Por:
José Miguel Bolívar
Para muchas personas, OPTIMA3® o GTD® son metodologías «complejas» o, al menos esa es la sensación que tienen. En realidad, estas metodologías son tan simples como el mecanismo de un lápiz y por eso cualquier persona puede usarlas. El motivo por el que son tan simples es que todo el mundo sabe capturar cosas, decidir sobre ellas, ponerse recordatorios, revisar listas y hacer cosas.
La supuesta complejidad de OPTIMA3®, o de GTD®, es en realidad la complejidad del día a día. La mayoría de los sistemas de organización personal fracasan, entre otras razones, porque ofrecen una visión artificialmente sobre-simplificada de la realidad, es decir, porque transmiten la sensación de que las cosas son mucho más sencillas de lo que realmente son. Por eso, cuando la gente empieza a usar metodologías «serias» como OPTIMA3® o GTD®, y descubre la complejidad real de su día a día, en lugar de admitir que han estado viviendo en algo parecido a los Mundos Pinypon hasta ese momento, lo que hace es culpar a la metodología en lugar de a la complejidad de sus vidas.
Mi sensación es que, durante el proceso de gestación de GTD®, David Allen se encontró de manera habitual, como nos encontramos todos los formadores en efectividad personal, con este tipo de queja recurrente, y que eso pudo influir en la forma final de la metodología. Insisto en que es una impresión muy personal, carente de ningún tipo de evidencia o confirmación. El caso es que, como ya he comentado por aquí, creo que determinados aspectos de GTD® pueden resultar excesivamente simplificados para determinado tipo de personas, y eso se nota en la dificultad que conlleva para ellas la comprensión y aplicación de esos aspectos de la metodología.
Uno de los objetivos de OPTIMA3® es precisamente profundizar en estos aspectos sobre-simplificados, con la intención de facilitar su comprensión y aplicación a todo el mundo. Por ejemplo, el paso de Procesar o Aclarar de GTD® es uno de los aspectos que en OPTIMA3® se aborda de forma diferente, más «compleja» dirían algunos 
Vamos a ver cómo.
Cuando procesamos o aclaramos en GTD® lo hacemos con cada «objeto» de la bandeja de entrada, pero también lo hacemos – simultáneamente – con su «significado». La pregunta «¿qué es?» que aparece en los diagramas de flujo de GTD® parece referirse únicamente al «objeto», pero la metodología aclara que en realidad se refiere – sobre todo – a «¿qué significado tiene esto para mí?». A partir de aquí, tenemos un problema potencial entre manos, ya que lo que hay que hacer con el «objeto» puede coincidir o no con lo que hay que hacer con su «significado». De hecho, en algunos casos coincide y en otros – en la mayoría – no coincide.
En OPTIMA3® el paso de GTD Procesar o Aclarar se llama Transformar y Concretar. «Transformar» porque se transforman «cosas» en «objetos» y «significados». «Concretar» porque cualquier Compromiso resultante de Transformar un «significado» tiene que ser «tachable», bien sea una UPA o un RAT.
En GTD®, las preguntas iniciales al Procesar o Aclarar son «¿qué es?» (que a su vez incluye «¿qué significado tiene para ti?») y, a continuación, «¿requiere acción?». Sin embargo, cuando en OPTIMA3® Transformamos y Concretamos, lo que hacemos es un proceso dual que abarca tanto al «objeto» como a su «significado», pero en lugar de simultáneamente, como en GTD®, lo hacemos por separado.
Al Transformar, primero tomamos el «objeto» y nos preguntamos «¿qué es esto?». A diferencia de en GTD®, la pregunta se refiere únicamente al objeto físico. Algunas respuestas posibles pueden ser: un email, una llamada perdida, un post-it, una foto, un folleto publicitario, etc.
En un segundo paso, pensamos en el «significado» del «objeto» y nos preguntamos «¿qué significado tiene para mí?». Algunas respuestas posibles pueden ser: una petición de mi jefe, un cliente que ha intentado localizarme, un idea para estas vacaciones, un compromiso que he adquirido, SPAM, etc.
El tercer paso sería hacernos una serie de preguntas únicamente sobre el «significado»:
- ¿Tengo que hacer algo con ello antes de una fecha objetiva?
