieja optimizada”. Así que sin hacer borrón ni cuenta nueva aquí seguiremos en el 2013 con más productividad y organización. ¡Feliz año a todos!
Este articulo no es una lista de trucos para mejorar la gestión del tiempo, sino que hablaré de un libro interesante con este título.
Encontré a Augusto Pinaud hace poco, cuando alguien mencionó un artículo suyo en Twitter. Después de haber leído su artículo, descubrí que Augusto también publica sus artículos traducidos en castellano (¿o los traduce del castellano a inglés?) y que además acaba de publicar el libro 25 consejos de productividad.
No hay muchos escritores que escriban libros sobre la productividad personal en castellano, así que este libro despertó mi interés.
Como su nombre ya indica, 25 consejos de productividad no presenta un método holístico, sino contiene 25 artículos individuales. El autor refiere frecuentemente a GTD y creo que este libro es una opción interesante para acompañar la obra de David Allen.
Entre los consejos del libro están algunos de mis favoritos, como, por ejemplo, la mejora de la mecanografía o una lista de cosas que no debes hacer. El libro no es muy largo (144 páginas), bien escrito y fácil de leer.
Os dejo un pequeño fragmento de la introducción del libro.
Por muchos años, al igual que mucha gente, pensaba que los problemas de productividad se podían solucionar con la herramienta adecuada y han sido estas herramientas (que quizá creí adecuadas) con las que aprendí algunos de estas tácticas. Pero la realidad es que la herramienta por si sola no sirve mucho, la herramienta nada soluciona. Outlook, OmniFocus, Nozbe, el calendario o la lista de tareas son inútiles a menos que se entienda en primer lugar su función y en segundo lugar la razón por la cual la estamos usando y finalmente que es lo que la herramienta trae a la mesa.
Reunirse es una buena práctica, la mejor en determinadas ocasiones, pero por lo general está muy mal implementada. Esto hace que, excepto quien la convoca, la mayoría de las personas deteste ir a reuniones. Por si fuera poco, son extraordinariamente caras, aunque no exista conciencia de ello.
El maestro José Miguel Bolívar nos da sus 10 consejos para tener reuniones eficaces. Para mi, la clave es su primer punto: considerar cada reunión un proyecto.
∞ Lea el artículo en El Canasto
