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Entender qué significan objetivo y subjetivo en efectividad es esencial porque, igual que no puede existir un sistema libre de estrés basado en alarmas, tampoco puede existir un sistema fiable basado en mentiras.
El propósito de contar con una mente externa es poder liberar tu mente de tener que recordar y acordarse de las cosas.
Gracias a ello ganas un espacio mental que puedes dedicar a mejores fines.
Para lograr este propósito, lo único que tiene que cumplir esa mente externa es ser 100% fiable.
Lógicamente, para poder ser fiable, su contenido también tiene que serlo.
Y es aquí donde cobran importancia los conceptos «objetivo» y «subjetivo», dos palabras con un significado especial en el campo de la efectividad.
Además de profundizar sobre estos significados, en este post vamos a repasar también su relación con las buenas prácticas en el uso de recordatorios.
En el lenguaje común, algo es «objetivo» cuando existe realmente en el mundo externo, es decir, al margen de la persona.
Por el contrario, algo es «subjetivo» cuando no existe en el mundo externo, sino únicamente en la mente de la persona.
En el campo de la efectividad, para saber si algo es objetivo o subjetivo, necesitas tener en cuenta la existencia o inexistencia de un criterio externo de referencia.
Si existe un criterio externo de referencia, el criterio interno puede ser objetivo o subjetivo. Es objetivo cuando coincide con el criterio externo y es subjetivo cuando no coincide.
Si no existe un criterio externo de referencia, el criterio interno siempre es objetivo.
Imagina que vas al médico y le dices: «doctor, me duele mucho la cabeza», a lo que el doctor te responde: «¡qué va!, eso es subjetivo».
No sé qué pensarías tú, pero mi opinión sobre el doctor no sería muy positiva 😉
Sin embargo, según el criterio de la RAE, la respuesta sería correcta, ya que el dolor de cabeza solo existe dentro de ti, no en el mundo externo.
A pesar de ello, coincidirás conmigo en que tu dolor de cabeza es objetivo, si por objetivo nos referimos a «que existe realmente».
Este es un ejemplo de un criterio interno que es objetivo, ya que no contradice ningún criterio externo de referencia.
Imagina ahora que te quieres inscribir a un curso de formación GTD® oficial y en la información que te hemos enviado dice que el último día de plazo es el 19/2.
Como no quieres esperar al último momento, te pones un recordatorio que dice «inscribirme al curso de GTD antes del 15/2».
El 19/2 es una fecha objetiva, es decir, real, ya que existe un criterio externo de referencia: la información que te hemos enviado.
Por el contrario, el 15/2 es una fecha subjetiva, es decir, falsa, pero no porque la hayas elegido tú, sino porque no coincide con el criterio externo de referencia.
Un error habitual es creer que solo son fechas objetivas las que nos vienen impuestas externamente. Esto es falso (además de absurdo).
Imagina que me acuerdo de un amigo al que no veo hace tiempo. Lo capturo.
Al aclararlo, decido que no requiere acción ahora sino más adelante, así que lo incubo y me pongo un recordatorio el lunes 21 que dice «¿llamo a Mariano o no?».
Esa fecha, ¿es objetiva o subjetiva? Mucha gente te dirá que es subjetiva, porque me la he inventado yo. Sin embargo, es una fecha 100% objetiva, por dos motivos.
Lo primero, porque no contradice ningún criterio externo de referencia que diga cuándo tengo yo que reevaluar esa decisión.
Lo segundo, porque es una fecha real, en concreto, la fecha en la que, o a partir de la que, yo quiero reevaluar si finalmente llamo a mi amigo o no.
Pero ¡cuidado!, fíjate que el recordatorio no dice «llamar a Mariano», como si fuera algo que tengo que hacer necesariamente ese día.
Si lo dijera, sería una fecha subjetiva, falsa, porque no existe ninguna necesidad ni obligación real de llamar a Mariano el lunes 21. ¿Se entiende la diferencia en este ejemplo?
Resumiendo, las fechas de cosas que dependen únicamente de tu voluntad —lo que quieres, deseas o te apetece hacer— son siempre objetivas aunque las inventes, ya que el único criterio de referencia eres tú.
Por el contrario, las fechas de cosas que son ajenas a tu voluntad —lo que necesitas, debes o tienes que hacer— solo son objetivas cuando son coherentes con el criterio externo de referencia. En caso contrario, son subjetivas.
Lo primero es tener claro que el tipo de recordatorio importa.