- ¿Si no hago nada con ello en los próximos 7 días, puede tener consecuencias indeseables para mí?
- ¿Tengo un compromiso firme de hacer algo con ello en los próximos 7 días?
- Si la respuesta a las tres preguntas anteriores es «no», entonces es necesaria una cuarta pregunta: ¿Necesito revisarlo por si quiero o tengo que hacer algo con ello en un futuro?
Si la respuesta a alguna de las tres primeras preguntas es «sí», entonces ese «significado» es un Compromiso y requiere acción. En ese caso, hay que Concretar cuál es el RAT deseado y la primera UPA para alcanzarlo. Luego hay que seguir pensando y decidiendo sobre ello para, una vez decidido, generar los recordatorios correspondientes y organizarlos.
Si la respuesta a las tres primeras preguntas es «no» y la respuesta a la cuarta pregunta es «sí», entonces ese «significado» es una Posibilidad, que hoy por hoy no requiere acción. En ese caso, hay que generar el recordatorio correspondiente y organizarlo.
Como puedes ver, el resultado de Transformar un «significado» que requiere, o puede requerir acción, es decir, un Compromiso o una Posibilidad, siempre da lugar a la generación de recordatorios, que luego hay que organizar. Además, en el caso concreto de los Compromisos, antes de generar los recordatorios, hay que Concretar cuál es el RAT deseado y la primera UPA.
Si la respuesta a las cuatro preguntas anteriores es «no», entonces podemos Ignorar el «significado» y hemos terminado de Transformarlo y Concretarlo, ya que no necesitamos generar ni organizar ningún recordatorio.
Una vez Transformado y Concretado el «significado», el cuarto paso consiste en hacernos preguntas únicamente sobre el «objeto» para Transformarlo:
- ¿Me puede servir? Si no me puede servir, entonces ese «objeto» es Basura y hay que tirarlo.
- Si me puede servir, entonces la siguiente pregunta es ¿está relacionado con alguna de mis UPAs o RATs actuales?
- Si no está relacionado con ninguna de mis UPAs o RATs actuales, entonces el «objeto» es Material de Archivo y debo organizarlo (archivarlo) en el Archivo correspondiente.
- Si está relacionado con alguna de mis UPAs o RATs actuales, entonces el «objeto» es Material de Soporte y debo organizarlo (conservarlo) en el contenedor temporal adecuado hasta que se completen las UPAs o RATs correspondientes
Como ves, las únicas tres opciones aplicables a un «objeto» son tirarlo, conservarlo en un contenedor temporal, por si es necesario para una UPA o un RAT, o archivarlo. En el caso de conservarlo para una UPA o RAT, una vez completada la UPA o alcanzado el RAT, habría que tirar el «objeto» o archivarlo.
¿Dónde está entonces el problema con GTD®? Vamos a ver algunos ejemplos.
Ejemplo 1: Encuentro en el buzón de casa un folleto publicitario sobre reparación de tejados y yo estoy pensando reparar el tejado de casa este verano. ¿Cómo proceso o aclaro y, sobre todo, cómo organizo eso en GTD®? ¿Lo archivo o lo incubo? La respuesta es poco evidente y, de hecho, la opinión está normalmente bastante repartida entre ambas opciones. ¿Por qué? Muy sencillo, porque el «significado» es lo que en OPTIMA3® llamamos una Posibilidad y por tanto deberíamos generar un recordatorio y «enfriarlo» (en OPTIMA3®) o «incubarlo» (en GTD®). Sin embargo, el «objeto» es Material de Archivo y por tanto debería archivarse. De ahí surge la confusión.
Por cierto, habrás observado que en OPTIMA3® no se «incuba», sino que se «enfría». Escribiré un post detallado sobre por qué esto es así y cómo y con qué contenedores se «enfría».
Ejemplo 2: Un amigo me recomienda una serie que le ha encantado y yo apunto el nombre de la serie en un post-it. En este caso, el «significado» es «una serie que podría querer ver algún día», es decir, es también una Posibilidad, como en el Ejemplo 1. Lo que tengo que hacer con ese «significado» es lo mismo de antes, es decir, generar un recordatorio y enfriarlo. A diferencia de lo que ocurría en el Ejemplo 1, aquí el «objeto», o sea, el post-it, es Basura, por lo que debería tirarlo.
