El blog Óptima Infinito cumple 14 años

Por: José Miguel Bolívar

El pasado día 1 de junio, Óptima Infinito cumplió 14 años.

Y, como todo adolescente, se enfrenta a una época de profundos cambios.

Gran parte de estos cambios son fruto de la evolución interna natural en todo proyecto. De hecho, el blog no ha dejado de cambiar desde sus orígenes, en línea con mi propio cambio personal.

Sin embargo, otra buena parte de ellos simplemente reflejan la aceptación de —y la adaptación a— una realidad externa también cambiante.

Por último, los meses finales de 2022 van a traer consigo algunos de los cambios profesionales más significativos de la última década. Lógicamente, este blog no va a permanecer ajeno a ellos.

Si llevas un tiempo leyéndome, ya sabrás probablemente a estas alturas que mi relación con el cambio es excelente.

Por ello, mi actitud ante lo que está ocurriendo —y ante lo que está por venir— es enormemente positiva y expectante.

Actualizando el mapa

Envejecer es seguir viviendo en un pasado que ya no existe.

Por eso es tan importante actualizar tu cartografía mental.

Un primer cambio a reflejar en el mapa es que el mundo de los blogs ha cambiado sustancialmente en estos catorce años.

Particularmente en nuestro campo —la efectividad personal— es algo que comprobamos mes a mes al elaborar el Ranking OPTIMA LAB de blogs de efectividad.

Es indudable que los blogs han ido perdiendo protagonismo y esto es algo observable en múltiples planos.

El número de personas que lee blogs o que escribe en ellos cada vez es menor, así como la frecuencia de publicación y, por qué no decirlo, la calidad de gran parte de los contenidos.

Entender y aceptar esta nueva realidad ha hecho que lleve ya muchos meses planteándome el sentido y el futuro de Óptima Infinito.

El proyecto OPTIMA LAB se renueva por completo

Por otra parte, en un par de semanas tendrán lugar las XXI Jornadas OPTIMA LAB. Debido a la COVID–19, serán las primeras presenciales desde diciembre de 2019.

En ellas, vamos a abordar una serie de cambios muy profundos en la red, tanto en su propósito como en su estructura. De hecho, van a ser unos cambios tan profundos que incluso podría hablarse de una renovación total del proyecto, de una nueva OPTIMA LAB.

Adelanto, por ahora, que será una nueva red, mucho más abierta, diversa e inclusiva. Y también con vocación internacional. Daré buena cuenta de todos los detalles en las habituales crónicas.

El caso es que este nuevo proyecto OPTIMA LAB va a requerir gran parte de mi atención durante los próximos años, lo cual, lógicamente, también afectará de un modo u otro a este blog.

Nuevo libro a la vista

Por último, ya he empezado a escribir mi próximo libro o, por ser más preciso, ya hemos empezado a escribir nuestro próximo libro, porque es un proyecto conjunto con Jordi Fortuny.

Estamos realmente ilusionados con este proyecto. Ambos compartimos la visión de que la efectividad personal necesita urgentemente un cambio radical, un revulsivo, y nos sentimos suficientemente capacitados y motivados para afrontar el reto. Afortunadamente, nuestros editores también lo creen.

Pienso que para mí, además, es el momento idóneo de hacerlo. David Allen tenía 56 años cuando publicó Getting Things Done y el otro día me comentaba David Covey que su padre, Stephen Covey, escribió Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva cuando tenía 57. Yo cumpliré 56 en unos días…

Puedo adelantar ya que no será un libro sobre GTD y tampoco será sobre otra metodología. Si algo he aprendido en estos años es que las metodologías de efectividad personal fallan todas por un error común de diseño.

Así que es imprescindible buscar otros enfoques. Para innovar hay que arriesgar y eso es, precisamente, lo que vamos a hacer.

Un poquito de estadísticas

Ya decía el año pasado por estas fechas que corren malos tiempos para los blogs y, en general, para cualquier cosa que requiera un mínimo de atención o reflexión.

Y yo sigo diciendo, o mejor dicho, escribiendo las cosas como las pienso —aunque moleste— lo que inevitablemente da lugar a algún que otro unsubscribe cuando publico algunos contenidos. Es el coste de la honestidad y como tal lo tengo asumido.

El número de suscriptores por feedly prácticamente ha dejado de crecer (ha pasado de 5.329 a 5.351) y lo mismo ocurre con la cifra total de suscriptores por diversos canales, que se mantiene casi igual a la del año pasado, ligeramente por encima de los 7.000.

Por otra parte, el tráfico sigue descendiendo drásticamente. Los usuarios únicos bajan un 30% (frente al 21% del año pasado), mientras que las páginas vistas bajan también un 28% (frente al 49% del año pasado).

Nunca he escrito para las estadísticas, pero si dijera que me da igual que me lean o no, mentiría.

Curiosamente, este descenso en volumen ha venido acompañado por una mayor participación vía comentarios, no solo en cantidad sino en calidad, lo cual, además de paradójico, es muy satisfactorio para mí.

Y del futuro, ¿qué?

Me gusta mucho escribir, así que, al menos por ahora, mi intención es seguir escribiendo en este blog mientras siga teniendo algo que decir y crea que puede aportar valor a alguien.

Dicho esto, voy a romper definitivamente con la regularidad y con cualquier tipo de compromiso. Quiero que el blog sea simplemente un hobby.

De todos modos, mi intención es escribir al menos un post al mes —entre otras cosas para no perjudicar al SEO en exceso—, pero es simplemente una intención, lo que significa que, probablemente, habrá algún mes que no publique (y algún otro que publique más de un post).

Los próximos meses y años van a ir asociados a una dosis de incertidumbre superior a la habitual, lo que va a hacer que el «vamos viendo» (nombre familiar de la «planificación adaptativa») vaya a ser más necesario que nunca.

Lo que sí te aseguro es que seguiré compartiendo por aquí todo lo que me parezca relevante, sea sobre efectividad, sobre el blog, el próximo libro, OPTIMA LAB o cualquier otro tema relacionado.

La próxima cita será con las crónicas de las XXI Jornadas OPTIMA LAB, probablemente ya en septiembre. También en septiembre adelantaré algunas otras novedades «jugosas» por aquí.

Por lo demás, solo me queda darte las gracias por seguir ahí un año más. Un fuerte abrazo.

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El peor enemigo de GTD es GTD

Por: José Miguel Bolívar

En esta ocasión me gustaría compartir contigo algunas reflexiones sobre por qué el peor enemigo de GTD es, paradójicamente, el propio GTD.

Llegar a esta conclusión me ha llevado su tiempo. Aceptarla en toda su amplitud, aún más.

Llevo más de 17 años usando GTD, 12 facilitando su aprendizaje individualmente o en grupo y, de ellos, 7 como Certified Master Trainer, Trainer y Coach de la David Allen Company.

Y, en mi camino de aprendizaje, yo también he pasado por todas las etapas previas por las que constantemente veo pasar a otras personas.

Como el entusiasmo inicial, los momentos de «bajón» cada vez que te caes de la tabla, o el inseguro —a la par que arrogante— fundamentalismo cuando sabes un poco más que el resto.

Nada comparable, sin embargo, a la sorpresa —y al escepticismo inicial que la acompaña— que sientes cuando tomas conciencia de que, por fin, has comprendido GTD.

Las sensaciones que he tenido al llegar este momento han sido muy contradictorias, positivas y negativas, yo diría que casi a partes iguales.

Positivas por tomar conciencia de la elegancia, la potencia y, sobre todo, la sencillez de la propuesta que hace GTD. Es como tener un «superpoder», pero de verdad.

Negativas por la sensación de haber perdido innecesariamente un tiempo precioso y de haber pasado por innumerables momentos de frustración que podría haberme ahorrado.

Y también frustración por no haber podido ayudar más y mejor a todas las personas a las que, con mayor o menor fortuna, he acompañado en algún momento de su camino para aprender GTD.