Por ejemplo, si hablamos de recordatorios de elementos incubados, puedes usar sin problema todas las fechas objetivas elegidas por ti que quieras.
A fin de cuentas, eres tú quien elige cuándo quiere repensar o reevaluar de nuevo un tema. ¡Faltaría más!
Lo único importante en este caso es evitar la mala práctica de mentirte.
Cuando hablamos de recordatorios de elementos aplazados, la cosa cambia.
Imagina —en el ejemplo de antes— que en lugar de «inscribirme al curso de GTD antes del 15/2», el recordatorio dijera «intentar dejar hecha la inscripción al curso de GTD antes del 15/2».
En este caso, el recordatorio del día 15/2 sería una fecha objetiva, porque es cuándo a ti te gustaría realmente dejar hecha la inscripción al curso de GTD® y no hay ningún criterio externo que diga lo contrario.
Sin embargo, usar esta fecha elegida por ti —aunque sea una fecha «objetiva»— es una mala práctica.
El motivo es que, si la usas, estás mezclando dos recordatorios de naturaleza distinta relacionados con un mismo elemento.
Aunque ambas sean fechas objetivas, te recuerdan cosas distintas: cuándo tiene que estar hecha la inscripción y cuándo te gustaría dejar hecha la inscripción.
Este solapamiento de recordatorios multiplica la carga cognitiva, dificulta los pasos Reflexionar y Ejecutar y reduce drásticamente la fiabilidad del sistema.
Por eso, siempre que haya un criterio externo de referencia, la buena práctica es utilizar únicamente ese criterio externo.
En concreto, siempre que exista una fecha impuesta externamente, la buena práctica es utilizar únicamente esa fecha objetiva como recordatorio.
Dicho esto, el sentido común debe prevalecer siempre.
Imagina que del 15/2 al 19/2 vas a estar de viaje sin ordenador en un lugar remoto donde sabes que hay muy mala cobertura. Esto es un hecho real, objetivo.
En ese caso, ponerte un recordatorio «dejar hecha la inscripción al curso de GTD antes del 15/2» —en lugar de ponerte un recordatorio el día 19/2— no solo no sería una mala práctica, sino que sería la mejor práctica.
Recuerda que GTD® va de ponerte los recordatorios adecuados en los lugares adecuados.
Espero haberte ayudado a tener más claro qué significan objetivo y subjetivo en efectividad —así como las buenas y malas prácticas relacionadas con su uso— y te invito a continuar la conversación en los comentarios.
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No me digas que nunca te has preguntado por qué cuesta tanto hacer las cosas. Si de verdad nunca lo has hecho, es que eres de una pasta especial 😉
Y lo cierto es que —una vez que te pones— tampoco es que cueste tanto hacerlas en realidad.
Es más, una vez superas la resistencia inicial y empiezas a hacerlas, normalmente te sorprendes, porque suele resultar mucho más sencillo de lo esperado. ¿A qué sí?
Y, sin embargo, a pesar de todo, siguen siendo muchas las cosas que, solo con pensar en ellas, se nos hacen bola(*).
¿A qué se debe todo esto? ¿Por qué nos cuesta tanto hacer las cosas si en realidad no cuesta tanto hacerlas?
Te daré una pista. Tiene que ver con nuestro pasado y nuestro presente.
La buena noticia, a pesar de todo, es que tiene fácil solución. ¿Quieres saber más? Pues vamos allá.
Si te paras a pensarlo un momento, lo que llamamos trabajo ha experimentado una transformación profunda y radical en las últimas décadas.
Hasta el siglo pasado, la mayoría de las personas trabajaban en actividades de naturaleza eminentemente manual: agricultura, pesca, ganadería, oficios diversos, etc.
El porcentaje de la población cuya actividad profesional era de carácter fundamentalmente intelectual era mínimo en comparación con lo anterior.
Y de repente, en un tiempo récord —si lo comparamos con la historia de la humanidad—, un porcentaje enorme de la población deja atrás ese trabajo manual y pasa a ser lo que Peter Drucker denominó profesionales del conocimiento.
Este cambio supone una situación explosiva en sí misma, ya que los seres humanos hemos convivido con el trabajo manual a lo largo de todo nuestro proceso evolutivo como especie.
En otras palabras, los seres humanos estamos muy bien preparados —evolutivamente hablando—para hacer frente al trabajo manual y nada preparados para hacer trabajo del conocimiento.
Por eso el trabajo del conocimiento se nos hace bola y nos cuesta tanto hacer las cosas.
Una de las características del trabajo del conocimiento es que la tarea que hay que realizar no es evidente.
En la práctica, esto significa que las cosas que van llegando a tu entorno están encriptadas, aunque no lo notes en un primer vistazo.
Sin embargo, realmente lo están, puesto que es imposible ver todo lo que encierran a simple vista.
Por si esto fuera poco, la realidad encriptada siempre se presenta bajo una apariencia falsa, artificial y paradójica. Paradójica porque nos transmite sensaciones contrapuestas.
Por una parte, oculta la complejidad real que conlleva hacer las cosas. Por otra, te hace pensar que las cosas son más complejas de lo que realmente son. Extraño, ¿verdad?
Así que, si quieres ver qué contiene de verdad tu realidad, no te queda otra que desencriptarla.
Cuando una persona no ha desarrollado la competencia de la efectividad personal, su pensamiento es «pastoso» y por eso le cuesta tanto hacer las cosas.
Como no sabe desencriptar los elementos que van apareciendo en su realidad, los percibe de forma amorfa. Es incapaz de discernir sus componentes y, menos aún, el estado de cada uno o las relaciones entre ellos.
Así, un email es «un tema» que se va mareando moviendo a trompicones de un sitio a otro (a esto lo llaman clasificar) hasta darlo por «gestionado» o «resuelto».
Por el contrario, una persona que sí ha desarrollado su efectividad personal sabe que, antes de poder hacer nada útil con cualquier «tema» que le llega, necesita desencriptarlo.
Y para desencriptarlo necesita conocer el algoritmo adecuado. Porque solo entonces, una vez lo ha desencriptado, va a poder acceder a su contenido.
Será entonces cuando pueda ver con claridad todo lo que de verdad encierra ese email —o cualquier otra cosa— y actuar sobre ello. Su pensamiento se habrá vuelto fluido.
El algoritmo más potente para cualquier profesional del conocimiento se llama Aclarar, el segundo de los cinco pasos de GTD® para administrar el flujo de trabajo.
Aclarar es un proceso de pensamiento clave, imprescindible para poder trabajar con pensamiento fluido.
Por ejemplo, al aplicar este potente algoritmo al email de antes, descubrirás que es solo una «captura», es decir, una cosa sobre la que todavía tienes que pensar, concretar, decidir o hacer algo.
También descubrirás que, para este email del ejemplo, existe un resultado que quieres/necesitas conseguir y una serie de actividades que vas a tener que realizar para conseguirlo.
Pero aún no puedes hacerlas todas. Solo hay una que puedes realizar ahora, ya que el resto dependen de que la completes para poder hacerse.
Y no solo eso. También existe un proceso, es decir, una secuencia ordenada de pasos.
Es más, hay actividades que tienes que realizar tú, actividades que tienen que realizar otras personas e incluso actividades que tienes que hacer tú en relación con las que tienen que realizar otras personas.
Y, por supuesto, para poder acordarte de todo sin necesidad de recordar nada vas a necesitar recordatorios, así como una estructura de categorías organizativas adecuadas para verlos únicamente cuando tenga sentido.
Sorprendente, ¿verdad? Tú pensando que el email era una única cosa moviéndose de un sitio a otro y resulta que está repleto de componentes distintos que se relacionan entre sí siguiendo una lógica.
Afortunadamente, ahora que lo has desencriptado, sabes qué tienes que hacer y qué necesitas conseguir para poder darlo por completado.
¡Cómo ha cambiado el tema! ¡Qué fácil parece todo cuando tienes recordatorios específicos de qué tienes que hacer concretamente y cómo, dónde y con quién necesitas hacerlo!
Es la paradoja del trabajo del conocimiento.
Ese email, sencillo en apariencia, es en realidad complejo, porque no es evidente qué hay que hacer con él ni cuándo lo podrás dar por hecho.
En contraste, una vez desencriptado, cuentas con una estructura sencilla de recordatorios claros que te ayudan a elegir con confianza qué hacer en cada momento.
Y lo mejor de todo es que el famoso email ha ido a parar a la papelera.
Porque, ahora que has organizado los recordatorios adecuados para gestionarlo en tu mente extendida, ya no lo necesitas para nada.
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Los principios productivos y las buenas prácticas son aspectos de la efectividad personal y organizativa a los que estoy prestando mucha atención estos últimos años.
Todo empezó con los primeros pasos del proyecto de escribir un libro sobre OPTIMA3®.