Ejemplo 3: Mi jefe me envía un Whatsapp pidiéndome que le envíe un email con el informe final de un proyecto en cuanto lo tenga. En este caso, el «significado» es «una petición de mi jefe» y requiere acción por mi parte. De hecho, requiere varias acciones, ya que primero tengo que pedir las cifras a Finanzas, por lo que tendré que generar recordatorios para el RAT (informe final del proyecto X enviado a mi jefe) y una primera UPA (enviar email a Finanzas pidiéndoles las cifras del proyecto X), y luego organizarlos en mi sistema. Por su parte, el «objeto» no requiere ninguna acción, es decir, es Basura. No hace falta que lo borre, pero una vez Transformado, puedo olvidarme del Whatsapp.
Ejemplo 4: En lugar de un Whatsapp, mi jefe me pide lo mismo por email. Desde un punto de vista lógico, el tratamiento debería ser idéntico al del Ejemplo 3 y así suele ser en lo que atañe al «significado». Sin embargo, muchas personas considerarían que es ¿necesario? conservar el email del jefe para poder enviarle el informe. ¿Absurdo? Sin duda, pero es lo que hay. En ese caso, el «objeto» email de tu jefe sería Material de Apoyo (en GTD®) o Material de Soporte (en OPTIMA3®) y habría que organizarlo (conservarlo) en un contenedor temporal hasta utilizarlo.
Ejemplo 5: Tengo la garantía de una TV que acabo de comprar. El «significado» de la garantía es «un documento que me puede hacer falta si se estropea la TV». La respuesta de las cuatro preguntas anteriores es «no», por lo que podemos Ignorarlo, ya que no necesitamos generar ningún recordatorio ni organizarlo. Sin embargo, el «objeto» me puede servir y no está relacionado con ninguna de mis UPAs o RATs actuales, por lo que es Material de Archivo y debo organizarlo (archivarlo) en el Archivo correspondiente.
Estos cinco ejemplos nos demuestran la independencia entre los «objetos» y sus «significados»:
- En el Ejemplo 1, el recordatorio asociado al «significado» se enfría, mientras que el «objeto» se archiva como Material de Archivo.
- En el Ejemplo 2, el recordatorio asociado al «significado» se enfría, mientras que el «objeto» se tira como Basura.
- En el Ejemplo 3, los recordatorios asociados al «significado» se organizan en dos contenedores distintos (el RAT en uno y la UPA en otro), mientras que el «objeto» se tira como Basura.
- En el Ejemplo 4, los recordatorios asociados al «significado» se organizan en dos contenedores distintos (el RAT en uno y la UPA en otro), mientras que el «objeto» se conserva como Material de Soporte.
- En el Ejemplo 5, el «significado» se ignora, al no necesitar recordatorio alguno, mientras que el «objeto» se archiva como Material de Archivo.
Muchas de las prácticas más improductivas que lastran la competitividad de las organizaciones tienen que ver con la burocracia absurda e innecesaria que se ha ido creando en torno a la gestión de «objetos» y, en concreto, del email. Una obsesión improductiva que, paradójicamente, va asociada a una gestión cada vez más superficial, ineficaz e ineficiente de los «significados».
En un mundo en el que – cada vez más – falta tiempo para tanta información, aprender a gestionar por separado los «objetos» y sus «significados» nos permite no solo una mayor claridad a la hora de pensar y decidir sobre ellos, sino que además ayuda a entender que lo que hay que hacer con los «significados» es con frecuencia independiente de lo que hay que hacer con los «objetos», y mucho más relevante. Si sabemos dónde reside el valor del trabajo en el trabajo del conocimiento, este puede ser un muy buen primer paso para dejar de prestar toda esa atención innecesaria a lo superfluo y empezar a prestársela a lo que es realmente significativo.
Hace unos días, Jonathan me enviaba desde Buenos Aires una consulta muy interesante sobre la mejor manera de gestionar algunos tipos de tareas repetitivas que, habitualmente, a muchas personas les resulta difícil encajar en el modelo de trabajo que propone GTD:
