Cómo conseguir clientes y ganarte su confianza si te dedicas al marketing digital

Por: Carlos Carbellido Monzó

Los clientes son a una empresa, lo que la arena al desierto. Sin ellos, estaremos abocados al fracaso. Pero conseguir un cliente no es fácil, y ganarte su confianza es más difícil y mucho más importante. En este artículo vamos a ver cómo podemos conseguir nuevos clientes si nos dedicamos al marketing digital y qué debemos hacer para ganarnos su confianza con nuestro trabajo.

Antes de salir a la calle a buscar clientes es conveniente definir cuáles son nuestros objetivos como empresa, cuál es nuestro valor diferencial, qué producto o servicio ofrecemos y cuál es el perfil de cliente que queremos atraer. De lo contrario, navegaríamos sin rumbo.

Antes de nada vamos a definir qué es “un cliente”.

¿Qué es un cliente?

Por cliente entendemos aquella persona jurídica o física que requiere de unos servicios o productos y, a cambio de una contraprestación, otra persona o empresa se los ofrece.

Conviene señalar que no todos los clientes son para ti. Como profesional de marketing digital, busca aquellos clientes que mejor se alinean con tu experiencia y con los objetivos de tu empresa. No pasa nada por decir “no” a aquellos proyectos que no te sientes capacitado para abordar, no te motivan o no son el “tipo de cliente” al que se dirige tu empresa.

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En marketing digital un cliente no es un amigo. Ni un amigo debe ser un cliente.
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También es importante tener en cuenta que un cliente no es un amigo. Ni un amigo debe ser un cliente. Sólo conseguirás perder un amigo y un cliente. Mejor, aconséjale un colega. Con el tiempo, te lo agradecerán.

Una vez claro este punto, es el momento de ponerse a pescar peces, a buscar clientes.

¿Cómo ganar nuevos clientes si te dedicas al marketing digital?

Especialmente si estás emprendiendo, es muy importante hacer “nuevos negocios”. Y no es fácil. Además, suele ser un trabajo poco grato, que requiere mucha dedicación y que no siempre da los frutos deseados. Pero es totalmente necesario hacerlo, y hacerlo bien, para que nuestro proyecto avance y crezca. También es importante diversificar. Es decir, no depender únicamente de uno o dos clientes. De ser así, tu futuro dependerá de ellos. Veamos algunas acciones que podemos realizar para ganar nuevos clientes.

7 acciones que te ayudarán a conseguir nuevos clientes

1. Marketing Digital. Se supone que como consultor de marketing digital eres capaz de ayudar a las empresas a generar negocio a través de Internet. Así que, ¡aplícate el cuento! Tu empresa es el primer cliente para el que tienes que trabajar. Traza un plan de marketing digital cuyo objetivo principal sea conseguir nuevos clientes, y ejecútalo.
   Entre las distintas herramientas a aplicar, el posicionamiento SEO, una óptima gestión de tus redes sociales o planificar campañas de publicidad en medios sociales, son, por experiencia, la mejor estrategia para generar new business.
2. Potencia tu marca personal. En la era de Internet la construcción de una marca personal es crucial para diferenciarte de tu competencia. Si quieres saber cómo gestionar de manera eficaz tu personal branding, te invito a leer este artículo.
3. Haz networking. Networking no es repartir tarjetas de visita. Es construir una red de contactos basada en la confianza mutua. Para ello, la honestidad es el ingrediente primordial.
4. Ayuda y te ayudarán. Se dice que quien más da, más recibe. Y así es. Ayuda a los demás sin esperar nada a cambio y verás cómo esa “ayuda” vuelve a ti multiplicada.
5. Recomendaciones. Tu buen hacer es sin duda alguna, tu mejor tarjeta de presentación. Si tus clientes están contentos con tu trabajo, te referenciarán y gracias a ellos conseguirás nuevos clientes.
6. Organiza talleres gratuitos dirigidos a potenciales clientes, por ejemplo, gerentes de restaurantes. Han de versar sobre un tema que conozcas a la perfección y que les resulte útil. No una charla de “autobombo”. Además de darte a conocer, es un magnífico escaparate para demostrar tu expertis. Ya verás como muchos de los asistentes te piden una propuesta al poco tiempo.
7. E-Mailing. Habiendo cumplido los requisitos legales, es recomendable planificar acciones de e-mailing a quienes te hayan pedido con anterioridad un presupuesto o hayan sido clientes. Es una buena estrategia para mantener el contacto y que te tengan presente cuando requieran de los servicios de un experto en marketing digital. Eso sí. El contenido del mailing tiene que ser de interés, por ejemplo, un e-book donde expliques cómo dar de alta un negocio en Google My Business. No un correo electrónico meramente comercial.

¿Cómo lograr que acepten tu propuesta?

Una vez que has conseguido que un potencial cliente se ponga en contacto contigo y te solicite una propuesta, viene la segunda parte, no menos fácil: conseguir ser tú el elegido o la elegida. Vamos a ver cómo lograrlo.

• Escucha, escucha y habla. Los clientes quieren ser escuchados. Ellos saben qué quieren conseguir, pero no saben cómo lograrlo. Por eso te necesitan. Déjales que hablen y te cuenten todo lo relativo a su empresa, su producto o su marca. Y cuando ya hayan terminado, explícales porqué tú eres el mejor profesional para ayudarle a conseguir sus objetivos. Recuerda que si tenemos dos oídos y una boca, es por algo.
• Presupuesto detallado. Tras reuniros, y a la mayor brevedad posible, prepara un presupuesto donde se detalle con la máxima exactitud y sin ambigüedades las acciones que propones para conseguir los objetivos fijados.
• Ofertas personalizadas. Cada proyecto es distinto por lo cual, cada propuesta es distinta. ¡Olvídate de los packs promocionales de 5 posts a la semana por 50 euros! NEso sólo denota que trabajas sin trazar una estrategia.
• Entrega la propuesta en una reunión. Siempre que sea posible, entrégala en mano y explícala. Si no, envíala por mail y llama para explicarla. Te aseguro que la mayoría de las veces desestiman un presupuesto porque no entienden qué incluye.
• Sé tú mismo. No pretendas ser quien no eres. Eso se nota. Sé natural y compórtate tal y como eres. Evita los nervios, las sobreactuaciones o los titubeos.
• Expón ejemplos de tu trabajo. En marketing digital es muy fácil mostrar con resultados tu buen hacer y tu experiencia.

¿Cómo ganar la confianza de un cliente?

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En Marketing Digital, es más importante fidelizar un cliente que conseguir uno nuevo.
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Bien, ya te han aprobado la propuesta y ahora es cuestión de ponerte a trabajar y dar cada día lo mejor de ti para que la relación contractual sea próspera y duradera. Para lograrlo, te propongo tengas estos puntos siempre muy presentes.

• El contrato. Una vez aprobado el presupuesto, redactar el acuerdo por escrito. Es decir, prepara un contrato y firmarlo ambas partes. En él debe explicarse de forma clara e inequívoca en qué consiste el trabajo contratado y los términos en los que se debe realizar. Lo que no se refleja en él no se presupone. Si quieres saber cómo preparar un contrato, aquí te lo explico.
• Haz un planning. Haz un timing tentativo de los plazos de ejecución del trabajo de la campaña. Así el cliente se sentirá más tranquilo y no te estará preguntando constantemente cómo va el proyecto.
• Cumple los plazos. Los clientes valoran mucho la puntualidad. Ello será muestra de tu interés por el proyecto.
• No regales tu trabajo. Todo lo que no está contemplado en presupuesto, se presupuesta aparte. Es habitual que los clientes te soliciten trabajo fuera de presupuesto o contrato. Y también es habitual que, algunos, den por hecho que no les vas a cobrar por este.  Antes de ponerte a hacerlo, indícales cuál es el presupuesto del mismo. Si no lo aceptan, no pasa nada, no se hace. Recuerda este dicho: “Lo regalado, ni agradecido ni pagado”.
• Supera las expectativas. Haz siempre más de lo que espera el cliente en cuanto calidad del trabajo y resultados, no en cuanto tareas. ¡Busca siempre la excelencia!
• El informe de resultados. Más importante es mostrar lo que consigues que conseguirlo. Y para ello es absolutamente necesario que cada semana remitas el status donde se analicen los KPI´s más significativos y, una vez al mes, el informe de resultados y propuesta de mejoras.
• Sé honesto. 
• Mantén una buena relación con el cliente. Interésate por él y por su empresa. No has de ser un mejor proveedor de servicios. Has de ser un colaborador, alguien que forma parte de su proyecto y que está dispuesto a ayudarle a crecer.
• Aprende a decir no.  No todo tienes porqué saber hacer ni todo tienes porqué hacerlo. Los clientes, aunque no lo creas, valorarán mucho que te respetes a ti mismo y que sepas poner tus límites como profesional.

Principales motivos de porqué se pierden los clientes.

Los clientes no son eternos. Y mucho menos en marketing digital. Es normal que tu cartera de clientes se renueve periódicamente, aunque también es normal que algunos clientes se conviertan en parte indispensable de tu empresa. Veamos algunos ejemplos de porqué se pierde un cliente.

• Contratan a otro. Pensabas que tu cliente estaba muy contento contigo pero un día conoció a uno más guapo que tú y… ¡Tu cliente se fue con él! Por esto es tan importante fidelizarlo y ganarte su confianza.
• Reducción de inversión o cierre de la empresa. Pese de todos los esfuerzos, la empresa no prospera y se ve obligada a reducir gastos, y la inversión para marketing digital la consideran prescindible. O todavía peor, la empresa cierra.
• Se lo hacen ellos mismos. No quiere decir que no estén contentos con tu trabajo. Simplemente sus recursos económicos son limitados y prefieren gestionarse internamente las redes sociales. Obviamente los resultados no serán los mismos, pero tienen otras prioridades económicas.
• Eres un desastre. Llevan meses advirtiéndote que tras un error cometes otro, y al final, como era de esperar, pierdes el cliente. Si es tu caso, reflexiona.
• No estás dispuesto a trabajar en determinadas condiciones. Por condiciones me refiero a impagos reiterados, descalificaciones, autoritarismos, ninguneo… No es una exageración. Hay quien cree que por contratar a un consultor de marketing digital tiene derecho a descargar su ira con él o a ningunear su trabajo. No lo aceptes.
• No te pagan. Desgraciadamente esto ocurre. Por eso es crucial elegir bien a tus clientes. Si previamente tienes un contrato firmado y tú has realizado en forma y tiempo tu trabajo, te recomiendo reclamar tu dinero judicialmente. De ahí la importancia del contrato.

Espero haberte ayudado  a mejorar tu capacidad de gestión de clientes con estos consejos. No es tarea fácil. La experiencia es un grado que se alcanza con el tiempo. De todos los clientes aprenderás, y mucho más de lo que a priori imaginas. Ahora te toca a ti. Sal ahí fuera a cazar nuevos clientes. Ya verás qué apasionante resulta.

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Proyectos GTD® (avanzado): Dudas más habituales – II

Por: José Miguel Bolívar

En esta segunda entrada sobre dudas más habituales relacionadas con los proyectos en GTD^® seguimos ampliando lo ya visto en esta serie avanzada sobre este elemento clave de la metodología. Si aún no lo has hecho, te recomiendo que consultes también los post sobre los principales conceptos, diferencias y relaciones, los errores más frecuentes, así como la primera entrada sobre las dudas más habituales.

¿Se debe diferenciar entre proyectos grandes – con muchas acciones, proyectos y subproyectos que cuelgan de él – y proyectos que tienen pocas acciones? ¿Cómo deben convivir los diferentes tipos de proyectos (recurrentes, pequeños, enormes, secuenciales, rápidos, lentos…)?

Estas preguntas nos sitúan ante un error de concepto en relación con lo que significa «proyecto» en GTD^®. La caduca «gestión del tiempo», con toda esa tontería sobre lo urgente y lo importante, sigue haciendo un daño enorme a la efectividad personal.

Un proyecto es simplemente un recordatorio de un resultado que quieres conseguir. Da igual que sea un resultado más o menos importante o urgente, del mismo modo que da igual que tenga o no tenga subproyectos o muchas o pocas acciones.

El principio general a la hora de clasificar tu lista de proyectos, tal y como decía en el primer post sobre las dudas más habituales, es evitar como sea caer en la tentación de clasificarlos por criterios subjetivos (aunque lo he dicho en múltiples ocasiones, repito que «importante», «urgente», «prioritario», «grande», «pequeño», «rápido», «lento», «muchas acciones», «pocas acciones» y demás, son todos ellos criterios subjetivos).

Mención aparte merecen los proyectos «recurrentes». Un proyecto recurrente es candidato a contar con una plantilla de proyecto o checklist, lo cual nos permite ahorrarnos el trabajo de pensar una y otra vez sobre lo mismo.

Un detalle muy importante a tener en cuenta es que una plantilla o checklist es siempre material de apoyo, y que en nuestro sistema únicamente pueden estar aquellos elementos de la plantilla que sean accionables, es decir, en nuestro sistema únicamente pueden estar las «siguientes acciones» de ese proyecto recurrente.

Desde el punto de vista del recordatorio del proyecto en sí, no existe ninguna diferencia con el resto de proyectos, por lo que se aplica el mismo criterio de siempre: si tengo que revisarlo o pensar en él durante mi revisión semanal, tengo que incluirlo en mi lista de proyectos; si es un «proyecto autogestionado», incluirlo o no en la lista de proyectos es opcional.

¿Cómo diferenciar resultados que vienen de un mantenimiento, con acciones recurrentes, como por ejemplo, un checklist con las tareas diarias para que la casa esté limpia y ordenada?

En este caso nos encontramos ante otro de los errores más frecuentes, que es confundir las áreas de enfoque y responsabilidad con los proyectos.

«Tener la casa limpia y ordenada» NO es un proyecto, sino un área de responsabilidad. Y el motivo por el cual no es un proyecto es que nunca se termina.

El tema de los checklists da para mucho y se aparta de la temática central de esta serie. Por adelantar algo, una buena práctica es contar con una serie de checklists periódicos, por ejemplo, diarios, semanales, mensuales, etc.

Podemos ayudarnos a generar el hábito de revisarlos colocando los recordatorios adecuados en nuestro sistema, bien en el Calendario, bien utilizando una fecha de activación si usamos un gestor de tareas.

Si te interesa el tema de los checklists, es algo que se trabaja a fondo en los cursos de formación GTD^® oficial de Nivel 2.

¿Qué tipos de proyectos hay en GTD^®?

Esta es fácil En GTD^® hay tantos tipos de proyectos como tú quieras, y la buena práctica es que todos esos tipos obedezcan a criterios «objetivos».

Por ejemplo, hay muchas personas que simplemente tienen un tipo: «proyectos».

Otras personas prefieren diferenciar los proyectos propios de los delegados, en cuyo caso tienen dos tipos de proyectos. Para otras, es útil separar los personales de los profesionales, y en este caso también tienen dos tipos de proyectos. Si alguien decide separar los proyectos personales de los profesionales y, dentro de estos últimos, los delegados, entonces tiene tres tipos de proyectos.

Siguiendo con la lógica anterior, si clasificas los proyectos profesionales por cliente o por departamento, podrías tener media docena o más de tipos de proyectos. La elección final es cosa tuya, siempre que tengas en cuenta – insisto – que la tipología debería estar basada únicamente en elementos objetivos.

En cuanto al número ideal, como siempre, cuantos menos mejor, y todos los necesarios para que puedas aprovechar al máximo tu revisión semanal.

¿En qué estado pueden encontrarse los proyectos de GTD^®? ¿Qué factores condicionan estos estados (fechas, duración…)?

Estas preguntas son resultado de la «contaminación» derivada de las metodologías tradicionales de gestión de proyectos y carecen por completo de sentido al hablar de proyectos de GTD^®.

En GTD^®, si «algo» de tu bandeja de entrada no solo requiere acción, sino que además requiere más de una acción y se puede obtener en el plazo de un año, entonces al resultado de ese «algo» se le llama «proyecto».

Si no requiere acción, entonces hoy por hoy no es un proyecto, sino simplemente una idea o posibilidad, para la que tendrás un recordatorio en «Algún día / Tal vez».

Si requiere acción, pero solo una, entonces tampoco es un proyecto, sino una «siguiente acción», para la que tendrás un recordatorio en la categoría organizativa adecuada de GTD^®.

El hecho de que un resultado tenga que alcanzarse antes de una fecha concreta es simplemente una información más que tendremos que tener presente al Reflexionar y, sobre todo, cuando elijamos qué hacer al Ejecutar, pero en ningún caso va a dar lugar a un «estado».

Lo mismo pasa con la «duración». En GTD^® es absurdo hablar de «duración» de un resultado, porque un resultado es por definición algo sin duración, ya que se trata de un evento que se logra de forma binaria y puntual, es decir, un resultado pasa de «aún no conseguido» a «conseguido» en un momento puntual concreto.

Un proyecto puede estar más o menos tiempo en la «lista de proyectos» y esto puede deberse a múltiples causas. Que un proyecto esté durante más o menos tiempo en la lista de proyectos hasta «tacharlo» es por lo general independiente de que requiera completar muchas o pocas acciones.

Próximos posts

Nos vamos aproximando al final de la serie, y espero que te siga resultando útil. Seguiré compartiendo dudas en próximas entradas, probablemente un par de ellas más, hasta completar las más relevantes.

Recuerda que, si te interesan los proyectos GTD^® y quieres saber más sobre ellos, en el grupo de Slack «Aprendiendo GTD^®», en el canal #gtd-alt-2-proyectos, hay un hilo en el que puedes plantear tu dudas o preguntas y que, para formar parte de esta comunidad de aprendizaje y plantear tus dudas, debes previamente registrarte, lo cual puedes hacer directamente desde su página web.