Pronto me di cuenta de que —para facilitar la comprensión de cualquier metodología de efectividad— es recomendable identificar por separado sus elementos.
Mezclar los principios productivos y las buenas prácticas es, en mi opinión, un error, ya que los «qué» y los «cómo» terminan fagocitando a los «por qué» y los «para qué», volviéndolos invisibles.
Por otra parte, durante este proceso de reflexión y maduración, también ha cambiado mi concepción y definición de principio productivo y de buena práctica.
Lo comento porque en este post observarás diferencias significativas en comparación con cómo he venido usando hasta ahora estos conceptos en el blog.
La relación entre los principios productivos y las buenas prácticas es tan estrecha que, a menudo, es muy fácil confundirlos. Al menos para mí.
Así que vamos a empezar por conocer los diversos significados de estas palabras para, a partir de ahí, centrarnos en aquellos aplicables al campo que nos ocupa.
Por ejemplo, de las diversas acepciones que nos da la RAE para la palabra principio, hay dos que encajan en el sentido con el que se usan al hablar de efectividad:
Asimismo, de las diversas acepciones para la palabra práctica, hay muchas que encajan. Menciono a continuación algunas de ellas:
Trasladando estos conceptos al campo de la efectividad, las definiciones de principio productivo y buena práctica podrían ser las siguientes:
Principio productivo: Hecho o realidad universal —innegable e indiscutible— que afecta a la efectividad.
Buena práctica: Comportamiento, o conjunto de comportamientos, que altera las consecuencias derivadas de un principio productivo mejorando la efectividad.
Como es lógico, un principio productivo puede afectar positiva o negativamente a la efectividad.
De la misma manera, una buena práctica altera positivamente las consecuencias de un principio productivo.
Si el efecto del principio productivo afecta positivamente a la efectividad, la aplicación de la buena práctica lo potenciará. En caso contrario, lo minimizará.
Conocer y entender los principios productivos es indispensable para entender la utilidad y el propósito de las buenas prácticas.
Cuando no se entienden los principios productivos, se corre el riesgo de percibir o interpretar las buenas prácticas como caprichos o consejos bienintencionados carentes de fundamento.
Si esto sucede, la tentación de «mejorar» las buenas prácticas —normalmente volviéndolas inservibles— es casi irresistible.
Un ejemplo de esto ocurre al personalizar GTD® sin entenderlo.
Precisamente por esto, en OPTIMA LAB dedicamos un tiempo al principio de nuestros cursos de formación GTD® oficial a dar visibilidad a los principios productivos, del mismo modo que nos gusta cerrarlos con un repaso a las buenas prácticas.
El motivo por el que hacemos esto es que tanto los principios productivos como las buenas prácticas están embebidos en la metodología, pero son muy poco evidentes.
En nuestra experiencia, es muy importante para el proceso de aprendizaje que los principios productivos estén claros.
Mi posición respecto a ambos conceptos ha ido evolucionando a lo largo del tiempo.
Por ejemplo, en 2017 escribía como ejemplo de principio productivo «Externalizar la memoria mejora la efectividad».
Hoy no lo haría así porque «externalizar la memoria» es un comportamiento, no un motivo ni una causa (es decir, no es un principio).
Mi posición actual es que mezclar los comportamientos con los motivos que los originan es un error pedagógico, porque puede fácilmente generar confusión.
Reutilizando el ejemplo anterior, hoy diría:
El principio productivo es: «la capacidad de la memoria operativa/de trabajo/a corto plazo humana es limitada».
La mala práctica es: «utilizar la memoria para gestionar recordatorios».
La buena práctica es: «externalizar la memoria en un sistema de confianza».
El que los principios productivos sean universales nos lleva a pensar que existe un framework común que los recoge todos.
Si esto es así, cualquier método serio(*) para mejorar la efectividad tiene que estar necesariamente contenido en dicho framework.
Este planteamiento ofrece diversas ventajas:
Debido a todo lo anterior mi proyecto para escribir un libro sobre OPTIMA3® ha evolucionado, desdoblándose en dos:
Desde este planteamiento, GTD® y OPTIMA3® son dos métodos que comparten principios al 100%, ya que ambos operan en el mismo framework.
La única diferencia entre ambas metodologías está en alguna de las mejores prácticas que plantean y, sobre todo, en la manera de explicarlas, justificarlas y combinarlas.
Y tú, ¿qué valor le encuentras a diferenciar con claridad los principios productivos de las buenas prácticas?
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