viernes, 29 de abril de 2022

El café para todos en efectividad personal

Por: José Miguel Bolívar

En este post me gustaría compartir contigo algunas reflexiones sobre lo que yo llamo el café para todos en efectividad personal.

Llevo década y media compartiendo aquí lo que voy aprendiendo sobre efectividad personal y un tiempo parecido dedicándome profesionalmente a ayudar a mejorarla.

Y, a pesar de ello, este hallazgo, descubrimiento o, si lo prefieres, insight, ha tenido lugar hace tan solo unos meses.

No sé qué me ha sorprendido más, si la conclusión a la que he llegado o lo mucho que he tardado en llegar a ella.

En cualquier caso, por fin he podido entender el motivo común por el que fallan las metodologías de efectividad personal.

Y, a su vez, me he dado cuenta de que es un motivo tan obvio y evidente que lo más fácil y natural es pasarlo completamente por alto.

Desafortunadamente, estamos ante un problema que va más allá de las metodologías de efectividad personal y que afecta a la totalidad del modelo formativo en el que actualmente operan la mayoría de las organizaciones.

Un modelo hasta cierto punto lógico, aunque no por ello menos equivocado y, sobre todo, no menos ineficiente.

El modelo de aprendizaje sigue estancado

Hace doce años escribía sobre la necesidad de superar el modelo de formación tradicional por estar caduco.

Hoy, a pesar del tiempo transcurrido, la mayoría de las organizaciones —y de las personas— siguen operando bajo ese mismo modelo obsoleto.

La confusión entre información y conocimiento —dos conceptos sustancialmente distintos— da lugar a la creencia errónea de que el conocimiento es transferible (ya que la información sí lo es).

Y es esta creencia errónea la que propicia el «mito de la caja vacía» por el que se acepta que alguien que «posee» cierto conocimiento lo puede transferir a alguien que carece de él.

Obviamente, esto es falso. Tener información sobre montar en bicicleta y tener conocimiento sobre montar en bicicleta —es decir, saber montar en bicicleta—, son cosas muy distintas.

El aprendizaje ocurre cuando la información se transforma en acción.

Y, como todo el mundo sabe, toda acción conlleva un esfuerzo. Tomar conciencia de este «detalle» lo cambia todo, porque cambia el centro de atención.

En este nuevo y actualizado paradigma, el foco deja de estar en la persona formadora que supuestamente «transfiere» su conocimiento a las «cajas vacías» que tiene delante.

Ahora, el foco está en todas y cada una de las personas que aprenden, cada una de las cuales necesitará realizar su propio y particular esfuerzo de aprendizaje para convertir la información en conocimiento.

El egocentrismo metodológico como patrón común

Todas las metodologías de efectividad personal que conozco comparten un mismo patrón común: el egocentrismo de su autor o autora.

Por egocentrismo metodológico me refiero a la existencia de dos creencias igualmente nocivas.

La primera de ellas es «si a mí me es útil y me funciona, al resto del mundo también».

La segunda, «si yo soy capaz de aplicar estas prácticas, el resto del mundo también».

En casi todos los casos, la primera creencia peca de exceso de optimismo, ya que la utilidad de las prácticas que se plantean es circunstancial.

Quiero decir con esto que, lejos de ser prácticas de validez universal, solo son útiles en circunstancias más o menos concretas y específicas.

Esto significa que seguramente resulten útiles a las personas cuyas circunstancias sean similares a las de quien desarrolló la metodología, pero no al resto.

Al margen de lo anterior, hay metodologías —por ejemplo,  GTD— que sí proponen prácticas de utilidad universal, ampliamente validadas por las neurociencias y, por tanto, aplicables a todo el mundo.

Si esto es así, y lo es, ¿por qué entonces sigue habiendo tantas personas que fracasan en el intento de aplicarlas?

Aprender es cambiar

Aquí es donde entra en juego la segunda creencia del egocentrismo metodológico: «si yo soy capaz de aplicar estas prácticas, el resto del mundo también».

Esta creencia pasa por alto un detalle crucial: que el aprendizaje es un proceso de cambio. Aprender es cambiar.

Un cambio que rara vez ocurre de manera instantánea y que la mayoría de las veces es progresivo, es decir, asociado a un recorrido.