[DISCLAIMER: «Aprendiendo GTD^®» es una iniciativa particular promovida y gestionada por Manolo Molero, Luis Sánchez Blasco y Sergio Pantiga de forma completamente autónoma e independiente de OPTIMA LAB y la David Allen Company. Tanto mi participación como la participación de otros nodos de OPTIMA LAB en dicha iniciativa es únicamente en calidad de usuarios de GTD^® y nuestra presencia en esta comunidad de aprendizaje no constituye ni implica en ningún caso el aval, respaldo o apoyo a los contenidos, afirmaciones u opiniones particulares expresadas por los restantes miembros de dicha comunidad.]

Entradas relacionadas:

1. Proyectos GTD® (avanzado): Dudas más habituales – I
2. Proyectos GTD® (avanzado): Los errores más frecuentes
3. Proyectos GTD® (avanzado): Conceptos, diferencias y relaciones

Me doy cuenta de que estoy saturado: ¿qué cosas concretas puedo hacer?

Por: Iago Fraga
En esta segunda parte sobre la saturación voy a compartir contigo consejos prácticos de cómo reaccionar en caso de que te des cuenta de que estás saturado o desbordado de trabajo. Mantén presente de todas formas que en un artículo de blog no vamos a arreglar el mundo y que tengo formaciones y mentorías para […]

Cuando te pongas con el Correo, ponte… de verdad

Por: Berto Pena

En estas páginas he hablado mucho de las consecuencias vivir en el Correo, chequearlo de forma compulsiva, o de empezar cada día leyéndolo de manera sistemática. Pero hay algo en lo que mucha gente sigue cayendo cada día: no lo ven como una tarea formal y seria, sino como un lugar al que se entra a curiosear o picotear.

El acto de procesar tu Correo y asignar acciones es una tarea como otras que haces en el día, y que seguramente te tomas más en serio. Tiene su(s( momento(s), exige Atención, y sobre todo una metodología, un sistema, una forma de procesar para hacer algo útil con tus mensajes, convertirlos en acciones, y salir cuanto antes de ahí.

Tratamos al Correo como esa TV que se queda encendida, que miramos cada dos por tres sin ponernos a ver nada en serio.

1Elige bien el momento y la frecuencia

Atender a tu Correo es una tarea que tienes que hacer sí o sí, y además en distintos momentos del día. Es una tarea repetitiva en toda regla. Debes elegir la mejor hora para hacerla en función de lo que te pide y lo que te da, en función de tu energía y también de tus necesidades.

¿Hay un número ideal de veces? No lo sé. Lo que sí sé es que hay que imponer un límite, o no podrás trabajar. TODOS tendemos a hacernos creer que lo tenemos que abrir más veces de lo que realmente es necesario. Decide tú, pero pon un tope. Y piensa que menos tiempo en el Correo significa más Tiempo-Energía para volcarte en otras cosas.

2Elimina distracciones. Atención plena ahí

Que el Correo no sea el corazón de tu trabajo no significa que no tengas que enchufarte a ello y hacerlo con total Atención. Sobre todo sin TUS Distracciones. Porque si mientras estás con el Correo, y te distraes (por ejemplo) con tu móvil o el navegador….

• Alargarás y complicarás una tarea ya de por sí pesada y peligrosa.
• Te costará más decidir qué hacer con cada mensaje, asignar acciones, identificar información, pedir…
• Puede que se te escapen datos o detalles importantes dentro de alguno de esos mensajes.
• Serás más lento a la hora de escribir nuevos mensajes. Lo que genera

3Trabaja con tu lista de tareas al lado

Detrás de muchos de tus mensajes encontrarás próximas tareas y acciones. Son cosas que tienes que hacer/encargar/pedir ese mismo día o en próximos días o semanas. Y eso son tareas puras y duras. Así que lo mejor es anotarlas cuanto antes, para evitar que se olviden, y para descargar tu cabeza de ruido. Cuando vayas leyendo e interpretando tus mensajes, ten bien cerca tu aplicación de tareas o tu libreta; para saltar ahí, anotar la tarea que corresponda, y volver al Email para seguir procesando el siguiente mensaje. Con toda la agilidad que puedas.

4Al terminar cierra la aplicación y a otra cosa

El procesado de tu Correo es una tarea que se empieza y se termina. Como otras muchas que haces dentro del día. Una vez la hayas completado, cierra la aplicación o la pestaña de tu navegador. De este modo no estarás mirando de reojo qué va entrando, mientras haces otras cosas. Evitarás multitarea, evitarás distracciones, y te acostumbrarás a compartimentar la tarea del Correo: tiene un momento, le dedicas un trozo de tu día pero una vez que la terminas, necesitas ese Tiempo-Energía-Atención para otras cosas… seguramente más importantes.

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Hablar en público: 15 Consejos para ser un excelente conferenciante de marketing digital

Por: Carlos Carbellido Monzó

Hablar en público no es fácil, pero es primordial para quienes somos profesionales de la comunicación.

Si trabajas tu marca personal como experto en social media, marketing digital o cualquier otra disciplina es muy probable que escuelas de formación, universidades, congresos u otras entidades se interesen por ti y te inviten a impartir una conferencia.

Desde hace más de cinco años estoy acostumbrado como conferenciante a hablar en público para todo tipo de públicos: a compañeros de profesión, a alumnos que buscan reciclarse o a clientes. La práctica es la mejor escuela para aprender. Unas veces he estado más acertado, otras menos, pero de todas ellas he sacado un aprendizaje.

Recuerdo con mucho cariño una conferencia que impartí en mi universidad, la Universitat Jaume I de Castellón. Para mí era un “volver a casa”. Era una charla a los alumnos de publicidad. Los universitarios son uno de los públicos más exigentes. Si no les gustas, no dudarán en levantarse e irse a la cafetería. Y lo entiendo, yo lo hacía. Ese día era mi cumpleaños, y nada más entrar al aula… ¡Los 120 al unísono comenzaron a cantarme “Feliz Cumpleaños”! Emocionante.

A pesar de mi experiencia, para mejorar mi capacidad de comunicación recientemente he cursado un taller de oratoria con Alfredo Riaño, Director de “La esencia de comunicar”.  Un proyecto que está empezando pero al que le auguro grandes éxitos. No es un curso convencional. Va más allá. Es un taller donde desde la práctica, he aprendido a identificar diferentes aspectos de la comunicación, tanto para grandes audiencias como para la comunicación personal.

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“Saber es importante, pero saber comunicarlo es aún más importante.”
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15 aspectos claves a tener en cuenta para ser un excelente conferenciante

A continuación explico 15 aspectos claves a tener en cuenta para hablar en público que resumen la esencia del curso impartido por Riaño:

1. El tema de la conferencia. Has de conocerlo a la perfección y sentirte cómodo hablando de él, y siempre desde la verdad. Si algo no lo sabes, no pasa nada, reconócelo y cierra el tema diciendo que buscarás información al respecto y la facilitarás a los presentes.
2. El mensaje. Las historias funcionan muy bien a la hora de hablar en público, captan desde el principio el interés de la audiencia. También es importante que estructures el discurso por bloques y en cada uno expliques una idea. De esta forma le resultará a tu audiencia mucho más fácil de entender el mensaje.
3. Prepárate bien la ponencia. Grábate en vídeo, ensaya delante del espejo o expón a alguien tu ponencia a modo de ensayo previo.
4. Adapta tu mensaje a tu público. ¡Cuántas veces hemos escuchando a alguien hablar y no hemos entendido qué está diciendo! Esto se debe al uso de “palabras malentendidas”. Asegúrate que tu audiencia entiende todos los términos. Lo mejor es explicar los términos más confusos con ejemplos para, a continuación, ponerle “nombre”. En marketing digital es muy común usar términos como engagement, CTR, followers, etc. que no todos el mundo conoce. Esto es especialmente importante en las reuniones con clientes. Si no te entienden, difícilmente te contratarán.
5. La presentación. El power point ha de ser sólo una herramienta de apoyo a tu discurso, con mensajes impactantes sobre colores que “despierte” y una tipografía fácil de leer (helvética). Olvídate de incluir datos o párrafos farragosos.
6. La vestimenta. Sé discreto. Nada de colores llamativos o complementos innecesarios que distraigan la atención. Apuesta por los tonos grises, blancos o negros para no distraer la atención. Has de ir bien vestido, pero sin olvidar que eres uno más.
7. El lenguaje corporal. Cómo te comportes en el escenario es más importante que la entonación o las palabras. Cuida tus gestos o los poses inadecuados.
8. La interacción con el público. Es vital que conectes desde el primer momento con tu audiencia. Haz preguntas dirigidas a todo el auditorio, bromea con algún asistente, acoge con la mirada a todos o abre turno de preguntas.
9. Ejemplifica. Cuando expliques un tema, apoya la teoría con elementos visuales (fotos, vídeos u objetivos), ejemplos o cualquier otro elemento. Esto se conoce en oratoria como “masa”.
10. Sé tú mismo. El resto de papeles ya están cogidos. No pretendas imitar a otros oradores, lo único que conseguirás es hacer el ridículo. Muéstrate tal y como eres. El público lo percibirá y lo agradecerá.
11. Seguridad e intención. Ten máxima seguridad en ti mismo y la convicción de que no lo vas a hacer bien no, lo vas a hacer perfecto. Si tienes intención, lo conseguirás. Si puedes, antes de que comience la conferencia, visita la sala y afróntala. Hazla tuya.
12. Humildad. No eres el que más sabe. Sólo estás ahí para exponer tu conocimiento desde tu experiencia. Si lo demuestras, quienes te escuchen te darán “autoridad”.
    

