Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 9

Por: José Miguel Bolívar

En este noveno post de la serie Productividad Personal Edición 2022 voy a compartir contigo mis reflexiones sobre la parte inicial dedicada al concepto Procesar/Aclarar.

El primer apartado, «Por qué hay que transformar las cosas» sigue plenamente vigente a pesar del tiempo transcurrido.

En concreto, me ha gustado releer la parte referente a «clasificar», una pésima práctica que, en el fondo, no deja de ser procrastinación encubierta.

Probablemente, hoy añadiría algo más a esta parte del libro.

Pensar y decidir sobre tus cosas, más allá de ser una buena práctica, es un requisito indispensable para ser una persona efectiva.

Cuando evitas hacerlo, la alternativa que te queda es reaccionar, un comportamiento primitivo cuya utilidad ha quedado muy reducida en el complejo mundo actual.

Reaccionar es muy útil cuando se trata de sobrevivir o de gestionar contingencias operativas. Gracias a este comportamiento hemos sobrevivido como especie y lo seguimos haciendo.

El problema con reaccionar se produce cuando se convierte en un modo de vida.

Si tu modo por defecto de interactuar con el mundo es reaccionar, estarás renunciando no solo a gran parte de lo que te define como ser humano, sino también a tu independencia y a tu autonomía.

Porque, cuando en lugar de pensar y decidir sobre tus cosas te limitas a reaccionar ante ellas, te conviertes en alguien fácilmente manejable, en un dócil juguete en manos de otras personas.

El hábito de Procesar/Aclarar

En este apartado sí que introduciría cambios significativos a día de hoy.

Como comentaba en la reflexión anterior, algunas partes del libro destilan ese «tufillo fundamentalista» típico de la ignorancia recubierta de falsa seguridad.

Lo que quiero decir es que mucho de lo que afirmo en este párrafo, además de incorrecto, es también contrario a la esencia de GTD. Me explico.

Las decisiones que se toman al Procesar/Aclarar son decisiones. Las tuyas. Las que tú quieras tomar, por muy subjetivas que sean.

Me doy cuenta de que escribiendo este párrafo me pasé tres pueblos, ja, ja, ja. Lo siento. En mi descargo diré que la intención tras este fundamentalismo era buena, aunque equivocada.

Mi experiencia como formador es que la gente, cuando cree saber lo que le vas a decir, no escucha, sino que lo supone o se lo imagina.

Yo quería que entendieran que Procesar/Aclarar es otra cosa, un proceso clave de pensamiento, de altísimo valor añadido, que puede cambiar tu forma de relacionarte con el mundo.

Pero me equivocaba en la solución, porque complicar las cosas rara vez va a simplificarlas.

Así que puedes olvidarte de todo lo que cuento en el libro sobre tomar decisiones objetivas o subjetivas.

Procesar/Aclarar es decidir —lo que te dé la gana— sobre tus cosas.

Lo importante es decidir, porque el camino hacia sentirte bien con lo que haces y lo que no haces requiere haber decidido previamente qué hacer y qué no hacer.

O sea, que mientras decidas, bien está, decidas lo que decidas.

Obviamente, si tomas buenas decisiones es mejor que si las tomas malas.

Pero una mala decisión es mejor que ninguna decisión (de hecho, decidir no decidir ya es una decisión y puede ser la peor de todas).

El diagrama de flujo de GTD

Actualmente, pienso que mi versión «mejorada» del diagrama de flujo de GTD es en realidad una sobre-complicación innecesaria.

Es verdad que el diagrama de flujo original es muy mejorable, pero cualquier añadido es ruido que solo sirve para complicarlo y, cuanto más añadas, más complicación.

El problema con el diagrama de flujo de GTD es que ha intentado «algoritmizar» la intuición y, claro, la intuición es más que un algoritmo (escribiré sobre ello).

Curiosamente, el diagrama de GTD ha triunfado porque es engañoso y hace creer que tomar decisiones es algo sencillo que puedes hacer sin pensar.

De hecho, en la formación GTD^® oficial de Nivel 1 se refuerza la idea falaz de que puedes Procesar/Aclarar como un robot.

Bueno, y en sentido estricto es cierto que puedes hacerlo, aunque lo más probable es que el resultado sea una porquería.

Procesar/Aclarar requiere en primer lugar una reflexión, por muy breve que sea, sobre qué significa para ti cada una de esas cosas que estás procesando/aclarando.

Sin esta mínima reflexión inicial, lo que vas a hacer va a seguir siendo mayoritariamente reaccionar, con lo que se pierde la mayor parte del valor añadido del proceso.

De hecho, el problema que tienen muchas personas que dicen usar GTD es que tienen un sistema con muchas listas y mucho contenido sobre el que han pensado poco o nada.

Y claro, si el contenido de tu GTD no es resultado de haber pensado y decidido, su utilidad es marginal, así que lo normal es que no lo utilices y termines abandonándolo.

En resumen, lo importante de Procesar/Aclarar es pensar para luego, una vez has pensado, decidir. Si haces esto y lo haces bien, tu efectividad pasará a otro nivel.

No tengo claro qué haría a día de hoy con el diagrama de flujo, aunque intuitivamente me genera rechazo porque creo que confunde más que ayuda (aunque parezca lo contrario).

Y con esto llegamos al final de este post. En una próxima entrega nos adentraremos en cómo se procesa o aclara una bandeja de entrada. El tema promete…

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Las luces y las sombras de GTD

Por: José Miguel Bolívar

Hoy me gustaría compartir contigo algunas reflexiones sobre las luces y las sombras de GTD.

Si quieres evitar frustraciones cuando intentas entender y aplicar esta metodología, considero imprescindible saber que GTD está lejos de la perfección.

Obviamente, GTD^® ha marcado un antes y un después en la historia de la efectividad personal y sigue siendo el estándar. Esto es indiscutible.

Este merecido liderazgo ha sido posible porque, a diferencia de otras «soluciones» en el campo de la efectividad, GTD se basa en principios productivos universales.

Las prácticas que propone proceden, en su inmensa mayoría, de estrategias que han sido ampliamente validadas por la ciencia.

Gracias a la solidez de sus fundamentos, GTD ha triunfado donde el resto de enfoques, planteamientos y metodologías han fracasado.

Y, aun así, GTD es imperfecto hasta tal punto que, probablemente, su imperfección sea el peor enemigo de su aprendizaje.

Las luces de GTD

La mayoría de planteamientos alternativos a GTD —tanto previos como contemporáneos— tienen una cosa en común: están obsoletos.

Y lo están porque operan en un paradigma caduco: el de la productividad del trabajo manual.

Este antiguo paradigma, válido y aplicable a las cadenas de producción del siglo XIX, es inservible en la realidad actual.

Una de las grandes «luces» de GTD es que se trata de una metodología del siglo XXI que nace para dar respuesta a los problemas de efectividad del siglo XXI.

Otra de estas grandes «luces» indiscutibles es obvia: GTD funciona.

Sí, es cierto que el camino para dominar la metodología es largo y tortuoso y que requiere dosis enormes de humildad, perseverancia y paciencia.

Pero también es cierto que, si se dispone de esas cualidades, el camino se recorre sin mayor problema y la recompensa es inmensa.

Y por citar algunas más, otras de sus grandes «luces» son la simplicidad, flexibilidad y potencia de los principios universales en los que se basa.

Algo tan sencillo como, en lugar de utilizar la memoria como gestor de recordatorios, construir y mantener una mente externa que contenga los recordatorios adecuados —en las categorías adecuadas— para verlos cuando tiene sentido.

Las sombras de GTD

Si una de las principales «luces» de GTD es la simplicidad de los principios productivos universales en los que se basa, sus principales «sombras» son la manera de darles forma (su estructura) y de enseñarlos (su didáctica).

Esto es importante porque los principios en los que se basa GTD son una cosa y GTD es otra (aunque Allen intente hacer creer cada vez que tiene ocasión que ambas son lo mismo).

