Unamuno ya sabía GTD

Por: Jerónimo Sánchez

“Muy bien, voy a apuntarlo, no sea que se me olvide. No hay más arte mnemotécnica que llevar un libro de memorias en el bolsillo. Ya lo decía mi inolvidable don Leoncio: ¡no metáis en la cabeza lo que os quepa en el bolsillo!” ~ de la novela Niebla (1907)

Y es que el bueno de Miguel de Unamuno ya apreciaba, en boca de sus personajes, lo fútil de intentar memorizar, y las ventajas de contar con una “memoria extendida” que nos ayude a mantener un repositorio, fuera de nuestra cabeza, de las cosas que necesitarán nuestra atención más adelante.

Para que a nadie se le ocurra decir que eso de GTD es un invento moderno.

✓ 10 formas de piratear tu cerebro para aumentar tu productividad

Por: Jenny del Castillo

Todos hemos experimentado en algún punto ese momento del día en el que estás sentado frente a tu escritorio o mesa y de repente te das cuenta de que has perdido toda tu concentración.

Esa concentración (y, con ella, tu productividad mental) empieza a descender a pesar de que sabes que tienes una lista kilométrica de tareas por hacer.

Sin embargo, hay una serie de “pirateos” mentales que te recomiendo realizar cuando te encuentres en una situación así, y que te ayudarán a aumentar tu productividad y energía para conseguir ejecutar todas las actividades que te propongas.

1. Haz ejercicio por la mañana

Cada día, los trabajos están más digitalizados y consisten en sentarnos largas horas frente a una mesa y un ordenador como si estuviésemos pegados con pegamento a ese espacio.

Como ya puedes imaginar, este es un estilo de vida muy poco saludable, así que asegúrate de que introduces alguna rutina de ejercicio en tu día a día, por pequeña que sea.

Las personas que hacen ejercicio por la mañana no sólo son más propensas a seguir esa rutina diariamente, sino que también esto promueve una mejor calidad del sueño.

Y ¿adivina qué? Una mejor calidad del sueño también aumenta nuestra efectividad y productividad de las actividades realizadas por el día.

2. Aborda tu peor tarea en primera posición

De vez en cuando vas a tener que hacer tareas por las que darías todo el oro del mundo a cambio de que otros las hiciesen. Sin embargo, debes hacerlas, y lo mejor es que sean lo primero del día que te quitas de encima.

Si las pospones, seguirán en tu mente atormentándote todo el día pensando en que debes hacerlas, y tumbarán toda tu energía y productividad de otras tareas.

3. Deja las redes sociales

Sé que quizás te eches las manos a la cabeza con esto, pero pasar (o más bien malgastar) tu tiempo diario en comprobar Twitter y Facebook para saber qué pasa en la vida de otros sólo es una pérdida de tiempo y de productividad.

¿Qué es más importante para ti: ver lo que está tomando todo el mundo para comer en Instagram o construir estrategias para hacer crecer tu negocio si por ejemplo tienes uno?

4. Termina las tareas simples en cuanto las recibas

Si hay alguna tarea (como contestar un email que acabas de recibir) que puedas despachar en menos de 5 minutos, hazlo en cuanto la recibas. Si la dejas para más tarde, cuando tengas mayor tiempo libre, terminarás tomándote más de esos 5 minutos iniciales que habrías tardado.

5. Sal de tu oficina

Si trabajas en una oficina, o pasas muchas horas en un espacio cerrado, asegúrate de tomar un día a la semana para disfrutar del aire libre, incrementar tu creatividad, y evitar “quemarte” o agobiarte por pasar tanto tiempo encerrado.

6. Alimenta tu máquina

Es necesario que comas y bebas suficiente agua a lo largo del día. Eso de saltarte una comida “porque tengo mucho que hacer” es inexcusable.

Si no comes y te deshidratas, verás como tu ritmo se hace mucho más lento. Y causará que tu productividad se vaya directa al cubo de la basura. Guarda barritas de proteínas en cajones que tengas a mano para esos momentos en los que no puedas hacer una comida en condiciones.

7. Desconecta de la tecnología

Cuando realmente necesites estar más productivo que nunca - porque debas hacer una actividad que requiera toda tu atención -, elimina todas las posibles distracciones.

Cierra tu correo electrónico, desvía las llamadas al buzón de voz, cambia tu teléfono al modo vuelo, y desenchufa cualquier otra tecnología que pueda distraerte.

8. Organízate el domingo por la mañana

Tomar una hora cada domingo por la mañana para organizar toda la semana siguiente no sólo ayuda a tener una semana más productiva, sino también a preparar tu mente de forma adecuada para empezar el lunes con más fuerza.

9. Automatiza y sistematiza todo

Identifica cada proceso, acción o tarea que necesites hacer y crea métodos para que cada paso sea más sencillo. ¿Hay alguna parte de una actividad en particular que te ralentice o te frustre?

Encuentra una manera de hacer que los aspectos más desafiantes sean como procesos automáticos para abordar otras responsabilidades mejor y hacer crecer tu productividad.

10. Fija unos objetivos concretos

A veces, queremos abarcar tanto que terminamos por no hacer ni el 10% de aquello que nos proponemos. Por eso es vital fijarse objetivos concretos, y no pretender hacer 30 cosas distintas cuando el día sólo tiene 24 horas.

Dependiendo del tiempo en el que quieras realizar algo (en un día, una semana, un mes), haz una lista y apunta esos objetivos y la fecha en la que deseas que se cumplan.

Jenny del Castillo

Principal redactora de la web Gananci.com , donde nuestra misión es dar poder e inspirar a la gente difundiendo el conocimiento necesario para el propio desarrollo y éxito personal en el ámbito económico.

Nos centramos en dar consejo, ideas y asesoramiento a través de nuestros artículos a los emprendedores que desean iniciar sus propios proyectos o negocios tanto en el mundo online como offline.

Debate en red: ¿Tiene sentido un GTD light?

Por: Jerónimo Sánchez

Ayer leí con muchísimo interés las objeciones a GTD de un usuario autorizado, un post de de Rubén Alzola. Al margen de disfrutar su excelente texto, gracias a él “descubrí” un debate que tuvo lugar hace ya tiempo en casa de Amalio Rey, y que me perdí en su momento, sobre si es tan fácil el GTD como dicen. El debate es una delicia, y si te interesa el asunto de si debes practicar o no GTD, recomiendo encarecidamente la lectura de todos sus comentarios. Además de los argumentos escépticos de Amalio y otros lectores, se pueden leer auténticas joyas de grandes crack del GTD, como Antonio José Masiá, Jeroen Sangers, Alberto Barbero o José Miguel Bolívar, por citar sólo algunos.

Dado que en su momento se me pasó su lectura, me propuse aportar mi granito de arena a la discusión, aunque fuera con retraso. Pero ya iba por las 500 palabras y aún no terminaba de escribir mi comentario, así que finalmente decidí compartirlo aquí en forma de artículo para, si lo estimáis oportuno, continuar el debate.

La idea central del artículo de Amalio es que, a su juicio, existe la necesidad de desarrollar un modelo que permita implementar GTD “por capas”, o paso a paso, sin necesidad de adoptar todo de una vez. Y va más allá sugiriendo que debemos ser lo suficientemente flexibles como para que cada uno tome de GTD lo que le interese, dejando fuera lo que le resulte más complicado o “innecesario”, según su forma de trabajar, entorno o personalidad.

Sin duda, el aprendizaje de GTD debe hacerse de manera progresiva, pero nunca de manera parcial. Un modelo para implementar GTD por capas no funcionaría, porque ¿cómo puedes elegir según contexto y confiar en tu decisión si no estás seguro de que en tus listas está todo lo que debe estar (porque no capturas todo)? ¿Para qué quieres capturar todo si luego pasan 2 semanas hasta que lo procesas, si es que lo llegas a procesar alguna vez? ¿Cuál es el sentido de organizar las acciones en listas si resulta que cada una tiene 50 elementos, haciendo ineficiente su uso? ¿Quién va a sacarle todo el jugo a la lista “Algún día/Tal vez” si esa lista se comporta como un agujero negro del que nunca sale nada? Creo que captáis la idea.

Los principios de GTD son principios universales y son los que son, y aunque a algunos les gustaría que no fuera así, GTD ya es un sistema mínimo para el problema que pretende resolver. Quedarse sólo con una parte de GTD es una pérdida de tiempo. GTD es tan fuerte como el más débil de sus eslabones, y si un eslabón está roto, simplemente no funciona. El asunto no es banal, porque muchas personas dicen practicar GTD cuando en realidad sólo practican GTD parcialmente, responsabilizando al método de sus pobres resultados. Culpar a GTD en este caso es como intentar utilizar un mando a distancia sin pilas: si no consigues cambiar de canal no es porque el mando no funcione, sino porque le faltan piezas.

El problema de fondo es que Amalio, y muchas otras personas, dan por sentado que GTD es algo complejo. Ya he escrito anteriormente sobre porqué creo en la simplicidad de GTD, así que no voy a profundizar mucho aquí. Sólo decir que GTD no tiene nada especialmente complejo, al menos conceptualmente hablando. De hecho, muchos de los que leen los libros de David Allen por primera vez terminan diciendo “¡pero si esto no es más que sentido común!”. Claro, la cosa cambia cuando empiezan a practicarlo. Se les hace cuesta arriba, pero no porque GTD sea complicado, sino porque desarrollar hábitos nuevos, sean del tipo que sean, cuesta trabajo. Vamos, que podemos cambiar “practicar GTD” por “llevar una vida saludable”, y la discusión sería calcada.

El adjetivo “complejo” es subjetivo, y no hay nada más dañino en productividad personal que quedarse en el terreno de la subjetividad. Veamos la siguiente analogía que utilizo a veces en mis talleres para entenderlo: puede que construir un coche parezca algo muy complicado a priori, y por pereza o desconocimiento, al final terminemos quitándole dos ruedas, dejando un solo asiento y simplificando la mecánica para convertirlo en algo más “manejable”. Está bien, pero si haces eso lo que obtendrás básicamente será una moto, no un coche simplificado. ¡Pobre de ti como quieras transportar 4 maletas y 5 pasajeros en la moto! —el equivalente de ser altamente productivo para un trabajador del conocimiento.

¿Puedes utilizar una moto para llevar a 5 personas con su respectivo equipaje? Quizá sí, aunque seguro te va a costar hacer malabares y dar varias vueltas. Es decir, estrés e ineficacia. ¿Es la manera mas eficiente de hacerlo? Rotundamente, no. A pesar de todo, ¿puedes quedarte con la moto? Faltaría más, tú eres el que tomas la decisión en última instancia. Yo no te puedo forzar a usar un coche si no quieres, ni tampoco voy a criticarte por ello. Lo que nunca, jamás voy a aceptar es que me digas que un coche es demasiado complejo para ti, especialmente si necesitas transportar a 5 personas frecuentemente. Objetivamente hablando, para transportar a 5 personas con su correspondiente equipaje, un coche no es que sea más o menos complejo, es simplemente la solución más adecuada. Y punto.

Claro, me podrás decir que hay toda una gama intermedia de posibles necesidades. Que no todo el mundo necesita transportar “de entrada” a 5 personas. Y tienes razón… ¡de momento! Pero si tienes un vehículo que te permite transportar a 5 personas, más pronto que tarde empezarás a querer transportar a 3 personas, y luego a 4, y luego a 5… O lo que suele pasar en la práctica: aunque no quieras, en algún momento te verás en la necesidad de hacerlo. Tener un coche te permite ser más eficiente a la hora de querer/necesitar ser más eficaz, es decir, conseguir más resultados.

El rechazo de muchos profesionales modernos a practicar GTD como debe ser, bajo la excusa de que es complicado, me recuerda muchísimo a la problemática que se suscitó hace años con la entrada masiva de los ordenadores en las empresas: los que se negaron a aprender informática o lo hicieron pobremente, se quedaron fuera del mercado, o se vieron en la necesidad de aprender tarde, traumáticamente y mal, lo que impactó muy negativamente en sus carreras. Así que tú decides: ¿quieres estar bien preparado para afrontar los retos que ya nos está trayendo la sociedad del conocimiento, o prefieres esperar a ver qué pasa?

Dicho todo esto, estoy de acuerdo con Amalio y reconozco que tengo un gran reto por delante, como creo muchos otros colegas consultores artesanos que nos dedicamos a esto de facilitar la productividad personal y GTD, y es encontrar formas de hacer ver a los profesionales y organizaciones del siglo XXI que lo que necesitan son coches, y en consecuencia, que dejen de utilizar motos de una vez por todas. Porque eso les hace la vida más difícil de lo que debería ser, y les resta oportunidades de crecimiento, personal y profesionalmente. A veces lo consigo, a veces no… pero mi trabajo es seguir intentándolo. Esa es la razón principal por la que decidí unirme a la red de consultores artesanos OPTIMA LAB y por la que regresaré a España a finales del mes de abril: para seguir innovando en este área.

✓ Criterios para evaluar un gestor de tareas para GTD

Por: Jeroen Sangers

Hay 264 artículos en la categoría Software de este blog y la mayoría de ellos hablan de gestores de tareas. Es parte de mi trabajo como consultor de productividad personal conocer las opciones disponibles en el mercado. De hecho, tengo una base de datos en DEVONthink con más que 300 gestores de tareas, todos clasificados por sus funciones.

He pensado que sería interesante para mis lectores si a partir de ahora incluyo esta clasificación en mis reseñas de aplicaciones. Las nuevas reseñas que publicaré en El Canasto tendrán la misma tabla de funciones debajo del artículo, que te ayudará a comparar diferentes soluciones.

Un aviso importante

El objetivo de esta lista de funciones es poder comparar y seleccionar aplicaciones, pero la decisión nunca debería ser tomado basado en el número de funciones.¹ Ya sabes, más no siempre es mejor. Incluso hay algunas funciones en esta lista—como, por ejemplo, las sub-tareas—que no tienen nada que ver con GTD.

Funciones de un gestor de tareas

Tareas

Permite crear tareas. Obviamente, todas las aplicaciones en la categoría *gestores de tareas* cumplen esta función.

Sub-tareas

La aplicación permite crear sub-tareas para trocear la tarea en partes más pequeñas.

Listas

Es posible crear múltiples listas de tareas dentro de la aplicación.

Buzón de entrada

Un lugar dentro de la aplicación para las tareas que aún no han sido clasificados

Entrada rápida

La aplicación cuenta con una manera rápida para añadir tareas nuevas a la bandeja de entrada con un atajo de entrada o un clic.

Integración con el email

Hay una manera ágil para convertir mensajes de correo en tareas

Proyectos

Cada tarea tiene un campo para indicar el proyecto a que pertenece. Además es posible visualizar las tareas por proyectos.

Contextos

Cada tarea tiene un campo para indicar el contexto de la tarea. Además es posible visualizar las tareas por contextos.

Próximas Acciones

Hay una manera de indicar cuáles son las Próximas Acciones de cada proyecto.

Mover tareas

Permite fácilmente mover las tareas del buzón de entrada a un proyecto y/o contexto.

Ordenar tareas

Es posible ordenar las tareas dentro de un proyecto y/o dentro de un contexto

Vistas / Perspectivas / Búsquedas guardadas

La aplicación cuenta con una manera de cambiar entre ‘vistas’ basado en filtros por múltiples criterios (fechas, proyecto, contexto, tiempo, energía…)

En espera

Permita asignar un estado ‘En Espera’ a tareas o contextos

Delegar

Indicar a quien has delegado la tarea

Fecha de vencimiento

Hay un campo para especificar la fecha final de la tarea

Fecha de inicio

El campo ‘fecha de inicio’ permita esconder tareas hasta que llegue la fecha indicada

Fecha prevista

Es la fecha en que tienes planificado hacer la tarea

Acciones recurrentes

Al finalizar una tarea, la aplicación crea automáticamente una nueva tarea con otra fecha de vencimiento

Recordatorios

Hay un mecanismo para avisarte en la fecha de vencimiento

Áreas de Responsabilidad / Roles

Una forma de organización de proyectos en grupos lógicos (áreas de enfoque o trabajo/personal).

Buscador

Una función para encontrar tareas

Material de referencia

Integración con aplicaciones como Dropbox y Evernote para gestionar la documentación relacionada a una tarea o proyecto

Offline

La aplicación funciona bien si no hay una conexión a internet

Sincronizar

Es posible sincronizar la información entre diferentes dispositivos

Windows

Existe una aplicación para ordenadores con Windows

Mac

Existe una aplicación para ordenadores con OS X

Web

Existe una manera de acceder a los datos desde un navegador

Android

Existe una aplicación para dispositivos Android

iOS

Existe una aplicación para iPhone e iPad

Versión de prueba

Hay una manera de probar la aplicación sin coste

Precio

Precio único o cuota mensual/anual de la aplicación

¿Cuáles son tus criterios para elegir un gestor de tareas?

1. Mira a cualquiera discusión sobre iOS vs. Android para entender que nunca se trata de número de funciones. ↩

Imagen «Puntuación» cortesía de Shutterstock

✓ 7 Pequeñas acciones que mejoran tu productividad a lo largo del día

Por: Tania Sanz

¿Despiertas lleno de energía o estresado y desmotivado? ¿Tomas una taza de café o sales corriendo sin desayuno? ¿Haces ejercicio o prefieres dormir un poco más?

Las mañanas, son claves para continuar el día de la mejor forma.

Así como en las películas. Si una película es buena desde el inicio, lo más probable es que se ponga aún más interesante después. O como este artículo, que empieza bien y se pone aún mejor.

Así que sigue leyendo y descubre estas pequeñas acciones que puedes poner en práctica a partir de hoy, para tener mejores hábitos de mañanas y días productivos.

No es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho

— Séneca

Durante toda tu vida despertarás 30,000 mañanas en promedio.

Según las nuevas estadísticas mundiales, las personas están viviendo más años en todo el mundo. En España y el resto de Europa se calcula que se puede vivir más de 82 años. En otros países como Japón hasta 86 años en promedio.¹

Si hacemos cálculos, tomando en cuenta que la vida adulta comienza a los 18 años. Entonces tienes cerca de 68 años como un adulto. (86 - 18 = 68) Tal vez un poco menos en promedio o un poco más si tienes suerte. (68 años como un adulto) x (365 días al año) = 24.820 despertares.

Vamos a abrir los ojos 25.000 veces en nuestra edad adulta, y decidir qué hacer a continuación.

Una vez que lo pienso, me he dado cuenta que he desaprovechado un montón de esas mañanas. Por eso rescate la importancia de desarrollar buenos hábitos por la mañana y así obtener el máximo provecho de tus 25.000 mañanas.

La importancia de las mañanas para todo tu día

Resulta que, el éxito de tu día se basa en lo que haces constantemente, es decir, se basa en tu rutina de mañana. Por eso, antes de empezar con esas pequeñas acciones diarias, quiero resaltar la gran importancia de los primeros minutos del día.

Como veremos, las mañanas son importantes porque nuestra fuerza de voluntad es más fuerte en la mañana que en cualquier otro momento del día.

La investigación ha demostrado que la fuerza de voluntad es un recurso perecedero, que se va perdiendo conforme la usamos. La fuerza de voluntad es como un músculo, se fatiga por exceso de uso. A medida que avance el día, tomar decisiones, resistir la tentación y el control de las emociones de nuestra fuerza de voluntad se agota. A medida que nuestra fuerza de voluntad se agota nuestro autocontrol se erosiona.

El resultado es que somos más propensos a tomar malas decisiones, ceder a la improductividad y otras fallas de autocontrol conforme avanza el día. La buena noticia es que, nuestro suministro de fuerza de voluntad es más fuerte en las mañanas.²

Esta investigación sobre la fuerza de voluntad nos lleva a concluir que las mañanas son los más adecuados para determinados tipos de trabajo. Es por esto que, los líderes exitosos toman el control de sus mañanas.

Además, se ha visto que las personas que son más productivas en un turno matutino, logran concentrarse más por lo que su rendimiento mejora. A diferencia de las personas que sacan más ventaja del turno nocturno.³

El poder de las rutinas en tus mañanas

Es necesario re-diseñar tus mañanas para ayudarte a alcanzar tus metas y aspiraciones diarias. Seguramente alguna vez has iniciado la mañana con demasiado estrés, convirtiendo todo ese día en un laberinto sin salida.

La mayoría de los comportamientos improductivos o no saludables son el resultado de decisiones lentas y graduales que se suman durante el tiempo y que se convierten en hábitos, una mañana perdida aquí, una mañana improductiva por allí.

La buena noticia es que los resultados excepcionales son también el resultado de decisiones diarias consistentes (hábitos).

Las pequeñas acciones que forman parte de tu rutina de mañana, le envían señales al cerebro de que es hora de entrar en el modo de trabajo. Además, una rutina adecuada por la mañana, te ayuda a superar la falta de motivación, porque se vuelve inconsciente y no requiere esfuerzo.

Vamos a explorar, algunas de estas pequeñas acciones diarias que, se pueden incluir como parte de tu rutina de mañana para convertirlas en un hábito y ayudarte a alcanzar cada uno de estos objetivos.

Estas son 7 pequeñas acciones que puedes incorporar en tus mañanas a partir de ahora:

Empezar tu día con ciertas acciones correctas, te permitirán mantener una actitud positiva a lo largo del día, tomar mejores decisiones, mantenerte enfocado y mejorar tu productividad completamente.

Son las acciones que repetidamente hacemos, determinan la vida que vivimos, la salud que disfrutamos, y el trabajo que creamos.

Esta secuencia de acciones puede convertirse en una rutina de mañanas que te permita sacar el mejor provecho de tu día completo:

1. Resiste la tentación de revisar tus correos o cualquier red social a primera hora de la mañana

Además de apagar una alarma que pueda estar en tu móvil. Es importante resistir la tentación de consultar su correo electrónico o medios de comunicación social, incluso cuando todas las notificaciones están apareciendo en pantalla. El tiempo de la mañana debe reservarse para el pensamiento estratégico y tareas creativas.

La lectura del correo electrónico te pone en una mentalidad reactiva. Por eso, yo recomendaría que pospusieras la actividad de revisar cualquier correo o notificación hasta por lo menos 10 a.m.

2. Antes de levantarte completamente, siéntate y respira profundamente

Antes de levantarte por completo de cama, siéntate y respira por un segundo. Esto ayudara a tu sangre a circular en vertical nuevamente, lo que evita ese ligero mareo cuando recién despiertas.

Tu respiración puede convertirse con el tiempo en una sesión de meditación, que tome cada vez un poco más de tiempo.

3. Toma agua

El agua es probablemente la parte más crucial de su ritual de la mañana. Se recomiendan 300 ml de agua a primera hora del día. Antes de iniciar con tu primera taza de café o té, es importante que tan pronto como te levantes toma un vaso de agua.

Una buena idea es tener una botella pequeña en la mesa de noche, de esta forma no olvidaras tomar agua, como prioridad en la mañana.

4. Tiende tu cama

Seguramente estás pensando que esta acción suena más a un deber de “mama”. Pero se ha comprobado, que tender tu cama te vuelve más productivo durante el día. Es como si acabaras tu primer tarea por hacer del día. Al parecer, tender la cama (y otras tareas para sentirse bien como hacer ejercicio y cocinar tu propia comida) es algo que se llama un hábito de base. Estos, son aquellas rutinas que desencadenan un efecto positivo hacia otras rutinas o hábitos del día. ⁴

5. Muévete

Si estás acostumbrado a realizar tu rutina de ejercicio por la mañana. Perfecto.

Si por el contrario, no realizas ningún tipo de actividad física por la mañana (además de salir corriendo de casa al trabajo). Entonces es un buen momento para incorporar pequeños ejercicios de estiramiento por poco tiempo. Esto ayuda a oxigenar todos tus músculos y a dar una carga extra de energía.

Aquí esta una rutina de estiramientos que te toma 1 minuto realizarla:

También es importante realizar actividad física. Si tú tienes la oportunidad de realizar actividad física, incorpórala también como parte de tu rutina de mañanas.

Si te pasa como a mí que por el invierno es difícil, recorre la rutina de ejercicio para las tardes en esta temporada, pero no dejes de estirar por las mañanas.

6. Desayuna sano

Aun sabiendo la importancia del desayuno, lo dejamos constantemente en un segundo plano. Dándole prioridad a otras actividades como a tu arreglo personal o a la ropa que usaras ese día.

Comer adecuadamente antes de iniciar tus actividades te ahorra más tiempo del que te quita. Desayunando lograrás mantener tus niveles de glucosa estables, lo que mejora tu concentración. Por el contrario si no desayunas tu nivel de rendimiento disminuye, perdiendo tiempo al escuchar tu estómago hambriento. Tú no quieres interrumpir esa tarea creativa más para encontrar algo de comer.

Un desayuno sano y completo debe de incluir lo siguiente: Proteína (huevo, jamón, pavo, leche o yogurt) Cereal (pan integral, avena) y una pieza de fruta.

Este esquema puede ayudarte a visualizarlo mejor:

7. Enumera tu tarea principal del día

Muchas veces nos obsesionamos con una lista interminable de cosas por hacer durante el día. Lo que genera demasiado estrés incensario por intentar a completar todas esas tareas. Esta carrera por terminar en el menor tiempo posible tu lista de actividades, repercute en tu estilo de vida.

El método que te sugiero es, elegir tres grandes tareas para hacer ese día. Estas son las tareas importantes, aquellas tareas que moverán tu trabajo adelante. Se trata de tareas como la planificación a largo plazo, el pensamiento estratégico, la toma decisiones complejas. Tareas que son importantes y desafiantes. Las tareas que requieren pensamiento profundo, la disciplina y la motivación interna que solo tus mañanas pueden lograr.

En base a estas tres selecciona solo una. Esta debe ser la más importante con la que estarás comenzando tu día.

Una vez concluida puedes iniciar las siguientes. La diferencia: inicias cada tarea motivado por haber terminado la anterior y no desmotivado al ver toda la lista restante.

Estas 7 acciones con el tiempo, se convertirán en hábitos que mejorarán de por vida tus mañanas.

Depende de ti en sacar el máximo beneficio de esos primeros minutos del día, para mejorar el resto del día y aumentar tu productividad.

Tienes 25 000 mañanas ¿Qué harás con cada una de ellas?

P.D. Así se ve mi rutina de mañana:

1. Respiro profundamente y me levantó de cama a las 5:25 a.m.


2. Bebo 1 vaso de agua


3. Tiendo la cama


4. Hago 2 minutos de estiramientos y a la ducha


5. Desayuno


6. Plan de la tarea más importante del día


7. A trabajar…

Si te gusto el artículo suscríbete hoy mismo para cambiar tus hábitos y formar parte de la comunidad de Habitualmente.

1. Estadísticas Sanitarias Mundiales 2014 del OMS ↩


2. Roy F. Baumeister, John Tierney. Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength (2012) ↩


3. Randler, C. (2009). Proactive people are morning people. Journal of Applied Social Psychology, 39(12), 2787-2797. ↩


4. P. Alex Linley, Stephen Joseph. Positive Psychology in Practice (2004) ↩

Tania Sanz

Soy la autora del blog Habitualmente. El objetivo de este espacio es lograr transformar tus hábitos y mejorar el diseño de tu rutina diaria de forma saludable. Todo esto con información práctica y estrategias útiles basadas en evidencia científica. Suscríbete GRATIS hoy mismo

Objetivos en productividad – panorámica detallada

Por: Iago Fraga

Sigo aumentando las guías de referencia que estarán a vuestra disposición en el menú superior. Empezamos ahora abordando tema por tema los principales ejes de la productividad con visiones de conjunto de cada gran tema. Podrás encontrar esta guía y las siguientes futuras en el menú superior en la pestaña “Bases sólidas”.

Los objetivos son el pilar básico y fundamental que da sentido a toda la productividad. Es más, te garantizo que incluso si esta frase parece simple y coherente, se requieren varias vueltas de tuerca y vivir en primera persona algunas experiencias antes de interiorizarla completamente.

Lo que vamos a ver ahora es una panorámica para que tengas una visión de conjunto sobre los objetivos que te permita asentar bien las bases de esta parte de la productividad personal. No obstante, esta guía ha sido adaptada para encajar bajo el formato de un artículo largo de blog para aquellos que necesitan primero visión reducida de conjunto. Si te interesa aprender productividad en serio el lugar idóneo donde encontrar esas respuestas es en el libro La revolución productiva que por su contexto me permite profundizar, extenderme, dar ejemplos y conectar los objetivos con muchos otros aspectos de la productividad personal.

Los objetivos no es que sean importantes, es que son imprescindibles. Y la razón por la que son imprescindibles es porque son la materia prima de la productividad. De la misma manera que no puedes hacer una ventana sin cristal, no puedes ser productivo sin objetivos.

Recuerda que en la guía de principiantes definíamos la productividad personal como la combinación de eficacia (completar las tareas que te propones) y pertinencia (que las tareas que te propones contribuyan a tu objetivo). Pues bien, siguiendo esa definición resulta obvio que si no tienes ningún objetivo definido, es imposible decir si la próxima tarea que vas a realizar es pertinente o no.

Si una tarea contribuye a tu objetivo, diremos que es pertinente (y puede ser productiva). Si una tarea no contribuye podemos decir que no es pertinente. Si no sabes cuál es tu objetivo, no tienes capacidad de saber si lo que haces contribuye o no. Y por lo tanto no puedes saber de antemano si deberías o no hacer la tarea. Solo puedes intentar adivinar.

Ese es el papel que juegan los objetivos en la productividad personal y la razón por la que no podemos funcionar sin ellos. Sin objetivos, podríamos estar haciendo tareas que parecen importantes durante años para descubrir después que eran inútiles. Cuanto antes conozcas tu objetivo, antes sabrás que cosas puedes ignorar para centrarte en lo importante.

La solución más simple posible

Con respecto a los objetivos es muy fácil proponer una primera solución viable. Basta con preguntarte aproximadamente qué quieres en la vida y sacar una lista de frases que deseas cumplir. La versión más simple de tu lista de objetivos es exactamente esa lista de frases.

Es increíble lo rápido que podemos entrar en materia con los objetivos con respecto a otros aspectos de la productividad, pero tiene truco. La razón por la que es tan fácil empezar con los objetivos es que, al tratarse forzosamente del primer elemento de la productividad, cuando escribes tus objetivos en su forma más simple no tienes ninguna condición que respetar.

De todos modos, esa libertad total para escribir tus objetivos tiene como contrapartida decenas de peligros. Por ejemplo, escribiendo los objetivos como te dé la gana es probable que dos o más estén interrelacionados. En cuanto entren en tu lista de objetivos simultáneamente cosas muy próximas como “tener buena salud” y “conservar bien la vista” sospecharás inmediatamente que hace falta ser más cuidadoso para no perseguir lo mismo dos veces.

Otro peligro, por ejemplo, es que tu lista puede ser infinita. Y si no tienes ni prioridades ni jerarquía entre todos los objetivos que tengas, tu objetivo más importante podría pasar desapercibido mientras te desgastas asumiendo cosas menores. Está bien escribir objetivos por escribirlos pero, no podemos perder de vista que lo que queremos es alcanzarlos.

Evoluciones posibles, modelos complejos y decisiones

Si llevases la reflexión hasta el extremo el análisis te llevaría hasta la conclusión de que estamos obligados a responder a una pregunta muy compleja definiendo nuestros objetivos. Y sobre todo, como decíamos antes, es una situación muy perversa porque teóricamente deberíamos resolver la cuestión de los objetivos antes incluso de empezar a hacer la primera tarea.

Por eso, no es viable el parar todo, concentrarte en este tema a fondo y luego empezar a hacer tareas. Como casi todo en productividad personal, vas a necesitar encontrar un balance preciso adaptado a tu caso que tenga en cuenta que:

• Si quisieses elaborar total y perfectamente tu lista de objetivos personales, deberías crear un modelo demasiado complejo


• 
  

  PERO

  
  


• no dispones del tiempo y no serías tan eficiente haciéndolo como si empiezas a llevar a cabo acciones y a obtener victorias parciales con objetivos aproximados

Así que seamos sinceros. La versión ideal es prácticamente inalcanzable. Gente como A. Maslow han intentado construir grandes modelos sobre la motivación humanas, nuestras necesidades y sobre los objetivos (de forma genérica). Aún recogiendo todo su trabajo no tendrías una respuesta definitiva al tema. Todavía te faltaría la parte de adaptar esa escala de valores a tu caso particular.

Pirámide de Maslow de las necesidades humanas

Por eso los modelos que vemos en el mundo real son aproximativos. Es decir, no parten de un análisis teórico inicial sobre lo que deberían ser los objetivos para luego marcártelos perfectamente, sino que empiezan como la versión más simple que proponía antes. Te pones objetivos como buenamente puedes y con la experiencia los vas robusteciendo y orquestando.

Las grandes empresas, por ejemplo, que tienen una gran experiencia en gestión de la información y llevan décadas o siglos poniéndose objetivos, tienen muchísima documentación sobre cómo hacerlo, gastan unos medios increíbles cada año y aun así lo hacen porque saben que una parte de su éxito está en parar a una parte de su personal para que no haga otra cosa que pensar, diseñar y fijar los objetivos. La definición de objetivos es una inversión. Claro que una empresa mueve miles de personas, tú te gestionas a ti mismo.

La solución más lógica para ti en cuanto a los objetivos por lo tanto es ir sofisticando tus objetivos poco a poco. Eso se traduce en cada vez hacerlos menos libremente para ganar ciertas funcionalidades a cambio. Por ejemplo, puedes prohibirte el escribir enunciados demasiado abstractos como “tener buena salud” porque es un objetivo inalcanzable como se ha explicado en detalle en más una ocasión en este blog.

Al prohibirte el escribir enunciados así estás evitando de raíz proyectos que ya se puede saber de antemano que están mal orientados. Te prohíbes algo, pero ganas beneficios. Es como prohibir en una piscina que la gente se tire de cabeza. Los bañistas tienen una libertad menos, cierto, pero a cambio se han prevenido contra uno de los comportamientos potencialmente más dañinos.

Principales puntos de atención

Ahora que está claro que empezar la reflexión desde arriba es inviable y que nuestro esfuerzos por definir esos objetivos deben limitarse a lo que podamos rentabilizar, la única pregunta que importa es ¿dónde merece la pena invertir esos pocos esfuerzos que nos podemos permitir?

Veamos una lista de puntos claramente rentables para acotar el riesgo y mejorar la eficacia de tus objetivos:

Defínelos respetando ciertas reglas de formulación

Recuerda el ejemplo de la piscina, que puedas hacer de todo no implica que todo sea bueno. Por eso, no deberías escribir objetivos a la ligera. Tienen reglas, necesitan cumplir su función y cuando te pongas a realizar acciones para perseguirlos querrás que sean lo más precisos posibles. Todo eso te acaba imponiendo criterios para evitar que acabes con frases abstractas sobre las que no te puedes poner a trabajar. Encontrarás las primeras reglas de cómo definirlos en cuanto a formato y formulación en el artículo siguiente.

Artículo – Definiendo tus objetivos por primera vez

Vigila la coherencia, haz que respondan a un proyecto común

No tengas miedo de escribir libremente objetivos pero piensa que tarde o temprano tendrás decisiones que tomar. ¿Me decanto por A o B? A ese tipo de preguntas sólo se puede responder con una estructura sólida de objetivos. Es decir objetivos pensados en conjunto y no individualmente. Eres mucho más efectivo con una lista de objetivos individuales y complementarios que con una marea de objetivos interrelacionados. Tienes que sentir que todo contribuye a un proyecto coherente.

Artículo – Definir lo que quiero

Tenlos siempre presentes, esfuérzate y piensa el cómo hacerlo

Muy en línea con lo anterior. Necesitas tanto que los objetivos sean coherentes como el tenerlos siempre presentes. Tu objetivo es tu motivación, el premio final. Piensa en un niño que olvida que si se come las lentejas le llevan al parque. ¿Qué haría? Dejar de comerse las lentejas. Es increíblemente difícil e insoportable que hagamos aquello en lo que no vemos motivación. Por eso los objetivos a parte de su función de establecer el rumbo, debemos mantenerlos presentes para recordarnos por qué vale la pena salir a correr bajo la lluvia.

Artículo – Lo que pasa cuando pierdes de vista tus objetivos

Asume que no todos tus objetivos son voluntarios pero sí necesarios

La noción anterior también puede llevarse a los objetivos, solo que los efectos son diferentes. Tu productividad global es una media de la productividad en todos tus frentes. Por eso no sirve de mucho ser medio productivo en lo que te gusta para luego tener auténticos agujeros negros en objetivos que gestionamos fatal porque los odiamos radicalmente. La mentalidad ganadora pasa por ser eficaz en lo que te gusta y ser eficaz en lo que debes atravesar. Y eso pasa por incluir en tu lista más objetivos que sólo los ideales. Cuando adoptas eso tu lista no solo es más realista sino que tu productividad crece exponencialmente porque tocas los temas en los que más tienes que ganar. No siempre es fácil detectarlos por eso ahí te dejo otro artículo explicativo.

Artículo – Objetivos nobles, objetivos lastre

Siguientes vías de mejora

Como ves, con respecto a los objetivos hay muchísima materia. No solo es cuestión de cómo definirlos sino también de cómo gestionarlos. Tenerlos presentes requiere medidas, que no es algo en lo que hubiésemos pensado a priori pero que a fin de cuentas es tan importante como definirlos. Por otra parte empezamos a tener una visión global bastante sólida pero no podemos olvidar que hemos pasado de puntillas por algunos temas. Acuérdate porque cuanto más subas tu nivel de productividad más interesante se volverá el reabrir esos temas por los que hemos pasado rápidamente en esta primera etapa. Al principio no son un obstáculo, más adelante sí.

En esta guía además, para poder producir rápidamente nuestra lista de objetivos, también nos hemos dejado aspectos abiertos como la verdadera naturaleza de un objetivo. ¿A qué responde? ¿Existe una relación entre ellos? ¿Si me marco un objetivo estoy obligado a perseguirlo sin más? ¿Qué pasa cuando me marco un mal objetivo? Pero como anticipaba antes, responder a esas preguntas requiere entrar cada vez más en el análisis de qué son los objetivos, lo que deben respetar y las fuentes que deberíamos o no tomar como legítimas para generarnos objetivos.

Si todas esas cuestiones te interesan puedes encontrar los análisis, las explicaciones e incluso categorizaciones muy prácticas de objetivos en el libro La revolución productiva. Con esa información se te hace la vida más fácil porque anticiparás y entenderás mucho mejor las claves necesarias para escribir objetivos de una manera que te simplifica el afrontarlos después. No obstante, si acabas de llegar directamente de la guía de principiantes, tienes suficiente material para empezar con lo que hemos visto en esta guía. No te agobies con todas las opciones que existen, adapta el nivel de detalle a tus necesidades de manera inteligente y que sepas que cuando hayas cubierto estos puntos iniciales hay muchas más cuestiones concretas y muy interesantes que puedes explorar y mejorar.

Si tienes alguna duda en particular recuerda que puedes preguntarlas aquí mismo en un comentario y para seguir complementando tu productividad en este aspecto tienes a tu disposición toda categoría entera de artículos dedicada en exclusiva a este tema. Buena lectura y ¡ánimo definiendo esos objetivos!

» Ver el artículo en el blog





De Iago Fraga en Técnicas de Organización

La productividad personal no es un juego

Por: Jerónimo Sánchez

Ya sabemos lo que dice la Biblia “—Quien esté libre de pecado que tire la primera piedra” (Juan 8:1-7), así que no seré yo quien juzgue a otros por haber experimentado con esto de la productividad personal. Pero precisamente por haber sido pecador creo que puedo hablar con cierta autoridad sobre el pecado. Sin nombres, pero también sin piedad.

Cada cierto tiempo me preguntan en las redes sociales, a través del blog o en los talleres de productividad personal que facilito, por qué me he convertido en un “talibán” de GTD. No deja de ser paradójico que, habiendo ensalzado públicamente Autofocus, el sistema de productividad de Mark Forster, ilustrado la manera de completar las tareas pesadas con la técnica Pomodoro —hasta lo incluí en mi libro Productividad personal en una semana—, o promovido activamente el uso de las tareas más importantes (TMI), por nombrar solo algunos ejemplos notables, ahora tenga reparos, cuando no rechace frontalmente, la práctica de algunas de estas técnicas en favor de GTD genuino.

No me inicié en esto de la productividad personal por una acuciante necesidad, como fue el caso de algunos de mis colegas consultores artesanos y de muchos de los que me seguís habitualmente. Mi caso es bastante prosaico: una tarde de 2007 me topé por casualidad con el primer libro de David Allen, Organízate con eficacia, en una librería. Tras echarle un vistazo, me pareció lo suficientemente interesante como para comprarlo, y me lo leí entero de una sentada aquella misma noche. Hasta ese momento no sentía que tuviera un problema serio de productividad, pero mi deseo constante de aprender y mejorar hizo que empezara a poner en práctica la nueva metodología. Esa decisión supuso un antes y un después en mi forma de trabajar, y el primero de una serie de eventos que me han llevado a donde estoy hoy en día, personal y profesionalmente.

Los dos primeros años tras la primera lectura del libro fueron de contantes subidas y bajadas del “carro de GTD”, como le gusta decir a David Allen. Durante ese periodo creo que abandoné y volví a empezar no menos de cinco o seis veces, hasta que finalmente conseguí alcanzar cierta constancia en la práctica de la metodología. Esa etapa se cerró con la puesta en marcha de este blog, en otoño de 2009, con la idea de compartir mi aprendizaje y experiencias. El problema fue que, con esa “falsa” seguridad de tener dominada la situación, en los siguientes meses me sumergí poco a poco en una espiral anti-productiva, en la que probaba cualquier herramienta, truco y método que se me cruzaba por delante, y sobre los que di buena cuenta en este blog como muchos de vosotros recordaréis.

Cada nuevo descubrimiento que hacía me parecía genial, y quería ponerlo en práctica inmediatamente. Por supuesto, para ponerlo en práctica sin abandonar GTD me veía obligado a “tunear” mi sistema, quitando esto y modificando aquello, para que las piezas encajaran de manera más o menos coherente. Ingenuo de mi, asumía que la ecuación GTD + “cualquier otra cosa”, necesariamente tenía que dar como resultado algo mejor.

Ya no recuerdo cuántas cosas probé, pero lo que sí recuerdo es que, invariablemente, con cada cambio se producía un descenso de la eficiencia, cuando no también de la eficacia de mi sistema. Lejos de obtener alguna mejora, lo único que conseguía era empeorar mi nivel de control, perder perspectiva y tomar peores decisiones. Durante breves periodos parecía que los cambios funcionaban, pero generalmente era debido a que la actividad en mi trabajo se había ralentizado y no demandaba demasiado nivel de control. En cuanto había que pisar el acelerador, el sistema empezaba a hacer aguas de nuevo.

Finalmente, en un proceso que duró varios años, llegué a la conclusión de que GTD es el camino. No puedo decir que haya tenido una revelación o algo parecido, simplemente la realidad se ha ido imponiendo lenta pero inexorablemente. Incluso después de haber llegado a esta conclusión allá por 2011, he seguido probando cosas de vez en cuando, o he mantenido algunos hábitos productivos anti-GTD que sólo hace relativamente poco he decidido erradicar por completo. Actualmente llevo utilizando GTD puro desde mediados de 2014, y puedo decir honestamente que nunca antes había conseguido los niveles de eficacia y eficiencia que he tenido estos últimos meses, que se dice fácil.

La conclusión a la que quiero llegar con toda esta historia es que, para bien o para mal, la forma en que trabajamos —en el sentido más amplio de la palabra—, determina la rapidez, pertinencia y calidad de los resultados que obtenemos, tanto en la esfera personal como profesional. Y ninguna otra metodología de productividad personal es tan completa —cubriendo aspectos de control y perspectiva—, ha conseguido el respaldo científico y es practicada por una base de usuarios tan universal como Getting Things Done. Hay demasiado en juego como para andar perdiendo el tiempo intentando mejorar algo que ya ha sido probado por cientos de miles de personas en todo el mundo durante más de 15 años. Créeme, GTD funciona, y funciona muy bien.

Hazte un favor a ti mismo y no te tomes tu productividad personal como un juego. Ve a lo seguro. Adopta GTD genuino, haz un esfuerzo honesto por ponerlo en práctica de manera completa y consistente, sin versionarlo, y tú mismo verás los resultados muy pronto. Si alguien me hubiera dado este consejo cuando empecé, hace más de 5 años que estaría donde estoy ahora.

La productividad personal no es un juego

Por: Jerónimo Sánchez

Ya sabemos lo que dice la Biblia “—Quien esté libre de pecado que tire la primera piedra” (Juan 8:1-7), así que no seré yo quien juzgue a otros por haber experimentado con esto de la productividad personal. Pero precisamente por haber sido pecador creo que puedo hablar con cierta autoridad sobre el pecado. Sin nombres, pero también sin piedad.

Cada cierto tiempo me preguntan en las redes sociales, a través del blog o en los talleres de productividad personal que facilito, por qué me he convertido en un “talibán” de GTD. No deja de ser paradójico que, habiendo ensalzado públicamente Autofocus, el sistema de productividad de Mark Forster, ilustrado la manera de completar las tareas pesadas con la técnica Pomodoro —hasta lo incluí en mi libro Productividad personal en una semana—, o promovido activamente el uso de las tareas más importantes (TMI), por nombrar solo algunos ejemplos notables, ahora tenga reparos, cuando no rechace frontalmente, la práctica de algunas de estas técnicas en favor de GTD genuino.

No me inicié en esto de la productividad personal por una acuciante necesidad, como fue el caso de algunos de mis colegas consultores artesanos y de muchos de los que me seguís habitualmente. Mi caso es bastante prosaico: una tarde de 2007 me topé por casualidad con el primer libro de David Allen, Organízate con eficacia, en una librería. Tras echarle un vistazo, me pareció lo suficientemente interesante como para comprarlo, y me lo leí entero de una sentada aquella misma noche. Hasta ese momento no sentía que tuviera un problema serio de productividad, pero mi deseo constante de aprender y mejorar hizo que empezara a poner en práctica la nueva metodología. Esa decisión supuso un antes y un después en mi forma de trabajar, y el primero de una serie de eventos que me han llevado a donde estoy hoy en día, personal y profesionalmente.

Los dos primeros años tras la primera lectura del libro fueron de contantes subidas y bajadas del “carro de GTD”, como le gusta decir a David Allen. Durante ese periodo creo que abandoné y volví a empezar no menos de cinco o seis veces, hasta que finalmente conseguí alcanzar cierta constancia en la práctica de la metodología. Esa etapa se cerró con la puesta en marcha de este blog, en otoño de 2009, con la idea de compartir mi aprendizaje y experiencias. El problema fue que, con esa “falsa” seguridad de tener dominada la situación, en los siguientes meses me sumergí poco a poco en una espiral anti-productiva, en la que probaba cualquier herramienta, truco y método que se me cruzaba por delante, y sobre los que di buena cuenta en este blog como muchos de vosotros recordaréis.

Cada nuevo descubrimiento que hacía me parecía genial, y quería ponerlo en práctica inmediatamente. Por supuesto, para ponerlo en práctica sin abandonar GTD me veía obligado a “tunear” mi sistema, quitando esto y modificando aquello, para que las piezas encajaran de manera más o menos coherente. Ingenuo de mi, asumía que la ecuación GTD + “cualquier otra cosa”, necesariamente tenía que dar como resultado algo mejor.

Ya no recuerdo cuántas cosas probé, pero lo que sí recuerdo es que, invariablemente, con cada cambio se producía un descenso de la eficiencia, cuando no también de la eficacia de mi sistema. Lejos de obtener alguna mejora, lo único que conseguía era empeorar mi nivel de control, perder perspectiva y tomar peores decisiones. Durante breves periodos parecía que los cambios funcionaban, pero generalmente era debido a que la actividad en mi trabajo se había ralentizado y no demandaba demasiado nivel de control. En cuanto había que pisar el acelerador, el sistema empezaba a hacer aguas de nuevo.

Finalmente, en un proceso que duró varios años, llegué a la conclusión de que GTD es el camino. No puedo decir que haya tenido una revelación o algo parecido, simplemente la realidad se ha ido imponiendo lenta pero inexorablemente. Incluso después de haber llegado a esta conclusión allá por 2011, he seguido probando cosas de vez en cuando, o he mantenido algunos hábitos productivos anti-GTD que sólo hace relativamente poco he decidido erradicar por completo. Actualmente llevo utilizando GTD puro desde mediados de 2014, y puedo decir honestamente que nunca antes había conseguido los niveles de eficacia y eficiencia que he tenido estos últimos meses, que se dice fácil.

La conclusión a la que quiero llegar con toda esta historia es que, para bien o para mal, la forma en que trabajamos —en el sentido más amplio de la palabra—, determina la rapidez, pertinencia y calidad de los resultados que obtenemos, tanto en la esfera personal como profesional. Y ninguna otra metodología de productividad personal es tan completa —cubriendo aspectos de control y perspectiva—, ha conseguido el respaldo científico y es practicada por una base de usuarios tan universal como Getting Things Done. Hay demasiado en juego como para andar perdiendo el tiempo intentando mejorar algo que ya ha sido probado por cientos de miles de personas en todo el mundo durante más de 15 años. Créeme, GTD funciona, y funciona muy bien.

Hazte un favor a ti mismo y no te tomes tu productividad personal como un juego. Ve a lo seguro. Adopta GTD genuino, haz un esfuerzo honesto por ponerlo en práctica de manera completa y consistente, sin versionarlo, y tú mismo verás los resultados muy pronto. Si alguien me hubiera dado este consejo cuando empecé, hace más de 5 años que estaría donde estoy ahora.

Aprendiendo de las urgencias

Por: Berto Pena

Las urgencias siempre llegan. Nos agobian, nos desvían del plan de trabajo, nos desgastan… y nos alejan de los resultados. Son grandes enemigas pero, también, una oportunidad para trabajar mejor… si se aprende de ellas.



Pero el problema (nuestro problema) es que no por lo general, cuando uno sufre una falsa urgencia o incluso una urgencia de verdad, no hace nada a posteriori. No nos paramos a ver qué, por qué, cómo, quién o cuándo.

La secuencia suele ser la siguiente: urgencia—sorpresa—indignación—reacción—acción (a menudo equivocada).

¿Y luego? ¿Qué hacemos luego? Pues generalmente nada. Una vez sofocado el incendio o el simulacro de incendio, volvemos al punto donde lo habíamos dejado, intentando retomar el plan de trabajo que nos vimos obligados a alterar. Siempre a la carrera.

¿No sería inteligente analizar esa urgencia o falsa urgencia para aprender de ella?. Detrás de las urgencias, y sobre todo de las falsas urgencias, SIEMPRE hay una lección que aprender. O varias.

Cada imprevisto, cada falsa urgencia, cada urgencia, encierra una serie de enseñanzas para no repetirla el futuro.

Este es para mí uno de los mayores fallos al trabajar: nos pasan cosas pero no aprendemos de ellas. Y se vuelven a repetir, y nosotros volvemos a caer en ellas, y seguimos sin aprender. Y volvemos a caer. Y además cada vez lo hacemos con más frecuencia y nos caemos desde más alto.

Si no aprendes de lo que te pasa…¿cómo vas a mejorar tu experiencia productiva? ¿Cómo vas a crecer como profesional y persona? ¿Cómo vas a evitar que se repita mañana o incluso vaya a más?

Es cierto que a menudo las urgencias vienen de la mano de imponderables, de cosas que están fuera de nuestro alcance o actuación (averías, accidentes, etc). Pero no menos cierto es que muchas falsas urgencias y urgencias tienden a repetirse, o bien son parecidas a otras que sufrimos ayer.

Cosas que, por varios motivos, se presentan como urgencias y que con un poco de cuidado, podrían haberse evitado. Es lo que se conoce como «urgencias autogeneradas»:

• 1.
  
  Por mala o falta de planificación individual: las personas involucradas en la urgencia no han ido por delante de sus tareas, sino por detrás.


• 2.
  
  Por mala o falta de planificación en equipo: las tareas en las intervienen más de una persona deben proyectarse de forma compartida.


• 3.
  
  Por mala o falta de comunicación: fechas límite o de entrega mal comunicadas, expectativas no aclaradas, mal uso de herramientas…


• 4.
  
  Por excesiva relajación individual o del equipo: tendemos a creer que siempre hay tiempo de sobra, caemos en una falta de tensión productiva y luego los plazos se nos echan encima.

No hay que hacer un “máster” alrededor de cada urgencia. No hay que hacer un análisis-estudio-megareunión para analizar todo lo que nos pasa. Basta con parar unos pocos minutos para analizar qué hay detrás de eso que acaba de pasar. De ese modo, podrás y podréis PREVENIRLO en el futuro.

Trabajar mejor no siempre pasa por incorporar un nuevo hábito, utilizar un nuevo gestor de tareas, o comprarse una nueva tableta. Consiste, en más ocasiones de las que creemos, en ver cómo trabajamos para hacerlo mejor mañana. Es una de las bases del trabajo inteligente.

✓ Utiliza modos de trabajo para mejorar tu productividad

Por: Samuel Casanova

David Allen, autor de Getting Things Done o GTD, insiste en que una vez adquirida la organización personal mediante su flujo de trabajo es esencial adquirir la habilidad de poder cambiar de enfoque con facilidad. El tener todo bajo control debe ser el paso previo para poder estar 100% presente en lo que hagas en cada momento.

Por ejemplo podemos estar concentrados realizando un informe importante, a continuación asistir a una reunión de ventas y terminar la jornada respondiendo mails. En todas las situaciones estaremos por lo que hay que estar en el momento. Cuando estoy redactando el informe no estoy pensando en la inminente reunión porque si debo preparar algo lo habré hecho con antelación (si no no estaría haciendo el informe). Cuando estoy en la reunión estoy escuchando con atención y haciendo aportaciones valiosas, no estoy pensando en el informe, y mucho menos en revisar el correo o las redes sociales con el móvil. Finalmente cuando salgo de la reunión me concentro en contestar los mails pendientes que permiten una respuesta rápida y anotando las tareas derivadas de los mails más complejos. Nuevamente mientras reviso el mail no estoy pensando ni en el informe ni en la reunión, solo en dejar la bandeja de entrada a cero cuando antes.

Una ayuda a la hora de cambiar rápidamente de enfoque o de tarea, puede ser utilizar lo que llamo modos de trabajo. Los modos de trabajo son la manera en la que me enfrento a las diferentes tipos de tarea que realizo durante el día. Esencialmente divido las tareas en 2 tipos: o bien son tareas complejas y exigentes que necesitan un nivel máximo de concentración, o bien son tareas muy rápidas o mecánicas que puedo hacer aunque me distraigan otros asuntos. Utilizaré por lo tanto 2 modos básicos de trabajo, el modo Offline y el modo Online.

El modo Offline

Cuando necesito un espacio tranquilo y alto nivel de concentración utilizaré el modo Offline. Este modo consiste en predisponer mi entorno para eliminar el mayor número de distracciones posible y permitir enfocarme y concentrarme en hacer con efectividad una tarea.

Para ponerme en modo Offline cerraré en el PC todas las aplicaciones que me distraen: correo, mensajería instantánea, redes sociales, en general todo lo innecesario y dejar solo lo imprescindible y necesario para hacer el trabajo.

Haré lo mismo con el móvil, por ejemplo utilizaré la aplicación Llama para bloquear el perfil Silencio durante el tiempo que necesite estar concentrado. Si no quieres silenciar del todo el móvil por si recibes llamadas urgentes, al menos elimina las notificaciones sonoras de aplicaciones tipo WhatsApp. Algo sencillo y efectivo es también ponerlo boca abajo para que las notificaciones en pantalla tampoco nos distraigan.

Para evitar las interrupciones ponte unos auriculares o cascos, aunque no conectes la música, simplemente para que la gente sepa que estás concentrado y no quieres que te interrumpan. Educa a tus colaboradores más habituales a que si te ven con auriculares solo te interrumpan para cosas urgentes. Si te interrumpen por algo que puede esperar simplemente responde “te busco en X minutos” y te anotas un recordatorio para que la persona vea que no olvidarás hacerlo. Si necesitas justificar el retraso en la respuesta (por ejemplo porque es tu jefe quién te interrumpe) explícale que ahora no te puedes ocupar porque estás concentrado en completar un trabajo de calidad que requiere no ser interrumpido. Normalmente debería entenderlo y además quedará satisfecho por tomarte tu trabajo tan en serio.

Lo mismo aplica si alguien nos llama al teléfono y no es una urgencia. Si alguien abusa del teléfono para asuntos no urgentes además le explicaremos que para cosas como esa que puede esperar mejor nos envíe un correo.

El modo Online

Por contra, habrán momentos del día en los que necesitemos estar disponibles para trabajar en equipo e interactuar con los colaboradores. En el modo Online no perderemos el tiempo deliberadamente sino que aprovecharemos que hay ciertas tareas que requieren menos atención para estar disponibles para otras personas.

En el modo Online habilitaremos nuevamente las notificaciones que creamos oportunas. Por ejemplo activaremos la mensajería instantánea para revisar si hay mensajes y por si alguien nos quiere preguntar algo en ese momento.

Es un buen momento para procesar nuestras bandejas de entrada, vaciar el correo electrónico que ha ido llegando mientras estabas Offline y revisar las notificaciones de redes sociales corporativas.

También habrán tareas sistemáticas o rápidas de ejecutar que podremos realizar en este modo, por ejemplo leer un artículo de un blog, realizar la facturación mensual, enviar un correo a alguien o hacer limpieza de tus carpetas temporales. Asegúrate de tener bien identificadas este tipo de tarea en tu lista de próximas acciones.

Planificación diaria

La clave para utilizar sabiamente estos modos de trabajo es añadirlos en tu planificación diaria. En lugar de planificar cada día qué tareas realizarás, planifica cuanto tiempo estarás en cada modo y como los distribuirás durante tu jornada.

Lo mejor es comenzar el día en modo Offline. Aprovecha tu momento del día más productivo eligiendo una tarea importante el día anterior y completándola a primera hora de la mañana, antes de que comience la tormenta de correos e interrupciones. Si tu oficina es como todas y es costumbre comentar las mejores jugadas del partido del día anterior nada más llegar al lugar del trabajo, puedes probar a encerrarte en una sala apartada para lograr la mayor concentración (normalmente las salas están vacías a esas horas).

Una vez completada esa tarea, ponte en modo Online para procesar las bandejas de entrada, echar un vistazo a la agenda para ver los compromisos del día y buscar los huecos en los que nuevamente te pondrás en modo Offline. Asegúrate de que tienes todos los momentos Online que necesitas. Yo personalmente por mi tipo de trabajo necesito estar muy disponible, por lo que como mínimo estaré Online 4 veces al día, a las 9h, a las 12h, a las 15h y a las 17:30h aproximadamente. Todos esos momentos Online son de unos 15 minutos de duración aproximada, excepto el primero de las 9h que es de una media hora ya que aprovecho para hacer la revisión diaria de mi sistema GTD.

Para tener claro qué implica para ti cada modo de trabajo, crea una checklist para detallar los pasos necesarios para pasar de un modo a otro (poner móvil en silencio, cerrar correo, ponerte los auriculares). Sobre todo al principio cuando no tengas este hábito te ayudará a no dejarte ningún elemento de distracción abierto y a tener más seguridad de que no te dejas ningún canal de comunicación olvidado cuando vuelves al modo Online.

Finalmente comentar que el modo Online no es el modo descanso. Es necesario tomarse pequeños descansos durante la jornada de trabajo para recargar pilas y ser más productivos. Algo que puedes hacer es dividir tu tiempo de Offline en Pomodoros de 25 minutos, y también aprovechar los cambios de modo de trabajo para tomarnos una pausa.

Concluyendo

Utilizar sabiamente los modos de trabajo nos permite ser más efectivos en nuestro trabajo a la vez que nos ayuda a gestionar los numerosos canales de comunicación y posibles distracciones en el lugar de trabajo. Además es algo muy sencillo de implementar y no requiere inversión de ningún tipo.

Prueba a crear tus propios modos de trabajo y aplícalos durante unos días para comprobar sus beneficios. Después, no olvides dejar tu comentario para explicar la experiencia. Estaré encantado de saber el resultado y responder cualquier duda o sugerencia.

Samuel Casanova

Soy Samuel Casanova, Scrum Master en Raona/Vueling y entusiasta de la productividad personal y de equipos con GTD, Scrum, LEAN y Kanban. Visita mi blog en http://ift.tt/1EkBdJa.

✓ Crear un plan mensual en 3 pasos sencillos

Por: Jeroen Sangers

Cada mes que empiezas sin tener un plan, será un mes perdido. Quiero decir que seguramente harás muchas cosas, pero es probable que no avances hacia tus grandes objetivos.

En la lucha diaria para apagar los fuegos simplemente pierdes los objetivos de la vista. Hay tiempo de sobras para lograr las metas, así que hoy decides dedicarte a los temas urgentes y la semana que viene ya volverás a enfocarte en tus metas. Pero entonces saldrán otras urgencias y así pasarás todo el mes procrastinando sin avanzar de verdad.

Está bien que hayas creado un plan anual, pero este plan no vale para nada si no lo consultas frecuentemente ni lo adaptas a los cambios.

«En la preparación para la batalla siempre he encontrado que los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable»

— Dwight Eisenhower

Para poder cumplir tus objetivos para este año, hay que dividir estos objetivos grandes en partes más manejables.

Recomiendo reservar 10 minutos en tu agenda al final de cada mes para planificar el mes que viene, siguiendo estos pasos:

1. Recopilar datos

Para poder crear un buen plan mensual necesitas tener toda la información a mano:

• El plan anual dónde has apuntado tus objetivos de este año, complementado con el desglose por mes.


• El plan del mes pasado. Es posible que aún haya cosas que no has podido hacer.


• El calendario para tener una idea de la estructura del mes: los días festivos, los grandes eventos, días llenas de citas, días con tiempo libre, etc.

Basándote en estos datos puedes empezar a crear el plan para este mes.

2. Fijar los objetivos

Ahora llega el momento de reflexionar: ¿Qué quieres conseguir durante este mes? Igual a tus objetivos anuales, hay que limitar el número de cambios que quieres conseguir en un mes. Es mejor enfocarte en dos o tres grandes metas y hacerlas bien.

Puedes seguir estas tres estrategias—o una combinación de ellas— para definir tus metas para el mes que viene:

• Simplemente copiar los objetivos que ya habías pensado para este mes desde tu plan mensual. Es una buena estrategia para principios de año, cuando aún no te has desviado demasiado de tus planes.


• Puedes volver a utilizar los objetivos que has fijado el mes pasado y que todavía no has conseguido. En este caso es recomendable primero identificar la causa del retraso.


• También puedes optar por crear objetivos completamente nuevos, aunque siempre teniendo en cuenta que encajan dentro de tu plan anual.

Apunta las tres metas que has elegido en un documento nuevo.

3. Desglosar tus objetivos

Finalmente, hay que desglosar tus objetivos para el mes que viene en partes más pequeñas, porque ya sabes que para comer un elefante hay que trocearlo en porciones que seamos capaces de comer y tragar. En tu plan mensual ya desglosas los tres objetivos que has elegido en partes más pequeñas.

Para cada una de las semanas del mes hay que decidir que deberías hacer para avanzar lo suficiente hacia las metas mensuales. Estos objetivos semanales, los apuntas en el mismo documento por debajo de tus metas para el mes y ya tienes tu plan mensual preparado.

Ahora, sigue tu plan y tendrás más probabilidades de tener un mes productivo.

Imagen «Plan mensual» cortesía de Shutterstock

GTD: Las personas eficaces no necesitan alarmas

Por: Jerónimo Sánchez

A veces me preguntan cuál es tu herramienta GTD ideal, e invariablemente me veo en la necesidad de responder que aún no la he encontrado. Dejando a un lado el hecho de que primero debe ser el hábito y luego la herramienta, las herramientas pueden y deben jugar un papel muy importante en el aprendizaje, consolidación y práctica diaria de cualquier actividad, y especialmente en la práctica de GTD, repleto de hábitos de trabajo casi siempre nuevos para quien se acerca por primera vez a esta metodología.

Hay varios puntos de revisión que, como consultor y formador de GTD genuino, siempre considero a la hora de evaluar una nueva herramienta GTD. Entre esos puntos está comprobar si existe, o mejor dicho, que no exista una función de alarma para las tareas. Salvo contadas y honrosas excepciones, casi todas las herramientas existentes en el mercado que se autoetiquetan como GTD, fallan estrepitosamente en este sentido.

Antes de entrar en detalles es necesario una pequeña justificación sobre criterios de idoneidad que considero imprescindible. No importa si hablamos de prácticas productivas o de cualquier otra actividad, la mejor herramienta de soporte siempre será aquella que, no solo apoye el desarrollo de las buenas prácticas, sino que desincentive la aparición de malos hábitos. Es decir, si puedes hacer lo que necesitas con una herramienta, dicha herramienta será útil, y hasta puede que buena; pero si además te impide que desarrolles vicios, será la mejor de las herramientas posibles.

En este sentido, para que una herramienta GTD se convierta en mi herramienta GTD ideal, no sólo debe permitirme capturar, procesar, organizar, revisar y tomar buenas decisiones sobre qué voy a hacer a continuación, sino que debe impedirme, por ejemplo, capturar y procesar al mismo tiempo –uno de los errores más comunes de los principiantes–, o como nos ocupa hoy, “saltarme” el hábito de revisar periódicamente mi sistema.

Hace unos días me preguntaba un alumno en un taller si podía poner alarmas a los recordatorios de la lista “A la espera” –la lista que contiene todas aquellas tareas que deben ser completadas por terceras personas–, de modo que no se le olvidara enviar los e-mail o hacer las llamadas de seguimiento necesarias. Se quedó sorprendido cuando le dije que si hacía bien su trabajo no necesitaba poner alarmas.

Si desarrollas el hábito de revisar la lista “A la espera” todos los días, como parte de tu revisión GTD diaria, todos los días tendrás la oportunidad de considerar si ha llegado el momento de enviar e-mails o hacer llamadas para los asuntos que necesiten seguimiento. Utilizar alarmas para que nos recuerden hacer las cosas no solo nos obliga a planificar –jugando a adivinos para determinar el momento más adecuado para hacerlo–, sino que evita que consolidemos el hábito imprescindible de la revisión diaria.

Igualmente, una siguiente acción que se encuentra en una de tus listas de contexto está ahí para que la realices lo antes posible, no necesita ninguna alarma. El uso de alarmas solo está justificado para avisarte de que está próxima la hora de un compromiso que tiene fecha y hora en el calendario, como por ejemplo, 30 minutos antes de que empiece una reunión. En cualquier otra situación, las alarmas no hacen otra cosa que dinamitar las buenas prácticas sobre las que se sustenta GTD.

Así que ya lo sabes, una excelente forma de consolidar tu práctica de GTD es olvidarte de utilizar alarmas, y realizar la revisión diaria de manera sistemática. Te ayudará a ganar control sobre tus actividades diarias, adaptándote a las circunstancias y mejorando tu eficacia.

La técnica de encadenar tareas

Por: Berto Pena

Me encanta tirar de recursos sencillos para aligerar problemas de todos los días que a veces terminan por retorcerse. La “técnica” de encadenar tareas, por ejemplo, sirve para aliviar la forma en la que haces ciertas tareas pesadas o que rehúyes.



Esta técnica consiste en agrupar y enlazar una serie de tareas para hacerlas seguidas, una a continuación de otra, siguiendo una secuencia que siempre repites así. Como si cada tarea se tratara del eslabón de una cadena de la que vas tirando para ir haciendo las cosas. En el fondo se trata de crear lo que se llaman «cadenas de tareas».

Por desmenuzarlo, todo el proceso sería así:

1. Detectas el momento, lugar o circunstancia donde te interesa trabajar con una cadena de tareas.


2. Luego eliges las tareas, los eslabones.


3. Defines el orden en el que harás esas tareas. Pones los eslabones en el orden que te interese.


4. Ejecutas esa cadena cuando o donde quieras.

Dentro de nada explico qué ganas con todo esto pero, vaya por delante dos casos en los que personalmente utilizo esta técnica. Las cadenas de tareas. Creo que ya darán varias pistas…

• Para las tareas del hogar y mantenimiento: limpieza, organización, compras fuera de casa, etc.


• Para las tareas de mi trabajo que más pereza me dan: burocracia, facturas, declaración de impuestos, papeleo en general, etc.

Yendo más al detalle, ¿qué beneficios te trae esta técnica? ¿Para qué sirve crear cadenas de tareas?

Para hacer tareas que cuesta hacer

Piensa en esas 3 ó 4 tareas que siempre da pereza hacer, y que muchas veces están relacionadas unas con otras. Si decides hacerlas una detrás de otra sólo necesitarás el empuje inicial para hacer la primera. Luego te costará mucho menos que si, por ejemplo, decides hacerlas en dos o tres momentos a lo largo de tu semana, donde necesitarías varios impulsos. Se trata de aprovechar la inercia inicial.

Para hacer ciertas cosas en un momento concreto

Hay ciertas tareas que siempre se deben hacer en ciertos momentos del día o de la semana. Por ejemplo: 2-3 cosas que haces los sábados por la mañana en casa; o una cadena de tareas que tienes que ejecutar los lunes a primera hora en la oficina; o bien otra para los viernes y cerrar así la semana de trabajo; o incluso 2-3 tareas que siempre haces al regresar a casa después de un viaje.

Para no olvidar ciertas tareas

Si está en una lista es muy difícil que se te olvide… pero muchas veces tenemos tareas que no anotamos en una lista. Y porque tal vez nos desagradan tendemos a descuidar y olvidarlas. ¡Crea una cadena! La clave es hacerlas siempre una detrás de otra y siempre en el mismo orden.

(Así es cómo no sólo “vencí” las tareas del hogar sino que nunca olvido hacer esas cosas… aunque físicamente no estén escritas en una lista.)

Para “forzarte” a hacer algo nuevo

Piensa en ese nuevo gesto, esa nueva rutina, ese nuevo hábito. Desde luego que puedes ponerlo en marcha de forma separada, suelto, por así decirlo. Pero te costará muchísimo menos si lo encadenas a otras cosas que ya haces habitualmente. Poner ese nuevo eslabón será más fácil.

¿Cómo crear/encontrar cadenas de tareas?

Naturalmente es algo que sólo puedes hacer tú, pues depende de tu actividad (profesional, familia, aficiones, etc.). Lo que hago yo es identificar “oportunidades” para esto: momentos, actividades, circunstancias… donde valdría la pena echar mano de cadenas.

¿Hay alguna tarea aburrida que te cueste hacer? ¿Hay alguna que tiendes a retrasar? ¿Hay alguna tarea que evitas hacer? ¿Hay alguna tarea o acción que quieres empezar a hacer? ¿Hay algo que siempre debes hacer cuando pasa algo o cuando llegas a un sitio? Si es así, ahí ya tienes el primer eslabón. Lo que te falta ahora es buscar otra u otras tareas para conectarlas y formar así una cadena que puedas reproducir.

¿Vas a ser ultra productivo con esta “técnica”? Pues, hombre, lo dudo, no es para volverse loco. Pero es de esas cosas sencillas que, sumando sumando, irá aliviándote en ciertos momentos y actividades. Y, la Productividad Personal va de sumar mejoras. Ya sean grandes o pequeñas. ¡A mí me ayuda!