La clave está en entender que cada persona se enfrenta a su propio recorrido de aprendizaje.

Primero, porque cada persona está inicialmente en un punto distinto y, por tanto, a una distancia distinta del objetivo último del aprendizaje.

Y segundo, porque cada persona tiene unas características particulares que, combinadas, dan lugar a una determinada capacidad de aprendizaje.

Me refiero, por ejemplo, el estilo de aprendizaje, el nivel de compromiso, la necesidad, la motivación y la mayor o menor perseverancia.

Por tanto, la posibilidad real de aprender está fuertemente condicionada por dos factores: la distancia al punto de destino y la capacidad de aprendizaje.

El reto lo tiene quién aprende

Si aceptamos que cada persona se acerca al reto de aprender desde una situación distinta, el café para todos —en efectividad personal o en cualquier otra materia— queda automáticamente en evidencia.

Como es obvio, habrá personas que se encuentren más distantes del objetivo de aprendizaje —algo inevitable cuando este es el mismo para todo el mundo— y que, por consiguiente, lo tendrán mucho más difícil.

Lo mismo ocurrirá con las personas cuya capacidad de aprendizaje sea comparativamente menor.

Únicamente las personas que partan de una situación suficientemente próxima al objetivo final, o que tengan la capacidad de aprendizaje suficiente para completar el recorrido, lograrán tener éxito en su empeño.

En definitiva, el reto de aprender lo tiene quien aprende, ya que cada persona aborda el aprendizaje desde su propia realidad, que es única.

Cualquier metodología que pase por alto este hecho fundamental está abonando el camino hacia la frustración y el rechazo, a la par que reduciendo considerablemente sus probabilidades de éxito.

Personalmente, esta conclusión me ha llevado a replantearme profundamente el enfoque original desde el que abordé OPTIMA3® en su día, lo cual implica descartar todo lo existente hasta ahora y empezar nuevamente desde cero.

La magnitud del reto es considerable y hasta es posible que sea una misión imposible. En cualquier caso, tengo claro que OPTIMA3 será cualquier cosa menos café para todos, o no será.

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viernes, 22 de abril de 2022

Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 10

Por: José Miguel Bolívar

En este décimo post de la serie Productividad Personal Edición 2022 voy a compartir contigo mis reflexiones sobre la parte dedicada a cómo se procesa o aclara una bandeja de entrada.

Esta parte del libro me ha generado emociones incómodas.

Por un lado, si de explicar el diagrama de flujo de GTD se trata, creo que gran parte de lo que digo en el libro sigue siendo cierto o, en el peor de los casos, irrelevante. Luego lo comentaré en más detalle.

Por otro, como ya comenté en el post anterior, pienso que es un diagrama de flujo que, además de engañoso, ha fracasado en el intento de reducir el pensamiento intuitivo a un algoritmo.

Y, por si fuera poco, creo sé por experiencia que explicar este paso sin haber explicado previamente el paso de Organizar es un error pedagógico considerable.

Esto es así porque la gente se agobia cuando la obligas a decidir sobre sus cosas sin saber aún «dónde las va a poner» según vaya decidiendo sobre ellas.

Una buena pedagogía no debería pasar por alto la realidad en la que se encuentran las personas cuando se incorporan al proceso de aprendizaje.

Y la realidad es que la gente —cuando llega a GTD— está más preocupada por encontrar un sitio en el que guardar/clasificar/ordenar lo que va aclarando que en tomar decisiones con sentido sobre sus cosas.

Dejando todo esto al margen, veamos los cuatro puntos que abordo en este apartado del libro.

El objetivo de procesar/aclarar es transformar/vaciar

Aquí lo dejaría tal y como está, al menos en su esencia. El valor de este paso es someter tus cosas a un proceso de análisis y toma de decisiones con un mínimo de calidad.

Mucha gente se resiste como gato panza arriba a tomar decisiones y prefiere guardar los temas bajo la alfombra hasta que no queda más remedio.

Para estas personas, procesar/aclarar es un trago (3.ª acepción) y por eso prefieren seguir haciendo sin pensar ni decidir que empezar a pensar y decidir sin hacer.

Hasta que no sean conscientes de que su actitud no suele arrojar buenos resultados, tampoco se puede hacer gran cosa para que se tomen este paso de GTD en serio.

