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2020 termina y llega el momento de hacer balance tras nueve años de tránsito por la consultoría artesana (donde, paradójicamente, no todo es consultoría, aunque sí artesana).
No creo que este haya sido un año fácil para nadie.
Para mí, ha sido un año marcado por situaciones complejas, incertidumbres, temores, decisiones difíciles y algunas decepciones.
Aun así, mi balance global es enormemente positivo.
Empezando por lo más sencillo —mis hábitos saludables—, ha habido más avances que retrocesos y esto, en un año así, ya es un logro.
Por ejemplo, lectura y horas de sueño eran dos áreas en las que quería mejorar y lo he conseguido.
En salud el resultado ha sido menos regular. Aunque he mejorado en actividad física, he empeorado ligeramente en peso.
El confinamiento alteró la tendencia y luego no he logrado estabilizar las fluctuaciones, así que en 2021 quiero recuperar la buena tendencia de 2019.
2020 prometía ser un año fantástico en lo profesional.
Íbamos a lanzar la versión 4 del curso de formación GTD® oficial de Nivel 1 y también a empezar nuestra actividad en LATAM.
En el balance del año pasado incluso afirmaba que «con toda seguridad» íbamos a lanzar también el Nivel 2 de la formación GTD® oficial en el primer semestre de 2020. ¿Alguien dijo sobreplanificar?
Porque llegó la COVID-19 y lo cambió todo.
Si quieres los detalles del impacto que la nueva situación tuvo sobre OPTIMA LAB, los tienes aquí.
He aprovechado para hacer mucha introspección y autocrítica estos meses, buscando separar con claridad cuánto ha tenido que ver con mi zona de influencia y cuánto con la COVID-19.
Y me gustaría compartir contigo dónde me ha llevado todo este proceso de análisis y reflexión.
Una de las conclusiones a las que he llegado es que he sido yo —y no la COVID-19— la causa raíz de todo.
Por razones que me ha llevado tiempo descubrir y entender, algunas decisiones que he ido tomando sobre OPTIMA LAB desde sus orígenes —además de desacertadas— han sido profundamente incoherentes con mis valores y principios.
Decisiones que habría criticado duramente de haber sido tomadas por otra persona y que, además, no me imagino a mí mismo tomando en ninguna etapa anterior de mi carrera profesional.
Así que la crisis sanitaria simplemente ha acelerado y provocado una serie de cambios que —debido a mis errores previos— habrían tenido lugar de todas formas antes o después.
En ese sentido, la situación generada por la COVID-19 ha sido un refrescante y saludable bofetón de realidad —muy a tiempo— que me ha aportado un aprendizaje de valor incalculable.
Una de mis convicciones es «si vas a hacer algo, lo que sea, hazlo bien». Como ves, soy un convencido de la excelencia.
Lamentablemente, el de la excelencia es un camino poco transitado en el mundo profesional. Obviar esta evidencia ha sido uno de mis grandes errores.
Cada persona tiene sus propios valores y la excelencia no tiene por qué ser necesariamente uno de ellos.
Sin embargo, OPTIMA LAB es un proyecto que yo —como impulsor del mismo— sólo puedo imaginar desde la excelencia.
Y la excelencia es un hábito. O lo tienes o no lo tienes y, si no lo tienes, es imposible que tu trabajo sea excelente.
Por otra parte, puedes no tener el hábito de la excelencia y querer desarrollarlo, o te puede dar igual.
Como yo lo entiendo, si no tienes el hábito de la excelencia ni el compromiso de desarrollarlo, en OPTIMA LAB no sólo estás fuera de lugar sino que, además, sufrirás mucho y nunca llegarás a encajar del todo. Ya ha pasado.
Ganar claridad sobre los errores permite tomar decisiones para evitar repetirlos.
Una de estas decisiones ha sido cambiar por completo los estándares y el proceso de incorporación a la red. Porque nuestra intención es que OPTIMA LAB siga creciendo —contenidamente— como red (y en ello estamos).
Tengo claro que necesitamos más rigor con los perfiles que incorporamos, por mucho que nos cueste y aunque pueda ralentizar el crecimiento de la red.
En HP aprendí que son las personas quienes marcan la diferencia en los resultados, algo que siempre he tenido en cuenta y aplicado en mi carrera profesional anterior.
Mirándolo en perspectiva, no entiendo cómo he podido estar ignorando algo tan crítico todos estos años y no darme cuenta de ello.
En el proyecto OPTIMA LAB sólo cabe un perfil muy específico: personas con gran claridad de ideas, comprometidas con un propósito muy concreto y que, como los P. Tinto, lleven siempre consigo su propia energía.
La razón de ser de este perfil es que OPTIMA LAB es un proyecto tremendamente exigente, sin espacio para compromisos de atrezzo, egos dañados o actitudes Little Pony.
Si tu autoestima es baja, tu resiliencia escasa o necesitas que te motiven para hacer tu trabajo, hay otros miles de sitios mejores que esta red para desarrollar tu proyecto profesional.
En el aspecto económico, como ya adelantaba, el varapalo inicial de la COVID-19 sobre OPTIMA LAB fue descomunal.
Y podría haber sido mucho peor porque, cuando llegó la pandemia, la mayoría de nuestros servicios eran presenciales.
Pero reaccionamos ágilmente, desarrollando las versiones virtuales de nuestros servicios en tiempo récord y con la calidad de siempre.
Así que un año que podría haber sido desastroso ha quedado simplemente en un año mejorable.
La facturación de OPTIMA LAB en 2020 ha sido un 40% de la de 2019, lo cual es una cifra excelente, teniendo en cuenta que ahora somos 3 nodos en lugar de 7 y que sólo hemos podido facturar seis meses.
Por otra parte, mi facturación personal total (directa+indirecta) ha sido un 55% de la del año pasado mientras que mi facturación directa ha sido un 85% de la del año pasado. ¿Cómo es esto posible?
La conclusión obvia es que la anterior estructura era bastante menos eficiente de lo que creía (o de lo que quería reconocer), y no me refiero sólo a la de antes de la pandemia, sino históricamente.
Profundizando un poco, encontramos de nuevo el problema del escaso rigor en el proceso de incorporación que, hasta hace unos meses, tenía mucho de coladero. Mea culpa.
Digo coladero porque ha permitido que entraran en la red personas con nulo compromiso y —peor aún— que permanecieran en ella malgastando sus recursos durante años.
Como muestra, un dato: de los 10 nodos que ya no están en OPTIMA LAB, únicamente 4 completaron su proceso de certificación y llegaron a facturar formación en algún momento. Sobran más palabras.
En resumen, otro aprendizaje más que ya se está aplicando y vamos a tener muy presente de ahora en adelante.
Y para terminar, media docena de buenas noticias que celebrar.
Poco más que añadir a este resumen. A pesar de lo difícil de la situación que atravesamos y de las incertidumbres, empiezo el nuevo año lleno de optimismo, ilusión y muchas ganas.
Sólo me queda daros las gracias a todas las personas que seguís ahí año tras año, compartiendo aprendizajes y acompañándome en este camino artesano.
¡Un fuerte abrazo y Feliz 2021!
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Es probable que te haya sorprendido saber que puede haber efectos secundarios de Aclarar sobre tu trabajo.
Obviamente estos efectos, lejos de ser habituales, sólo tienen lugar en circunstancias muy concretas.
Por ejemplo, suelen ser bastante frecuentes cuando comienzas a recorrer el camino para dominar GTD®.
Aplicar mal los pasos Reflexionar y/o Ejecutar también favorece notablemente la aparición de estos efectos.
Conocer la existencia de este riesgo es importante, ya que Aclarar es un proceso clave de pensamiento que necesitas dominar para que tus asuntos avancen.
En este post te explico qué puede provocar estos efectos secundarios de Aclarar sobre tu trabajo, para que puedas reconocerlos y evitarlos.
Sí, tal y como lo lees. Hay gente adicta al estrés. Mucha.
Lo más grave es que la mayoría de estas personas desconoce su adicción y, por supuesto, las desastrosas consecuencias que provoca, tanto profesionales como personales.
Trabajar siempre deprisa te mantiene en una situación de hiperactividad irracional —es decir, en un constante «hacer sin pensar»—, mientras una peligrosa mezcla de adrenalina y dopamina tritura tu efectividad.
Por una parte, la sensación permanente de que algo va a «explotar» en cualquier momento asegura que el nivel de adrenalina no decaiga y tu estado de alerta se mantenga.
Por otra, la resolución continua de «urgencias» garantiza el «chute» regular de dopamina que tan bien te hace sentir.
Esta forma de ¿trabajar? —sostenida en el tiempo— se convierte en un hábito: trabajar impulsivamente en lo último y/o lo más ruidoso.
El problema es que trabajar en lo que te asusta o preocupa es trabajar en modo huída.
Y esto significa trabajar bajo el empuje del miedo en lugar de hacerlo bajo la atracción de un propósito.
Aclarar tiene un efecto sedante inmediato. La sensación de que algo te va a explotar desaparece y es sustituida por una agradable sensación de control y confianza.
Cuando aclaras, averiguas el verdadero significado que tienen para ti las cosas que han aparecido en tu entorno. Y no sólo eso. También tomas decisiones sobre ellas.
Saber qué son todas las cosas que te llegan y decidir qué hacer —o qué no hacer— con ellas es lo que te permite eliminar su potencial estresante.
Si nunca la has experimentado, la sensación de control es algo indescriptible.
De repente, tu cabeza —que antes parecía una jaula de grillos— se vacía de ruido y se llena de espacio creativo y estratégico.
Cuando tu mente está despejada, elegir qué hacer en cada momento es sencillo.
Como también es sencillo llevarlo a cabo de manera efectiva, «estando a lo que estás», mientras disfrutas de lo que haces y el tiempo simplemente fluye.
Un problema al que se enfrentan muchas personas al empezar a usar GTD® es que son incapaces de trabajar sin estrés y, en consecuencia, se relajan de más.
El problema surge porque la sensación de control, unida a que no se aplica bien el paso Ejecutar, lleva a estas personas a pensar que con Aclarar ya han hecho todo el trabajo.
La falta de estrés y de ansiedad las confunde. Creen que, como las cosas ya no van a explotar, se pueden quedar como están. Y esto, claro está, es falso.
Aclarar es trabajar parcialmente. En concreto, Aclarar es la actividad de mayor valor añadido en el trabajo del conocimiento, porque es pensar y decidir.
Pero pensar y decidir es insuficiente. Imprescindible, sí, pero insuficiente.
Para trabajar, además de pensar y decidir, también hay que Ejecutar las decisiones tomadas.
Por otra parte, cuando empiezas a aplicar GTD®, de repente el tiempo da mucho más de sí y esto complica aún más la situación anterior.
Sí, como lo oyes. Resulta que ganar claridad sobre tus asuntos te ayuda a no sobre-comprometerte. En consecuencia, tu carga de trabajo pasa a ser bastante más realista.
Del mismo modo, trabajar de manera efectiva hace que tardes infinitamente menos tiempo en hacer las cosas (y que encima las hagas mejor).
Como tu costumbre hasta ahora ha sido trabajar en función de las prisas —en lugar de desarrollar el sentido de la urgencia— la falta de prisas te hace sentir que no tienes trabajo pendiente.
Hay dos antídotos infalibles contra los efectos secundarios de Aclarar: Reflexionar y Ejecutar.
Cuando aplicas el paso Reflexionar, tomas consciencia de lo mucho, o lo poco, que están avanzando tus asuntos semana a semana.