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    No vayas de prepotente si no quieres ganarte la enemistad de los presentes.
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13. Concisión. Ve al grano. Si tienes clara la idea, exponla y pasa a otra. No divagues. Así sólo conseguirás que tu público se distraiga.
14. La modulación del discurso. Haz pausas, acentúa determinadas palabras o acompaña tu discurso con el cuerpo. Evitar caer en un tono monótono. Aburrirás.
15. La llamada a la acción en el cierre. El cierre debe ha de ser redondo y dejar a la audiencia emocionalmente en alto, con ganas de más. Por ejemplo: “Después de estos consejos de la importancia de contratar un community manager, ¿alguien va a seguir confiando su gestión a su sobrino?”

Cuando prepares una potencia de marketing digital o de cualquier otro tema procura tener siempre presente estos consejos para mejorar tu capacidad de hablar en público. Y recuerda esta premisa: “Busca siempre la excelencia. Lo que des a tu auditorio debe estar por encima de las expectativas de los asistentes”.

Esto son sólo algunos consejos para hablar en público. Si quieres añadir alguno más, es tu turno.

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Proyectos GTD® (avanzado): Dudas más habituales – I

Por: José Miguel Bolívar

Si en el primer post de esta serie avanzada sobre Proyectos de GTD^® veíamos los principales conceptos, diferencias y relaciones, y en el segundo profundizamos en los errores más frecuentes que se cometen al trabajar con ellos, en esta tercera entrega vamos a centrarnos en algunas de las dudas más habituales que suelen plantearnos los participantes en nuestros cursos de formación GTD^® oficial.

¿Cuál es el número máximo de proyectos que es recomendable gestionar?

Esta es una pregunta muy interesante en sí misma porque lleva implícito que es algo discrecional, una decisión que cae por entero en nuestras manos, lo cual es mucho menos cierto de lo que parece.

Es cierto que puede haber algunos proyectos para los que se puede «decidir» si los dejamos incubando o no, pero, en la mayoría de los casos, los proyectos que tenemos proceden de haber respondido «sí» a la pregunta «¿requiere acción?» que nos hacemos en el paso Aclarar.

Si algo «requiere acción», pues la requiere. Y si tu realidad es que hay muchas cosas que «requieren acción» y que además requieren más de un paso para alcanzar el resultado, pues entonces tendrás muchos «proyectos».

Recuerda que GTD^® simplemente refleja la complejidad de tu realidad.

En cualquier caso, nada más lejos de mi intención que eludir la respuesta a la pregunta, así que voy con ella: «cuantos menos mejor, y todos los necesarios», es decir, lo recomendable es tener el número adecuado de proyectos.

¿Cuál es el «despiece» óptimo de un proyecto en acciones?

Otra pregunta muy interesante, que en general va asociada al error común de confundir los proyectos de GTD^® con inventarios de acciones.

Un proyecto es un resultado. Esto nos sirve, por una parte, para tener una referencia de qué queremos conseguir y, por otra parte, para ayudarnos a identificar los pasos que tenemos que ir dando para conseguirlo.

Los proyectos de GTD^® no se «despiezan»  (en un resultado no hay nada que «despiezar»), simplemente se tienen como referencia en la «lista de proyectos».

En un momento dado, un proyecto tendrá una o más «siguientes acciones», es decir, acciones físicas y visibles que podemos completar sin necesidad de completar otras previamente.

Cuando hay más de una «siguiente acción», es decir, acciones que puedo hacer en paralelo, en cualquier orden, entonces sí puedo plantearme si quiero tener recordatorios en mi sistema GTD^® para todas ellas o solo para algunas. En este caso, GTD^® nos dice que tenemos que tener en nuestro sistema al menos una «siguiente acción» por proyecto, pero a partir de ahí podemos tener todas las que queramos, siempre que sean «siguientes acciones».

Mi recomendación personal es tener en el sistema todas las «siguientes acciones» del proyecto. Insisto, «siguiente acción» y «acción» son conceptos totalmente distintos en GTD^®.

En tu sistema únicamente puede haber «siguientes acciones». Las «acciones» son material de apoyo y NO pueden estar en ninguna lista.

¿Bajo qué jerarquía, factor o cualidad común es útil clasificar los proyectos en GTD^®?

GTD^® no entra en este tema, ya que la clasificación de los proyectos carece de impacto a la hora de elegir con confianza qué hacer en cada momento (recuerda que los proyectos no se hacen, se hacen solo las «siguientes acciones»).

La «lista de proyectos» es una lista de temas pendientes que tienes, quieres o necesitas revisar durante tu revisión semanal, por el motivo que sea: incorporar cambios, asegurar que el proyecto avanza al ritmo deseado…

Desde esta perspectiva, la mejor clasificación es la que más útil te resulte para revisar la lista de proyectos. El grado de «granularidad» a la hora de estructurar la lista de proyectos es una elección personal.

Habrá quien únicamente necesite una «lista de proyectos». También habrá quién prefiera agrupar por separado dentro de esa lista los proyectos propios activos, los proyectos delegados o los proyectos que están momentáneamente parados, aún siguiendo activos.

Otras personas preferirán agrupar por una parte los proyectos personales y por otra los proyectos profesionales de su lista de proyectos. Asimismo, habrá quién opte por clasificar los proyectos profesionales por cliente, o por departamento…

Hay también a quién lo que le resulta más útil es clasificar sus proyectos por área de enfoque, o por objetivo.

Como ves, bastante libertad a la hora de clasificar tus proyectos, aunque hay una práctica que yo personalmente desaconsejo: utilizar criterios subjetivos cambiantes. Me explico.

Si te fijas, todos los ejemplos que he mencionado hasta ahora son «objetivos»: propios, delegados, parados, personales, profesionales, por cliente o departamento, por área de enfoque…

Lo que recomiendo evitar al máximo son las clasificaciones subjetivas como importancia, urgencia, prioridad, impacto… También desaconsejo establecer cualquier tipo de jerarquía entre ellos.

O son resultados que quieres/necesitas conseguir, o no lo son. Si lo son, tienen que estar en tu lista de proyectos, y si no lo son, quítalos de allí.

¿Debo identificar primero el proyecto y luego las siguientes acciones, o debo identificar primero la siguiente acción y luego el proyecto?

Esta pregunta tiene dos respuestas, según sea tu grado de dominio de GTD^®.

Si consideras que tu nivel de dominio de GTD^® es «avanzado» o «experto», es decir, si capturas sistemáticamente todo o casi todo lo que llama tu atención; si aclaras regularmente tus capturas identificando todos los resultados y siguientes acciones; si organizas la información y los recordatorios en las categorías propuestas por GTD^®, si haces una revisión semanal completa todas o casi todas las semanas y si antes de elegir que hacer en cada momento tienes en cuenta las tres formas de trabajar, tus horizontes de enfoque y los factores limitantes en los que te encuentras, entonces tu respuesta es «da exactamente igual».

Si por el contrario estás dando todavía tus primeros pasos en el camino hacia dominar GTD^® (por muchos años que lleves dando esos primeros pasos) o, lo que es lo mismo, si no haces sistemáticamente todo lo del párrafo anterior, entonces mi recomendación es que sigas siempre este proceso mental:

1. ¿Cuál es la siguiente acción?
2. ¿Consigo mi resultado cuando la completo?
   1. Sí ➜ Aquí no hay ningún proyecto
   2. No ➜ Tengo un proyecto ➜ ¿Cuál es el resultado deseado?

El motivo de mi consejo es que, en mi experiencia, empezar identificando el proyecto antes que las acciones suele dar lugar a una «inflación» de proyectos en la lista de proyectos, es decir, a que te inventes proyectos para cosas que no lo son.

Sí, sé que cuesta más olvidarte de si es o no es un proyecto y centrarte inicialmente solo en la «siguiente acción», pero te cuesta porque estás aprendiendo una nueva forma de pensar, así que practica, practica y practica, y ya verás como se vuelve algo natural y sin esfuerzo.

Próximos posts

Espero que esta serie te esté resultando útil (me encantaría conocer tu opinión con algún comentario). En cualquier caso, aún quedan muchas más dudas y las seguiré compartiendo en próximas entradas, a razón de tres o cuatro por post, hasta completar las más relevantes.

Recuerda que, si te interesan los proyectos GTD^® y quieres saber más sobre ellos, en el grupo de Slack «Aprendiendo GTD^®», en el canal #gtd-alt-2-proyectos, hay un hilo en el que puedes plantear tu dudas o preguntas y que, para formar parte de esta comunidad de aprendizaje y plantear tus dudas, debes previamente registrarte, lo cual puedes hacer directamente desde su página web.

[DISCLAIMER: «Aprendiendo GTD^®» es una iniciativa particular promovida y gestionada por Manolo Molero, Luis Sánchez Blasco y Sergio Pantiga de forma completamente autónoma e independiente de OPTIMA LAB y la David Allen Company. Tanto mi participación como la participación de otros nodos de OPTIMA LAB en dicha iniciativa es únicamente en calidad de usuarios de GTD^® y nuestra presencia en esta comunidad de aprendizaje no constituye ni implica en ningún caso el aval, respaldo o apoyo a los contenidos, afirmaciones u opiniones particulares expresadas por los restantes miembros de dicha comunidad.]

Entradas relacionadas:

1. En GTD los Proyectos No se Hacen
2. GTD: Por Qué Usar una Lista de Proyectos
3. Proyectos GTD® (avanzado): Los errores más frecuentes

La tiranía de las pequeñas tareas y las decisiones triviales

Por: David Torné

La lista de próximas acciones marca nuestra actividad. Muchas veces acaba poblada de acciones sin importancia o sin saber porque parece que, sobresalen más que las otras.

Al escoger lo más relevante se queda atrás y nos quedamos atrapados en un juego donde lo que importa es tachar cuantas más puntos de la lista mejor en lugar de obtener resultados.

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Escoger lo más relevante y conseguir resultados implica cerrar la puerta a lo más inmediato y placentero
Click Para Twittear

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¿Porque acabo enredado en el más trivial? ¿Si se lo que tengo que hacer porque pienso en pequeño y termino priorizando el más trivial? Pero sobre todo, ¿Cómo puedo no caer en esta trampa?

Avanzar en círculos

“Ana hace tres meses que se organiza y trabaja con Getting Things Done (GTD). Ha pasado de hacer las cosas sobre la marcha a hacerlas bajo las pautas de un sistema.

Ahora se siente menos estresada y su capacidad de ejecución ha aumentado. Se da cuenta que poco a poco todo va encajando y de que empieza a disponer de más tiempo “

¿Qué hará Ana en este punto? ¿Reflexionará a que dedicar el excedente de tiempo y energía de la que dispone o lo utilizará para ocuparse de nuevos asuntos?  ¿Pensará en que invertir el tiempo o simplemente se limitará a ocuparlo con otras tareas?

Mucho me temo que será la segunda opción. Obviamos la reflexión y nos limitamos a seguir adelante como una mula con anteojeras.

No definimos un propósito ni una meta. La capacidad para hacer más nos convierte aparentemente en más productivos pero sin ser más efectivos. Hacemos sin una dirección definida.

Muchas veces no tenemos ninguna necesidad. Entramos en una dinámica donde vamos resolviendo los problemas del día a día y al estar en una situación mejor que la del punto de partida lo interpretamos como un progreso.

Primero lo más fácil

Otra situación habitual es la de quien dispone de una lista de próximas acciones bien nutrida de elementos significativos, aquellos que te ayudan a completar proyectos importantes o alcanzar objetivos.

Pero las acciones más significativas se retrasan o se dejan de lado de forma sistemática. Cuando escogemos “que tenemos que hacer ahora” nos decantamos sistemáticamente por más cómodo.

Nos decimos “Me quito de encima dos o tres acciones sencillas para calentar y después me pongo con lo que tengo que hacer”. Ocupamos los mejores momentos del día, aquellos en los que dispones de una mayor capacidad, con tareas irrelevantes y cuando trabajamos con lo que importa ya no estamos al 100%. Se nos pone todo cuesta arriba.

Las acciones de mayor exigencia se deben realizar en el mejor momento del día, de lo contrario creamos una dificultad añadida y una barrera mental. Nos convencemos de que las cosas son más complicadas de lo que son. Creamos una falsa creencia.

Satisfacción a corto plazo vs Incomodidad y progreso real

En ambos casos nos decantamos por el confort, por la satisfacción a corto plazo. Es una vida mucho más fácil, sin altibajos, sin frustración pero estamos viviendo en una burbuja.

Significa encarar obstáculos e incomodidad. No sólo en el momento de realizar las tareas más complejas y exigentes, también al implicarte en proyectos o fijarte objetivos que pueden significar un cambio real.

Un cambio real significa hacer frente a la incomodidad, al miedo. A renunciar a cosas importantes, a dejar atrás una forma de vivir a la que te has acostumbrado y en la que te encuentras cómodo.

Parece fácil y comprensible cuando lo lees en negro sobre blanco pero es una de esas cosas que sólo se entiende de verdad cuando se experimenta en primera persona.

“El principal criterio de elección es la comodidad en lugar de la relevancia”

Te conviertes en un microgestor, en alguien que vive en horizontal, sin desafíos y por tanto sin crecimiento. Mantenernos en la comodidad se convierte en un limitador, manteniéndonos en un paréntesis.

Como evitar la tiranía de las decisiones fáciles

No hay trucos ni secretos. La mejor forma es trabajar de forma sistémica, siempre con las mismas pautas. Aquí te dejo unas cuantas que puedes incorporar a tu sistema.

La actividad importante siempre en los momentos claves del día

Identifica las acciones clave de tu lista de próximas acciones y realiza las mismas cuando dispongas de una mayor capacidad, a primera hora del día por ejemplo.

Si trabajas con GTD ordena las acciones de mayor a menor energía y empieza por la más exigente, continúa con el resto de acciones del mismo contexto. Hazlas todas hasta agotarlo.

Crea tus listas de proyectos y de objetivos

Redacta una lista de objetivos que quieres alcanzar el próximo año y una de proyectos en los que estás trabajando ahora.

Revísalas semanalmente. Los proyectos que llenarán la segunda lista surgirán de la primera. Si combinas esta idea con la de mantener un número limitado de proyectos activos te asegurarás de no dar entrada a otras opciones que en un principio son apetecibles pero resultan irrelevantes para tu “plan”.

Es una forma de decir no a través de tu sistema. Un filtro que evite la entrada de actividad que no es suficientemente significativa.

Un momento para la actividad pequeña

Reserva un momento durante tu jornada para responder emails, hacer llamadas, búsquedas en Internet. Algunas de estas actividades las puedes atender semanalmente.

Te ayudará a quitártela de encima. No se te acumularán en la lista de próximas acciones  diluyendo la necesidad de realizarlas cada vez que la consultes. Sabes que tienen su momento y las acabarás haciendo. Esa confianza te permitirá dejarlas de lado.

Elimina acciones irrelevantes

Una vez por semana llevas a cabo tu revisión semanal. Antes de empezar puntea la lista de próximas acciones. Encontrarás las que han quedado pendientes después de una semana de trabajo. Entre ellas habrá las que hace más de una semana que están allí.

Pregúntate si son necesarias, si pasaría algo si no las atendieras, si son relevantes. Si la respuesta a todas las preguntas es No, elimínalas.

De hecho no es necesario que seas tan escrupuloso, si no hay una tercera persona que espere respuesta o una entrega, o no está relacionada con uno de tus objetivos a la basura.

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Cuatro puntos para asegurarse de que tu lista de próximas acciones está poblada de actividad relevante y lo que haces marca la diferencia.

Introducir en tu sistema un modo para realizar ciertas elecciones en modo automático evita cometer errores al escoger. No guiarte por criterios subjetivos o ligados a caprichos momentáneos. Escoges con la razón.

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Proyectos GTD® (avanzado): Los errores más frecuentes

Por: José Miguel Bolívar

En el primer post de esta serie – «Proyectos GTD® (avanzado): Conceptos, diferencias y relaciones» veíamos precisamente eso: los principales conceptos relacionados con los proyectos en GTD^®, así como las diversas diferencias y relaciones entre dichos conceptos.

En este segundo post de la serie vamos a centrarnos sobre los errores más frecuentes que se cometen al trabajar con los proyectos en GTD^®.

Malinterpretar el concepto «proyecto» de GTD^®

Este es, probablemente, el error principal que cometen las personas que se acercan por primera vez a GTD^® y al concepto de «proyecto» en particular.

Para la mayoría de quienes desconocen GTD^®, un proyecto es algo típicamente complejo, en el que normalmente se trabaja durante un periodo de tiempo considerable en una diversidad de asuntos orientados a un tema concreto.

Los proyectos «normales» suelen costar dinero, a menudo bastante, e involucrar a colectivos relativamente amplios. Por otra parte, los proyectos se suelen percibir como una actividad profesional de más valor que el trabajo rutinario.

Ante esta idea predefinida de «proyecto», es muy habitual un cierto rechazo al concepto de «proyecto» que plantea GTD^®, ya que en un gran porcentaje de los casos estos «proyectos» están relacionados con temas mucho más sencillos y cotidianos.

A raíz de este rechazo, muchas personas cometen el error de no aplicar el criterio de GTD^® para decidir si algo es o no es un proyecto, y en su lugar ser ellas las que «deciden» llamar proyectos únicamente a lo que ellas «creen» que es un proyecto.

La consecuencia del error anterior es que los sistemas GTD^® de estas personas carecen de un inventario completo y actualizado de resultados, lo que hace imposible que puedan contar con una «mente extendida».

Confundir los proyectos de GTD^® con inventarios de acciones

Otro error muy habitual es creer que los proyectos son contenedores de acciones, es decir, esquemas o listas con todas las acciones que hay que completar para dar por concluido el proyecto. Este error se ve potenciado por el planteamiento erróneo que hacen muchas aplicaciones «supuestamente» específicas para GTD^®.

Además, este error se ve también reforzado por la costumbre que tienen muchas personas de trabajar «por proyecto», es decir, poniéndose a trabajar sobre las diversas acciones de un proyecto, con la intención de completar cuantas más, mejor. Esta forma de trabajar es muy distinta de la que propone GTD^®, que es trabajar en función del contexto, tiempo y energía disponibles.

Explicado con otras palabras, en lugar de «encadenar» la ejecución de acciones simplemente porque pertenecen a un proyecto, en GTD^® se «encadenan» porque tienen algo en común que es necesario para poder ejecutarlas: estar en un sitio concreto, disponer de una herramienta determinada, estar hablando o reunidos con una persona o grupo de personas específicos, independientemente de a qué «proyecto» pertenezcan las acciones que se están completando.

Otro problema derivado de este error es que se mezclan las «siguientes acciones» (las que ya se pueden hacer, sin necesidad de completar acciones previas) con las «acciones» (que aún no se pueden hacer, ya que previamente hay que completar otras acciones). Ya sabemos que mezclar elementos con significados distintos en un mismo sitio es contrario a organizar con efectividad.

Creer que todos los proyectos de GTD^® tienen que estar en la «Lista de proyectos»

La «lista de proyectos» de GTD^® es, ante todo, una lista de temas pendientes en los que quieres, tienes o necesitas pensar durante tu revisión semanal.

En línea con lo que comentaba hace un momento acerca de «evitar mezclar al organizar», incluir «proyectos» sobre los que no va a ser necesario pensar en ninguna «revisión semanal» junto con aquellos otros sobre los que sí va a ser necesario pensar, es una mala práctica.

Que algo sea un «proyecto» es distinto de que tenga que estar en la «lista de proyectos».

En este sentido, podemos distinguir entre «proyectos evidentes» y «proyectos no evidentes». Otra posible forma de referirnos a ellos es como «proyectos autogestionados» y «proyectos no autogestionados». En ambos casos, hablamos de lo mismo.

Hay «proyectos», es decir, resultados, que requieren más de un paso y que podemos alcanzar en un año, que son evidentes/autogestionados. Esto significa que no es preciso pensar sobre ellos durante la «revisión semanal» porque las nuevas «siguientes acciones» van apareciendo de forma natural y espontánea en la medida que vamos completando las anteriores.

Un ejemplo de proyecto evidente o autogestionado sería «hacerme una revisión dental». La siguiente acción sería «llamar al dentista para pedir cita» y, una vez tuviéramos la cita, la siguiente acción sería «ir al dentista». Según la definición de GTD^®, «hacerme una revisión dental» es un proyecto, ya que a) requiere más de un paso y b) lo puedo conseguir en menos de un año. Sin embargo, añadir «hacerme una revisión dental» a la «lista de proyectos», sería absurdo.

Veamos por qué es innecesario tener «hacerme una revisión dental» en la «lista de proyectos»:

1. Cuándo el proyecto aparece por primera vez en mi radar, lo capturo.
2. Cuándo lo aclare y organice en mi sistema GTD^®, tendré una siguiente acción «llamar al dentista para pedir cita» en mi contexto @llamadas o @teléfono.
3. Cuándo llame al dentista, me darán hora. Esa hora puedo bien capturarla, bien ponerme directamente un recordatorio en mi «calendario».
4. Cuándo haya ido al dentista, habré conseguido el resultado.

Como puede observarse, en ningún momento se corre el riesgo de que el «proyecto» desaparezca de nuestro sistema por error, ni tampoco se ve ninguna necesidad de pensar en él durante nuestra «revisión semanal».

Por desgracia, hay otros muchos proyectos que sí necesitan esta «revisión semanal» para asegurar que siguen avanzando, del mismo modo que también hay proyectos en los que sí corremos el riesgo real de que desaparezcan de nuestro sistema al completar una «siguiente acción» si no hay un recordatorio en la «lista de proyectos» indicando que siguen siendo estando pendientes.

En cualquier caso, el criterio para incluir o excluir un proyecto de la «lista de proyectos» nunca debería ser si tú «crees» que es o no es un proyecto, sino si a) necesitas revisarlo regularmente o b) podría desaparecer inadvertidamente de tu sistema antes de completarse.

Confundir los proyectos con los objetivos o con las áreas de enfoque y responsabilidad

Otro error habitual es confundir los «proyectos» con «objetivos» o con «áreas de enfoque y responsabilidad».

El primer error es bastante lógico, ya que la mayoría de lo que en el lenguaje profesional se suele llamar «proyecto» en GTD^® se corresponde más con un «objetivo».

Un objetivo es un resultado que requiere más de un paso y más de un año para completarse. Normalmente, un objetivo va a incluir varios «proyectos». «Cambiarme de casa», por ejemplo, es probable que sea más un «objetivo» que un «proyecto». «Encontrar una nueva casa» o «hacer la mudanza a la nueva casa» serían «proyectos» que formarían parte de este «objetivo».

Algo parecido ocurre con las áreas de «enfoque y responsabilidad». Recuerda que las «áreas de enfoque y responsabilidad» nunca se completan, sino que siempre están activas. «Hacer deporte», por tanto, es un «área de enfoque o responsabilidad», mientras que «encontrar un nuevo gimnasio cerca de casa» sería un «proyecto» perteneciente a ese «área de enfoque o responsabilidad».

Del mismo modo, ir al gimnasio el martes y el jueves de 18:30 a 20:30 serían «siguientes acciones» recurrentes pertenecientes a esa misma «área de enfoque o responsabilidad», pero no pertenecen a ningún proyecto.

No revisar la «lista de proyectos»

Este es también un error muy habitual. La revisión de la «lista de proyectos» es – probablemente – uno de los pasos de mayor valor añadido de toda la «revisión semanal».

El paso «Reflexionar» significa, entre otras cosas, evaluar semanalmente en qué estado están todos y cada uno de nuestros proyectos de la «lista de proyectos», asegurarnos de que todos ellos tienen al menos una «siguiente acción» activa en alguna de las demás listas de GTD^® y pensar si hay que hacer algo en relación a ellos (añadir, eliminar, cambiar…).

Aunque parezca una perogrullada, una lista que no se usa es una lista que no sirve para nada. Tener una «lista de proyectos» y no revisarla a fondo en la «revisión semanal» es tener una lista «de adorno» que solo sirve para darte trabajo extra.

Próximos posts

Hay más, pero en este post he querido centrarme en cinco errores «clásicos» que se cometen con los «proyectos» de GTD^®. En próximas entradas comenzaré a responder a las dudas más habituales que me plantean sobre este tema, y aprovecharé también, cuando tenga sentido, para dar visibilidad a otros errores menos frecuentes, pero también comunes.

Recuerda que, si te interesan los proyectos GTD^® y quieres saber más sobre ellos, en el grupo de Slack «Aprendiendo GTD^®», en el canal #gtd-alt-2-proyectos, hay un hilo en el que puedes plantear tu dudas o preguntas y que, para formar parte de esta comunidad de aprendizaje y plantear tus dudas, debes previamente registrarte, lo cual puedes hacer directamente desde su página web.

[DISCLAIMER: «Aprendiendo GTD^®» es una iniciativa particular promovida y gestionada por Manolo Molero, Luis Sánchez Blasco y Sergio Pantiga de forma completamente autónoma e independiente de OPTIMA LAB y la David Allen Company. Tanto mi participación como la participación de otros nodos de OPTIMA LAB en dicha iniciativa es únicamente en calidad de usuarios de GTD^® y nuestra presencia en esta comunidad de aprendizaje no constituye ni implica en ningún caso el aval, respaldo o apoyo a los contenidos, afirmaciones u opiniones particulares expresadas por los restantes miembros de dicha comunidad.]

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1. Proyectos GTD® (avanzado): Conceptos, diferencias y relaciones
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Por qué tendemos a saturarnos y auto-convencernos de que no estamos saturados

Por: Iago Fraga
He de admitir que empezando a escribir este artículo me cuesta bastante escribirlo (lo escribo con cierto miedito) porque creo que es la primera vez que admito públicamente que he estado saturado últimamente pero voy a seguir escribiéndolo casi sin editar porque cada vez me inclino más (y me autorizo, que es lo bueno) a […]

Proyectos GTD® (avanzado): Conceptos, diferencias y relaciones

Por: José Miguel Bolívar

Hace un mes escaso tuve la oportunidad de certificarme como GTD^® Master Trainer de Nivel 2. Como ocurre con el resto de programas de certificación de la David Allen Academy (DAA), los programas de certificación para Master Trainer (MT) tienen lugar en Ámsterdam, ciudad en la que David y su mujer, Kathryn, alma mater de la DAA, fijaron su residencia habitual hace ya unos años.

Los programas de certificación de la DAA en general, y en concreto los de MT, son exigentes y se prolongan varios meses. Antes de participar en un curso Train The Trainer (T3), hay que llevar a cabo un trabajo preparatorio considerable, que continúa tras el T3 y culmina con una evaluación final que asegure la obtención del nivel competencial y de conocimientos esperados.

Estos programas están dirigidos por una persona que es Senior Master Trainer (SMT) y cuentan con la presencia constante de Kathryn y David Allen, lo cual es sin duda un lujo para la formación de cualquier persona que quiere facilitar el aprendizaje de GTD^®.

Es además una oportunidad fantástica para el networking con colegas de otros países (en este curso de certificación había también representantes de Australia, Guatemala, Francia y Holanda) y conlleva diversos momentos impagables, como por ejemplo la cena del último día, en la que David Allen nos compartió un montón de anécdotas personales sobre su camino para dominar GTD^®.

Te cuento todo esto porque el Nivel 2 de la formación GTD^® oficial está 100% enfocado en los proyectos de GTD^®, de ahí el nombre del curso – «Projects and Priorities» – y mi participación en el T3 es lo que me ha dado la idea de escribir una serie de posts dedicada específicamente a los proyectos de GTD^®, probablemente el concepto peor entendido y utilizado por la mayoría de las personas que se acercan a la metodología.

Conceptos básicos de GTD^® relacionados con proyectos

Siguiente acción: actividad física y visible que permite que algo avance hacia el resultado deseado.
Proyecto: resultado que requiere más de una acción para alcanzarse y que puede completarse en el plazo de un año.
Objetivo: resultado que requiere más de una acción para alcanzarse y que va a tardar más de un año en completarse.
Área de responsabilidad: área vital, tanto personal como profesional, que conlleva un grado de compromiso, responsabilidad o interés especiales, o que requiere un especial grado de atención.

Diferencias entre los conceptos básicos de GTD^® relacionados con proyectos

De los cuatro conceptos anteriores, las únicas que «se hacen» son las siguientes acciones, es decir, en GTD^®  ni los proyectos, ni los objetivos ni las áreas de responsabilidad «se hacen».

Los proyectos y los objetivos «se consiguen» una vez que se han completado las siguientes acciones que los componen.

En cuanto a las áreas de responsabilidad – esto es un detalle muy importante – simplemente «se tienen» y nunca se completan.

Veamos un ejemplo que relaciona varios de estos conceptos.

Imaginemos que un área de responsabilidad es tu casa y, en concreto, el que tu casa sea un lugar acogedor. Imaginemos también que tienes calefacción por gas natural y que cuentas con caldera propia, próxima a cumplir 15 años de uso y, por tanto, pidiendo a gritos su renovación.

Como quieres que el próximo invierno los pingüinos se mantengan alejados de tu casa, decides «renovar la caldera de casa». Esto es un proyecto, ya que a) es un resultado, b) requiere más de una acción para alcanzarse y c) puede completarse en el plazo de un año.

De las muchas acciones que tendrás que llevar a cabo para completar tu proyecto, hay pocas que puedas hacer ahora. Una de ellas es «buscar en Internet empresas que instalen calderas domésticas y capturar el teléfono de un par de ellas». Esta es una siguiente acción, ya que «buscar en Internet» es una actividad física y visible que permite que el proyecto «renovar la caldera de casa» avance.

Relación entre los conceptos básicos de GTD^® relacionados con proyectos

Las siguientes acciones pueden ser independientes, es decir, estar simplemente en alguna lista GTD^®, como por ejemplo el «calendario», la «lista a la espera» o un «contexto» o, por el contrario, pueden formar parte de un proyecto, de un objetivo o de un área de responsabilidad.

Los proyectos pueden ser independientes, es decir, estar simplemente en la «lista de proyectos», o pueden formar parte de un objetivo o de un área de responsabilidad.

Los objetivos pueden ser independientes o formar parte de un área de responsabilidad.

Próximos posts

En esta primera entrega de la serie de posts avanzados sobre proyectos GTD^®, hemos recordado las definiciones de los principales conceptos relacionados con los proyectos, así como las diferencias y las relaciones existentes entre ellos.

En una próxima entrega trataré los errores más comunes en los que se suele caer al empezar a trabajar con los proyectos en GTD^® para, a partir de ahí, dedicar los posts necesarios a responder a las preguntas más frecuentes relacionadas con el tema.

Si te interesan los proyectos GTD^® y quieres saber más sobre ellos, en el grupo de Slack «Aprendiendo GTD^®», en el canal #gtd-alt-2-proyectos, hay un hilo en el que puedes plantear tu dudas o preguntas.

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Entradas relacionadas:

1. Perspectiva GTD: Las Áreas de Enfoque y Responsabilidad
2. GTD: Por Qué Usar una Lista de Proyectos
3. Diferencias entre «Agenda» y «Agendas» en GTD®

La historia nunca contada de Franck Scipion

Por: Franck Scipion

Eran casi las 15:00

Me moría de hambre.

Aquella mañana, 3 de mis compañeros habían pasado por la oficina del director para recibir una notificación de despido fulminante.

Era el 1 de agosto de 2012 y volvía de vacaciones relajado y moreno.

No hay nada como pasar 2 semanas en la playa nadando en las olas con mis 2 mellizas, Luna y Mar, para recargar las baterías.

Sabía de los despedidos porque estaba a la cabeza de un pequeño equipo responsable de los proyectos digitales en el mundo de la salud. De hecho, habíamos preparado el despido de uno de mis colaboradores antes de irme de vacaciones.

Aquella mañana, todo olía muy raro.

Se respiraba tensión y miedo en cada rincón de las oficinas de la Sociedad Española de Cardiología.

Aquellos despidos tardaban demasiado y teníamos que hacer también el meeting de seguimiento mensual.

Sonó mi teléfono.

Era el director.

“Franck, ¿te puedes acercar a mi despacho?”.

Cogí mi cuaderno porque íbamos a hacer la reunión de seguimiento.

“Una mañana dura, ¿verdad?”, le dije al director.

“No lo sabes bien”, me contestó.

“Mira Franck, tengo una mala noticia. Vamos a prescindir de tus servicios”.

FULMINADO, EN EL ACTO. ¡A LA PUTA CALLE!

“Ya sabes, nada que reprocharte, la crisis, las circunstancias… He aquí tu carta con el finiquito.

Coge tus cosas y no vuelvas por aquí.

¡Gracias por todo!”.

Aquella experiencia fue dura.

10 minutos interminables y a la vez fugaces.

Pero de esta misma experiencia nació una certeza incuestionable:
nunca más trabajaré por cuenta ajena.

HOY ESTOY A LA CABEZA DE UN NEGOCIO ONLINE DE EDUCACIÓN PRÓSPERO

Lidero un pequeño equipo de colaboradores en remoto.

Todos trabajamos desde casa.

He sabido convencerles de que el proyecto que tenemos en mano en Lifestyle Al Cuadrado es tan importante para la sociedad y bonito para una empresa, que han decidido unirse a la aventura.

7 personas que comparten mis valores; 7 personas listas para dejarse la piel con el objetivo de acelerar negocios que transforman vidas.

Preparadas para ayudar a emprendedores a reinventarse con un negocio online que aman y que les permite vivir la vida de sus sueños.

Ni más ni menos.

Tenemos una misión muy clara: ayudar a 1000 personas en los próximos 5 años a conseguir esta transformación vital.

Hace unos meses, la empresa superó los 2 millones de euros facturados 100% online.

Tenemos miles de clientes repartidos en más de 41 países.

Somos una micro-pyme multinacional.

100% digital.

ORGULLO BOOTSTRAPPER

No ha sido fácil llegar hasta ahí.

Nadie me ha regalado nada.

No tenía contactos en este sector.

No tengo inversores ni acceso a bancos. Ni lo quiero.

Tampoco tenía un currículum de emprendedor de éxito, aunque si lo había intentado 2 veces antes en negocios que maté por mi propia inmadurez: uno en el año 2000, con la burbuja de las puntocom, y el otro en 2008, cuando Mayte mi mujer, me anuncio que íbamos a tener mellizas.

Cada venta, una tras otra, lentamente ha financiado el crecimiento de mi negocio.

Aunque esta ruta ha sido y sigue siendo de vez en cuando difícil, no la cambiaría por nada en el mundo.

He crecido como emprendedor y como persona gracias a LifestylealCuadado.com

Es la ventaja principal de ser emprendedor.

Cada día te conoces mejor.

Cada día te superas.

Cada día se vuelve a cuestionar el Status Quo y todo lo que has logrado hasta la fecha.

Ser emprendedor es un reto permanente.

CIUDADANO DEL MUNDO

Nací en 1970, en una ciudad de las afueras de París.

Mis padres eran sindicalistas.

Nunca ha faltado de nada, ni tampoco nos sobraba el dinero. Soy el único de 3 hermanos que ha podido estudiar.

Soy un hijo del 93, uno de los departamentos más conflictivo o siniestrado de Francia, según se mire.

He crecido con muchos colores y culturas mezcladas.

Y pienso que de la diversidad nace la riqueza humana. La mezcla es lo normal para mí.

Durante muchos años, no entendía por qué no había nacido negro para tocar saxofón como John Coltrane o luego el funk como Tim Maia o George Clinton.

Me dejé llevar en los estudios para terminar con éxito la carrera de Ingeniero Aeronáutico.

No era especialmente empollón. Ni tampoco especialmente brillante.

Tan solo un tipo del montón.

A los 23 años, murió mi abuelo y mi madre no quiso la herencia. Así que me dio el dinero.

Me fue a descubrir el mundo.

Brasil, el país de todos mis sueños; las Américas, Australia, Asia y la vuelta a Europa.

He sido joven y he disfrutado de lo lindo.

De hecho, todavía me siento joven, aunque los chavales ya me catalogan como dinosaurio con barriga.

Ahora vivo en Burdeos, Francia. Aunque he vivido, al menos 6 meses, en más de 10 países en los últimos 20 años.

Seguramente terminaré en el sur de España, porque me gusta esa tierra y su gente.

¿Te he dicho que mi mujer, Mayte, es de Córdoba?

MI DON ES ARREGLAR NEGOCIOS

Me gusta meterme en la trinchera con el dueño de un negocio.

Oír su dolor.

Entender su valor nº1.

Y arreglar el caos estratégico en el que está metido.

Centrarle, darle foco y claridad.

No lo logro siempre. Pero, en general, se me da bien ordenar el caos y la entropía, bibujar una visión y contagiar esta visión.

Soy analítico y creativo. Disciplinado y meticuloso.

¿Quizá porque en una vida anterior fui sido Senpai, en Japón?

¿O quizás porque tengo un MBA y he trabajado muchos años como consultor de negocio?

¿Quién sabrá?

Trabajar conmigo es intenso porque el afán de superación es permanente.

Me dejo el alma en este negocio y siempre lo doy todo.

MIS VALORES SE BASAN EN COMPARTIR Y EN LA TRANSPARENCIA

Fui el primero en compartir mis informes de ingresos y gastos en el blog, durante años, en habla hispana.

La gente me llamó de todo, pero volvía cada mes a ver si me había dado una hostia…o no.

Mi blog es el “Interview” del mundo de los negocios online.

Nadie lo compra, pero todos lo leen.

Ahora ya no hago estos informes de Backstage porque somos una empresa y estos números engañan más que otra cosa.

Trabajo en abierto de forma transparente para mis clientes o para mi equipo.

Lo que tengo claro es que compartir está en la esencia del proyecto y esto no cambiará nunca.

Me llevo mal con el postureo y la hipocresía. Y en el mucho online hay mucho de esto…

Soy un tipo serio porque creo que, cuando alguien deposita su sueño en tus manos, es mejor hacer este trabajo con seriedad y no comportarte como un fantoche que cuenta banalidades.

Soy un tipo que conoce sus límites.

Sé muy bien que por cada caso de éxito que pasa por mis manos, hay otros 4 alumnos míos que no van a superar sus expectativas y acercarse a su sueño de una vida distinta y más llena de propósito.

Estas son las reglas del juego de emprender.

No creo que solo la mente pueda arreglar todos los males de un emprendedor.

Todo parte de encontrar tu talento, echarle miles de horas para aumentar el nivel de calidad de lo que produces y, ahí sí, poder dinamitar las creencias limitantes para poder alcanzar la mejor versión de ti mismo.

Los hábitos son claves y los hábitos necesitan algo más que una mente poderosa y la caja de herramientas de los gurús.

No existen las recetas universales.

MATA AL INTERMEDIARIO

Es mi lema.

Porque el intermediario terminará maltratándote a ti.

Es cuestión de tiempo.

Pero lo hará cuando refuerce su posición de dominancia.

Odio a todas las grandes empresas capitalistas. Sean offline, de toda la vida, o digitales y modernas.

Creo en un mundo dominado por una red hiperconectada de artesanos digitales que trabajan en directo para sus clientes.

Soy un tipo dispuesto a morir por mis ideas, aunque estas ideas no estén compartidas por la mayoría de los que cortan el bacalao en mi sector.

Soy muy mayor para confundir el éxito con felicidad, para confundir el amor y el respeto con la inclusión en una comunidad de elegidos.

Me vale hacer el salmón.

Me gusta hacer el salmón e ir contracorriente.

Seguir lo establecido no mola.

TENEMOS QUE SALVAR EL PLANETA, COLEGA

¿Te acuerdas?

Si eres de los que cree que el Estado y los funcionarios (educación, personal sanitario, seguridad etc.) no sirven para nada, si buscas evadir impuestos por no redistribuir como lo hacen las grandes multinacionales, no vamos a conectar bien…

Creo que necesitamos a todos para salvar el planeta y reinventar un modelo económico sostenible.

Creo en un modelo de redistribución de la riqueza como fundamento para mantener la paz en el mundo.

Los emprendedores solos no van a lograr solucionar esto, aunque a algunos se le va a olla y pecan de soberbia y falta de preparación.

Para mí, un Gandhi vale 10.000 Steve Jobs.

Un Voltaire vale 10.000 Elon Musk.

Un Einstein vale 10.000 Jeff Bezos.

Odio a los que critican sin proponer una alternativa.

Me canso muy rápido de las palabras y los debates.

Creo que los actos, únicamente los actos, magnifican lo que piensas de verdad.

HABLANDO DE ACTOS…

Si has conectado con mis valores y si buscas a un sherpa para coronar tus cimas como emprendedor digital, aquí me tienes.

Quiero que tú seas el próximo en vivir este cambio.

Y, para que esto ocurra, tienes que convencerte que es posible cambiar tu vida

La entrada La historia nunca contada de Franck Scipion se publicó primero en LifeStyle Al Cuadrado.

¿Eres capaz de estar aquí y ahora? Compruébalo con este test

Por: Berto Pena

El nuevo “enfermo productivo” no es el que no tiene tiempo, el que no se organiza bien, o el que tiene tanto que hacer que no se aclara, sino el que no es capaz de estar aquí y ahora, en lo que está, o con quien está. Sino el que vive manejado por sus Distracciones. Nuestra capacidad de conectar con lo que hacemos se está reduciendo a una velocidas increíble. Y creo que es algo muy serio.

El mundo ultraconectado que hemos aceptado, la saturación de información y aplicaciones a la que nos hemos apuntado, y esa estúpida tendencia de querer estar a todo, se traduce en mil notificaciones, alertas y chequeo compulsivo que está destruyendo la manera de trabajar y de relacionarnos con otros. No creo que esté pecando de apocalíptico. Mira a tu alrededor… o a ti mismo.

¿Estás con tus tareas? ¿Sí o no?

Mira ahora a tu lista de tareas y elige algo de lo que tengas ahí. Una tarea de cierta complejidad, o directamente una importante, que necesitas hacer muy bien. Cuando te pongas a hacerla, tu capacidad para conectarte marcará cómo la haces, cuánto tardas y .

Cuando estás aquí y ahora sale a la luz la mejor versión de ti: más creatividad, más intensidad, más fluidez, más detalle, más visión… No se me ocurre nadie que no esté interesado en conseguir eso…

¿Estás con otras personas? ¿Sí o no?

¿Y con otras personas? Cuando estás hablando por teléfono con un cliente; o con un compañero de trabajo en la oficina; o con un amigo mientras tomas algo; o en casa con tu pareja o hijos. ¿Eres capaz de estar ahí con ellos de verdad? Sin mirar el puñetero móvil durante un rato, sin pensar «¿cuántos correos me habrán entrado ya?», o sin desear que termine la otra persona para postear o ver si tienes algún mensaje privado.

Cuando estás aquí y ahora con otras personas, escuchas de verdad, conectas, aprendes, disfrutas, vives. Pero parece que SIEMPRE es más importante lo que pasa al otro lado de la pantalla.

Haz este Test. Pruébalo hoy mismo.

Te propongo elegir tres momentos:

1. Una tarea del trabajo difícil o de cierta complejidad.
2. Un momento a solas donde estés desconectando, tal vez escuchando música o leyendo un libro.
3. Un rato junto a otras personas que te importan: amigos, familia…

En todas esas situaciones, ¿eres capaz de estar diez minutos sin mirar el móvil? ¡Compruébalo!

Yo hice esta prueba esta semana y fallé en dos ocasiones. Solo lo hice bien a la hora de hacer la tarea. Es algo que me imaginaba, porque en los últimos años he entrenado mucho mi capacidad para conectarme a mi trabajo. Y soy bueno. Ahora me toca ponerme en serio con las personas: porque si no conecto con lo que tengo delante, ¿qué clase de persona quiero ser?

Me encanta la tecnología con la que vivo pero me interesa más vivir lo que me pasa. Soy muy pesimista con el mundo idiotizado que estamos construyendo. Es algo que me preocupa mucho. Como divulgador y asesor, solo puedo hacer una cosa. Bueno dos: 1) preocuparme de lo mío, de hacer lo que digo que quiero y ser coherente; y 2) llamar la atención de otras personas que igualmente quieran vivir y trabajar más intensamente. ¿Eres tú uno de ellos?

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