Procesa la bandeja en orden

Este es otro ejemplo de ese «tufillo fundamentalista» del que ya he hablado en varias ocasiones en esta serie.

A ver, la intención positiva de este consejo es evitar que la gente se haga trampas al solitario.

Ahora bien, en mi experiencia, consejos como este no solo no impiden que quien tiene la costumbre de hacerse trampas al solitario se las siga haciendo, sino que contribuyen a generar esa fama de rigidez que tiene GTD.

Una fama más que merecida, por cierto, no porque sea realmente rígido, que no lo es en absoluto, sino porque su pedagogía está repleta de ejemplos como el que acabo de comentar que inducen a percibirlo como rígido.

En definitiva, mientras procesar/aclarar signifique vaciar, el orden es irrelevante.

Hazlo como te dé la gana, pero piensa y decide sobre tus cosas hasta vaciar tus bandejas.

Lo que sale de la bandeja no vuelve

O sí. O suponías que te iba a dar tiempo a aclararla porque tenías 5 correos nada más y luego te has dado cuenta de que cada correo tenía más «sustancia» de la que creías.

Y como se te ha echado encima la hora de meterte en la reunión y no quieres precipitarte y aclarar mal el correo con el que estás, lo devuelves a la bandeja y ya lo aclararás en la próxima ronda. Y no pasa nada, oye.

Estamos nuevamente ante un ejemplo de fundamentalismo absurdo, por muy bien intencionado que sea.

La intención en este caso es idéntica a la del punto anterior: que pienses y decidas sobre tus cosas hasta vaciar tus bandejas.

Mi experiencia es que la gente deja en la bandeja los «residuos complicados», es decir, esos temas sobre los que realmente les cuesta pensar y decidir. De ahí que se recomiende como buena práctica que nada pueda volver a la bandeja.

Pero pensar deprisa y mal para cumplir con el trámite y que no quede nada en la bandeja es casi peor que dejarlo en la bandeja para retomarlo con ganas y aclararlo adecuadamente en un momento posterior.

Sigue el diagrama de flujo

O no. Lo importante es que pienses y decidas con sentido, que superes la obsesión archivista del dónde lo pongo (ponlo donde te dé la gana) y entiendas el valor añadido de este proceso clave de pensamiento.

Es cierto que mucha gente decide regular tirando a mal cuando da sus primeros pasos con GTD. Por ejemplo, incubando cosas «porque no tiene que entregarlas hasta la semana próxima».

Creo que pedirle a la gente que piense y decida sobre sus cosas «en abstracto» es pedir demasiado.

Sería mucho más fácil pedirles que lo hicieran una vez tuvieran claro cómo va a continuar el proceso, es decir, que primero supieran «dónde se ponen las cosas en GTD» y qué tipo de decisiones se toman al procesar/aclarar.

Solo entonces tendría sentido, al menos para mí, que aprendieran a pensar y decidir con intención. Aunque claro, entonces eso ya no sería GTD, sino otra cosa.

Con esto llegamos al final de este post. En una próxima entrega continuaremos en el apartado «Aprendiendo a transformar las cosas». Te espero.

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viernes, 8 de abril de 2022

Diferencias entre áreas de enfoque y proyectos

Por: José Miguel Bolívar

En este post vamos a abordar las diferencias entre áreas de enfoque y proyectos en GTD.

Estos dos conceptos dan lugar a buen número de confusiones, malentendidos y errores.

Y es curioso, porque, aunque complementarios, son distintos hasta el extremo de poder considerarse casi opuestos.

Una muestra de esta diferencia la tenemos en que incluso ocupan posiciones físicas (o digitales) separadas en un ecosistema GTD bien organizado.

En mi experiencia, el principal motivo por el que llevan a error es su peligroso parecido con las categorías organizativas de archivo, que tan bien conocemos y tanto nos gustan.

Por ejemplo, un error común al empezar con GTD es creer que los proyectos son contenedores de acciones (qué manía con archivarlo todo, oye).

En la misma línea, otro error habitual es pensar que las áreas de enfoque y responsabilidad engloban y contienen a los proyectos (y acciones).

La realidad es bien distinta.

Lo excepcional y lo habitual

Una de las diferencias entre áreas de enfoque y proyectos es su grado de familiaridad.

La mayoría de los recordatorios en tus listas de acciones y proyectos tienen que ver con temas puntuales, «desconocidos».

Son cosas que, en un momento dado, aparecieron en tu radar, decidiste que tenías que hacer algo con ellas y las incorporaste a tu sistema. Una vez hayas hecho lo que sea que tengas que hacer con ellas, desaparecerán para no volver.

Por el contrario, los recordatorios procedentes de tus áreas de enfoque tienen que ver, también en su mayoría, con temas recurrentes, «familiares» (al margen de su mayor o menor frecuencia).

No son cosas que puedas terminar y retirar del sistema.

Esto es así porque la utilidad principal de las áreas de enfoque es el mantenimiento de estándares en las diversas áreas de tu vida y tu trabajo.

Tus contextos y tus checklists

El contenido de tus listas «estándar» de acciones, es decir, los contextos, suele proceder mayoritariamente de temas puntuales y desconocidos.

Pero los recordatorios procedentes de las áreas de enfoque y responsabilidad suelen estar en otro sitio, física o digitalmente separados de los anteriores.

Su lugar típico son los checklists, aunque también habrá parte de ellos en el calendario.

Recalco que estamos hablando de «la mayoría» y «en general». Esto es fundamental entenderlo porque son conceptos muy distintos de «todos» y de «siempre».

Por otra parte, las áreas de enfoque son simplemente una lista más, concretamente, una lista de desencadenantes, igual que las que utilizas para el barrido mental.

La buena práctica es mantener esta lista en tu archivo de referencia, es decir, fuera de tus listas. Así es como la tiene David Allen y así es como recomendamos tenerla en la formación GTD® oficial.

Mezclar las áreas de enfoque con tus listas —en cualquiera de sus posibles formas— es simplemente sobre complicar y meter ruido al sistema.

Ten en cuenta que puede que, puntualmente, tengas proyectos relacionados con áreas de enfoque, pero nunca estarán «dentro» de ningún área de enfoque.

Lo importante y lo urgente

Otra diferencia relevante es que tus proyectos y acciones suelen estar en gran parte relacionados con temas que podríamos calificar de «urgentes».

Sin embargo, los recordatorios procedentes de tus áreas de enfoque suelen estar en su mayoría relacionados con aspectos de tu vida y tu trabajo que, más que urgentes, son «importantes».

Precisamente por su importancia, exenta de urgencia por lo general, es por lo que quieres asegurar el mantenimiento de unos estándares.

En línea con esto tenemos también la frecuencia con la que necesitas actualizar y poner al día unos u otros.

Tus proyectos y acciones necesitas comprobarlos a fondo semanalmente, en tus revisiones semanales.

Por el contrario, reflexionarás sobre tu lista de áreas de enfoque con una frecuencia mucho menor.

Lo reactivo y lo proactivo

Mantener estándares es comprometerte con el futuro. También es una expresión de tu proactividad, ya que es ese mantenimiento el que permite anticiparte y minimizar las sorpresas desagradables necesitadas de reacción inmediata.

Al igual que la relación ideal entre reactividad y proactividad es dinámica, así lo es también la relación entre los diversos elementos que integran tu sistema.

En ocasiones, la conclusión de un proyecto será el punto de partida de una nueva área de enfoque. En otras, un área de enfoque será el origen de un proyecto.

Del mismo modo, a veces un logro (resultado) despierta las ganas de mantener su impacto y termina siendo un área; otras, la necesidad de mantener un estándar puede requerir la consecución de un resultado, por lo que puntualmente tendremos un proyecto relacionado.

En cualquier caso, y a modo de resumen del post, la clave es evitar caer en las dicotomías sin sentido, entender bien los conceptos y, sobre todo, la utilidad de  las buenas prácticas que llevan asociadas.

Porque, más allá del purismo absurdo y de intentar reducir todo a blanco o negro, la práctica de GTD transcurre en los infinitos matices de una gama de grises. Por más que duela al fundamentalismo.

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viernes, 1 de abril de 2022

La perversa relación entre autoestima y efectividad

Por: José Miguel Bolívar

En esta ocasión me gustaría compartir contigo algunas reflexiones sobre la perversa relación entre autoestima y efectividad.

También compartiré algunas estrategias para superar los obstáculos.

Como iremos viendo en el post, se trata de una relación que, ya de entrada, es paradójica.

Esto es así porque mejorar la efectividad suele tener un impacto positivo en la mejora de la autoestima.

El problema es que existe una relación inversamente proporcional entre el nivel de autoestima y la capacidad de mejora de la efectividad.

Y es aquí precisamente donde aparece la perversidad, porque las personas que más podrían beneficiarse de mejorar su efectividad son también las que más difícil tienen conseguirlo.

La relación positiva entre autoestima y efectividad

Mejorar la efectividad significa, entre otras cosas, disponer de más y mejores recursos para conseguir resultados.

Ten en cuenta que, en este contexto, cuando hablamos de resultados lo estamos haciendo en su sentido más amplio.

Me refiero a que estamos reuniendo en una misma categoría una amplia variedad de resultados: relevantes e irrelevantes, elegidos e impuestos, personales y profesionales, etc.

Si una persona mejora su efectividad y, gracias a ello, empieza a alcanzar más resultados significativos para ella, parece lógico pensar que este cambio va a tener un impacto positivo en su autoestima.

Esto es así por muchas razones. Una de ellas es que mejorar la efectividad implica capacidad para aprender y cambiar, para adaptarte y mejorar como persona.

Por tanto, si has mejorado tu efectividad, significa que dispones de todas estas habilidades, y eso es bueno.

Asimismo, alcanzar los resultados que deseas conlleva una sensación de logro, de satisfacción, de ser capaz. Esto también tiene un efecto positivo muy importante a nivel psicológico.

Por último, este cambio positivo conlleva un mensaje muy potente: lo que antes te impedía conseguir resultados no era ninguna carencia ni defecto intrínseco tuyo sino, simplemente, que necesitabas desarrollar una competencia.

La relación negativa entre autoestima y efectividad

La gran perversidad de todo esto es que las personas con baja autoestima son las que más difícil tienen mejorar su efectividad, principalmente por dos motivos.

El primero es que la mejora de la efectividad es una competencia, es decir, un conjunto de comportamientos observables concretos.

La competencia se construye identificando patrones comunes —comportamientos— en las personas que logran resultados con menor esfuerzo, mayor calidad y en menos tiempo.

Las personas con baja autoestima entienden que imitar los comportamientos extraídos de estos modelos de referencia conlleva «dejar de ser ellas mismas».

Esto se debe a un problema de percepción de la realidad, ya que estas personas son incapaces de entender que simplemente están aprendiendo.

En lugar de darse cuenta de que están adoptando una actitud inteligente —es decir, adoptando un modelo ya validado que les evita riesgos y esfuerzos—, perciben que su personalidad está siendo anulada por las de otras personas.

El segundo motivo es que la resistencia al cambio de estas personas es enorme.

El problema en este caso es que, en lugar de entender el error como fuente de aprendizaje, lo interpretan como evidencia de su poca valía.

Este error de concepto se traduce en una fuerte resistencia a dejar de hacer las cosas «como siempre las han hecho», ya que creen que minimizando el cambio minimizan el riesgo de «fallar».

Algunas estrategias

La baja autoestima, si realmente alcanza un nivel preocupante, conviene trabajarla con la ayuda de profesionales especialistas en la materia.

Las estrategias que voy a compartir aquí están pensadas, por tanto, para personas que simplemente tienen algo menos de autoestima de la que les gustaría.

Una de estas estrategias es analizar cosas que se les den particularmente bien y reflexionar sobre cómo llegaron ahí.

Al hacerlo observarán un patrón bastante común en todo ello: antes de que se les diera bien, se les dio mal. Lo que posibilitó el cambio fue empezar, practicar y perseverar.

También observarán que, en prácticamente todos los casos, aprendieron de alguien, bien de forma autodidacta o con ayuda, pero en ningún caso aprendieron por ciencia infusa.

Incorporar un comportamiento que funciona, por tanto, lejos de significar una renuncia a tu personalidad significa que eres una persona inteligente, observadora y adaptable.

Espero que te haya resultado útil el post y, si se te ocurre alguna otra estrategia que te parezca interesante, me encantará que la compartas en los comentarios.

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