Dos maneras de empezar con GTD

A lo largo de los miles de horas de experiencia que he acumulado facilitando el aprendizaje de GTD me he encontrado sistemáticamente con solo dos tipos de reacciones.

Por una parte, la de las personas que toman contacto con la metodología a raíz de alguna iniciativa emprendida por la organización para la que trabajan, y que tienden a sobresimplificarlo.

Es lógico. Vivían suficientemente bien sin él, por lo que les echa para atrás lo que perciben como un sobreesfuerzo innecesario.

Y por otra, la de las personas que ya han intentado aprender GTD de manera autodidacta, y que tienden a sobrecomplicarlo

En ambos casos, son reacciones que podría llamar sistemáticas, ya que las excepciones son contadas.

No recuerdo haber conocido todavía a nadie que actualmente esté usando GTD y que no lo haya sobrecomplicado en algún momento anterior.

Y digo yo que esta sobrecomplicación sistemática nos querrá decir algo, ¿no?

Por qué todo el mundo sobrecomplica GTD

Una posible explicación podría ser que a las personas nos gusta complicarnos la vida.

Sin embargo, y aunque es cierto que conozco a gente con una particular habilidad para ello, yo diría que son más bien la excepción.

Lo que yo observo es que la mayoría preferimos cuantas menos complicaciones, mejor.

Esto nos lleva a considerar otra posibilidad: que en GTD haya algo que incite a la sobrecomplicación.

Para validar o falsar esta hipótesis hay que analizar la metodología en busca de elementos que la favorezcan.

Entender algo mal es claramente una de las razones de aplicarlo mal y sobrecomplicar algo es equivalente a aplicarlo mal.

Si aceptamos que la gente no sobrecomplica por vicio, la alternativa es que lo hace porque se producen malentendidos durante el proceso de aprendizaje.

Un malentendido ocurre cuando algo se plantea de manera confusa, parcial o incoherente.

Una mirada crítica a GTD

¿Hay algo confuso, parcial o incoherente en GTD? Yo diría que sí.

Por ejemplo, un modelo de 5 pasos que ni son pasos ni son 5.

Nadie captura, aclara, organiza, reflexiona y ejecuta un elemento de una vez. Luego el término «pasos» claramente da lugar a un malentendido.

Por otra parte, aclarar y organizar son dos partes de un mismo todo.

Aclarar es la parte mental y organizar es la parte física. Nadie aclara nada sin organizarlo ni organiza nada sin aclararlo. Luego estos 2 supuestos «pasos» son únicamente uno en realidad.

Tenemos también un ejecutar que en realidad significa elegir y una regla de los 2 minutos que en realidad quiere decir 20 segundos.

Luego está el concepto «proyecto». Creo que no hace falta decir más.

O el de «siguiente acción», que no es la siguiente, sino la primera.

Y están los contextos, las agendas, los checklists, las listas de desencadenantes… Múltiples nombres para referirse a una misma cosa: una lista de recordatorios.

Esto son solo algunos ejemplos. Hay muchos más.

Una posible explicación

Lo más curioso de todo es que David Allen es consciente de esto, lo que nos lleva a preguntarnos al menos dos cosas.

La primera es por qué lo hizo así de complicado. La segunda es por qué no lo ha cambiado en estos veintitantos años.

Siendo malpensados, podríamos decir que lo hizo adrede. Si complicamos lo suficiente algo, la gente tendrá que pagar para que se lo «descompliquen».

Francamente, estoy convencido de que esta hipótesis se puede descartar. Allen y la gente de la David Allen Company tendrán sus defectos, como todos, pero nunca diría que la maldad es uno de ellos.

En realidad, creo que la explicación es sencilla. Allen desarrolló GTD durante 30 años trabajando en programas individuales, lo que a día de hoy se conoce como GTD Coaching.

Una de las características de esta manera de explicar GTD es que cada persona es única. Es muy difícil extraer patrones. Lo que una persona entiende a la primera, a otra le cuesta un montón. O al revés.

Por otra parte, como le he oído decir a él mismo en numerosas ocasiones, Allen ni es formador ni sabe de desarrollo de formaciones.

Esto nos lleva a que se encontró un problemón cuando tuvo que escribir su libro.

De hecho, no solo tardó más de 4 años en hacerlo, sino que la primera versión la descartó una vez terminada para comenzar de nuevo desde cero.

Convertir conocimiento tácito en explícito es un reto para cualquiera. Las personas que nos dedicamos a la formación lo sabemos bien.

Así que Allen lo hizo, simplemente, lo mejor que supo. No hay más. Y, a raíz del éxito obtenido, parece que lo hizo bastante bien.

El peor enemigo de GTD

Más difícil es responder a la segunda pregunta. Aunque Allen y la David Allen Company son conscientes de todo lo anterior, no han cambiado nada.

Esto me molesta. Ha habido otros libros posteriores e incluso una reescritura del original en 2015. Sin embargo, las mejoras realizadas han sido más cosméticas que otra cosa.

Por otra parte, también me molesta el doble discurso que existe entre lo que dice el libro y lo que dice internamente la David Allen Academy. Por ejemplo, el verdadero significado de contexto en GTD.

Este doble rasero, además de éticamente cuestionable, me parece poco hábil desde el punto de vista comercial. Creo que solo sirve para dar alas al fundamentalismo más obtuso.

En cualquier caso, las piezas del puzzle están claras.

GTD funciona y funciona para todo el mundo (si lo aplicas y lo aplicas bien, claro). A pesar de ello, el porcentaje de personas que lo aplica es muy bajo en comparación con el de personas que intentan aplicarlo.

Si es tan sencillo, ¿por qué tanta gente fracasa al intentarlo?

Se podría decir que la gente no se lo toma con suficiente empeño, que no persevera.

Sin embargo, lo que yo veo es lo contrario. La gente lo intenta una y otra vez y fracasa, sobre todo, por culpa de las sobrecomplicaciones.

La gran pregunta es ¿qué cambiaría si la manera de explicar los principios de GTD se entendiera bien?

Sea cual sea la respuesta, algo tengo claro. Las personas fracasan al implantar GTD por culpa del propio GTD.

Por eso digo que el peor enemigo de GTD es GTD.

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Cómo saber si realmente estás aplicando GTD

Por: José Miguel Bolívar

En este post me gustaría compartir contigo algunas reflexiones sobre cómo saber si realmente estás aplicando GTD o no.

Puedo adelantarte ya que son muy pocas las personas que realmente aplican GTD, por muy convencidas que estén de lo contrario.

Es verdad que hay millones de personas que han adoptado un cierto número de buenas prácticas de GTD, pero eso es otra cosa.

Evidentemente, la adopción de cada una de las buenas prácticas de la metodología conlleva una mejora significativa en tu día a día, tanto personal como profesional.

Y, como es lógico, cuantas más buenas prácticas incorpores, más notable será la mejora que experimentes.

Al margen de lo anterior, estar aplicando GTD es sustancialmente distinto de aplicar un número mayor o menor de sus prácticas recomendadas.

Tu mente es un pésimo gestor de recordatorios

La mente humana es buena, incluso muy buena, para ciertas actividades y francamente mala para otras.

Una de esas cosas que se le dan realmente mal es recordarte cosas. De hecho, lo hace tan rematadamente mal que parece que lo haga adrede.

Hay que entender que nuestra mente se desarrolló en unas circunstancias en las que la necesidad de recordarnos cosas era prácticamente nula.

Además, las prioridades para la supervivencia eran otras como, por ejemplo, reconocer patrones o evaluar situaciones y decidir rápidamente ante ellas.

A pesar de ello, son muchas las personas que siguen empeñadas en intentar usar su cabeza para gestionar recordatorios. Como es lógico, el resultado deja mucho que desear.

La enorme contribución de GTD a la humanidad es haber ofrecido una alternativa universal, sencilla y adaptable que —y esto es lo verdaderamente importante— funciona.

Otra cosa es el mayor o menor acierto con el que se plantea y explica dicha alternativa, aunque eso es otra historia.

Un mal hábito que no funciona

La mayoría de las personas tienen un mal hábito, que es intentar acordarse de las cosas.

Es un mal hábito por una única y sencilla razón: no funciona.

Sí, es posible que te acuerdes de alguna de ellas, pero eso es insuficiente.

En ningún caso vas a tener la seguridad ni la confianza de que vas a acordarte de lo que tienes que acordarte justo cuando necesites hacerlo.

Porque casi seguro que vas a acordarte, y no una, sino muchas veces, pero siempre a destiempo.

Tu mente te recordará una y otra vez eso tan crucial, excepto en una ocasión: cuando realmente te sea útil recordarlo.

Esta manía de nuestra mente de recordarnos las cosas cuando no podemos hacer nada al respecto, es poco útil, genera frustración y contribuye a la sensación de estrés.

Un buen hábito que sí funciona

A lo mejor eres de esas personas que han aprendido esta lección por propia experiencia: si quieres acordarte, ponlo en la puerta, la alternativa inteligente a ponerte alarmas.

¿Por qué funciona esto? Muy sencillo. Porque combina dos buenas prácticas que, al hacerlo, se refuerzan entre sí.

Por una parte, asumes que tu mente es un pésimo gestor de recordatorios, así que decides ponerte un recordatorio visible fuera de tu cabeza.

Por otra, porque asumes también que, como no te vas a acordar de buscar el recordatorio, necesitas ponerlo de tal manera que te asegures de verlo cuando te sea útil verlo.

Es esta segunda práctica la que realmente marca la diferencia y la que, por lo general, peor aplican muchas de las personas que intentan hacer GTD^®.

Marca la diferencia porque es la que realmente sustituye al mal hábito de intentar acordarte.

En lugar de confiar en tu memoria, te aseguras de ponerte el recordatorio en el sitio adecuado.

El sitio adecuado es el que te garantiza encontrarte el recordatorio cuando te es útil verlo, es decir, en el momento en que necesitas que te recuerde lo que quiera que sea.

El gran cambio para estar aplicando GTD

Las personas que están aplicando GTD han sustituido el mal hábito que no funciona por el buen hábito que sí lo hace.

Han dejado de estar siempre pensando cosas como: «cuando hable con X, que no se olvide comentarle Y», o «la próxima vez que vaya a tal sitio, que no se me pase hacer tal cosa», o «a ver si me acuerdo de llamar a Z».

En su lugar, cuando esos pensamientos aparecen, los sacan de su cabeza y los convierten en recordatorios visibles fuera de ella. Pero no en cualquier sitio, sino en los sitios adecuados para verlos en los momentos adecuados.

Por ejemplo, en listas como «temas para hablar con X», o «cosas que hacer la próxima vez que vaya a tal sitio», o «llamadas».

Y, por supuesto, han desarrollado el hábito de consultar sistemáticamente la lista correspondiente a cada circunstancia.

Esto significa que, cada vez que hablan o se reúnen con X, cada vez que van a tal sitio o cada vez que piensan que es un buen momento para hacer una llamada, miran la lista correspondiente.

La clave es consultar siempre la lista asociada a cada circunstancia, al margen de si tiene o no algún recordatorio y también al margen de si harán luego o no algo al respecto.

Es decir, puedes ver el recordatorio de que quieres comentarle Y a X y, a pesar de ello, no comentárselo, por el motivo que sea.

Porque a diferencia de los olvidos —que te impiden hacer, aunque quieras—, usar listas de recordatorios, lejos de obligarte a nada, te da libertad para elegir lo que quieres hacer.

¿Hasta qué punto tienes una lista de recordatorios para cada circunstancia y la consultas cuando esa circunstancia se presenta?

Tu respuesta te dirá en qué medida estás aplicando GTD.

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Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 12

Por: José Miguel Bolívar

En este duodécimo post de la serie Productividad Personal Edición 2022 vamos a seguir revisando la parte de mi libro que explica cómo se procesa o aclara una bandeja de entrada.

Una vez más, en «Qué hacer con las cosas que no requieren acción», he detectado la típica sobrecomplicación asociada al fundamentalismo.

Y es que esta parte es en realidad muy sencilla. Lo único que GTD^® aporta realmente en ella es la distinción entre Archivar e Incubar.

Porque es cierto que la mayoría de las personas consideran que ambas cosas son lo mismo y, por tanto, las organizan juntas.

Esto es una mala práctica que perjudica, sobre todo, a las decisiones que se posponen, ya que probablemente no se reevalúen nunca o casi nunca.

Como consecuencia de ello, se tiende a decidir en caliente, en el momento, en lugar de a aplazar la decisión.

Y es una pena, porque aplazar decisiones es una excelente práctica.

Incubar no solo ayuda a limitar el sobrecompromiso, sino que también permite conservar opciones que pueden ser muy útiles en un futuro.

Qué hacer con las cosas no accionables

Al margen de lo que digo en el libro, en realidad todo se reduce a dos opciones: tirarlas o conservarlas.

Evidentemente, lo que cuento sobre la necesidad de combatir el Diógenes digital y, para ello, hacernos unas cuantas preguntas extra, es pura sobrecomplicación.

Si padeces, o si crees que padeces Diógenes digital, lo primero que seguramente quieras saber es si eso te importa —y lo quieres cambiar— o si, en el fondo, te da igual.

En el caso de que sí te importe, probablemente tenga más sentido que lo abordes como un comportamiento independiente que quieres cambiar.

El motivo es que su relación con la organización es marginal. Puedes ser una persona muy organizada a pesar de tener Diógenes digital y, del mismo modo, ser un desastre organizativo a pesar de no tenerlo.

Por tanto, puedes olvidarte de todas las preguntas que planteo en esta parte del libro y limitarte a una sola: ¿qué quieres hacer con eso que has decidido que no es accionable?

Tres posibles situaciones con las cosas no accionables

Una posible situación es que respondas «no quiero hacer nada», en cuyo caso lo que corresponde es tirarla.

Si, por el contrario, quieres conservarla, seguramente quieras profundizar un poco más. A fin de cuentas, si conservas algo será porque entiendes que te puede ser útil en un futuro.

Una pregunta adicional para aclararte mejor sería ¿para qué quiero conservar esto? Y aquí hay al menos dos posibles respuestas.

La primera respuesta posible es «por si me puede ser útil» y típicamente tiene que ver con objetos y con información.

En este caso, lo más importante es saber dónde buscarlo cuando quieras acceder nuevamente a ello.

La segunda respuesta posible es «para decidir más adelante qué hacer al respecto» y típicamente afecta a decisiones que prefieres tomar en otro momento y no ahora.

En este caso, la clave es asegurarte de que te vas a encontrar con ello —o con un recordatorio de ello—con la frecuencia adecuada (la que tú quieras) para poder reevaluarlo hasta que decidas tomar una decisión (la que sea).

Más allá del blanco o negro

Como habrás podido intuir, hay casos «fronterizos». Por ejemplo, una lista de películas que te han ido recomendando, ¿estaría más cerca de la segunda situación o de la tercera?

Pues, seguramente ya lo has adivinado, da exactamente igual. Para ti, ¿de cuál de las dos está más cerca? Respondas lo que respondas, esa es la respuesta correcta.

Habrá gente para la que esa lista de películas será información útil que consultar cuando quiera ver una película. Esto en GTD correspondería con Archivar.

Del mismo modo, habrá gente para la que sea una serie de películas sobre las que ya decidirá en su momento si verlas o no. Esto en GTD correspondería con Incubar.

Pero, como digo, lo único verdaderamente importante es identificar qué significado tiene para ti y organizarlo de manera coherente con ello.

Y con esto llegamos al final de este post. En una próxima entrega continuaremos en el apartado «En GTD® los proyectos no se hacen». ¡Hasta entonces!

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