Los principios productivos universales en los que se basa GTD ya estaban ahí mucho antes de que Allen los reconociera, como él mismo admitió hace unos años en una entrevista de la BBC, «I didn’t make this stuff up, I recognized it».

El mérito de Allen ha sido sacar esos principios de la abstracción y darles una estructura reconocible y utilizable por el gran público.

El problema es que Allen ni es metodólogo ni es formador. Como él mismo dice, es solo un buen ponente (muy bueno, en mi opinión).

La consecuencia de estas carencias es que GTD es una manera extremadamente complicada de explicar unos principios productivos y unas buenas prácticas extremadamente sencillas.

Aunque escribiré con más detalle sobre esto en otro momento, me estoy refiriendo a lo desacertado de varios de sus conceptos (por ejemplo, «proyecto»), de sus modelos (como los 5 pasos que no son pasos) y de su didáctica (libros y formaciones).

Conclusiones

Casi dos décadas de uso y más de una década enseñando GTD a unos cuantos miles de personas, me han permitido identificar algunos patrones nítidos en el camino para dominar GTD.

Que la inmensa mayoría de las personas hayamos interpretado mal las mismas cosas, y cometido prácticamente los mismos errores, se puede explicar de diversas maneras.

Una es creer que todas estas personas tenemos una capacidad de comprensión limitada.

Otra es pensar que la forma en que está planteada la metodología —tanto en su estructura como en su didáctica— da lugar a malas interpretaciones y conduce a errores.

No sé qué opinarás tú, pero yo me inclino por la segunda opción.

En cualquier caso, lo que está claro es que, a pesar de sus muchas imperfecciones, GTD funciona y ha triunfado donde el resto de metodologías han fracasado.

Por otra parte, Allen siempre dice que su visión es hacer llegar GTD a todo el mundo, imagino que para que puedan beneficiarse de todo lo que ofrece.

Quién sabe, igual ha llegado el momento de plantearse si esto es realmente posible, y de cuestionarse si el motivo por el que GTD no ha llegado más lejos es precisamente su innecesaria complejidad.

¿Y si la manera de hacer llegar GTD a todo el mundo fuera trascenderlo? Aunque pueda sonar paradójico, tal vez el camino hacia la universalidad pase por su deconstrucción.

A lo mejor la solución es eliminar las capas exteriores de ruido, extraer sus principios y construir con ellos algo nuevo y mejor, con una nueva estructura y una nueva didáctica.

Y entonces, tal vez, la esencia de GTD, el valor que encierra, sea entendible y aplicable para todo el mundo.

¿Tú qué opinas?

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La relación entre inconformismo inteligente y efectividad

Por: José Miguel Bolívar

En este post voy a hablar de la relación entre inconformismo inteligente y efectividad.

Dice Francisco Alcaide que las personas ganadoras buscan soluciones y que las perdedoras buscan excusas.

En el campo de la efectividad, tanto personal como organizativa, ocurre algo parecido.

Las personas inefectivas son maestras de la «queja pasiva», es decir, quejarse mucho y no hacer nada para cambiar la situación.

Por el contrario, las personas efectivas se rebelan intuitivamente contra las experiencias que viven como inefectivas.

Este «inconformismo inteligente» es lo que les lleva a buscar maneras alternativas —más efectivas— de hacer las cosas.

Como puedes imaginar, es más cómodo quejarse y no hacer nada que invertir recursos en encontrar alternativas mejores.

Pensamiento crítico, antesala del inconformismo inteligente

Si hay una competencia clave para la mejora de la efectividad, esa es el pensamiento crítico.

Esta competencia lleva a cuestionarte las cosas en lugar de aceptarlas sin más.

Lejos de llevar la contraria por llevar la contraria, se trata de evitar dar algo por bueno, válido o cierto sin haber pensado antes siquiera un segundo en ello.

Con el «inconformismo inteligente» ocurre algo parecido. Se trata de cuestionarte las maneras —tradicionales, habituales, iniciales— de hacer las cosas en lugar de aceptarlas y aplicarlas sin más.

Para nada se trata de ser una persona eternamente insatisfecha, sino de transformar la queja inútil en búsqueda activa de alternativas.

Precisamente por eso hablamos de «inteligente». En caso contrario hablaríamos de «inconformismo enfermizo» o de algo similar.

Inconformismo inteligente: ¿hábito o intuición?

El «inconformismo inteligente», ¿es un hábito o una intuición? Imagino que aquí podemos encontrarnos todo tipo de situaciones.

En algunos casos, se tratará de algo intuitivo. Recuerdo de pequeño que mi padre —educado en la cultura del esfuerzo por el esfuerzo— me decía a menudo «hijo, hay que ver lo que trabajas con tal de no trabajar».

Se refería a que, en lugar de lanzarme sin más a hacer las cosas, me paraba antes a pensar y a probar diversas alternativas hasta encontrar una opción mucho mejor.

En la inmensa mayoría de los casos, esa aparente «pérdida de tiempo» inicial se traducía en que la tarea se realizaba en menos tiempo, o de manera más amena o con menos errores (y, a menudo, con todo lo anterior).

En este caso estaríamos hablando de algo intuitivo expresado como hábito, pero también se da el caso contrario.

Si, en lugar de quejarte amargamente cuando algo no te convence —y no hacer nada para cambiarlo—, desarrollas el hábito de practicar el «inconformismo inteligente», te sorprenderás.

Verás como, en el 99 % de los casos, eres capaz de dar con una manera más rápida, sencilla o entretenida de hacerlo (y, con un poco de suerte, todo lo anterior a la vez).

Con el tiempo, este refuerzo positivo dará lugar a que desarrolles un «sexto sentido», una intuición que hará que salten todas tus «alarmas interiores» cada vez que estés haciendo algo de manera inefectiva.

Aplicando el inconformismo inteligente en la práctica

Estoy seguro de que ahora mismo hay actividades —tanto personales como profesionales— que te dan una pereza mortal.

Puede ser por lo monótonas que son, por el mucho tiempo que consumen, por lo fácil que es cometer errores si no pones en ellas tus cinco sentidos o por una mezcla de todo lo anterior.

Pues bien, estoy seguro de que existe —con total seguridad— no una, sino varias maneras mejores de hacerlo (es decir, en menos tiempo, de manera más amena o con menos errores) aún por descubrir.

Así que te invito a que experimentes en primera persona la potencia del inconformismo inteligente.

Lo primero que necesitas es convencerte de que esas mejores alternativas existen.

Lo segundo, dedicar tiempo a buscarlas.

Finalmente, ir probando lo que se te vaya ocurriendo (¡cuidado con descartar algo sin haberlo probado antes!).

Si perseveras, darás con ello. Seguro. Es más, lo más probable es que luego te preguntes cómo has tardado tanto en «rebelarte» contra la situación.

¿El problema? Que estamos tan acostumbrados a la comodidad de la queja inútil, que ni se nos ocurre que el simple hecho de pensar que se podría hacer de otra manera ya es encontrar la mitad de la solución.

¿Te animas? Me encantará conocer tu experiencia en los comentarios 😉

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Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 8

Por: José Miguel Bolívar

En este octavo post de la serie Productividad Personal Edición 2022 voy a compartir contigo mis reflexiones sobre la parte dedicada a los conceptos Recopilar/Capturar y Bandeja de entrada.

Al leer de nuevo estas páginas me doy cuenta de lo lejos que queda aquello de donde estoy ahora en mi camino para dominar GTD.

Leyéndolas con ojo crítico, me parece que pecan de un enfoque excesivamente operativo, más preocupado por los detalles técnicos que por la esencia de los conceptos.

También he percibido al releerlas ese «tufillo fundamentalista» tan característico de quienes creen saber más GTD del que realmente saben.

Pero bueno, este «fundamentalismo» es parte del proceso de aprendizaje de GTD, así que como tal lo acepto.

En resumen, el contenido del libro de esta parte es esencialmente válido, pero hoy lo escribiría de manera muy distinta.

El verdadero valor de Recopilar/Capturar

Aunque nunca se lo he oído decir a Allen, ni tampoco lo he leído en ningún texto suyo, tengo claro que —al menos inicialmente— el principal valor del hábito de Capturar es reeducar la atención.

El cerebro humano tiende a primar lo más reciente, lo más llamativo y lo más ruidoso sobre todo lo demás.

Este comportamiento innato es tan útil cuando de sobrevivir se trata como disfuncional en el resto de casos.

Capturar permite «enfriar el pensamiento», algo clave para evitar la procrastinación y las decisiones precipitadas. Porque tú ya sabes —por experiencia— que decidir en caliente casi siempre significa decidir mal.

La esencia de la efectividad es gestionar la atención, «estar a lo que estás», sea lo que sea. Esto es incompatible con estar a todo lo que llega, a lo más llamativo y ruidoso.

Capturar te libera de la esclavitud que supone vivir permanentemente pendiente de lo último que aparece en tu radar.

Sí, evidentemente también te ayuda a no olvidar las cosas y a tener una cabeza vacía, una «mente como el agua» que te permite centrarte en lo que sea que estés haciendo.

Y, claro, por supuesto que es una práctica indispensable para disponer de una mente externa de confianza desde la que elegir con sentido qué hacer en cada momento.

Pero nada de eso sirve de gran cosa si eres incapaz de gestionar tu atención de manera efectiva, para lo cual antes necesitas reeducarte.

Fuentes de entrada vs. bandejas de entrada

La diferencia entre fuente de entrada y bandeja de entrada es sutil pero relevante. Además, es una distinción muy personal (ya sabes, el significado lo define todo).

Desde un punto de vista semántico, parece lógico asociar «bandeja» a un lugar en el que quedan depositadas cosas y «fuentes» a lugares desde los que llegan cosas a esas bandejas.

Pero, como digo, en la práctica se trata de una decisión personal. Yo puedo considerar bandeja de entrada algo que tú consideras fuente de entrada, o al revés. Y ambos tendríamos razón en ambos casos.

En el libro expongo una relación extensa de ejemplos de lo que yo consideraba, por aquel entonces, bandejas de entrada. A día de hoy, la mayoría de esos ejemplos serían para mí fuentes de entrada.

Por ejemplo, WhatsApp (Telegram en mi caso) es ahora para mí una fuente de entrada. Si leyendo algún canal me encuentro algo que me llama la atención, lo capturo con Braintoss.

Eso que capturo con Braintoss sí va a parar a una bandeja de entrada (en mi caso, el Inbox de Dynalist para casi todo y mi email cuando se trata de una imagen).

De hecho, entender la sutil diferencia entre «fuente» y «bandeja» significó un gran paso en términos de simplicidad de mi sistema. Como resultado, en la actualidad tengo únicamente 4 bandejas de entrada.

Las bandejas de entrada son un facilitador

Las bandejas de entrada sirven para Capturar, sí, pero su verdadera utilidad es facilitar el proceso de «reeducación de la atención» que antes comentaba.

Cada vez que llega algo a tu radar que tú no has llamado activamente —sea externo o interno— en lugar de dejarte llevar por ello en el momento, captúralo y continúa con lo que sea que estuvieras haciendo.

Para poder desarrollar este hábito, necesitas tener siempre a mano una bandeja de entrada, así que, sobre todo al principio, ten tantas como necesites.

Ya tendrás ocasión de ir eliminando las que dejes de utilizar una vez hayas consolidado el hábito de Capturar.

Ten en cuenta que probablemente el indicador más fiable de hasta qué punto estás usando realmente GTD es cuánto de lo que haces lo haces cuando surge. Si de verdad aplicas GTD, será un porcentaje ridículamente pequeño.

Y con esto llegamos al final de este post. En una próxima entrega hablaremos sobre la parte del libro dedicada a Procesar/Aclarar.

La entrada Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 8 se publicó primero en Óptima Infinito.