Si la sensación de control —todavía novedosa para ti— te está «ralentizando», hacer tu Revisión Semanal te ayudará con seguridad a combatir el «exceso de relajación».
Del mismo modo, Ejecutar, el paso peor entendido de GTD®, te garantiza tener claros todos tus compromisos en todo momento.
Esto te ayuda a ser consciente de que no puedes «dormirte en los laureles» y te incita a la acción.
Una buena noticia es que trabajar sobre tu sistema hará que liberes dopamina, lo que a su vez te animará a seguir avanzando.
Como ves, evitar los efectos secundarios de Aclarar es sencillo.
Sólo necesitas aplicar bien todos los pasos de la metodología para estar a salvo de ellos.
Los problemas aparecerán únicamente si los aplicas mal, de manera parcial o si te da por personalizar GTD® sin saber qué es ni cuándo hacerlo.
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Aunque ya creas conocer todo sobre el paso Aclarar de GTD®, me apuesto algo a que la lectura de este post te sorprende y descubres algún detalle en el que no habías caído.
Aclarar es un proceso clave de pensamiento que necesitas aprender, practicar e interiorizar para mejorar tu efectividad.
Hablamos del paso crucial que permite procesar las cosas que van apareciendo en tu entorno, transformándolas en algo evidente y manejable.
Sin embargo, al igual que ocurre con otros elementos de GTD®, Aclarar es un concepto rico en matices y, por tanto, fácilmente malinterpretable.
Aplicarlo correctamente es imprescindible para que tu sistema sea fiable y, aunque es muy sencillo una vez lo has interiorizado, suele costar entenderlo en toda su amplitud.
Mi intención en este post avanzado es profundizar en estos diversos matices para que tu claridad de ideas sobre el paso Aclarar sea total y puedas aprovecharlo al máximo.
Parte de los matices sobre el paso Aclarar tienen que ver con la naturaleza de la actividad a realizar, que puede ser física o mental.
Así, cuando dices que vas a Aclarar una bandeja de entrada, te estás refiriendo únicamente a una actividad física.
Aclarar una bandeja de entrada significa vaciar (literalmente) esa bandeja de entrada.
Por el contrario, cuando dices que vas a Aclarar una captura, te estás refiriendo únicamente a una actividad mental.
Aclarar una captura significa pensar y decidir sobre ese elemento capturado.
Para que quede claro, las capturas no se vacían y tampoco se piensa ni se decide sobre las bandejas de entrada 😉
Otros matices sobre el paso Aclarar tienen que ver con el proceso mental aplicado, que puede ser de dos tipos: análisis y toma de decisiones.
Siempre que aclaras una captura llevas a cabo estos dos procesos mentales de forma consecutiva.
En primer lugar, analizas la captura, entendiendo qué es y qué significa para ti.
En segundo lugar, tomas una o más decisiones sobre la captura y sobre su significado.
Entender que Aclarar incluye dos procesos mentales distintos es muy importante, porque ambos influyen.
Si el análisis falla, es incorrecto o se omite, la toma de decisiones se verá negativamente afectada y el paso Aclarar perderá gran parte de su utilidad.
Los matices más importantes sobre el paso Aclarar tienen que ver con la naturaleza de lo que estás aclarando, que siempre incluye un objeto y, al menos, un significado.
Estos matices son de los que más cuesta entender al dar los primeros pasos en el camino para dominar GTD® y es normal que personas que llevan años aplicando la metodología sigan sin tenerlos del todo claro.
Vamos a ir «desgranando» la secuencia completa del paso Aclarar.
Lo primero que haces siempre al Aclarar es analizar un objeto: un email, una nota, lo que sea que has —o se ha— capturado.
Lo que obtienes de ese análisis es siempre un significado (qué significa para ti ese objeto capturado).
Una vez identificado el significado, decides si ese significado requiere acción o no.
Si has decidido que el significado no requiere acción, entonces decides qué hacer con el objeto: eliminarlo, archivarlo o incubarlo.
Si has decidido que el significado sí requiere acción, entonces decides cuál es la siguiente acción para que ese significado avance o se complete.
Una vez has decidido la siguiente acción, decides qué hacer con ella (con la acción, que es algo distinto del objeto y del significado): hacerla, delegarla o aplazarla.
Una vez has decidido qué hacer con la siguiente acción, analizas si una vez completada podrás dar por finalizado el significado o no.
Si la respuesta es sí, decides qué hacer con el objeto (eliminarlo, archivarlo o conservarlo temporalmente como material de apoyo de la acción).
Si la respuesta es no, decides cuál es el resultado deseado de ese significado (lo que en GTD® se llama proyecto).
Una vez has decidido el resultado deseado, decides qué hacer con el objeto (eliminarlo, archivarlo o conservarlo temporalmente como material de apoyo del proyecto).
Imagina que estás aclarando un email.
¿Qué es ese email? ¿Qué significa para ti? Imagina que es «una petición de oferta por parte del cliente Y».
Tenemos entonces un objeto (el email) y un significado (una petición de oferta del cliente Y).
¿Requiere acción el significado? Es decir, ¿es accionable esa petición de oferta? Imagina que sí.
Tienes que decidir entonces la siguiente acción, es decir, la siguiente actividad física y visible para que ese significado avance. Imagina que es «calcular el coste de X para la oferta del cliente Y».
Ahora tienes que decidir qué hacer con esa siguiente acción. Como la tienes que hacer tú y vas a tardar más de 2′ en hacerla, la aplazas (es decir, te pones un recordatorio en tu sistema GTD®).
Cuándo completes esa acción, ¿podrás dar por finalizado el significado? Es decir, cuándo calcules X, ¿podrás dar por finalizada la petición de oferta del cliente Y? Imagina que la respuesta es «no».
Entonces, ¿cuál es el resultado deseado? ¿qué tiene que ocurrir para que puedas dar por completado el significado? Es decir, ¿qué tiene que ocurrir para que puedas dar por finalizada la petición de oferta del cliente Y?
«Enviar al cliente Y la oferta solicitada», «oferta enviada al cliente Y» o «he enviado la oferta al cliente Y» podrían ser diversas formas de redactar este resultado o proyecto.
Por último, tienes que decidir qué hacer con el objeto (el email, ¿recuerdas?). Una opción sería borrarlo. Otra opción sería conservarlo como material de apoyo del proyecto, si es que lo vas a necesitar para algo.
Imagina que en el Ejemplo 1, en lugar de enviarte un email, el cliente te ha llamado por teléfono y tú has capturado su petición en un Post-it: «oferta cliente Y».
En este caso, el objeto es distinto de antes (un Post-it en lugar de un email) pero su significado es el mismo del Ejemplo 1: «una petición de oferta por parte del cliente Y».
Como el significado es idéntico al del Ejemplo 1, el proceso a seguir sería también idéntico al del Ejemplo 1.
La única diferencia es que, al llegar al final del proceso, tendrías claro que lo que tienes que hacer con el Post-it (el objeto) es tirarlo a la papelera.
Espero que este post te haya resultado útil y ahora tengas mucho más claras las ideas sobre el paso Aclarar de GTD®.
Como ves, se trata de aprender a pensar por separado en los objetos y en sus significados, para luego poder tomar decisiones sobre qué hacer con ambos elementos.
Ten siempre presente que lo menos importante del paso Aclarar es dónde pones el objeto.
Lo realmente importante del paso Aclarar es identificar qué significa para ti cada una de tus capturas y tomar decisiones sobre qué hacer y qué no hacer con sus significados.
Porque, en el campo de la efectividad personal, los objetos son secundarios. Es el significado el que lo define todo.
La entrada Todo sobre el paso Aclarar de GTD® se publicó primero en Óptima Infinito.
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